Mode demploi IntranetInternet Table des matires 1 2

Mode d’emploi Intranet/Internet

Table des matières 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Les contacts Introduction générale Introduction Objectifs Présentation de Jcms Les différents rôles La notion d’espace de travail ou Workspace Les catégories – 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. visibilité L’arborescence(= en fonction du groupe auquel l’agent appartient) Le type de contenu Les recommandations Les types de contenu Les principales icônes « jcms » Le glossaire Rappels 2

Outils pour naviguer dans la présentation Retour à une table des matières Retour aux règles à respecter Retour dia d’origine 3 3

Contacts • Technique – Responsable : Christophe Lejeune +32 4 3664912 clejeune@ulg. ac. be – Architecte Web : Aline Henrion +32 4 366 3775 ahenrion@ulg. ac. be – Développeur: Raphaël Van Heers +32 4 3664982 rvanheers@ulg. ac. be 4

Contacts • Contenu – Responsable : Céline Faidherbe +32 4 3668455 C. Faidherbe@chu. ulg. ac. be – Gestionnaire de contenu : Nathalie Leclair +32 4 3667450 nleclair@chu. ulg. ac. be – Photographe : Claude Ernotte +32 4 3668586 Claude. Ernotte@chu. ulg. ac. be • Formation – Formatrice : Patricia Defrère +32 4 3667090 patricia. defrere@chu. ulg. ac. be 5

Introduction générale • Adresse du site jusque fin janvier : • http: //serv 172. segi. ulg. ac. be/CHU + identification par le biais de l’ icône • Lorsque le nouveau site sera en ligne : www. chu. ulg. ac. be + identification directe. 6

Introduction • L’ancien système Hardcore/Asbru est relativement compliqué et les rédacteurs sont tributaires dépendant du Webmaster lorsqu’ils souhaitent publier un contenu utilisant des technologies particulières utilisation d’un nouveau logiciel plus évolué basé également sur le principe de la technologie appelée CMS • CMS: le sigle composé des trois lettres C, M et S, fait référence à : Content management system en anglais, un logiciel fournissant un système de gestion de contenu 7

Objectifs • Publier des contenus et des documents au même titre que dans Hardcore : – en utilisant des outils plus performants – en standardisant la présentation du contenu • Gérer l’organisation des contenus • Comprendre les processus de validation des contenus • Retrouver des contenus 8

Pourquoi un CMS ? • L’avantage principal de cette technique: les rédacteurs ne doivent se focaliser que sur le contenu et non sur la présentation; • Permet à des utilisateurs non initiés aux techniques Web de publier des contenus sur un site Web; • Gestion des droits; • Alerte par e-mail du suivi des contenus du site. 9

Présentation des deux sites A. Ancienne interface en consultation (front-office) 2. Se logger 1. Adresse 3. Page d’accueil 10

Présentation des deux sites B. Ancienne interface en rédaction (back-office) 1. Se logger en tant que rédacteur 2. Accès à l’environnement de rédacteur 3. Pour visualiser le résultat, il faut se logger en consultation 11

Présentation de deux sites : A. Nouvelle interface en visualisation Permet de s’authentifier pour accéder à son environnement tant que le site n’est pas opérationnel. Lorsque le site sera opérationnel, l’identification à l’accès à l’intranet évitera cette procédure. 12

Présentation de JCMS • JCMS: sigle composé des quatre lettres : – J (Jalios = nom de la société) – C, M et S, Content Management System = un logiciel fournissant un système de gestion de contenu – Il permet de séparer le contenu de l’affichage – Il permet d’utiliser certains contenus sans avoir de connaissances particulières – Permet de créer, gérer et diffuser des contenus destinés à l’Intranet du CHU de Liège – Permet de définir des rôles (utilisateurs/rédacteurs/valideurs…) – Permet de contrôler et de valider des contenus via le concept de « flux » ou de « workflow » prédéfini et automatisé. Les types de contenus sont évolutifs 1 Système complet permettant une maîtrise du contenu Au niveau organisationnel : autonomie 1 En fonction des besoin spécifiques, d’autres types de contenus pourraient être créés (ex. : pv de réunion, interview, etc. ). 13

Présentation des espaces: front-office et back-office Espace de consultation : toute personne qui a accès au site Espace de travail des contributeurs/rédacteurs 14

Exemple : en front-office 2. Recher 1. Naviguer 3. Consulter 15

Exemple en back-office Rubriques de l’espace de travail Recherche avancée Recherche rapide Navigation par catégorie Gestion des contenus 16

Workflow = cycle de vie • Un modèle de workflow définit le cycle de vie (circuit de validation) des contenus. Ce cycle de vie comprend des états, des rôles et des transitions entre les états. • La philosophie du Workflow ne sera applicable que lorsque le site sera ligne. Une note explicative sera fournie aux valideurs/rédacteurs, lorsque le site sera en ligne 17

