Mlsttningen med automatisering kan vara en eller flera

Målsättningen med automatisering kan vara en eller flera av nedanstående punkter: • Ökad effektivitet • Frigjord till mer värdeskapande och givande arbetsuppgifter • Reducering av mänskliga fel • Standardisering av process • Snabbare ärendehantering Bättre resultat Processförståelse Processförbättring och justering Övervakning och utvärdering Processförbättring och standardisering Automatisering - Ökad effektivitet Robotic Process Automation Reducerade kostnader 2022 -01 -04 -

Tågordning 1) Identifiera process • Verksamhetsplan kan utnyttjas för att identifiera potentiella kandidater för automatisering • Är processen av rutinmässig karaktär utan behov av kreativitet? • Är processen regelstyrd? 2) Kontakta Lars-Åke & Rune för avstämning 3) Dokumentera process • Processbeskrivning – detta dokument 4) Kontakta Lars-Åke & Rune för genomgång 5) Lars-Åke eller Rune kontaktar utvecklare 6) Genomgång av process med utvecklare 2022 -01 -04

Vanliga fallgropar vid processbeskrivning Det är inte ovanligt att processbeskrivningarna behöver gå fram och tillbaka flera gånger mellan verksamhet och utvecklare innan beskrivningen är bra nog. Detta är inget konstigt utan snarare en naturlig del av arbetet. Men för att minimera antalet varv följer nedan några exempel på saker att ta hänsyn till när en process beskrivs: • Beskriv inte bara den vanligaste varianten av processen utan försök även få med alla undantag och avvikelser • Processbeskrivningarna blir i början ofta för generella och/eller för övergripande • Beskrivningarna innehåller otydliga instruktioner vilket gör att aktiviteter kan tolkas på flera olika sätt. • Dokumentationen ska beskriva den befintliga ”as-is”-processen, inte processen så som kartläggaren tror att roboten kommer arbeta. • Lätt att beskrivningen inledningsvis är gjord för personer som redan känner till processen och de system som används. Viktigt att beskriva processen så att någon utan förkunskap kan förstå. (Om inte utvecklaren kan utföra uppgiften manuellt utifrån beskrivningen kommer han/hon inte heller kunna lära roboten hur den ska utföra uppgiften) • T. ex. saknas steg som kartläggaren förutsätter att utvecklare redan besitter kunskaper om (t ex hur man loggar in i en applikation eller hur man sparar). • Normalt behöver inte filhantering i Utforskaren beskrivas visuellt utan kan med fördel beskrivas i ord som: ”Byt namn på fil till ABC”, ”Kopiera fil till XYZ” • Normalt behöver in skrivande/skickande av mail beskrivas visuellt utan kan med fördel beskrivas i ord. Prata med utvecklare om osäker. • Tänk på att roboten ofta ska ”rulla” året om så ta vid behov hänsyn till specifika verksamhetsdagar, helger, helgdagar, semesterperioder - och beskriv inte endast utifrån dagens datum. 2022 -01 -04

Markörer aktiviteter och affärsregler Markörer q Markörerna återfinns till vänster ’utanför’ sliden. Dra in dessa placera dem i rätt position. 1 q Ändra storlek på ”rutan” genom att endast markera ”rutan” och dra till önskad storlek. q Ändra position på ”siffran” genom att endast markera ”siffran” och använd pil-tangenterna eller musen för att flytta till önska plats. Aktiviter EXEMPEL 1) Sök på «användar-ID» . 2) Klicka på «Sök» . 3) Markera rad 4) Klicka på «OK» . 2 3 Varje markör representerar motsvarande aktivitet (siffra) i beskrivningen Aktiviteter & Affärsregler I rutorna till höger anges aktiviteter med eventuella tillhörande affärsregler. Aktiviteter är de moment roboten ska genomföra (skriva, läsa, klicka). Affärsregler är för att fånga upp eventuella avvikelser som roboten måste ta hänsyn till när den arbetar. T. ex. att roboten endast ska fylla i ett visst fält om det är den sista dagen i månaden. Affärsregeln ska ha samma nummer som den aktivitet regeln är kopplad till. Försök att inte ha fler än 7 -8 aktiviteter per skärmbild. Tips: Gruppera flera enkla inmatningsfält i samma aktivitet, eller skapa flera efterföljande beskrivningssidor för samma skärmbild 2022 -01 -04 Regler EXEMPEL 1) Om ingen rad finns så saknas användare och ärende ska skickas till manuellhantering

