MODL 2 DOSYALAMA SSTEM Abdulkadir HALALI www halacli

MODÜL 2; DOSYALAMA SİSTEMİ Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

DOSYALAMA l DOSYALAMA NEDİR? Bürolarda yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılmış, basılmış, kayıt edilmiş, banda veya filme alınmış bilgilerin, l Raflarda, l Çekmecelerde, l Ciltlerde, l Kütüphanelerde, l Bilgisayar ortamında belirli bir amaca hizmet etmesi için sistemli ve planlı bir şekilde saklanması işlemidir Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Dosyalamanın amacı; Evrak ve belgelerin arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlamak için belirli bir sisteme göre korunmasıdır. DİKKAT!! Kıymetli evrakların aslı saklanmalı ve mutlaka zarar görmeleri engellenmelidir. DİKKAT! Yazışmalarda daima bir kopya saklanmalıdır Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ 1. 2. 3. 4. Alfabetik Dosyalama Sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Bölgesel Dosyalama Sistemi Numaralı Dosyalama Sistemi ¡ Serial Dosyalama ¡ Desimal Dosyalama 5. Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi 6. Karma Dosyalama Sistemi 7. Sanal Dosyalama Sistemi Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

ALFABETİK DOSYA TASNİF SİSTEMİ: Alfabetik dosyalama, dosya isimlerinin esas alınarak dosyaların alfabedeki harf sırasına göre sıralanmasına denir. Bürolardaki dosyaların çoğu “konularına”, “yerlerine” ve “isimlerine” göre klasör oluşturularak dosyalanır. Klasör oluşturmanın nedeni, isimler ve konulara, aynı harfle başlayan veya aynı bölgeye ait dosyaları bir arada bulundurarak, istenen dosyaya kolay ulaşmayı sağlamaktır. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Genellikle personel özlük dosyaları, öğrenci dosyaları, hasta dosyaları, müşteri dosyaları bu sistemle takip edilmektedir. Alfabetik dosyalama sisteminde, kişilerin isimleri yerine (telefon rehberinde olduğu gibi) soyadlarının esas alınması uygun olur. Aynı soyadı taşıyan kişiler fazla ise dosyalamada iki harf birlikte kullanılır. Bu durumda sesli harflerden sonra sessiz ve sessiz harflerden sonra da sesli harfler yer alır. Örneğin A ve B harfleri için : AB – AC – AD – AF – AG. . . . AZ B için : BA – BE – BI – Bİ – BO – BÖ – BU – BÜ gibi Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

ÖRNEK KLASÖRLER A BA AKE Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Alfabetik dosyalama sisteminde dosyaların dolaplara ya da rafların gözlerine nasıl dizilecekleri ÖRNEK – 1 de gösterilmektedir. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Bu arada hanımların soyadlarının evlenme nedeniyle ve bazen erkeklerin ad ve soyadlarının mahkeme kararıyla değişir. Bu durumda: a. Dosya yerinden çıkarılır. Üzerine yeni soyadı yazılıp uygun göze geçirilir. b. Dosyanın alındığı eski yerine bir kart konur. Bu karta dosyanın eski adı ile yeni adı birlikte yer alır. c. Buna dosya (kişi) adının değişme nedeni de eklenir. d. Dosyanın geçirildiği yeni göz ya da raf adı ve tarih yazılır. Örneğin : LÜTFİYE AYDIN (Sicil No: 2185412) Evlenme Nedeniyle LÜTFİYE ALEÇAKIR Dosyası (AL) gözüne geçirilmiştir. 22. 11. 2008 Alfabetik dosyalama sistemi : a. Basittir. b. Güvenilirlikle çalışabilir. c. Az hata yapılır. Sakıncalarına gelince, bu sistemin uygulanabilmesi bir ön koşula bağlıdır. Bu ön koşul, dosyanın kişi ya da kurum adlarıyla ilgili olmasıdır. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

