MODUL 1 PENGURUSAN MASA YANG BERKESAN Mengutarakan 4

MODUL 1 PENGURUSAN MASA YANG BERKESAN

Mengutarakan 4 Isu • MASA : Aset Yang Hilang • Bagaimana mengatakan ‘TIDAK’ • Mengatur Masa • Perancangan Jangka Panjang

MASA : Aset Yang Hilang Menggunakan Masa Untuk Kerja-Kerja Yang Kita Boleh Lakukan Sahaja Menghargai Masa Kita dan Orang Lain • Gunakan kata-kata ‘Boleh tak kita berbincang sebentar? ’ apabila ingin berinteraksi dengan teman sewaktu bekerja. • Mohon jangkamasa untuk berbincang seperti ‘ Boleh kita bincang 10 minit? ’ • Minta Agenda untuk Mesyuarat. • Hormati dan jangan melampaui masa yang telah diperuntukkan.

MASA : Aset Yang Hilang Sentiasa Bersedia Untuk Menghadiri Mesyuarat • Menghadiri mesyuarat tanpa persediaan adalah LEBIH TERUK dari tidak menghadirinya sama sekali kerana mereka yang tidak bersedia selalunya akan menyebabkan mesyuarat meleret-leret ! • Hindari diri dari menghadiri mesyuarat yang tidak berfaedah dimana ahlinya tidak bersedia • Hindari mesyuarat yang dihadiri oleh mereka yang hadir hanya untuk memberikan komen yang tiada kena mengena dengan isu yang dibangkitkan kerana mereka ini akan membazir masa anda yang amat berharga Maksimakan Masa dengan Beberapa Pertemuan sekiranya Anda Menghadiri Mesyuarat

Mengenali PENCURI MASA • Mereka yang mencuri masa anda dengan membuat anda menunggu semasa mesyuarat, di talian telefon dan yang menyusahkan anda untuk mendapatkan mereka dan mereka ini ADA DI MANA-MANA.

Ciri-ciri Mereka Ini Antaranya Ialah: • ‘SORRY, SAYA LAMBAT’ Mereka sebenarnya tidak merasa bersalah berbuat demikian kerana kalau mereka betul-betul merasa bersalah, mereka tidak akan sentiasa datang lambat - Satu ciri tetap si Pencuri Masa • ‘BOLEH SAYA CAKAP KEJAP’ - Sekejap bagi mereka adalah berzaman untuk anda! • ‘SAYA TAK TAHU KENAPA, SAYA TAK PERNAH LAMBAT’ Sebenarnya dia sentiasa lambat tapi tidak mahu mengakui hakikat

Ciri-ciri Mereka Ini Antaranya Ialah: • ‘AH, SAYA MEMANG NAK • ‘SAYA HARAP SAYA TAK TELEFON AWAK TADI’ LAMBAT’ - Alasan ini Sebenarnya dia tak pernahpun selalu digunakannya apabila berniat nak telefon balik hadir terlalu lewat untuk sehingga anda menelefonnya. sesuatu mesyuarat atau Kadang-kadang dia memberikan keraian alasan sambil ketawa seolah-olah • ‘SAYA TELAH MEMIKIRKANNYA’ - Satu alasan itu boleh anda terima. alasan yang diberi apabila beliau sebenarnya terlupa • ‘NANTI SAYA TELEFON tentang isu tersebut sehingga AWAK BALIK’ - Kalau dia anda membangkitkannya dan benar-benar nak telefon beliau sedang memikirkan balik, sudah tentu anda tidak untuk memberikan komen perlu menelefonnya. sebaik mungkin!