MALL N. M <Processteg> Aktiviter Processtegsnummer från den övergripande processkartan. Aktivitet: 1) … 2) … 3) … 4) … 5) … Beskrivande benämning av processteget Märk väl att varje moment i den övergripande processkartan ofta består av flera processteg/bilder i den detaljerade beskrivningen Regler Plocka skärmmarkörer från marginalen m. h. a. ”dra och släpp”. Ändra därefter storlek och etikettposition för bästa tydlighet. 1 2 3 4 5 2022 -01 -04 Vidtag åtgärder för att dölja känslig information så som exempelvis personnummer i era skärmbilder. Ta bort de eventuellt resterande markörer som inte används 1) … 2) …

0. 0 EXEMPEL Aktiviter 1 EXEMPEL 1) Sök på «användar-ID» . 2) Klicka på «Sök» . 3) Markera rad 4) Klicka på «OK» . 2 3 Regler 4 2022 -01 -04 EXEMPEL 3) Om ingen rad finns så saknas användare och ärende ska skickas till manuellhantering

Förvaltning Avdelning <XYZ> förvaltningsförkortning <Processens namn> Processbeskrivning 2022 -01 -04 Sida 7

Versionshantering Datum Författare Beskrivning Yyyy-mm-dd <namn> Första utkast Exempel - Kommenterad av utvecklare Exempel - Reviderad efter kommentarer från utvecklare Exempel - Reviderad efter samtal med utvecklare – klar för utveckling Exempel – Tillägg för hantering av extra ärendetyper – klar för vidareutveckling Exempel – Reviderad efter systemuppdatering – klar för utveckling 2022 -01 -04

Godkännande Roll Processägare Processbeskrivare Utvecklare 2022 -01 -04 Namn Datum för godkännande

Stakeholders och intressenter Roll Processägare (Teamleader) Processbeskrivare Superuser 1 Superuser 2 Utvecklare 2022 -01 -04 Namn Telefon E-mail

Processinformation Fyll i så mycket som möjligt Volymer Processinformation Övergripande beskrivning av processen Vinster med automatiseringen Antal ärenden i snitt vid normala volymer per timme/dag/vecka/månad/år <Beskriv med några meningar vad processen gör. > <Beskriv eventuella vinster vid automatisering. Ex ökad kvalitet, snabbare ärendebehandling, tidsvinster etc. > Antal ärenden vid volymtoppar per timme/dag/vecka/månad/år Antal minuter i snitt per ärende Volymförtydligande: Processflöde <Vid behov förtydliga ärendevolymen över året om ovanstående kvantifiering är för trubbig> Vad initierar processen: <Beskriv hur processen startar. T. ex: • Klockan 14: 00 varje dag körs rapporten X för att få alla fakturor som ska behandlas • eller… När ett mail med förfrågan inkommer till abc. def@ghi. kl • eller… När filen X med alla betalningar finns i katalogen \abcdefghikl> Vad är resultatet av processen: <Beskriv vad den önskade effekten av processen är. T. ex: • Alla fakturor ska vara kontrollerade i system X innan kl 06: 00 efter följande arbetsdag • eller… Avsändare ska fått svar på sin förfrågan inom X timmar • eller… Alla betalningar ska vara inlästa och fördelade i system X innan kl 17: 00> 2022 -01 -04 Arbetsrapport Hur ska utfört arbete avrapporteras (välj med kryss): [ ] Rapport per avslutat ärende [ ] Vid OK | [ ] Vid bruten regel | [ ] Vid tekniskt fel [ ] Rapport aggregerad per [ANGE PERIOD] [ ] Vid OK | [ ] Vid bruten regel | [ ] Vid tekniskt fel [ ] Ärenden som eventuellt inte hinner utföras inom [ANGE PERIOD] [ ] Meddela försening | [ ] Utförs istället av verksamheten [ ] Extra veckorapport [ ] Extra månadsrapport