AŞAĞIDAKİ LİSTEYİ ALFABETİK OLARAK SIRALAYINIZ ADI SOYADI MUSTAFA ARAS ZEYNEP KAYOL ALANUR KARADENİZ ZÜMRÜT AVCI BARIŞ MORİNA CANSU SALIM KEREM SERBEST CEYDA İLHAN MELİH ÇAKIR MUHAMMET YALÇIN MEHMET BEŞİR KEKLİK İREM ŞENVARDAR GAYE SALMAN TARIK TAÇ NİLÜFER TÜKRSEVER GÜRKAN BEŞKARDEŞ OĞUZHAN ADİLOĞLU BENRA OKTAY GÜLAY BAHAR BERAT VARDAR TUGAY KURNAZ YASİN KARAMAN MUHAMMET YILMAZ ŞEVVAL GÖÇMEN AYLİN YAVUZ Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com BERKAY LİMAN FATİH BEŞTAŞ

B A C ADİLOĞLU OĞUZHAN ARAS MUSTAFA AVCI ZÜMRÜT … Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com Z

KRONOLOJİK (TARİHSEL) DOSYA TASNİF SİSTEMİ: Bu sistemde tarih verisi esas alınır. Büroların dosyalarının tarihinin ne kadar geriye gittiğine bakılır. Buna göre dosyalar varsa yüzyıllara, yüzyıllara, yıllar aylara, eğer gerekli ise aylar günlere ayrılan dolaplara ya da raflara yerleştirilir. Bu sistemde güvenilir ve basit bir sistemdir ancak dosyalamanın tarihle ilgili olması ön koşuldur. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Banka ve işletmelerde bono ve çeklerin belli günlerde ödenmesi ya da tahsili, askerlik şubelerinde yoklama, çağrı, sevk yapılma zorunluluğu; polis ve jandarma karakollarında, ihzar müzekkerelerinin ait olduğu günlerde yerine getirilmesi gereği gibi durumlar belgenin gün esasına göre dosyalamayı gerektirebilir. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Bölgesel Dosyalama Sistemi Bu sistemde kurum veya işletmenin çalışma alanına giren coğrafi bölgeler esas tutulur. Kurumun dosyaları kıtalarla, ülkelerle, ilçelerle, köy ve /veya mahallelerle ilgili olabilir. Bu durumda dolap ya da raflar kıta, ülke, ilçe, köy, mahalle esasına göre bölümlenir. Bazı kuruluşların işleri kıtalarla, dış ülkelerle, ilçe, köy ve mahallelerle ilgili olmayabilir. Bu durumda bölgesel bölünme ya da illere göre bölünme yeterli olur. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Bu tasnif sisteminde de coğrafi bölgeler alfabetik olarak sıralanır. Aşağıdaki örneklerde sözü edilen tasnif sistemi şematik olarak gösterilmiştir. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Nüfus müdürlüğü, askerlik şubeleri, belediyeler, tapu sicil muhafızlığı, polis ve jandarma örgütleri, imar müdürlüğü, su, elektrik, havagazı büroları, seçim kurulları gibi bazı daireler yukarıda belirlenen dosyalama sistemlerinin bölünmesini mahalle ve köylere kadar indirme gereği duyabilirler. Coğrafi dosyalama sistemi de kolay işleyen, sade bir dosyalama sistemidir. Ancak öncelikler gibi dosya ve yazışma konularının coğrafi bölgelerle ilgili olması zorunludur. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

AŞAĞIDAKİ LİSTEYİ KRONOLOJİK OLARAK SIRALAYINIZ ADI SOYADI MUSTAFA ARAS DOĞUM TARİHİ 11/12/1992 ZEYNEP KAYOL ALANUR KARADENİZ DOĞUM TARİHİ 9/6/1994 10/10/1988 ZÜMRÜT AVCI 10/9/1994 CANSU SALIM 01/04/1994 KEREM SERBEST 15/9/1992 CEYDA İLHAN 21/01/1996 MELİH ÇAKIR 24/8/1991 BARIŞ MORİNA MUHAMMET YALÇIN 15/1/1991 MEHMET BEŞİR KEKLİK 16/7/1990 İREM ŞENVARDAR 24/1/1990 GAYE SALMAN 8/12/1991 TARIK TAÇ 30/2/1994 GÜRKAN BEŞKARDEŞ 3/3/1990 BENRA OKTAY 8/12/1992 GÜLAY BAHAR 7/11/1993 BERAT VARDAR 16/10/1993 TUGAY KURNAZ 21/4/1991 BERKAY LİMAN 22/5/1989 NİLÜFER TÜKRSEVER 7/1/1992 OĞUZHAN ADİLOĞLU 13/11/1995 YASİN KARAMAN MUHAMMET YILMAZ ŞEVVAL GÖÇMEN AYLİN YAVUZ Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com FATİH BEŞTAŞ 24/2/1990 31/10/1994 11/3/1991 16/9/1989 5/4/1988