Un exemple de Workflow. Les différentes étapes Workflow lorsque le site sera en ligne Etape 2. Le rédacteur soumet le contenu au valideur (le contenu passe à l’état « Soumis » ) Etape 4. Le contenu est « expiré » en fonction de la décision du valideur à une date précise Etape 3. Le valideur accepte ou pas. S’il le rejette retour étape 1 sinon il le « publie » Etape 1. Le rédacteur saisit du contenu, l’état de celui-ci est « Brouillon » . Un contenu archivé n’est pas réutilisable…. Remarque : les différentes étapes de validation d’un contenu sont tributaires de votre espace de travail et / ou au type de contenu Etape 5. Le contenu est « Archivé » Dans le cycle de validation, les différents intervenants sont alertés par e-mail de l’action à réaliser. 18

Les différents rôles • Lecteur : agent du CHU de Liège ayant accès à l’intranet. – Il existe certaines restrictions de visibilité en fonction à l’ appartenance à un groupe. Ex : seuls les agents du SAI ont accès à la page des congés de ce service. • Rédacteur/contributeur : agent éditant du contenu en fonction de son espace de travail. Il existe deux types de rédacteurs : – Rédacteur médical – Rédacteur administratif Les types de contenu diffèrent – Remarque : le rédacteur peut avoir accès à différents espaces. • La philosophie de JCMS permet la création de groupes spécifiques : – type « correcteur d’orthographe » ; – type garant de la « Charte Graphique » ; – type « photographe » …. • Valideur : agent ayant la responsabilité de valider du contenu. – Remarque : un rédacteur peut être également valideur. • Administrateur § JCMS définit 2 fonctions : - l'Administrateur central (identifié comme Administrateur), - le ou les Administrateurs techniques d'Espaces de travail (ou Workspace) 19

Espace de travail • Ensemble des fonctions permettant aux membres 1 ayant les droits de gérer : – – Les publications (contenus et portlets), Les catégories Mes contenus : contenu rédigé par le membre Tous les contenus : tous les contenus modifiables (visibles par le membre) – Les contenus archivés : tous les contenus archivés par l’auteur Attention ne pas utiliser cette technique, privilégié la technique statut « brouillon » si vous souhaitez réutiliser le contenu Est un espace réservé permettant à ses membres de publier un contenu (rédaction), de le modifier et de le rattacher à l’arborescence en fonction de leur droit 1 Un rédacteur doit impérativement être membre d’un espace de travail pour pouvoir contribuer au site. 20

Outils en back-office Gestion du panier Changer la langue Accès à l’accueil Déconnexion Accès à un espace de travail Aide en ligne Accès à plusieurs espaces 21

Schéma de l’espace de travail en backoffice Sous-catégorie 1 Sous-catégorie 2 Sous-catégorie 3 Représente les catégories que vous avez créées. L’arborescence de catégorie peut contenir plusieurs niveaux de sous-catégories. Une publication (un contenu) peut être rattachée à plusieurs catégories Attention : le rédacteur ne voit que son espace de travail. Les catégories peuvent être invisibles Ex : le rédacteur cardiologie ne voit que l’espace cardiologie Un espace de travail par service 22

Schéma de l’espace de travail en frontoffice Fil d’Ariane ou chemin de fer 23

Catégories : remarques • Rôle des catégories – – Classer les contenus dans différents plans de classement Recher des contenus Structurer les rubriques du site Les catégories « menu » sont tributaires du paramétrage de la visibilité • Tout contenu doit être catégorisé • Les catégories sont hiérarchiques – Pas de doublon sur un même niveau 1. Catégorie "mère" 2. Catégorie "fille" 1 2 • Ils existent plusieurs techniques pour créer une catégorie, nous abordons ci-après une des possibilités. 24

Catégories des services : Création 1. Accès A. Se positionner dans son espace de travail B. Catégorie C. Navigation Clic 25

Catégories : éditeur de catégories D. Editeur de catégories clic 26

E. Visibilité ? 4 questions à se poser 1. 2. Souhaitez-vous que tout le monde visualise votre contenu (Internet-Intranet)? oui Droits de consultation Population Internet/ Intranet Souhaitez-vous que personnel CHU + personnel ULg visualisent votre contenu ? oui Droits de consultation Population Intranet CHU / Intranet ULg 3. Souhaitez-vous que seul le personnel CHU visualise votre contenu ? oui Droits de consultation Population Intranet CHU 4. Souhaitez-vous que certaines personnes du CHU visualisent votre contenu oui Axes de visibilité pour filtrer en interne 27

Catégories : droits de consultation 3. Clic 2. Clic 1. Compléter 4 Introduire population puis clic sur recher 28

Catégories : droits de consultations E. Si la catégorie doit être visible par l’ensemble du personnel a b Deux possibilités : a. Visible par l’ensemble des internautes (extérieurs ou non à l’institution) b. Visible uniquement en interne : Sélectionner Population Intranet CHU / Intranet ULg. . 29

