MODERN KANCELRSKA TECHNIKA Obsah Kancelria Vybavenie kancelrie Prostriedky

MODERNÁ KANCELÁRSKA TECHNIKA

Obsah �Kancelária �Vybavenie kancelárie �Prostriedky organizačnej techniky �Telefóny �Telefax �Rozmnožovacie stroje �Multifunkčné zariadenia �Viazacie stroje �Skartovacie stroje �Prostriedky evidenčnej techniky

KANCELÁRIA Je vymedzený priestor, určený na vykonávanie prevažne administratívnych činností. Činnosti sa dotýkajú získavania informácií, ich prípravy, spracovania, výberu a analýzy – vyhodnocovania. Získavanie informácií musí byť rýchle a účelné a ich šírenie medzi jednotlivými pracovníkmi sa zabezpečuje prostredníctvom modernej kancelárskej techniky.

Vybavenie kancelárie Zariadenie kancelárie závisí od: § toho, koľko ľudí bude v kancelárii, § koľko dní v týždni a koľko hodín denne budú vykonávať kancelársku prácu, § akú techniku budú pri svojej práci potrebovať.

Čo sa má v bežnej kancelárii nachádzať 1. Nábytok – kancelársky stôl, stolička, stolík pod počítač, skriňa a skrinky na spisy, priehradková skriňa, knižnica, . . . 2. Kancelárska technika – počítač s príslušenstvom, tlačiareň, scanner, telefón, fax, skartovací prístroj, rezačka papiera, . . . 3. Evidenčná technika – zakladače, spisové dosky, lístkovnice, zaraďovače, . . . 4. Kancelárske pomôcky – stolová lampa, stojany na časopisy, rôzne kancelárske potreby (spinky, zošívačka, dierkovač, nožnice, perá, zvýrazňovače, nôž na otváranie obálok, a iné).

POČÍTAČE TLAČIARNE TELEFÓNY TELEFAX VIAZACIE STROJE SKARTOVACIE STROJE KOPÍROVACIE STROJE MULTIFUNKČNÉ ZARIADENIA Prostriedky organizačnej techniky

§ Klasické telefónne prístroje – jednolinkové, s digitálnym záznamníkom a LCD displejom. § Bezdrôtové telefóny so zabudovaným záznamníkom odkazov. TELEFÓNY

§ Telefónne ústredne, ktoré majú zabudované automatické smerovanie, integráciu počítačov do telefónneho systému, priamu predvoľbu, blokovacie klapky, hudbu v pozadí a rôzne iné funkcie. Telefóny - pokračovanie

§ Konferenčné telefóny s použiteľnosťou hovoru v priestore, zabudovaným záznamníkom, štandardným konektorom na audiokazetu alebo MP 3 prehrávač, zobrazením identifikácie volajúceho a pamäťou na viacero volaných a prijatých mien a čísel. Telefóny - pokračovanie

TELEFAX Má modem s určitou rýchlosťou a dostatočnou kapacitou pamäte, rýchlou voľbou, hromadným rozposielaním, vyžiadaným príjmom, duálnym prístupom a nastavením času pre odosielanie faxových správ.

ROZMNOŽOVACIE STROJE TLAČIARNE KOPÍROVACIE STROJE Zabezpečujú rýchle a účelné šírenie informácií v papierovej forme.

MULTIFUNKČNÉ ZARIADENIA V malom a kompaktnom prevedení nezaberajú veľa miesta na pracovnom stole a sú funkčne výkonné, disponujú ergonomickými a ekonomickými úspornými črtami, obsahujú laser, tlačiareň, scanner, fax i telefón.

VIAZACIE STROJE Keďže informácií v elektronickej aj papierovej forme neustále pribúda, je nutné ich viazať do vkusných celkov, aby boli kedykoľvek k dispozícii – prostredníctvom viazacích strojov.

SKARTOVACIE STROJE Niektoré z uložených informácií po určitej dobe strácajú svoju opodstatnenosť a je potrebné sa ich zbaviť, najlepšie prostredníctvom skartovacích strojov. Listinné formy informácií rozrežú na pásy určitej šírky a tie sa potom odovzdávajú do zberných surovín.

PROSTRIEDKY EVIDENČNEJ TECHNIKY Umožňujú prehľadné a súborné sledovanie, dopĺňanie a využívanie veľkého množstva informácií. POČÍTAČE INÉ prostriedky evidenčnej techniky § lístkovnice § ukladacie a registračné zariadenia § indexové zariadenia § plánovacie a evidenčné tabule

LÍSTKOVNICE: a) horizontálne – šupinové ukladanie za sebou, b) vertikálne – ukladanie vertikálne na voľných lístkoch, c) triediace lístkovnice otočné a iné.