1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 Ocak Şubat Mart Nisan FATİH BEŞTAŞ Mayıs Haziran Temmuz Ağustos ZÜMRÜT AVCI Eylül Ekim Kasim Mustafa ARAS Aralık Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

AŞAĞIDAKİ LİSTEYİ COĞRAFİ OLARAK SIRALAYINIZ BOZOK MAĞAZALARI İŞLETMESİ BÖLGELER/ İLLER/İLÇELER E GÖRE ŞUBELER YOZGAT YERKÖY, ŞEFAATLİ BURSA, İNEGÖL, GEMLİK, MUDANYA, KELES ANKARA, YENİMAHALLE, POLATLI, ELMADAĞ, SİNCAN ERZİNCAN, KEMAH, REFAHİYE, TERCAN, BOZOK MAĞAZALARI İSTANBUL, KADIKÖY, BOSTANCI, YENİBOSNA, EMEK, SULTANBEYLİ, AKSARAY, ÇAĞLAYAN İZMİR, KONAK, KARŞIYAKA, ALEMDAR, KÖRFEZ ADANA, SEYHAN, CEYHAN, MARAT KONYA, MERAM, SERAN, ILGIN DİYARBAKIR, KALE, DİCLE, FIRAT VAN, MURADİYE, ÇALDIRAN, AKDAMAR, SARAY, ERCİŞ Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

COĞRAFİ DOSYALAMA SİSTEMİ BÖLGELER MARMARA İLLER BURSA İLÇELER GEMLİK İNEGÖL MUDANYA FIRAT DİCLE KALE İSTANBUL EGE AKDENİZ İÇANADOLU KARADENİZ DOĞUANADOLU GÜNEYDOĞUAN ADOLU DİYARBAKIR Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com KELES

Numaralı Dosyalama Sistemi Rakam esasına dayanan numaralı dosyalama sistemi, seri ve desimal olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanır. Kamu kurum ve kuruluşlarında daha çok Desimal dosyalama sistemi kullanılır Desimal dosyalama sistemi , bir kurumda görülen hizmetlerin / işlerin onlu(onarlı) gruplara ayrılması ile oluşur. Onlu gruplar, alt onlu gruplara ayrılır. Ancak her yeni alt bölünmede yeni bir rakam eklenmesi zorunludur. Sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır. Desimal dosyalama sistemini bir örnekle açıklayalım Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Bir kurumdaki Temel Hizmetleri aşağıdakiler olarak varsayalım. (00 -09) (10 -19) (20 -29) (30 -39) (40 -49) (50 -59) (60 -69) (70 -79) (80 -89) (90 -99) Numaralı Konular GENEL KONULAR PERSONEL İŞLERİ MUHASEBE İŞLERİ REKLAM VE HALKLA İLİŞKİLER İNŞAAT İŞLERİ TEFTİŞ (DENETLEME) HİZMETLERİ SİPARİŞ VE SATIŞ İŞLERİ PLAN - PROJE İŞLERİ HUKUK İŞLERİ OTOMASYON Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

ÖRNEK KLASÖRLER 00 - 09 10 - 19 20 - 29 Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

1 numaralı personel işlerini alt bölümlere (yatay olarak) ayırmak ve numaralamak gerektiğinde yapılacak işlem şudur. 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 10 -19 Personel İşleri Personelle ilgili genel yazılar Personel ihtiyacının saptanması İşe alma işleri İntibaklar Atama işleri Nakiller İzin işleri Sosyal haklar Ücretlerle ilgili işlemler Emeklilik Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

