Modul 4 ORGANISASI DOKUMENINFORMASI Purwono 2009 Buku Materi

Modul 4 ORGANISASI DOKUMEN/INFORMASI Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka. Modul 4. Kegiatan Belajar 1: Bibliografi dan Bibliografi Internasional Dokumen perlu dibuatkan sarana temu kembali, yaitu sarana bibliografi (bibliographic device) yang meliputi: bibliografi, katalog perpustakaan, dan indeks.

A. BIBLIOGRAFI Bibliografi (dari bahasa Yunani “bibliographia”, secara harfiah "penulisan buku"): 1. Buku studi akademis seperti fisik, benda-benda budaya, dalam pengertian ini, juga dikenal sebagai bibliology (dari bahasa Yunani-λογία, -logia). 2. Daftar sistematis buku dan karya-karya lain seperti artikel jurnal. 3. Daftar di akhir buku dan artikel untuk menyelesaikan, publikasi independen. 4. Katalog perpustakaan. 5. Suatu daftar terbitan.

BIBLIOGRAFI DARI BERBAGAI PENDAPAT Bessy Graham: Catatan ilmiah mengenai buku. Roy Stokes: Daftar buku (a list of books). Clapp: 1. Bibliografi analitis (Analitical bibliography): bibliografi yang memberikan penjelasan mengenai pengarang, terbitan dan sasl mula naskah. 2. Bibliografi sistematis (Sistematic bibliography): disusun menurut sistem tertentu yang sesuai dengan tujuan penyusunan.

BIBLIOGRAFI DARI BERBAGAI PENDAPAT (lanjutan) Robinson: 1. Bibliografi Umum: program secara internasional (universal), kelompok bahasa tertentu, regional (dari beberapa negara). 2. Bibliografi Khusus: menurut subjek, bentuk terbitan (misal: fiksi), menurut kurun waktu), menurut kategori terbutan (misal: best seller), terbitan lingkup wilayah. Fredson Bowers: 1. Bibliografi analitis (bibliografi kritis) 2. Bibliografi enumeratif (bibliografi sistematis)

Fungsi Biblografi: 1. sebagai penyebaran informasi dan informasi, 2. sebagai alat pengawasan terbitan. penelusuran Sebagai alat pengawasan, dengan tersebarnya informasi tentang terbitan, maka para ilmuwan dengan mudah dan cepat mengetahui berbagai terbitan. Di samping itu, duplikasi penelitian bisa dihindari.

B. KATALOG PERPUSTAKAAN Setiap dokumen harus memiliki cantuman bibliografi yang disebut juga entri katalog dan terdiri atas: 1. Deskripsi bibliografi 2. Tajuk 3. Nomor panggil Tujuan katalog: 1. identifikasi dokumen primer 2. menentukan lokasi dokumen 3. alat temu kembali 4. administrasi kumpulan dokumen

Fungsi katalog oleh Charles A. Cutter: 1. memungkinkan orang menemukan dokumen yang diketahui: pengarang, judul subjek. 2. menunjukkan karya yang dimiliki perpustakaan/unit informasi: oleh pengaang tertentu, subjek tertentu, jenis (bentuk) tertentu. 3. membatu dalam pemilihan dokumen dalam hal: edisi, sifat

C. INDEKS Indeks dari bahasa latin indics yang berarti telunjuk, sebagai kata kerja berarti menunjuk. Dengan kata lain, indeks berarti apasaja yang menunjukkan. Indeks mempunyai 3 unsur: 1. merupakan petunjuk atau referensi tentang item atau informasi/data. 2. informasi/data tersebut disusun secara sistematis. 3. susunan sistematis tersebut agar mudah dipahami dan ditelusur.

Fungsi Indeks: 1. alat penelusur informasi. 2. petunjuk tentang data atau informasi. 3. menghubungkan subjek atau cabang ilmu pengetahuan. 4. alat seleksi bahan pustaka.

Indeks terdiri: 1. Tajuk atau headings: kata atau frasa pada bagian awal entri. 2. Modifikasi: adanya subjek dan subsubjek. 3. Lokator: penunjuk yang menyatakan lokasi dapat ditemukan. Penyusunan Indeks: 1. Berurutan: alfabetis (kata demi kata, kemudian huruf demi huruf, numerikal (setiap entri diberi nomor urut). 2. Hirarkis: kronologis (entri disusun berdasarkan urutan waktu), klasifikasi (berdasarkan urutan klasifikasi).