Catégories : axe de visibilité F. Au niveau de l’intranet, certains contenus et catégories sont visibles par le biais de 4 axes de sélection : § § Axe « métiers » Axe « service » Axe « bâtiments » Axe « site » Remarque : Vous pouvez restreindre la visibilité à un ou plusieurs axes. 30

Principe conceptuel des axes • Axe Services q Tous q Service 1 q Service 2 q …. • Axe Métiers q Tous q paramédical q infirmières q logopèdes q administratif q secrétaires q … • Axe Sites q Tous q …. • Axe Bâtiment q Tous q …. A terme, il y aura un axe supplémentaire : Axe Hiérarchique 31

Exemple d’utilisation des axes Visible par le service cardiologie et pour tous métiers de ce service et ce sur tous les sites et tous les bâtiments a Notion du ET= il faut que toutes les conditions soient remplies!!! Il est obligatoire de sélectionner au minimum une possibilité par axe b c d 32

Axes : remarques Principe de l'arborescence, pour la développer, cliquez sur Il faut impérativement choisir une possibilité au niveau des 4 axes mais pas l’axe mère 33

Catégories : présenté comme un service G. Paramétrage de l’affichage de votre catégorie 34

Exemple: Catégories des services & 35

Recommandations: Gestion du menu du service • Le menu du service (pavé 3 à gauche) se gère via les catégories. Pour insérer un nouvel item dans son menu, un service créera donc une nouvelle sous-catégorie dans la partie de l'arborescence correspondant au service en question. Il est possible de créer des sous-catégories ainsi que des sous-catégories, mais il est recommandé : • de ne pas dépasser ces deux niveaux ; • de limiter le nombre des sous-catégories à 7 2 ; • Une sous-section « Actualités du service » a déjà été encodée dans le menu. Par souci de cohérence, il est demandé que cet item soit placé en fin de menu et que la dénomination soit identique d’un service à un autre 36

Recommandations: Gestion du menu du service (suite) • Attention : pour des raisons pratiques, les noms des sous-catégories doivent – Ne pas dépasser une longueur raisonnable (le menu se trouve en effet dans un pavé dont la taille est limitée) – Être chargés de sens (pour le confort des utilisateurs) – Par exemple, on préférera à une expression générale comme "Activités du service" des expressions plus ciblées comme "Activités médicales", "Activités d'enseignement", "Publication scientifiques", "Spécificités du service", etc. 37

Type de contenu : Introduction • Les différents types de contenus utilisables sont fonction de l’espace de travail (workspace) du rédacteur et de ses droits Intitulé du contenu Qui rédige ? 1. Page tous les rédacteurs 2. Document exemple : image tous les rédacteurs 3. Cadre Médical les rédacteurs services médicaux 4. Contacts de service tous les rédacteurs 5. Texte de mise en évidence la commu 6. Actualité de service tous les rédacteurs 7. Calendrier tous les rédacteurs 8. Galerie photos la commu D'autres contenus sont gérés par la commu (ex: video) 38

Accéder à son espace de travail en Backoffice et son contenu 1. Introduire l’adresse du site Site « provisoire » Site en ligne http: //serv 172. segi. ulg. ac. be/CHU http: //www. chu. ulg. ac. be 2. Se connecter en tant que agent CHU 3. Nouvel affichage Directement dans le site 4. Choisir votre espace de travail Ici, le rédacteur gère plusieurs espaces 5. Vos contenus 39

Recherche de contenu Sélectionner Mes contenus ou tous les contenus 1: Permet de faire une recherche sur le titre du contenu Permet de filtrer sur base du type de contenu 1 les contenus auxquels vous avez accès selon votre espace de travail 40

Recommandations pour les rédacteurs Établies par le service communication

6 lignes de conduite devraient rester à l'esprit lors de la rédaction de textes destinés à être mis en ligne : 1. Privilégier le concret : éviter les allusions, les expressions compliquées, les digressions inutiles et les formules creuses. Éviter aussi les abstractions, au profit des exemples. 2. Être bref. Les phrases trop longues ainsi que les subordonnées trop nombreuses nuisent à la bonne compréhension du texte. Limiter également la longueur du texte : 500 à 4000 caractères pour une page Recourir aux ancres (liens internes, à l’intérieur des pages) si le texte est trop long. 3. Utiliser des moyens visuels tels que les “puces”, schémas, images, etc. , mais ne pas abuser des caractères “gras” et “italiques”. 42

4. 5. Veiller à la cohérence du style. Soigner l'introduction. Celle-ci offre une synthèse du texte au lecteur pressé. Structurer. Diviser le texte en paragraphes et développer une seule idée paragraphe. Utiliser systématiquement des titres et des sous-titres, et prévoir des interlignes. Veiller notamment à : 6. – – Respecter la règle de la pyramide inversée = hiérarchisation de l’information : le plus important doit être exposé en 1 er Par souci d’uniformité, respecter la hiérarchie des titres : titre 1, titre 2, titre 3 et ne pas inverser cet ordre. Les titres seront de préférence concis (longueur max. environ 6 mots — 40 ou 60 caractères) et dépourvus de majuscules ou italiques 43