10 - 19 PERSONEL İŞLERİ 10 11 12 13 14 Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com 15

16 Numaralı İzin İşlerini Kendi İçinde Ayrıntılara Ayırarak Sürdürebiliriz. 16 İzin işleri 160 İzin işleri hakkında genel yazılar 161 Yöneticilerin izinleri 162 Mühendislerin izinleri 163 Teknisyenlerin izinleri 164 Memurların izinleri 165 İşçilerin izinleri. . . . . 162 Mühendislerin izin işleri 1620 Genel 1621 Mühendislerin yıllık izinleri 1622 Mühendislerin mazeret izinleri 1623 Mühendislerin hastalık izinleri 1624 Mühendislerin yurt dışı izinleri Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com. . .

Yukarıda olduğu gibi bölümlerin daima 10 dikey kademeye ayrılması gerekmez. Gerekli olduğu oranda ayrıntıya gidilebilir. İstenir ve yarar görülürse bir rakam eklenerek daha alt bölümlere gidilebilir. Bu durumda rakamlar 5, 6, 7 ve daha fazla haneli olacaktır. Desimal dosyalama sistemi düzenli bir sistem ise de, bölünmelerin sürekli olarak onlu yapılma zorunluluğu sisteme yapay bir nitelik verir. Ayrıca her alt bölünmede bir rakam ekleme zorunluluğu sistemi karmaşık bir duruma getirmektedir. Bu sistemde dikey bölünme onlu olarak sınırlıdır. Yatay bölünme ise sınırsızdır. Desimal sistemde bir konuya verilen numara (örneğin 1621 mühendislerin yıllık izin işleri) örgütün merkez ve taşra birimlerinin tümünde aynen kullanılır. Başka bir deyişle mühendislerin yıllık izinleri ile ilgili bir yazı örgütün herhangi biriminde yazılırsa yazılsın, bu yazıya 1621 numara verilir. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Örnek – 7 Desimal Sisteme Göre Dosyalama Örnek Uygulama, 1. Evinizdeki odaları ve odalarda bulunan eşyaları desimal alarak numaralandırınız 2. Desimal Sisteme Göre Okulumuzdaki genel konuları tespit edip genel konuları VE alt konular tespit etmeye çalışınız Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Türk Telekom Arşiv görevlisi ve Staj yapan öğrenci Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

A evi, 00 -09 BANYO-TUVALET 10 -19 MUTFAK 10 TEZGAH 11 OCAK 12 BUZDOLABI 120 BUZLUK 121 SEBZE MEYVE 122 PİŞMİŞ YEMEKLER 13…. 20 -29 OTURMA ODASI 30 -39 YATAK ODASI 40 -49 ÇOCUK ODASI 50 -59 SALON 60 -69 AMBAR/KÖMÜRLÜK Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

A OKULU 00 -09 GENEL KONULAR 10 -19 YÖNETİM İŞLERİ 10 OKUL YÖNETİMİ 11 PERSONEL YÖNETİMİ 110 GENEL YÖNETİM 111 ÖĞRETMENLERİN İZLENMESİ 112 PERSONELİN İZLENMESİ 113 ÖĞRENCİLERİN İZLENMESİ 12 ÖĞRENCİ YÖNETİMİ 13 MALİ YÖNETİM 14 OKUL AİLE BİRLİĞİ 20 -29 ÖĞRETMENLER 20 ÖĞRETMEN İZİNLERİ 200 MAZERET İZİNLERİ 2000 GENELGELER 2001 MAZERET İZNİ GELEN/GİDEN YAZILAR 2002 DÜĞÜN/EVLİLİK 2003 HİZMETİÇİ EĞİTİM 201 SAĞLIK İZİNLERİ 202 ÜCRETSİZ İZİNLER 203 YILLIK İZİNLER 21 ÖĞRETMEN SİCİLLERİ 22 ÖĞRETMEN ÖDÜLLERİ 23 STAJYER ÖĞRETMENLER 30 -39 ÇALIŞAN PERSONEL 40 -49 ÖĞRENCİLER 50 -59 GELEN / GİDEN YAZILAR Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com 60 -69 BÜTÇE

Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi Bu dosyalama sistemi desimal sisteme benzer, ancak gerek ana konular, gerek alt konular onlu sınırlamaya bağlı değildir. Sistem ihtiyaca göre dikey ve yatay olarak bölünmeye açıktır. Ancak yatay bölünme daima üç kademelidir. Ayrıca bir genel (sıfır) bölümü yoktur. Konu esasına göre dosyalama sistemine “Tek Konu – Tek Dosyalama Sistemi” de denmektedir. Zira bu dosyalama sisteminde her dosya bir konuyu kapsar, başka bir deyişle bir dosyaya yalnız bir konu ile ilgili belge konur. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Bu dosyalama sisteminde konular üçlü bir bölünmeye tabi tutulur. Bunlar: • Ana (Esas) konular • Alt konular • Tek konular’ dır. Ana konular, konunun ilk ya da ilk iki harfi ile, Alt ve tek Konular harfli rakamlarla gösterilir. Bu açıklamalara göre desimal sistem için verilen örnek bu sistem için uygulanırsa şöyle olur. İşareti Ana (Esas) Konu PL Plan – Proje işleri P Personel işleri İ İnşaat işleri ANA H Hukuk işleri KONULAR T Teftiş (Denetleme) işleri M Muhasebe işleri R Reklam ve halkla ilişkiler Bu sistemde dikey sınırlama yoktur, yeni ana konular çıktıkça alta eklenir. Örneğin, zamanla kira işleriyle ilgili belgeler çıkarsa (K) KİRA İŞLERİ, ulaştırma işleriyle ilgili belge Abdulkadir ya da HALAÇLI belgeler çıkarsa ULAŞTIRMA (U) şeklinde alt www. halacli. com sıraya eklenir.

Alt ve Tek Konular harfli rakamlarla gösterilir. P P 1 P 2 P 3 P 4 P 5 P 6 P 7 P 8 P 9 P 10 P 11 PERSONEL İŞLER Personel ihtiyacının saptanması İşe alma İntibaklar Atama işleri Nakiller İzin işleri Sosyal haklar Ücretler Emeklilik. . . . ALT KONULAR Şimdi izin işlerini (P – 6) Tek konu olarak alt bölümleri ayırmak gerekir. Örneğin: P 6 P-6 -1 P-6 -2 İZİN İŞLERİ Yöneticilerin izin işleri Mühendislerin izin işleri Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com . TEK KONULAR

P PERSONEL P 1 P 2 P 3 P 4 … Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com P 14

