Modul 3 Perencanaan Proyek ISI MODUL 3 Perencanaan

Modul 3: Perencanaan Proyek

ISI MODUL 3: Perencanaan Proyek �Peranan Owner �Tim Proyek �Produk Tahap Perencanaan Proyek �Studi Alternatif and Analisa Dampak �Studi Kelayakan Proyek �Pemilihan Konsultan Professional �Analisa Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) 2

Daur Hidup Proyek (review) Formulasi Proyek dan Kelayakan Proyek Need Project formulation process User Requirements Awareness of need 3 Planning process Engineering and design process Project Feasibility And scope Project Engineering And design Project Concept formulation Project Scope definition Construction process Use management process Project Field engineering And construction Facility use and management Full Project description Project Completion and Acceptance For use Fulfillment Of need Disposal process Facility demolition Or conversion

Peranan Owner �Owner memegang peranan penting untuk tercapainya kualitas dan sukses proyek kosntruksi. Peranannya adalah: �Mendefinisikan kebutuhan proyek �Menetapkan tujuan proyek �Membentuk dan memilih anggota tim proyek �Mengkomunikasikan persyaratan bagaimana proyek dilaksanakan �Menyakinkan dan mengelola pendanaan untuk proyek 4

Owner Swasta �Owner swasta dapat melaksanakan proyek lebih cepat dari owner pemerintah, namun jika owner swasta melaksanakan proyek di dalam industri yang juga dikendalikan oleh aturan, maka owner tersebut harus mengikutinya, seperti di indusri oil and gas, telecommunication, power plant. �Owner swasta lebih terpengaruh oleh faktor ekonomis, seperti pendanaan (financing), investasi, ROI, keuntungan, cash flow, dan resiko ekonomi. �Kesuksesan proyek lebih ditekankan pada kesuksesan memenuhi nilai/value yang diminta oleh customer dan investor. 5

Owner Pemerintah � Owner pemerintah akan sangat concern dengan pemenuhan kebutuhan publik dan akan sangat diperhatikan oleh publik dalam pelaksanan proyek. Masukan dari publik harus didengar dan diakomodasi dengan baik. � Kesuksesan proyek publik ditentukan oleh lebih banyak faktor dari proyek swasta, seperti pemenuhan kebutuhan publik, utilitas komunitas, peningkatan aksesibilitas, dan proteksi kepada lingkungan. � Terkadang tujuan proyek akan terpengaruh oleh perubahan politik, terutama jika tahapan perencanaan sangat memakan waktu. Perubahan perundangan akan pula mempengaruhi tujuan proyek dan jalannya proyek publik. 6

Tim Proyek �Tim proyek dan anggotanya serta bagaimana tim 7 tersebut diorganisasikan akan memberikan dampak yang signifikan untuk kesuksesan proyek. �Tim proyek terdiri dari tiga fungsi utama, yaitu owner, perancang dan pelaksana. �Keberadaan tim proyek ini akan terkait dengan pemilihan PDS (Project Delivery System) dan tahapan proyeknya. �Tim proyek harus berkomunikasi dengan baik dan memiliki kesamaan tujuan dan kepentingan. Perbedaan kepentingan tetap ada antar anggota tim proyek, namun hal ini harus diresolusi dengan baik untuk pencapaian tujuan bersama.

Produk dari Tahap Perencanaan �Produk tahap perencanaan biasanya digunakan untuk pencarian dana proyek �Produknya adalah: �Cost/Benefit Analysis. Hasil dari studi pengembangan alternatif dan studi kelayakan. �Graphical Presentation of the Project. Sketsa atau artis rendering serta layout fasilitas awal. �Conceptual Cost Estimate. Didasarkan pada rancangan awal. 8

Studi Alternatif dan Analisa Dampak Analisa Kondisi yang Ada dan Kebutuhan Konseptualisasi • Definisi proyek • Tujuan • Ekspektasi • Kendala 9 • Tetapkan Indikator • Kondisi yang ada • Kebutuhan yang akan datang • Pertimbangkan ‘do nothing’ • Analisa kebutuhan Pengembangan Alternatif • Identifikasi Kekurangan • Respons terhadap tujuan • Kenali kendala • Arrangement yang telah dibuat Pemilihan Alternatif • Screening • Perbandingan Kualitatif • Perbandingan Kuantitatif • Pemilihan yang terbaik