JCMS est un logiciel de gestion de contenus. Il est conçu pour veiller à l'uniformité des sites au niveau du "look" et prendre en charge la majorité des mises en forme, dont : – Les caractères (taille, police, etc. ) – Les paragraphes (alignement, interligne, etc. ) – Les couleurs Néanmoins, les mises en forme suivantes sont accessibles aux rédacteurs : 1. Styles (que l'on veillera à utiliser au maximum), notamment pour la hiérarchisation des titres (titre 1, titre 2, titre 3, …) 2. Gras 3. Italique 4. Souligné (à utiliser avec précaution afin de ne pas engendrer une confusion chez l'utilisateur avec les liens) 5. Indice ou exposant 6. Puces et numéros . 44

Attention : • En ce qui concerne les tableaux, on veillera à respecter les couleurs définies dans la Charte graphique du CHU de Liège, tant pour le fond que pour les bordures. • Pour les Images/photos : - Poids des images : 500 Ko maximum pour une page de contenu textuel — Résolution pour le Web : 72 dpi - Les photographies accompagnant du texte sont destinées à l'agrémenter. Attention donc : 1) aux dimensions des photographies ; 2) à la pertinence de celles-ci par rapport à la thématique abordée ; 3) au nombre de photographies sur les pages (à ne pas surcharger inutilement). • Pour les titres de niveaux 2 et 3, on veillera à laisser l'alignement à gauche 45

Les types de contenus 1. 2. Le contenu Page Le contenu Document Fichier (Word, Excel, Powerpoint, …) 3. Cadre médical = présentation d’un service médical 4. Contacts du service : pour chaque service : nom du chef de service, sa photo etc. dans un pavé à gauche 5. Texte de mise en évidence : mise en avant d’un petit texte dans un pavé à gauche. 6. Actualité de service 7. Calendrier : 8. Image 9. Formulaire : idem 10. Galerie photo En fonction de besoins spécifiques d’autres contenus sont éventuellement envisageables 46

Création d’un contenu 1. Sélectionner le type de contenu 2. Cliquer sur 3. Affichage d’une grille/formulaire à compléter. Tous les champs avec * sont obligatoires. 4. Navigation : accrocher votre contenu à une catégorie. 5. Visibilité : déterminer la visibilité adéquate 6. Enregistrer : sauvegarder votre contenu. Votre contenu est tributaire du workflow (chemin de validation) et de vos droits. Tant que le site n’est pas en ligne, il n’y a pas de workflow l’état de vos contenus sera de type « publié » . Lorsque le nouveau site sera en ligne, il faudra respecter les étapes suivantes du cycle de validation 1. Créer votre contenu « état Brouillon » 2. Soumettre votre contenu au(x) valideur(s) « état Soumis » 3. le(s) valideurs valide(nt) « état publié » visible sur le site 4. Si le valideur rejette le contenu, le contenu revient à l’état brouillon 5. Quand le Workflow sera opérationnel, si vous souhaitez retravailler un contenu déjà publié, il sera impératif de réaliser une copie de travail afin de recommencer le cycle de validation, tout en ne modifiant pas le contenu qui est déjà en ligne. Ne pas oublier de raccrocher votre contenu à une catégorie ou à une sous-catégorie « visible » , si vous souhaitez que celui-ci soit visible par tous. Il faut impérativement nommer votre page de la même façon que votre catégorie pour que cette page soit visible!!! Respecter également la casse. 47

Espace de gestion de contenu : fonctions Ensemble de propriétés internes à JCMS décrivant le contenu 48

1. Le contenu page Sélectionner 49

1. Le contenu page 1. Étape : rédaction du contenu de votre page * Zone obligatoire à compléter 2. Étape : classer votre page dans une ou plusieurs catégories 3. Étape : respecter les règles de visibilité comme expliquer au niveau des catégories = même principe Editeur de texte riche WYSIWIG «what you see is what you get» Encodage texte libre Règle de formatage WIKI 3. Etape : Enregistrer Enregistrement des données Recharger la page 50

Contenu page : remarque • Le contenu page a plusieurs fonctions : – Soit pour mettre du contenu ; – Soit pour être utilisé par les services administratifs pour générer leur page d’accueil service. Attention, les services médicaux doivent impérativement utiliser le contenu cadre médical pour intégrer leur page d’accueil; 51

Contenu page : recommandations • Champ "Titre " bref et chargé de sens est à privilégier (6 mots — 40 ou 60 caractères). Attention : pour que la page s'affiche, le contenu du champ titre doit correspondre Attention exactement avec l'intitulé de la catégorie ou de la sous-catégorie à laquelle la page sera accrochée. Ce champ est obligatoire. • Champ "Texte riche" C'est ici que se retrouvera le contenu principal de la page. Le champ "Texte riche" s'utilise de la même manière qu'un traitement de texte. On peut entre autres y : – Insérer du texte ; – Introduire des images (attention à la taille des images, voir ci-dessus) ; – Créer des liens (lorsqu’on insère un lien vers un site externe ou vers un document (ex. PDF), il est recommandé de l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre) ; – Insérer des tableaux. Attention : ne pas dépasser la largeur de 720 pixels (ex. lors de l’insertion d’un tableau Attention dans la page etc. ). Ce champ est obligatoire. 52