Dosya dolarsa; P-6 -3/2, P-6 -3/3 biçiminde ikinci ve üçüncü dosyalar açılabilir. Bu sistemde belgeye de dosyanın numarası verilir. Görüldüğü gibi bu sistemde dikey bir sınırlama olmadığı, buna karşılık yatay gruplamanın üç kademeyi geçmediği, bu nedenle de genişlemeye müsait bulunduğu için sistemin geniş bir uygulama alanı olduğu görülür. Uygulama: Yukarıda bir önceki dosyalama sisteminde verilen Okul örneğini Konuya göre uyarlayınız Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Karma Dosyalama Sistemi Bir kuruluş için çoğunlukla bir tek dosyalama sistemi yeterli olmayabilir. Uygulamada kolaylık sağlamak amacıyla iki ya da üç dosyalama sisteminin birlikte kullanılması yararlı ve hatta zorunlu görülebilir. Örneğin; bir örgütte dosyalama için kronolojik sistem esas alınır ve dosyalar tarihsel dilimler içerisinde alfabetik ya da bölgesel esasa göre sıralanabilir. Diğer bir uygulama olarak da şöyle bir düzen düşünülebilir. Esas dosyalama modeli Bölgesel Sistemdir. Bunun alt dosyalama bölümü Kronolojik Sistem, bunun da kendi içinde alt tasnif düzeni Numaralı Dosyalama Sistemi olabilir. Dosyalama sistemleri işletmelerin ihtiyaçlarına göre ortaya çıkar Sanal Dosyalama Sistemi Bilgisayarlar, tüm diğer büro işlerinde olduğu gibi, dosyalama işlerinde de köklü değişmelere yol açıyor. Bugün çağdaş ofislerde dosyaların yerini, bilgisayar ekranları alıyor. Buna rağmen bilgisayar ortamında saklanması mümkün olmayan bir çok belgenin dosyalarda saklanmasına devam ediliyor. Sanal dosyalama sistemi konusunda çeşitli programlar geliştirilmiştir. Bilgisayarlar, burada vazgeçilmez araçtır. Kişisel doküman yönetimi, bilgisayarlı dosyalama sistemi konusunda Nashuatec Paper Master program paketi, kağıtsız bir çalışma ortamında olanak sağlıyor. Bugün kullanılan bir çok yazılım türü, bilgisayar içinde sınırsız sayıda dolap, çekmece ve klasör yaratabilme olanağı sunmaktadır. Eskiden kağıt olarak saklanan tüm dokümanlar, bilgisayar ortamında basit ve kolay bir şekilde dosyalanabilmektedir. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Dosyalama Sistemi Seçim İlkeleri Dosyalama sistemini belirlemede, aşağıdaki ilkelerin kullanılması, en uygun sistemin seçimini sağlar: • Dosyalanacak belgenin türü, • Dosyalanacak belgenin miktarı • Sanal veya geleneksel sistemlerden hangisinin kullanıldığı. • Organizasyonda görülen işlerin özelliği • Örgütün yapısı ve büyüklüğü, • Sistemin ekonomikliği, Dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gereken husus, seçilen dosyalama sisteminde, standartlaşmaya gitmektir. Dosyalarda saklanacak belgenin türü de, dosyalama sisteminin seçiminde dikkate alınması gereken bir ilkedir. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Kuruluş Tanım Ve Türleri Örgütlerde dosyalama sistemi seçimi yapılırken öncelikle dosyalama sistemleri üzerinde araştırma yapılır. Örgüt, farklı konularda faaliyette bulunabilir. Her farklı faaliyet için farklı bir dosyalama sistemi geliştirilir. Yapılan araştırmada, seçilecek dosyalama sisteminin, örgütün faaliyet alanına en uygun sistem olmasına dikkat edilir. Dosyalama sistemlerinden hangisinin kullanılacağına örgütte yürütülen işlemlere göre karar verilir. Öncelikle, iyi işleyen bir dosyalama sisteminde, dosyalanacak belgelerin veya yazıların neler olduğunun tespiti gerekir. En iyi dosyalama sistemi, iş yerine en uygun olan değil, işlerin en kolay görülmesini sağlayan sistemdir. Bir dosyalama sistemi, • Aranan bilgilere en kısa zamanda ulaşmayı sağlıyorsa; • Basitlik, • Kolay erişilebilirlik, • Kullanışlılık, • Esneklik, • Ekonomiklik, • Transfer kolaylığı, Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com gibi özelliklere sahip ise örgüt için en faydalı sistemdir