Ciri-ciri Mereka Ini Antaranya Ialah: • ‘SAYA SIBUKLAH!’ Mungkin, tapi ianya bukan alasan untuk tidak menghubungi atau menyiapkan kerja yang diberi • ‘SAYA TAK LAMA, KEJAP LAGI SAYA BALIK’ - Bersedialah untuk menunggu lama! • ‘YOU CAN COUNT ON ME!’ - Kalau beliau menyatakannya secara lantang, berhati-hatilah kerana ia manyatakan ‘Percayalah Pada Saya’ walhal kepercayaan harus dimenangi

MENGENALI SI PENCURI MASA AKAN MENGELAKKAN ANDA DARI PERANGKAPNYA • TIADA PROJEK YANG DIBERI AKAN SELESAI MENGIKUT JANGKAMASA YANG DITETAPKAN WALAU APA PUN ALASAN BELIAU Kalau siap pun, ianya akan separuh sempurna dan anda akan terpaksa menyelesaikannya. Orang seperti ini akan menjadi ‘Pembunuh Kerjaya Anda’ kerana beliau akan sentiasa mengharapkan anda untuk melakukan 2 tugasan setiap masa!

• PENCURI MASA TIDAK AKAN MENGIRA MASA SIAPA YANG BELIAU BAZIRKAN Adakalanya mesyuarat tidak perlu menunggu kehadiran si Pencuri Masa. Namun adakalanya pula kehadiran beliau penting. Sekiranya ini berlaku, kerjaya dan syarikat anda akan terpalit sama terutama sekiranya mesyuarat itu melibatkan orang luar. Mengelak melibatkan si Pencuri Masa adalah jalan terbaik sekiranya sesuatu pertemuan penting perlu diatur agar perbuatan beliau yang tidak bertanggungjawab tidak membabitkan bisnes atau kerjaya anda

• AMARAN TIDAK BERGUNA Anda boleh mengugut, pujuk atau menyembah sekalipun, si Pencuri Masa akan tetap mengecewakan anda. Selagi anda mengenalinya, anda akan sentiasa berwaspada dan bersiap sedia apabila berhadapan dengan orang seperti ini.

Menangani Si Pencuri Masa • MEMAHAMI MOTIVASI Kadangkala menepati masa bukanlah ‘nature’ seseorang. Sekiranya anda menunggu, si Pencuri Masa sebenarnya telah mengawal anda. Sekiranya anda faham, kuasa dan kawalan adalah apa yang beliau kehendaki, anda akan dapat menaganinya dengan lebih baik lagi. Sekiranya beliau sememangnya jenis leceh, anda perlu tahu menanganinya juga. • JANGAN IKUT JADUAL MEREKA Sekiranya mereka hadir lewat, adakah anda memanjangkan mesyuarat untuk beliau atau menghabiskan mesyuarat tersebut mengikut masa yang telah ditetapkan? Sekiranya anda memanjangkan masa untuk beliau, anda telah dikawal oleh si Pencuri Masa.

• JANGAN HARAPKAN PERKARA YANG TIDAK MUNGKIN Kalau anda telah tahu si Pencuri Masa akan lewat 100 %, anda tidak akan kecewa. Dengan itu anda telah bersedia mengagihkan tugasan kepada orang lain tanpa menunggu si Pencuri Masa. • TUTUP PINTU Pesawat akan berlepas samada penumpang telah cukup ataupun tidak. Justeru tindakan yang terbaik untuk mengajar si Pencuri Masa ialah dengan meninggalkannya sekiranya beliau lewat atau memulaukan beliau sekiranya beliau tidak dapat memberikan maklumat yang diinginkan. Mengunci beliau diluar tidak akan merubah beliau, tetapi sekurang-kurangnya anda telah menyedarkan beliau tentang batas-batas masa yang

Menangani Si Pencuri Masa • MINTA PENJELASAN Panaskan punggung si Pencuri Masa dengan meminta penjelasan panjang lebar mengapa beliau lewat dan sebagainya. Apabila dipaksa untuk memberikan jawapan secara terbuka terutama di hadapan khalayak ramai, beliau tentu akan berasa betapa bodoh dan tidak bertanggungjawabnya beliau selama ini. SI PENCURI MASA AKAN SENTIASA BERADA DI KALANGAN KITA. KALAU KITA MAMPU MENGENALI MEREKA INI, KITA AKAN DAPAT MENYESUAIKAN DIRI TANPA MEMBENARKAN MEREKA MEROSAKKAN MATLAMAT ORGANISASI KITA