Contenu page : recommandations (suite) • Champ "Contacts" Indiquer ici les coordonnées (nom, prénom, email, téléphone, adresse, …) du rédacteur, du chef de service ou de toute autre personne de contact ayant un droit de regard sur la page publiée. On peut créer des liens sur le nom et/ou l'email de la personne-contact. Idéalement, et pour harmoniser la présentation des noms de personnes dans le site, on veillera à toujours inscrire le nom en majuscules et le prénom en minuscules. • Navigation Cocher ici la branche de navigation à laquelle le contenu se raccroche. Attention : certaines catégories, comme "publications utiles pour vos patients", sont communes à plusieurs services. Chaque service autorisé peut y accrocher des contenus mais la page d’accueil « publications utiles pour vos patients » est gérée par le service communication. 53

2. Le contenu document (Word-Excel…) Sélectionner Remarque générale : au niveau de la formalisation des documents, utiliser les consignes de la Charte graphique. 54

2. Le contenu document (Word-Excel…) 3. Respecter les règles de visibilité comme expliquer au niveau des catégories = même principe 1. Sauvegarde de votre fichier sur le disque dur 2. Charger votre fichier dans JCMS Si « oui » , enregistre chaque fois qu’un contenu est visualisé. Permet de réaliser des statistiques de visualisation d’un contenu. A ne pas utiliser pour l'instant Si « oui » , les fichiers téléchargés sont décompressés. 55

Procédure pour modifier le contenu d’un document

Pour déposer une nouvelle version de votre fichier 57

3. Cadre médical (réservé aux services de type médical) Sélectionner Les contenus encodés à l'aide de ce type sont destinés à figurer sur la page d’accueil des services médicaux. Remarque : un seul contenu de type « cadre médical » par service Le service communication a déjà crée ce type de contenu, il suffit de le remettre à jour!!! 58

3. Cadre médical Utiliser l'intitulé du service. Celui-ci doit correspondre exactement avec l'intitulé de la catégorie-mère du service pour que le contenu puisse apparaître Recherche du membre Si le nombre de médecins est >3 Attention : un seul cadre médical par service 59

Cadre médical Si > à 3 Si rien n'est encodé, ce champ n'apparaît pas Navigation Cocher ici la branche de navigation à laquelle le contenu se raccroche. Il doit y avoir un seul contenu de ce type par service, il doit être raccroché à la racine de l’arborescence du service. Dans l’exemple ci-dessous, « Equipe nutrionnelle pluridisciplinaire » doit être sélectionné. Visibilité 60

Cadre médical Enregistrement des données Recharger la page 61

4. Contacts du service Sélectionner Remarque : un seul contenu de type « contacts du service » par service Le service communication a déjà crée ce type de contenu, il suffit de le remettre à jour!!! 62

Contacts du service 1. *Compléter les champs obligatoires Respecter le formatage Utiliser l'intitulé du service. Celui-ci doit correspondre exactement avec l'intitulé de la catégorie-mère du service pour que le contenu puisse apparaître. Respecter le formatage D'autres intitulés peuvent néanmoins remplacer cet intitulé, exemple "Responsable", "Coordinateur", etc. Titre éventuel+Prénom+NOM Le numéro peut être modifié en fonction des besoins spécifiques. Si vous n'encodez pas de numéro, la notion rendez-vous disparaît. Prénom+NOM 2. La photo doit être au préalable être téléchargée via la procédure document. Taille préconisée : 80 *110 en pixels 63

4. Contacts de service Accrocher à la même catégorie que celle à laquelle vous avez accroché votre contenu cadre médical = catégorie portant la dénomination du service. Visibilité 64

Rappel : les pages d'accueil des services A. Service médical = cadre médical+ contacts du service B. Service administratif = page + contacts du service 65

A. cadre médical A A. Contenu service : Type cadre médical B. Photo C. Contacts B C D B + C: Type de contenu Contacts du service D. Prend les sections de la structure sous le service en question. Gestion par le service 66

B. cadre administratif : A A. Contenu service : B. type page B. Photo B Contenu libre = page C. Contacts Droits de consultation à appliquer (population globale) C D B + C: Type de contenu Contacts du service D. Prend les sections de la structure sous le service en question. Gestion par le service 67

5. Texte de mise en évidence A titre indicatif. C’est le service communication qui s’en charge. Permet de mettre en évidence une partie du contenu dans une petite boîte 68

6. Actualité de service : remarques Attention : il faut différencier la notion d’actualité. 1. Le rédacteur gère l’actualité de service 2. Le service Communication se charge de l’actualité qui apparaît dans la page d’accueil de l’intranet. 69