Konseptualisasi Proyek � Tim proyek memulai dengan konseptualisasi proyek. Ini digunakan untuk menetapkan tujuan dan kebutuhan proyek. � Beberapa pertanyaan yang harus dijawab saat konseptualisasi proyek adalah: �Apa tujuan proyek dan apa semua anggota tim mengerti? �Apa ekspektasi masing-masing anggota tim? �Apa ada tantangan dan kendala yang unik? �Peraturan, proses administrasi dan dokumen apa yang harus disiapkan? � Hasilnya adalah prioritas kegiatan yang harus dilakukan oleh tim proyek dan kebutuhan akan sumber daya, seperti konsultan profesional. 10

Kondisi yang Ada dan Kebutuhan yang akan Datang �Untuk mengembangkan alternatif, maka kondisi 11 yang ada serta kebutuhan yang akan datang harus teridentifikasi. �Indikator proyek harus dipilih sebagai acuan untuk perbandingan alternatif serta penentuan dampak untuk kondisi yang ada dan saat yang akan datang. �Perlu ditetapkan sebagai salah satu alternatif adalah ‘do-nothing’ sebagai pembanding awal (baseline). �Untuk masa yg akan datang, harus diperhatikan juga kemungkinan perubahan seperti perubahan politik, perubahan peraturan, perubahan

Pengembangan Alternatif � Kerangka dalam pengembangan alternatif antara lain guideline untuk perencanaan dan perancangan, kebijakan, preferensi pengguna, tingkah laku publik, peraturan lingkungan, dan isu keberlanjutan (sustainable). � Untuk owner pemerintah, maka masukan dari publik sangat diperlukan, sedangkan untuk owner swasta, ditambah masukan dari penguna dan manajer yang akan mengoperasikan dan memeliharanya. � Alternatif yang dikembangkan setidaknya mempertimbangkan: � Kekurangan fasilitas dan kebutuhan akan fasilitas � Respons terhadap kebutuhan dan tujuan owner � Pengetahuan terhadap kendala yang terkait dengan kebijakan publik, peraturan tata guna lahan, perizinan, sumber dana, dan hukum. � Arrangement antar pihak yang akan terlibat � Analisa awal dari alternatif, terkait dengan efisiensi fungsional, akurasi teknis, efektivitas biaya, construcability, safety, environment, sustainability, dan estetis. � Dibutuhakan proses brainstorming dan input dari berbagai kalangan untuk memastikan alternatif yang dikembangakan baik. 12

Pemilihan Alternatif � Perencanaan masih dalam tahap konseptual dan tidak butuh yang detail. � Tahap pemilihan alternatif terkadang juga membutuhkan pendetailan hingga tingkat tertentu. � Tahapan dalam pemilihan alternatif: �Fatal Flaw Screening (thd tujuan owner). �Penilaian Kualitatif dan Perbandingan Alternatif (thd jadwal, kinerja, estetik, biaya daur hidup, rasio cost-benefit, socioeconomic, sustainability, environmental impacts) �Penilaian Kuantitatif dan Perbandingan Alternatif (thd indikator yang kuantitatif serta perangkingan) �Pemilihan yang Terbaik (yang mengakomodasi tujuan owner dan kepentingan stakeholder lain) � Dokumentasi perlu dilakukan untuk akuntabilitas proses 13 pemilihan, terutama dalam proyek yang terkait dengan publik.

Studi Kelayakan Proyek �Terkadang tahapan perencanaan ini dinamakan pula dengan tahap studi kelayakan (feasibility study), yang bertujuan untuk mengukur sejauh mana kelayakan investasi yang dikeluarkan untuk membangun proyek. �Untuk owner swasta hal ini digunakan untuk menilai sejauh mana kelayakan rencana bisnisnya. Sedangkan untuk owner pemerintah, maka studi kelayakan digunakan untuk mengukur manfaat baik yang tangible (dapat dinilai dengan uang) maupun intangible (tidak dapat dinilai dengan uang) 14

Tahapan Analisa Kelayakan � Identifikasi. Penetapan tujuan dan kebutuhan. � Seleksi Awal. Pengembangan alternatif dan pemilihan awal alternatif. � Analisa: �Pasar. Dalam hal ini sejauh mana permintaan (demand) akan fasilitas. �Teknis. Terkait karakteritik teknis setiap alternatif dan sebagai acuan untuk estimasi biaya awal. �Finansial. Perhitungan biaya, pemasukan, serta manfaat yang akan diterima pada masa yang akan datang. Analisa ekonomi teknik diterapkan. �Sosial. Dampak sosial yang ditimbulkan serta rencana penanggulangan atau minimalisasinya. �Lingkungan. Dampak lingkungan yang ditimbulkan serta rencana penanggulangan atau minimalisasinya. 15 � Evaluasi dan Keputusan