BAGAIMANA MENGATAKAN ‘TIDAK’

TABIAT KITA DI ASIA IALAH KITA SUSAH UNTUK MENGATAKAN ‘TIDAK’ KERANA KONONNYA INGIN MENJAGA HATI TETAPI HAKIKATNYA DENGAN MEMUTAR BELITKAN JAWAPAN, KITA SEBENARNYA MENYUSAHKAN LAGI ORANG LAIN 3 situasi untuk mengatakan ‘TIDAK’ o ‘TIDAK’ untuk soalan fakta mudah untuk dijawap dan tidak meninggalkan kesan. o ‘TIDAK’ untuk soalan yang memang diketahui jawapannya permintaan yang bukan-bukan yang sememangnya diketahui jawapan yang akan diberi. Namun si penanya hanya ingin mencuba nasib kalau ada harapan untuk mendapatkan jawapan positif. Mudah untuk dilafazkan

o ‘TIDAK’ untuk sesuatu permintaan yang ikhlas Jawapan ‘TIDAK’ yang paling sukar untuk diucapkan. Kita perlu mahir menjawab secara jujur dan tidak berbelit-belit sekiranya kita ingin menolak permintaan tersebut bagi memudahkan si peminta mencari alternatif lain dan tidak menaruh harapan kepada kita.

Mengetahui Bila Untuk Mengatakan ‘Tidak’ Beberapa soalan sebagai panduan untuk memberikan jawapan ‘TIDAK’ kepada sesuatu permintaan : • Adakah saya mampu melaksanakan apa yang diminta? • Adakah saya mempunyai masa untuk melaksanakan apa yang diminta. • Adakah saya ingin melaksanakan aktiviti ini? • Apakah kesan sekiranya saya mengatakan ‘TIDAK’?

Ingat : Keberatan kita untuk mengatakan ‘TIDAK’selalunya menyulitkan lagi situasi apabila orang akan bergantung harap kepada kita. Setelah anda meneliti semua soalan di atas, anda mungkin akan dapat mengatakan ‘TIDAK’ secara objektif dan lebih mudah.

Beberapa Cara Untuk Mengatakan ‘Tidak’ • ‘Maaf, saya tak boleh sekarang’ • ‘Oh, saya terpaksa menolak lah kalau gitu …. . ’ • ‘Terima kasih kerana mengingati saya, tapi saya tak mampu untuk membantu buat masa ni…’ • ‘Alah, orang lainkan ada yang lebih mampu untuk menolong awak…’ Berhati-hati apabila memberi jawapan sebegini kerana anda akan menyebabkan si peminta bersungguh-sungguh memujuk anda dan akhirnya beliau akan berjaya!

• ‘Lain kali saja lah. . ’ Jawapan sebegini pun harus digunakan dengan berhati kerana sekiranya beliau meminta pertolongan buat kali kedua, anda mungkin terpaksa memenuhinya. UNTUK SITUASI DI MANA SI PEMINTA BEGITU MENDESAK, CONTOHNYA PENJUAL BARANGAN, JAWAPAN ‘TIDAK’ SECARA LANGSUNG SAHAJA YANG MAMPU MELEPASKAN ANDA! Belajar menyebut perkataan ‘TIDAK’ dan hidup anda akan lebih bahagia

