Mitarbeiterbefragung MAB Strategische Personalentwicklung Steffen Schwind Die Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragung (MAB) Strategische Personalentwicklung Steffen Schwind

Die Mitarbeiterbefragung (MAB) Instrument der strategischen Personalentwicklung MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 2 Agenda Mitarbeiterbefragung

Die MAB als Anstoß für Veränderungen: MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] „Ich weiß nicht, ob es besser wird, wenn es anders wird. Aber es muss anders werden, wenn es besser werden soll. “ [Fazit] Georg Christoph Lichtenberg Page 3

Die Mitarbeiterbefragung interviewt … MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] – Mitarbeiter – unter Verwendung einer bestimmten sozialwissenschaftlichen Datenerhebungsmethodik – systematisch – nach ihren Meinungen und Einstellungen – zu Themen verschiedener Art, die bedeutsam für das Erreichen der Ziele des Unternehmens sind – mit der Absicht, die Daten personenübergreifend zu Statistiken bzw. zu Trendaussagen zu verdichten – und damit das Erreichen dieser Ziele zu unterstützen. Page 4

Die MAB bietet … MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] – Tiefe Einblicke ins Unternehmen – Kennenlernen der Mitarbeiter-Meinungen – Tatsächliche Schwachstellen werden sichtbar [Durchführung] – Wirkungsvolle Ansätze für Verbesserungen [Fazit] – Einbindung der Mitarbeiter Page 5

Entwicklung Anzahl „Erstbefragungen“ (Hossiep, 2007) MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 6

Ziele der MAB: MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] – Prozesse verbessern – (z. B. betreffend Information, Material, Zusammenarbeit) – Ursachen für nichteffiziente Prozesse finden [Durchführung] – Verbesserungspotentiale aufzeigen [Fazit] – Mitarbeiter in Verbesserungsprozesse einbinden – Kommunikation verbessern – Kommunikation zwischen Unternehmen (FK) und Mitarbeiter steigern – den Mitarbeiter ernst nehmen Page 7

Ziele der MAB: MAB – Führung verbessern [Einführung] – Mitarbeitermotivation durch bessere Führung erhöhen [Ziele] – Spiegel für die Führungsmannschaft schaffen [Ablauf] – Fremdbild / Selbstbild abgleichen [Fragebogen] – Aufzeigen von Stärken und Schwächen [Durchführung] – Mitarbeiterpotentiale heben [Fazit] – Mitarbeiter halten / binden Produktiver Umgang mit den Ergebnissen und Ableitung von konkreten Maßnahmen Page 8

Kernbereiche: MAB – Tätigkeit / Arbeitsorganisation [Einführung] – Arbeitsbedingungen [Ziele] – Entgelt und Sozialleistungen [Ablauf] – Kommunikation / Information [Fragebogen] – Zusammenarbeit [Durchführung] – Weiterbildung / Entwicklungsmöglichkeiten [Fazit] – Vorgesetztenverhalten / Beziehung zum Vorgesetzten – etc. Page 9

Praxis Design & Positionierung MAB Planung & Vorbereitung Evaluation [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] Umsetzung & Vermarktung [Durchführung] [Fazit] Schritte einer MAB Reaktionsplanung Rückspiegelung & Diskussion Page 10 Umfrage & Datenanalyse Präsentation & Interpretation Allgemeine Handlungsfelder

Nutzen: MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 11

Kosten: MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 12

Vorbereitung und Durchführung: MAB –. . . irgendeinen Fragebogen. . . [Einführung] –. . . irgendwie verteilen. . . [Ziele] –. . . und irgendwie hinterher auswerten. . . ? ? ? [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Der Teilabschnitt „Vorbereitung und Durchführung“ der Mitarbeiterbefragung wird am meisten unterschätzt!!! WICHTIG: frühzeitige und sorgfältige Planung der Mitarbeiterbefragung!!! Page 13

Fragebogen: MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] „Wenn Du eine weise Antwort verlangst, musst Du vernünftig fragen. “ [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 14 J. W. von Goethe (1749 – 1832)

Fragebogen: MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] Nach der Grundsatzentscheidung „was“ und „wie“ ist der erste wichtige Umsetzungsschritt den Fragebogen zu entwickeln („von hinten her“). Die Qualität des Fragebogens hat entscheidenden Einfluss darauf, ob: [Fazit] – die Aufmerksamkeit auf die richtigen Themen gelenkt wird und – sich aus der Befragung sinnvolle Folgemaßnahmen ableiten lassen Page 15

MAB Der Fragebogen und seine Items sind Dreh- und Angelpunkt einer Mitarbeiterbefragung [Einführung] [Ziele] • ITEMS = Fragen stellen, Antworten erwarten [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] • offene ITEMS = der Befragte wird motiviert seine Antworten „frei und mit eigenen Worten“ zu formulieren • geschlossene ITEMS = begrenztes Kontingent an Antwortmöglichkeiten Gruppierung in Themenblöcke / Dimensionen Page 16

