MMIK 2 06 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Drs

MMIK 2 - 06 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Drs. Mulyo Wiharto, MM, MHA

Langkah-langkah Pencatatan data (recording) Pengklasifikasian data (classificating) Penyusunan data (sorting) Perhitungan (calculating) Penyusunan laporan (summarizing) Penyimpanan (storing) Pencarian (retrieving) Komunikasi (communicating) Penggandaan (reproducing) Pendistribusian data (distributing)

Recording Proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir. Data dihimpun melalui formulir-formulir yang sudah dibuat sebelumnya, seperti formulir pasien baru Pencatatan data melalui komputerisasi dapat dilakukan dengan melakukan input data melalui aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan.

Recording Data yang telah didapatkan dikumpulkan dimasukkan oleh pemakai atau pengguna pada perangkat input(input device) Dengan metode tertentu data yang diinputkan diolah atau diproses oleh perangkat proses (process device) Selanjutnya dihasilkan informasi oleh perangkan keluaran (output device).

Classificating Setelah penghimpunan dan pencatatan data maka tahapan selanjutnya adalah pengklasifikasian data dengan memberikan identitas atau diklasifikasikan. Identifikasi tersebut dapat dilakukan untuk suatu kelompok atau beberapa kelompok dari data tersebut sehingga merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan

Sorting & Calculating Setelah data-data yang diolah diberikan identifikasi, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa (sorting), misalnya mengurutkan data berdasarkan kode klasifikasinya, berdasarkan nama, tanggal, dan lain sebagainya. Setelah sorting, maka data dihitung atau dikalkulasi seperti pelaksanaan perhitungan (calculating)

Summarizing & Storing Untuk melakukan analisis terhadap data sehingga dihasilkan informasi diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan atau penyusunan laporan (summarizing) sesuai dengan keinginan pemakai informasi Informasi yang dihasilkan disimpan (storing) ke dalam file untuk referensi yang akan datang. Media penyimpanan disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen atau di dunia maya.

Retrieving & Communicating Pencarian data dan informasi yang dihasilkan (retrieving) mudah dilakukan bila pengolahan data dan cara penyimpanannya menggunakan komputer. Dalam proses pengolahan data menjadi informasi sampai informasi tersebut dapat dipakai oleh user atau pengguna memerlukan komunikasi (communicating) sehingga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi.

Reproducing & Distributing Penggandaan (reproducing) berarti proses, cara, perbuatan menggandakan Penggandaan data berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak data sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan menggunakan mesin fotocopy, disk maupun magnetic tape.

Reproducing & Distributing Pendistribusian data dan informasi dapat dilakukan bila data dan informasi tersebut sudah digandakan bagi yang membutuhkannya. Penggandaan dapat dilakukan melalui media penyimpanan seperti CD, DVD, maupun melalui cetakan dan sebagainya. Hasil penggandaan data ini kemudian dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap data dan informasi tersebut sebagai penunjang pekerjaan.