MENGATUR MASA

Memahami 3 jenis jadual JADUAL OPTIMISTIK Membuat jadual secara tetap - sehingga terlupa ada perkara yang berada di luar kawalan kita seperti cuaca, ketepatan perkhidmatan bas dan sebagainya. JADUAL PESIMISTIK Menjadual dengan meletakkan masa yang begitu panjang sehingga seolah-olah tiada jangkamasa. Jadual seperti ini mengganggu fokus seseorang kerana masa menunggu yang terlalu lama. JADUAL RELISTIK Jadual yang terbaik namun tiada satu kayu ukuranyang boleh digunakan, hanya gerak rasa yang selesa

TIPS UNTUK MENGATUR MASA SECARA RELISTIK SEDIAKAN MASA UNTUK AKTIVITI RUTIN Sesuatu tugasan yang mudah tidak berarti ianya tidak mengambil masa kita. Kadangkala tugasan mudahlah yang banyak memerlukan masa untuk menyiapkannya BAYANGKAN TUGASAN SECARA TERPERINCI Kebanyakan jadual mendatangkan masalah kerana si perancang terlepas pandang perkara yang kecil-kecil yang menyumbang ke arah kesempurnaan sesuatu jadual

TIP UNTUK MENGATUR MASA SECARA RELISTIK GABUNGKAN AKTIVITI Rancang MASA secara rapi dengan memasukkan beberapa aktiviti sekali gus bagi memaksimakan masa - misalnya, apabila melakukan kerja luar. LETAKKAN MASA YANG JARANG DIGUNAKAN (Contohnya 10. 58 PAGI) Tujuannya adalah supaya kita akan lebih peka dengan masa yang dirancang. Ianya akan menyebabkan kita sentiasa memerhatikan setiap minit.

JADUALKAN SEGALANYA Dari waktu bangun tidur, mandi sehingga ke menonton TV. Hanya apabila semuanya telah dijadualkan barulah kita dapat membebaskan diri kita dari sifat tidak terurus ini.

MEMPERBAIKI KEMAMPUAN MENGATUR MASA MENGENALPASTI WAKTU YANG PALING BERHARGA Setiap hari kita ada 1 jam yang kritikal - waktu untuk membuat perancangan. Sekiranya kita tidak dapt melaksanakannya, kita WAJIB mencuri masa yang sesuai untuk melakukannya samada dengan : • Mengorbankan satu aktiviti samada waktu makan, menonton TV dan sebagainya • Mencuri masa di awal pagi - bangun sejam lebih awal • Jangan membuang masa dengan melayan perbualan yang tidak mendatangkan hasil – Lebih baik guna masa tersebut untuk melaksanakan perancangan harian kita terutama kalau kita belum pernah melakukannya.

• Dapatkan ringkasan dan maklumat dari buletin - tidak perlu membaca laporan berjela- jela kerana anda boleh mendapatkan maklumat yang sama melalui ringkasan sahaja. • Jangan menyemak sesuatu yang tidak memerlukan anda menyemaknya Kebanyakan dokumen - terutama yang dibuat oleh mereka yang anda percayai - tidak memerlukan anda menelitinya sekali lagi kerana ia bukan sahaja menunjukkan yang anda tidak mempercayainya tetapi juga membuang masa anda.

MENGATUR SESUATU YANG TIDAK DAPAT DI JADUALKAN • Tidak semua perkara boleh di atur - kita tidak dapat meramal semua perkara yang akan terjadi - namun mereka yang teratur sentiasa bersedia untuk perkara-perkara yang seperti ini walaupun ianya tidak dapat di atur MENGATUR KECEMASAN • Tidak semua situasi kecemasan itu benar.

• Kita harus tahu dan mampu meletakkan siling untuk mengukur samada sesuatu situasi itu merupakan kecemasan kerana kebanyakan situasi kecemasan adalah berpunca dari kurangnya perancangan dari mereka - selalunya yang menimbulkan signal kecemasan ini. Hanya apabila kita mengenali situasi sebegini barulah kita dapat mengukur samada kita mahu melayani ‘isu kecemasan’ ini dan menilai samada berbaloi untuk kita korbankan perancangan masa kita yang berharga untuk membantu mereka.