Produk dari Tahap Perencanaan �Cost/Benefit Analysis. Hasil dari studi pengembangan alternatif dan studi kelayakan. �Graphical Presentation of the Project. Sketsa atau artis rendering serta layout fasilitas awal. �Cost Estimate. Didasarkan pada rancangan konseptual. 16

Gambar Desain Awal �Biasanya untuk bangunan sudah ada gambar berikut: �Gambar Kawasan �Gambar Impresi Artis �Gambar Tampak �Maket (Model 3 D) �Gambar Layout 17

Biaya Total Proyek �Biaya total proyek akan terdiri dari: �Biaya Perencanaan Proyek �Biaya Studi Kelayakan �Biaya Desain �Biaya Pengadaan �Biaya Konstruksi �Biaya Administrasi Proyek �Biaya Pengawasan �Biaya Pendanaan 18

Estimasi Biaya Konseptual �Untuk biaya konstruksi biasanya digunakan data historis dan metoda estimasi biaya konseptual. �Untuk biaya kegiatan lain, biasanya diestimasi dengan persentase dari biaya konstruksi atau dengan perkiraan kebutuhan sumberdaya pada suatu waktu tertentu (man-month). Terkadang dapat pula dilakukan dengan estimasi konseptual, seperti biaya desain yang menggunakan Rp. /m 2 bangunan contoh Rp. 5. 000 sd 20. 000/m 2. 19

Pemilihan Konsultan Professional � Konsultan professional dibutuhkan untuk melakukan perencanaan bersama-sama owner dan pelaksansanaan studi kelayakan. � Request for Proposal (RFP) yang berisi TOR (term of reference) dibuat oleh owner yang isinya antara lain: � Latar belakang � Kebutuhan/Permasalahan � Tujuan � Lingkup kerja (kegiatan & studi yang harus dilakukan) � Sumberdaya yang dibutuhkan (SDM, alat dll) � Waktu pelaksanaan � Perkiraan biaya � RFP diserahkan kepada calon konsultan yang sudah memenuhi kualifikasi (dengan metoda prakualifikasi) untuk kemudian calon konsultan tersebut menyampaikan proposal teknis dan biaya. � Pemilihan dapat dilakukan dengan kompetisi ataupun dengan perbandingan dan negosiasi, dengan evaluasi berupa metoda penilaian baik teknis maupu biaya. 20

Kualifikasi vs Evaluasi Penawaran �Kualifikasi bertujuan untuk menilai profil suatu 21 perusahaan agar sesuai dengan jenis proyek yang akan dilaksanakan. Dalam hal ini kualifikasi akan menilai atribut perusahaan terkait dengan jenis proyek tersebut. Contoh: dana, pengalaman, peralatan, SDM dll. �Evaluasi penawaran adalah penilaian terhadap dokumen penawaran (proposal) yang disampaikan untuk proyek yang bersangkutan. Penilaian akan dilakukan terhadap aspek teknis dan biaya. Teknis dalam arti bagaimana proyek akan dilaksanakan dengan kendala yang ada. Biaya adalah total biaya yang dibutuhkan untuk

Pra dan Pasca Kualifikasi �Kualifikasi dapat dilakukan dengan sistem 22 prakualifikasi dan pascakualifikasi. �Pada prakualifikasi, penilaian kualifikasi dilakukan sebelum proses penawaran. Artinya yang menyampaikan penawaran adalah sudah pasti yang lolos kualifikasi. Metoda ini biasa digunakan untuk pemilihan konsultan. �Pada pascakualifikasi, penilaian kualifikasi dilakukan setelah evaluasi penawaran. Jadi ada kemungkinan yang memasukkan penawaran tidak lolos kualifikasi. Tetapi yang jelas, yang menang adalah harus yang lolos kualifikasi. Metoda ini biasanya dilakukan untuk memilih pelaksana konstruksi.

Catatan Tambahan: �Untuk pengadaan konsultan professional pada proyek pemerintah, lihat aturan dalam Peraturan Presiden 54/2010, khususnya mengenai pemilihan jasa konsultansi. Dan pelaksanaan kualifikasi mengacu kepada Kepmenkimpraswil No. 339/KPTS/M/2003 23

Tugas 2 �Pelajari aturan serta metoda pelaksanaan AMDAL di Indonesia. �Laporkan dalam maksimal 3 halaman. �Lampiran menunjukkan referensi yang digunakan. �Tugas perorangan. �Waktu 1 minggu. 24