MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN Mata Kuliah Sistem Informasi

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Semester / T. A. : III / 2009 - 2010 SKS : 4 SKS Pertemuan : 7 Dosen : Manumpak Gultom, S. Kom 1

MODEL Pengertian Model : MODEL adalah Penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Dimana Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas / entity. Seorang MANAGER akan menggunakan model sebagai alat untuk pemecahan masalah. 2

JENIS MODEL Ada 4 Jenis Model Dasar : 1. Model Fisik Penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi, melalui rancangan fisik. 2. Model Naratif Menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan dan hal ini digunakan dalam hampir semua komunikasi bisnis. 3. Model Grafik Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk untuk mengkomunikasikan suatu informasi. 4. Model Matematika Penggunaan semua rumus atau persamaan matematika. 3

KEGUNAAN MODEL 1. Mempermudah Pengertian Sebab suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Elemen dan hubungan dari entitas itulah yang disederhanakan. 2. Mempermudah Komunikasi Karena keempat model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik dan matematika. 3. Memperkirakan Masa Depan Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan oleh jenis model lain. Catatan : Tidak ada model yang seratus persen akurat, karena banyak data yang dimasukkan kedalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi. 4

MODEL SISTEM YANG UMUM PADA PERUSAHAAN 1. Sistem Lingkaran Terbuka Input Resources Proses Transformasi Output Resources Meliputi : - Arus Material / Barang Input material diterima dari pemasok, lalu dimasukkan dalam aktifitas manufaktur untuk diproses untuk menjadi barang jadi dan siap untuk dipasarkan kepada pelanggan. Melibatkan Fungsi Manufaktur dan Fungsi Pemasaran. - Arus Personil / Sumber Daya Manusia Input personil berasal dari lingkungan / masyarakat diproses oleh Fungsi SDM kemudian ditugaskan keberbagai bidang fungsional untuk terlibat dalam proses transformasi baik secara langsung ataupun tidak langsung. Dan ada saatnya karyawan berhenti atau pensiun dan kembali pada lingkungan. 5

MODEL SISTEM YANG UMUM PADA PERUSAHAAN - Arus Mesin , memiliki masa pakai setelah itu maka akan kembali ke lingkungan dalam bentuk tukar tambah. Mesin berasal dari pemasok - Arus Uang Arus uang melalui banyak faktor : pemilik / pemegang saham yang memberikan modal, Pelanggan yang membeli produk dan yang lain yang dikelola oleh Fungsi Keuangan. Dan mengalir kepada pemasok, pemerintah, karyawan dan bagian yang lain. Ingatlah, gunakan waktu yang ada bersama orang-orang yang Anda cintai, karena mereka tidak selamanya akan berada di sekitar Anda…… 6

… General Systems Model 2. Sistem Lingkaran Tertutup Dalam sistem lingkaran tertutup proses pengendalian atas produk yang dihasilkan dapat terus dilaksanakan. Sebab Umpan balik menjadi unsur jalannya pengendalian atas produk yang dihasilkan. Umpan Balik Input Resources Mekanisme Pengendalian Proses Transformasi Umpan Balik Output Resources 7

Umpan balik yang berguna untuk proses pengendalian adalah INFORMASI yang memiliki beberapa dimensi. Informasi Manajemen Input Resources Proses Transformasi Output Resources 8

DIMENSI-DIMENSI INFORMASI Dimensi Informasi ~ Dimentions of Information ~ Meliputi : - Relevansi / Keterkaitan Informasi memiliki relevansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada tanpa membaca seluruh informasi disubjek lain. - Akurasi / Accuracy : Diperlukan peningkatan ketelitian sistem untuk keakuratan suatu informasi. - Ketepatan Waktu / Timelines Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan hilang. - Lengkap / Complete Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. 9

Management by Exception (Mb. E) MBE : Merupakan gaya / tindakan yang dilakukan oleh manager apabila terjadi ketidaksesuaian antara KINERJA AKTUAL (apa yang telah / sedang dicapai) dengan STANDART KINERJA (apa yang harus dicapai). Ada 2 hal penting dalam MBE : - Tujuan - Standart Manajer untuk dapat mengendalikan apa yang menjadi tanggung jawabnya harus didukung oleh : Ø Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit kerjanya. Ø Standart kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai oleh unit kerjanya. 10

Management by Exception (Mb. E) Sistem konseptual mengendalikan Sistem Fisik dengan menggunakan tiga elemen penting : MANAJEMEN, PENGOLAH INFORMASI, STANDAR Standar Informasi Manajemen Informasi Pengolah Informasi Data Input Resources Proses Transformasi Output Resources Kelimpahan hidup tidak ditentukan oleh berapa lama kita hidup, tetapi sejauh mana kita menjalani kehidupan yang bermakna bagi orang lain. 11

Perbandingan antara Tujuan dengan Standart TUJUAN Memenuhi Kebutuhan Customer STANDART - Menghasilkan ROI (return on invesmet) untuk pemilik modal. - Mengoperasikan secara efisien - Mencapai hasil penjualan sedikitnya $25 juta / tahun. Mempertahankan saham dipasar 20% Mempertahankan tingkat pertumbuhan 15% / tahun. Membayar deviden kepada pemegang saham setiap kwartal. Memelihara harga saham dibursa diatas $ 85/lembar Penghasilan setelah pajak 15% dari perusahaan. Mempertahankan tanpa kecelakaan kerja. Menjaga turn over karyawan dibawah 10% Investasi masa depan - Minimum 15% penjualan untuk R & D Peningkatan Penyediaan Sumber Pengembalian - Persediaan yang habis <=2% jenis barang dalam persediaan sepanjang tahun. Mengoperasikan secara etis - Tidak ada tuntutan hukum terhadap perusahaan dari pelanggan, pemasok dan pemerintah. Memperoleh keuntungan dari penggunaan metode modern - Investasi tidak kurang dari 10% pendapatan penjualan untuk otomasi, komputerisasi dan mekanisme 12

Pengguna Model Sistem Umum 1. Supermarket Meliputi : - Flow of physical resources - Flow of personel - Flow of Money 2. Kantor Pengacara (Lawyer) Meliputi : - Flow of Legal Aspect - Flow of Problem Solving - Flow of Client 3. Perusahaan Manufactur Meliputi : - Flow of Material - Proses pengendalian oleh manajer. 13

Model Sistem Umum Organisasi Perusahaan LINGKUNGAN Standar Keputusan Manajemen Informasi Pengolah Informasi dan Data Sumber Daya Fisik Input Resources Proses Transformasi LINGKUNGAN Output Resources 14

Any Question “kini kutahu persahabatan dapat terus bertumbuh makin dalam, sebagaimana juga kasih 15