Scoring Viktning 1 -10, där 10 visar den högsta positiva effekter. Exempel: Kunden får snabbare svar, mer information, upplever mindre fel etc Viktning 1 -10, där 10 ger den högsta positiva effekten. Ex: Eliminering av mänskliga fel ger stort värde, full spårning av alla handlingar i processen ger stort värde etc. Ökad Förbättrad Ökad medarbetarnöj Compliance/lä kundnöjdhet gre risk Viktning 1 -10, där 10 ger den högsta positiva effekten. Exempel: Anställd får färre tråkiga uppgifter, frigör tid för att fokusera på mer givande arbete 2022 -01 -04 Tänk på maximalt och minimalt. Beräkna medelvärdet. Lägg till andra ekonomiska besparingar som kan förväntas försvinna med automatisering. inklusive: - Operativ "riskbudget" - Passerat övertid (backlog mm) - Finansiella böter - Kostnad för kredit Tid spenderad Transaktioner Estimerad per process per månad avvikelse, (%) (min) (antal) Minuter. Försök att beräkna den genomsnittliga tiden per transaktion. OBS: Genomsnittet och inte bara de "enkla" fallen. % av fall som kan gå till manuell felbehandling, till exempel på grund av dålig eller saknad data, policyavvikelser etc. Övriga finansiella besparingar (SEK) Viktning 1 -10 där 10 är relativt få och enkla affärsregler. Komplexitet i Datakvalitet affärsstruktur/ regler Viktning 1 -10, där 10 representerar mycket bra inmatning. 10 betyder att vi tydligt kan definiera var roboten kommer att hämta data och den är i en digital och strukturerad form (fält i system, Excel etc. ). 1 betyder mycket dålig datakvalitet, t. ex. handstil, ostrukturerade e-post mm Viktning 1 -10, där 10 representerar en mycket hög grad av återanvändning. Det vill säga återanvändning av processteg som redan utvecklats i andra processer. Längd på process Återanvändning Viktning 1 -10 där 10 är relativt kort process i få applikationer.

Övergripande processflöde Håll flödet på en övergripande nivå som illustrerar ordning av huvudmomenten och eventuellt alternativa vägval Start 2. 1 Sök upp faktura 1. 1 Hämta data från rapport 2. 2 Kontoller leverantör EL Leverantör OK? NEJ P M XE E Förteckning över system System A 2022 -01 -04 System B System C 3. 1 Registrera avvikelse ärende JA 2. 3 Hämta faktura information 4. 1 Fyll i faktura belopp och kontaktperson Slut

Kritiska verksamhetsregler Regelnamn Steg Beskrivning av regler Rapportering EXEMPEL – Epost finns 2. 1 Om epost saknas eller är felformaterad så ska processen avbrytas Informera verksamheten om ordernummer där epost saknas EXEMPEL – Bankgiro stämmer ej med org. nummer 3. 3 Om bankgironummer inte stämmer överens med bankgiro nummer för organisationen hos bankgirot. se notera detta på ärendet men gå vidare i processen Meddela verksamheten om leverantörsnummer som behöver manuell uppföljning 2022 -01 -04

Förvaltning Avdelning Detaljerad Processbeskrivning 2022 -01 -04 Sida 15

N. M <Processteg> Aktiviter 1) … 2) … 3) … 4) … 5) … Regler Aktivitet n) … 1 2 3 4 5 2022 -01 -04

N. M <Processteg> Aktiviter 1) … 2) … 3) … 4) … 5) … Regler Aktivitet n) … 1 2 3 4 5 2022 -01 -04

N. M <Processteg> Aktiviter 1) … 2) … 3) … 4) … 5) … Regler Aktivitet n) … 1 2 3 4 5 2022 -01 -04

N. M <Processteg> Aktiviter 1) … 2) … 3) … 4) … 5) … Regler Aktivitet n) … 1 2 3 4 5 2022 -01 -04

N. M <Processteg> Aktiviter 1) … 2) … 3) … 4) … 5) … Regler Aktivitet n) … 1 2 3 4 5 2022 -01 -04

N. M <Processteg> Aktiviter 1) … 2) … 3) … 4) … 5) … Regler Aktivitet n) … 1 2 3 4 5 2022 -01 -04