Actualité de service 70

Actualité page d'accueil générale 71

Actualité de service : remarques • Pour ce type de contenu, le rédacteur a le choix entre plusieurs possibilités : a) b) • soit il introduit uniquement un résumé de l'actualité ; soit il introduit un résumé + une description complète de l'actualité à laquelle les utilisateurs auront accès via un lien "+ d'infos" ; c) soit il introduit un résumé + un lien externe renvoyant, via "+ d'infos", vers le site de l'actualité en question ; d) soit il introduit un résumé + un lien interne renvoyant, via "+ d'infos", vers une autre page du site. Les actualités seront triées automatiquement par date lors de l’affichage. 10 actualités maximum sont visibles. Attention si une actualité est « passée » , elle reste visible !!! 72

6. Actualité de service 1. Étape : Sélectionner 2. Étape : Ajouter 73

Actualité 2. Étape : compléter Un titre bref et chargé de sens est à privilégier (6 mots — 40 ou 60 caractères). Ce champ est obligatoire. Attention : ne pas dépasser la largeur de 480 pixels. (ex. lors de l’insertion d’un tableau etc. ) 3. Étape : respecter les règles de visibilité comme expliquer au niveau des catégories = même principe 74

a) Un résumé de l'actualité en front office 75

a) Un résumé de l'actualité en back- office 7. Étape : respecter les règles de visibilité comme expliquer au niveau des catégories = même principe 2. Un titre bref et chargé de sens est à privilégier (6 mots — 40 ou 60 caractères). Ce champ est obligatoire. 3. 4. . 6. 76

b) un résumé + une description complète de l'actualité en front-office Clic 77

b) un résumé + une description complète de l'actualité en back-office 1. respecter les règles de visibilité comme expliquer au niveau des catégories = même principe 78

c) Un résumé + un lien externe renvoyant, via "+ d'infos", vers le site de l'actualité en question en front office 79

c) Un résumé + un lien externe renvoyant, via "+ d'infos", vers le site de l'actualité en question en back office Procédure identique au point a + 80

d) un résumé + un lien interne renvoyant, via "+ d'infos", vers une autre page du site en front-office Clic Exemple 81

d) un résumé + un lien interne renvoyant, via "+ d'infos", vers une autre page du site en back-office Procédure identique au point a + Editer une publication Ajouter = mêmes ceux des autres rédacteurs Choisir une publication Mot clé Il est possible de trier par titre, date, …et de réaliser une recherche sur un mot clé 82

7. Calendrier : remarques Le rédacteur peut poster des évènements de calendrier sur la page d'accueil. Les procédures sont identiques à celles pour publier des actualités sauf qu’il y a une zone supplémentaire : la date de fin 83

Calendrier 84

Calendrier • Pour ce type de contenu, le rédacteur a le choix entre plusieurs possibilités : – soit il introduit uniquement un résumé de l'événement ; – soit il introduit un résumé + une description complète de l'événement, à laquelle les utilisateurs auront accès via un lien "+ d'infos" ; – soit il introduit un résumé + un lien externe renvoyant, via "+ d'infos", vers le site de l'événement en question ; – soit il introduit un résumé + un lien interne renvoyant, via "+ d'infos", vers une page dédiée à l'événement. • Les événements calendrier seront triés automatiquement par date lors de l’affichage. 85

Calendrier 1. Étape : sélectionner calendrier 2. Étape : cliquer 86

Calendrier (a) Attention : quand les Workflows existeront, l’évènement d’agenda sera soumis au service communication. Un titre bref et chargé de sens est à privilégier (6 mots — 40 ou 60 caractères). Ce champ est obligatoire. Obligatoires!!! 87

Calendrier (b) Obligatoire Facultatif 88

Calendrier (c) obligatoire Facultatif Obligatoire 89

Image Télécharger un document 90

Insertion d’une image dans un contenu type page. a) l’image existe dans l’explorateur de Media 1 2. Clic 3. Clic Rappel : le nom de la page doit être raccroché à une catégorie visible et il faut que le nom de la page respecte cette dénomination et respecter la casse. Attention : si et seulement si c’est cette page qui doit s’ouvrir quand l’utilisateur clique sur la catégorie… 91

Insertion d’images En back-office En front-office 92

Insertion d’image b) l’image n’existe pas dans l’explorateur de Media. L’utilisateur peut « ajouter » , une image qui est sauvée sur son PC. 93

Télécharger une image dans l’explorateur de média= même technique dans Hardcore = media library Créer un contenu de type document pour télécharger votre image. Au préalable, votre image est sauvée sur votre pc… 2. Obligatoire 1. Cf. dia suivante Charger l’image qui a été sauvée sur votre pc ou autre support Pour éviter que l’utilisateur doive décompresser 94