MENGURUS KECEMASAN - SAMADA BENAR ATAU TIDAK Tanya diri anda apa akan berlaku sekiranya anda tidak berbuat apa-apa. Kadang-kala sesuatu perkara itu boleh terjadi diluar kemampuan kita dan kita hanya boleh merisaukan diri dengan memikirkannya sahaja. Justeru itu, tak perlulah berbuat apaapa. Pastikan samada situasi kecemasan itu boleh menjejaskan bisnes, reputasi hubunganianya anda. adalah situasi kecemasan. Sekiranya ianyaatau menjejaskan, Jika tidak, abaikan sahaja.

Ambil kira kesan situasi ke atas diri anda Sekiranya anda telah berjanji dengan isteri anda dan anda terlewat - adakah ianya begitu mengesankan sehingga berbaloi untuk anda memandu dengan laju untuk tiba mengikut waktu yang dijanjikan? Kenalpasti pengorbanan yang perlu anda lakukan sekiranya anda menangani situasi kecemasan tersebut Pastikan ianya berbaloi untuk anda mengorbankan perkara yang dirancang untuk menanganinya

MENGURUS KECEMASAN - SAMADA SEBENAR ATAU TIDAK Segerakan Tangani masalah kecemasan secara berperingkat dan teratur agar dapat diselesaikan dengan segera. Kembali ke situasi asal seberapa segera Setelah menangani isu kecemasan, pastikan anda kembali menjalankan tugasan yang telah dirancang, Ini adalah penting dalam pengurusan masa agar anda tidak tersasar.

PERANCANGAN JANGKA PANJANG

KITA HARUS ADA PERANCANGAN MASA PANJANG KERANA KITA TIDAK TAHU APA YANG AKAN BERLAKU PADA MASA HADAPAN KEJAYAAN SESEORANG BERGANTUNG BAGAIMANA IA MEMBUAT PERSEDIAAN MENTAL UNTUK JANGKA MASA TERDEKAT DAN JAUH

TIP UNTUK MENJAYAKAN SESUATU PERANCANGAN • Tentukan apa yang diinginkan dan sediakan perancangan satu persatu bagaimana untuk mencapainya. • Bayangkan diri anda setelah mencapai apa yang dihajati • Letakkan jangka waktu yang panjang bagi membolehkan fokus terhadap perkara-perkara kecil. Perancangan perlu diisi dengan langkah-langkah kecil yang menuju ke arah mencapai matlamat tersebut - kecuali ianya sesuatu durian runtuh - anda tidak akan berjaya sekiranya perancangan anda tidak dipecahkan kepada langkah-langkah kecil ini.

CARA MEREKOD PERANCANGAN JANGKA PANJANG • Catatkan objektif jangka panjang di kalendar yang sentiasa berada di depan mata anda. • Senaraikan langkah-langkah kecil yang menyumbang ke arah pencapaian matlamat tersebut - bahagikan tugasan dan sediakan tarikh tutup setiap satu. • Masukkan perancangan kecil di atas kedalam kalendar atau planner anda dengan tarikhnya sekali dan usaha ke arah menyiapkan langkah-langkah tersebut satu persatu. • Sediakan ruang untuk mengambilkira sebarang perubahan sepanjang usaha anda.

KERANA DUNIA SENTIASA BERUBAH, ANDA TIDAK AKAN DIJAMIN UNTUK MENCAPAI KEJAYAAN YANG DI INGINKAN. SEKIRANYA INI BERLAKU, DAN ANDA DAPAT MENERIMANYA SERTA MEMBUAT PERUBAHAN KE ATAS PERANCANGAN YANG ASAL - IA BUKAN BERMAKNA ANDA GAGAL TETAPI ANDA SEBENARNYA TELAH MENCAPAI TAHAP KEMATANGAN YANG DIPERLUKAN UNTUK MAJU KE HADAPAN