SIRTLIK VE AYIRAÇ ÇEŞİTLERİ Dosyalama Araçları Dosyalama sisteminin kurulmasında, dosyalama araçlarının tanınması, özelliklerinin bilinmesi ve sisteme en. araçların seçilmesi gerekir. uygun Dosyalama araçları, sistemin işleyişini kolaylaştırır. Dosyalamada, geleneksel ve sanal dosyalama araçları kullanılır. Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama araçları, bilgisayarlar, yazılım ve donanım araçlarıdır Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Dosya, mektupların, raporların ve benzer yazıların konulduğu ikiye katlanmış karton ya da plastikten yapılmış dosyalama araçlarıdır. Düz dosya, dosya gömleği olarak da bilinir. Dosyanın adı, numarası, kodu gibi bilgiler, ön kapağa ve arka kapağa takılan kavalyelere yazılır. Telli dosya, belgenin delgi makinesiyle delinerek tele takıldığı dosyadır. Belge telli dosya da takılı iken incelenebilir. Yarım kapaklı telli dosyanın sırt kısmanda, dosyayı mekanizmalı klasöre takmak üzere iki delik bulunur. Dosyanın içine konulan belge ilgili bilgiler, üst kapağın ön yüzüne veya arka kapağa takılan kavalyeye yazılır. Belgelerin dosyalarda daha iyi korunması isteniyorsa bu durumda evraklar plastik dosya gömlekleri içine konulduktan sonra telli dosyalara veya klasörlere konur. Yarım ve tam kapaklı dosyaların yanında dosyalamada, askılı dosyalar da kullanılır. Askılı dosyalar taşınabilir, masa üstü kullanıma uygun sökülüp takılamayan ve sökülüp takılabilen Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com dosya havuzları içinde saklanır.

Klasör, dosyaların konulmasına yarayan kalın kartondan, mukavvadan veya benzeri dayanıklı malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. İçine dosya konulacak büyüklüktedir. Belge, önce dosyaya, sonra da klasöre konulduğu gibi, doğrudan klasöre de konulabilir. Bu durumda dosya gömleklerinin kullanılması, belgelerin daha iyi korunmasını sağlar. Klasörlerin, mekanizmalı, bağlı, kutu klasör gibi çeşitleri vardır. Mekanizmalı klasör, içinde delgi makinesiyle delinmiş belgenin veya yarım kapaklı telli dosyanın konulması için mekanizması olan klasör türüdür. Bağlı klasör, üst ve alt kapağının üç tarafından kapakları bağlamaya yarayan bağları bulunan klasördür. Bağlar, dosya ve belgenin düşmesini önler. Kutu klasörler veya arşiv kutuları, üst kısmı açık, diğer kısımları kapalı olan, kutu biçiminde klasörlerdir. Arşiv kutuları üst Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com kısmından açılır ve kapak özel bir çıtçıt ile tutturulur.

Dosya Dolapları Dosyalar, dosyalama sistemi olarak dolaplara yerleştirilir ve saklanır. Dolaplar, çekmeceli veya raflı olurlar. Kullanış amacına göre değişik ölçülerde olanları vardır. Mektuplar, haritalar, projeler, filmler, bantlar için kullanılan dolaplar birbirinden farklıdır. Raylar üzerinde yürüyen büyük ve modern dosya dolapları, çalışma yerinden en üst seviyede yararlanma imkanı sağlar. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Rehberler ve Kavalyeler (Ayıraçlar) Rehber, dosyalama sisteminde, ana ve alt grupların, kendi aralarındaki kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartlardır. Rehberler yardımıyla belge kolaylıkla yerine konur, arandığında çabuk bulunur. Rehberler, karton, mukavva, plastik levha gibi sert ve dayanıklı malzemeden yapılır. Ana ve alt gruplar için farklı malzeme ve renkte rehber kullanılması, işleri kolaylaştırır. Dosyaların konulacağı raf veya özelliğine göre rehberlerin bir kenarına, kavalye konur. Kavalye, bir çeşit rehber etiketidir. Kavalyeye, dosyalama sisteminin gerektirdiği harf, sayı, tarih gibi bilgiler yazılır ve ilk bakışta hemen göze çarpacak şekilde yerleştirilir. Kavalye, karton, plastik veya metalden yapılır. Bazı dosyalar kendisinden kavalyelidir, bazılarına sonradan takılır. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com

Bilgisayarlar Yazılım paketleri içinde oluşturulan dosya dolaplarını sınırsız sayıda raf ve klasör içerecek şekilde tasarlamak ve tüm önemli dokümanları kolaylıkla yerleştirmek mümkün olabilmektedir. Programa istendiği zaman, yeni dolaplar, raflar ve klasörler de eklenebilir. Arandığında bulunmasında zorluklarla karşılan belgelere bilgisayarın bir tuşuna basmakla ulaşmak mümkündür. Abdulkadir HALAÇLI www. halacli. com