D. STANDAR BIBLIOGRAFI INTERNASIONAL Standar merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib. Untuk tiap dokumen hanya satu kali dibuatkan cantuman bibliografi yang komprihensif. Cantuman harus dibuat secepatnya setelah dokumen diterbitkan atau tidak diterbitkan. Oleh karenanya dalam penyusunan bibliografi harus memperhatikan: 1. Penentuan Tajuk Subjek, yang menyangkut tajuk utama dan tajuk tambahan. 2. Penentuan Deskripsi, yang meliputi 8 daerah deskripsi bibliografi. 3. Sistem Penomoran Internasional: ISBN, ISSN, CODEN

ISBN terdiri dari 10 digit nomor dengan urutan penulisan adalah kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi. Namun, mulai Januari 2007 penulisan ISBN mengalami perubahan mengikuti pola EAN, yaitu 13 digit nomor. Perbedaannya hanya terletak pada tiga digit nomor pertama ditambah 978. Jadi, penulisan ISBN 13 digit adalah 978 -kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi.

ISBN Untuk Indonesia Prefiks ISBN untuk negara Indonesia adalah 979 dan 602. Contoh pola ISBN untuk buku-buku di Indonesia: n 978 -979 -penerbit-kode buku-no identifikasi n 978 -602 -penerbit-kode buku-no identifikasi n 979 -penerbit-kode buku-no identifikasi n 979 -602 -penerbit-kode buku-no identifikasi

Kegiatan Belajar 2: Sarana Simpan dan Temu Kembali Dokumen/Informasi PEMBAHASAN: A. SUSUNAN KOLEKSI DOKUMEN DAN KATALOG PERPUSTAKAAN B. SUSUNAN DOKUMEN C. SISTEM KATALOG PERPUSTAKAAN D. KOMBINASI SARANA TEMU KEMBALI E. BAHASA PENELUSURAN F. EFEKTIVITAS SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI G. KATALOG TERPASANG DAN KATALOG INDUK TERPASANG

A. SUSUNAN KOLEKSI DOKUMEN DAN KATALOG PERPUSTAKAAN 1. Dokumen yang telah diproses perlu disusun di rak (shelf arrangement). 2. Dokumen tersebut diberikan sarana untuk temu kembali yang berupa rekaman bibliografi (bibliographic record) yang disebut katalog. 3. Katalog mengandung tajuk utama (main heading) dan tajuk tambahan (added entry). 4. Katalog kemudian disusun menurut aturan tertentu pula.

B. SUSUNAN DOKUMEN Susunan dokumen juga berfungsi sebagai sarana temu kembali. Ada dua sistem penempatan dokumen: 1. Penempatan tetap (fixed location/order): • mempunyai tempat tetap, • disusun menurutan penerimaan, • ukuran atau ciri non fisik, • susunan tidak bisa dipakai sebagai sarana temu kembali. 2. Penempatan relatif (relative location/code): • disusun berdasarkan isinya (subjek)/nomor klas, • dapat dipindah atau digeser, • dokumen baru bisa disisipkan, • bisa untuk “browsing”, • bisa dijadikan sarana temu kembali.

C. SISTEM KATALOG PERPUSTAKAAN Format/bentuk katalog: 1. Katalog kartu (card catalog) 2. Katalog berkas (sheet catalog) 3. Katalog tercetak (printed/book catalog) 4. Katalog COM (Computer Output Microform) 5. Katalog On-Line/OPAC Dua sistem penyusunan katalog: 1. Berabjad (alphabetical): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran subjek berabjad. 2. Berkelas (classified): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran subjek berkelas. Variasi sistem penyusunan katalog: 1. Terpadu (Dictionary catalog) 2. Terbagi (Divided catalog)

D. KOMBINASI SARANA TEMU KEMBALI Sarana temu kembali dokumen: katalog, susunan dokumen, bibliografi, dan shelflist (daftar pengerakan). Selflist adalah daftar milik perpustakaan yang entri-entrinya disusun menurutan dokumen di rak. Selflist dilengkapi dengan jumlah kopi, nomor induk, harga, kopi yang hilang dan lainnnya. Selflist berfungsi: memantau lokasi dokumen, kendali untuk nomor panggil, sarana untuk inventarisasi (stock opname), pemantau keseimbangan koleksi.

Temu Kembali 1. Menurut Zainab (2002: 41): suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan. 2. Menurut Salton (1983: 1): merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut.

E. BAHASA PENELUSURAN 1. Bahasa Alamiah: setiap istilah yang ada pada judul. 2. Bahasa. Terkontrol: setiap istilah yang berasal dari subjek. F. EFEKTIVITAS SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI Lancaster (1980: 140): efektivitas dari suatu sistem temu kembali informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan suatu sistem temu kembali informasi: rasio atau perbandingan perolehan (recall) dan ketepatan (precicion).

G. KATALOG TERPASANG DAN KATALOG INDUK TERPASANG Barbara (2001): katalog terpasang (online catalog): • katalog perpustakaan yang memuat informasi data bibliografi berbasis komputer • data disimpan pada suatu server • data bisa diakses langsung secara terpasang/terhubung dari komputer terminal (workstations) baik lokal maupun global.