Image : « catégoriser » obligatoire N’oubliez pas de télécharger !!! 95

8. Formulaires • • Pour créer un formulaire : utilisez Word ; Sélectionnez la barre d’outils « formulaire » ; Créez votre formulaire; Introduisez l’adresse à laquelle le formulaire doit être transmis; • Transférez votre formulaire « préparé » à Madame Leclair : +32 4 3667450 nleclair@chu. ulg. ac. be 96

9. Galerie photos A titre indicatif : type de contenu coordonné par le service communication. 97

Fonctionnalités avancées • Le WYSIWYG • LE WIKI 98

Les fonctionnalités du WYSIWYG A. Niveaux de titre : style prédéfini pour le titre 1, titre 2 B. Insertion d’un lien au sein du contenu : 2 types 1. lien vers une autre publication (= contenu JCMS du site) la publication doit être créée au préalable Pas de lien vers une catégorie mais toujours vers un contenu 2. lien vers une autre page web Toujours cocher « Ouvrir dans une nouvelle fenêtre » : undefined (_blank) page 99

Les fonctionnalités du WYSIWYG C. Insertion d’une ancre : lien(s) à l’intérieur d’une page Procédure : 1. placer l’ancre à l’endroit désiré et lui attribuer un nom (même procédure en Word) 2. sélectionner l’item devant renvoyer à l’ancre et cliquer sur l’icône d’insertion d’un lien interne dans JCMS . Lorsque vous visualisez la liste des contenus, sélectionner le contenu sur lequel vous trouvez (et qui est d’ailleurs marqué d’un cadenas) De retour sur votre formulaire d’édition, sélectionner à nouveau l’item devant renvoyer à l’ancre. Vous verrez alors que l’icône d’insertion des liens externes se met cette fois en évidence. Cliquer dessus et dans le lien URL, vous devriez voir : cms/nom de votre page. A la fin de ce groupe, il suffit d’insérer #nom de l’ancre pour que votre ancre s’insère bien. page 100

Les fonctionnalités du WYSIWYG D. Insertion d’une image : 1. Insérer l’image via 2. Une fois l’image insérée via le media browser, la sélectionner en cliquant dessus En flottement à gauche ou en flottement à droite permet d’écrire du texte à côté de l’image sans avoir besoin d’un tableau page 101

Règles de formatage WIKI 1 1 Wiki mise en forme simple, technique utilisée page IMAGE sur plusieurs sites internets connus. Exemple sur MSN *bonjour* bonjour 102

Les icônes de JCMS

Principales icônes JCMS Icônes d’accès aux espaces JCMS Espaces de Travail Donne accès à la liste des Espaces de travail pour lesquels le membre connecté a les droits. Affiche la page d'accueil du site. 104

Principales icônes JCMS Icônes de la barre d’outils Permet de s'authentifier (ou pour l’Administrateur, de s’authentifier sous un autre nom à partir de la liste des membres). Permet de se déconnecter de l'application. Affiche/masque les icônes d’édition dans les portlets et les icônes d'ajout dans la skin des portlets Affiche le contenu du panier Une aide en ligne est disponible/indisponible pour cette fonction. 105

Principales icônes JCMS Icônes d’Espace de travail = 1 seul espace de travail Menu déroulant = plusieurs espaces de travail Tous mes espaces de Travail Exemple : 106

Principales icônes JCMS Icônes d’édition Supprime le contenu sélectionné Choisir dans une liste Efface le contenu d’un champ Déplace une ligne vers le haut ou vers le bas dans un tableau + Ajoute une ligne dans un tableau Enlève une ligne dans un tableau 107

Principales icônes JCMS Icônes d’édition Affiche l'arborescence des répertoires afin de choisir un fichier Permet de sélectionner et télécharger un document Permet de choisir une image existante, de changer la version ou de sélectionner une image à laquelle ont été affectées des catégories et des droits en consultation. Permet d'accéder à l'explorateur de media pour déposer un nouveau fichier media. . Permet de télécharger un fichier media (ou une image uniquement) existant ou de sélectionner un document auquel ont été affectées, le cas échéant, des catégories et des droits en consultation. Affiche le calendrier pour le choix d'une date. 108

Principales icônes JCMS Icônes d’édition Informations pour la saisie pouvant être personnalisées (Champ Description). Permet de naviguer avec Web. DAV dans l'arborescence des catégories qui contiennent les documents qui sont sur le serveur. Uniquement si le membre a les droits d'accès à Web. DAV. Référence un objet (publication, catégorie, membre. . . ) dans le panier. Remarque : Pour le rafraîchissement du panier, ne pas oublier d'effectuer le paramétrage suivant dans Internet Explorer : - dans Outils/Options Internet – Onglet Général/Fichiers internet temporaires [paramètres], cocher "A chaque visite de la page". 109

Principales icônes JCMS Icônes d’édition Affiche la publication en contexte dans le site/dans l'Espace de travail Indique l'accès est protégé. La liste des groupes ayant les droits est affichée dans la bulle d'aide contextuelle à l'icône (en glissant la souris sur l'icône). Un cadenas en face du titre indique qu'un autre membre travaille sur cette publication. Son nom est indiqué dans la bulle d'aide contextuelle à l'icône. Icônes caractérisant le type de fichier (image, document Excel. . . ). La présence d'une de ces icônes concerne uniquement les contenus de type Document chargés dans un champ de type Document d'un autre contenu. 110

Principales icônes JCMS Icônes d’édition Duplique le contenu ou la catégorie (un nouvel item préfixé "Copie de" est ajouté dans la liste). Affiche les versions du contenu et leur état dans le workflow. Si le contenu est lié à un workflow, les icônes suivantes sont disponibles : Remplace le contenu par la copie de travail. Crée une copie de travail du contenu. Archive la publication. 111

Principales icônes JCMS Icônes d’édition Indique qu'un mail peut être envoyé au membre. Affiche la liste des types de contenus, portlets. . . et permet d'en sélectionner un. Ajoute un élément (membre, contenu. . . ) éventuellement du même type. Edite un élément 112

Principales icônes JCMS Icônes dans un Workflow(chemin de validation) Affiche l'écran de l'onglet Workflow du contenu pour passer le contenu à l'état suivant. Cette icône, à côté du nom de l'état, indique qu'un workflow express a été défini pour cet état. Cette icône, à côté du nom de l'état, indique qu'un rappel a été défini pour cet état. 113

Editeur de texte riche WYSIWIG: Icônes d’édition Cet éditeur permet de créer des contenus au format HTML Coupe, copie, colle la sélection icônes d’édition Permet de coller comme du texte. Permet de coller depuis Word Annule/répète la dernière action 114

Editeur de texte riche WYSIWIG: Icônes de liens Insère un lien vers un contenu (sélectionné au sein d’une liste de contenus) -soit à partir d'une chaîne de caractères sélectionnée, -soit, si aucune sélection n'est faite, avec le nom du contenu comme texte de lien. Insère un lien vers l'URL saisie. Au préalable, sélectionner le(s) mot(s) devant pointer vers l’URL pour que l’icône soit active, cliquer sur l’icône et saisir les champs ci-dessous : Permet de naviguer Ne pas prendre en compte Détruit le lien sur lequel est positionné le curseur. Insère ou modifie un ancre (liens internes à une même page). Sélectionner un texte, cliquer sur l’icône de création d'ancre et donner un nom à celle-ci. 115

Editeur de texte riche WYSIWIG: Explorateur Média Permet d'accéder à l'explorateur de media pour déposer un nouveau fichier media (image, vidéo, fichier audio ou flash). Insère ou modifie une image. Lien vers l’explorateur de media Quand l’utilisateur pointera sur l’image, l’équivalent textuel apparaîtra. 116

Editeur de texte riche WYSIWIG: Insertion un caractère spécial . Permet d’insérer un espace non-sécable. Activer la correction orthographique. Affiche la fenêtre Chercher/Remplacer. Afficher le code source HTML. Prévisualisation du contenu. Aide 117

Editeur de texte riche WYSIWIG: Icônes de format Met la chaîne de caractères sélectionnée en gras, italique, souligné et barré. Affiche en index ou en exposant. Supprimer le formatage. Insérer une règle horizontale ordinaire. Aligne le paragraphe : centré, justifié, à gauche, à droite. Crée une liste à puces. Crée une liste numérotée. Augmenter/Diminuer le retrait du paragraphe à gauche/à droite. Zone de style Liste de styles prédéfinis de paragraphes. Permet d'affecter un style à un paragraphe. Police Liste de polices. Taille de la police choisie. Choix de la couleur du texte sélectionné. Choix de la couleur de fond du texte sélectionné. 118

Editeur de texte riche WYSIWIG: Icônes tableau Insérer / Modifier un tableau et compléter les caractéristiques du tableau. Propriétés des rangées. Propriétés des cellules. Scinder les cellules. Fusionner les cellules. Insère une rangée avant / après. Efface la rangée. Insère une colonne avant / après. Efface la colonne. 119

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Glossaire : • Glossaire 121

Rappels 122

Rappels • • • Le workflow : un modèle de workflow définit le cycle de vie (circuit de validation) des contenus. L'espace de travail : est un espace réservé permettant à ses membres de publier un contenu (rédaction), de le modifier et de le rattacher à l’arborescence en fonction de leur droit. Les différents types de contenu : » » » » Page Document Cadre médical Contacts service Texte de mise en évidence Actualité Calendrier Galerie de photo 123

Rappels (suite) • Un contenu doit être raccroché à un catégorie. Celle-ci est tributaire de sa visibilité (droits de consultations ou axe de visibilité) • Rôle des catégories – Classer les contenus dans différents plans de classement – Recher des contenus – Structurer les rubriques du site – Les catégories « menu » sont tributaires du paramétrage de la visibilité • Tout contenu doit être catégorisé • Les catégories sont hiérarchiques – Pas de doublon sur un même niveau 124

Rappels • Pour créer une catégorie : Se positionner dans son espace de travail A. Catégorie B. Navigation Clic 125