Dimensionen: MAB Alle Items, die alle mehr oder weniger das Gleiche messen, werden [Einführung] zu einem Index verdichtet. [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 17 Beispiel: Das Thema „Direkter Vorgesetzter“: Kompetenz des Vorgesetzten Feedback durch den Vorgesetzten Zufriedenheit mit dem Vorgesetzten

MAB Items: Zulässige Antworten Likert-Items [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] 1 2 3 4 5 [Durchführung] [Fazit] ich stimme nicht zu ich stimme eher nicht zu ich stimme teilweise zu Mögliche Fragen: - „Meine Tätigkeit ist interessant“ - „Mein Vorgesetzter ist fachlich kompetent“ Page 18 ich stimme eher zu ich stimme zu

Unipolare Items: MAB „Wie fachlich kompetent ist Ihr Vorgesetzter? “ [Einführung] [Ziele] [Ablauf] zuverlässig [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] 0 1 2 nicht zuverlässig Page 19 3 4 5 6 7 8 9 10 sehr zuverlässig

Praxis Offene Items: MAB [Einführung] Der Befragte kann seine Antwort selbständig formulieren: [Ziele] [Ablauf] - seltene Verwendung [Fragebogen] [Durchführung] - Es besteht die Gefahr, dass bei der Überarbeitung der Sinn verloren geht [Fazit] - Gefährdung der Anonymitätswahrung Page 20

Itemtypen und Funktionen MAB [Einführung] 1. Meßitems → Hier werden Meinungen und Einstellungen „wissenschaftlich“ gemessen (Halbtagsarbeit) 2. Transportitems → Diese Items dienen der Platzierung bestimmter Themen im Unternehmen (Profit-Center) 3. Aktionsitems → Dienen dazu, Befragte in Folgeprozesse einzubinden (Produktivität) [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 21

Praxis Die „ 10 Gebote“ der Itemformulierung MAB [Einführung] 1. Du sollst einfache, eindeutige Begriffe verwenden; die von allen Befragten in gleicher Weise verstanden werden. 2. Du sollst lange und komplexe Fragen vermeiden. 3. Du sollst hypothetische Fragen vermeiden. 4. Du sollst doppelte Stimuli und Verneinungen vermeiden. 5. Du sollst Unterstellungen und suggestive Fragen vermeiden. [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 22

Die „ 10 Gebote“ der Itemformulierung MAB 6. Du sollst Fragen vermeiden, die auf Informationen abzielen, über die viele Befragte mutmaßlich nicht verfügen. 7. Du sollst Fragen mit eindeutigem zeitlichen Bezug verwenden. 8. Du sollst Antwortkategorien verwenden, die erschöpfend und überschneidungsfrei sind. 9. Du sollst sicherstellen, dass der Kontext einer Frage sich nicht auf deren Beantwortung auswirkt 10. Du sollst unklare Begriffe definieren. [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 23

Marketing für Befragung MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] – Sicherstellung einer guten Rücklaufquote durch Ankündigung und Beschreibung der Befragung (keine kommentarlose Verteilung), z. B. durch [Durchführung] – Rundschreiben [Fazit] – Betriebsversammlungen – Info-Veranstaltungen Page 24

Laufzeit 2 -3 Wochen MAB [Ziele] – Terminierung der Fragebogenrückgabe (realistisch 2 -3, aber höchstens 4 Wochen) [Ablauf] – Kurze Erinnerung vor Deadline an alle Mitarbeiter [Fragebogen] – Keine Gewährung einer Nachfrist zur Abgabe [Einführung] [Durchführung] [Fazit] Page 25

- Anonymität MAB – Rahmenbedingung [Einführung] – Es kann eine höhere Rücklaufquote gesichert werden [Ziele] – Vorbeugung von ängstlichen Spekulationen [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] - Rücklaufquote - Größe und Struktur des Unternehmens sind ausschlaggebend - Faustregel: ca. 70 % in KMU ist zufriedenstellend Page 26

Kommunikation MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 27 – Im Vorfeld und im Nachhinein der Mitarbeiterbefragung muss dem Thema „Kommunikation“ große Bedeutung zugeteilt werden! – Nur bei hohem Kommunikationsgrad kann ein Erfolg einer solchen Befragung erwartet werden!

Wichtig: Einbindung aller Beteiligten! MAB [Einführung] • Unternehmensleitung [Ziele] • Betriebsrat [Ablauf] • Führungskräfte [Fragebogen] • Mitarbeiter [Durchführung] • evtl. Datenschutzbeauftragte [Fazit] Betroffene ……. Page 28

MAB [Einführung] [Ziele] Wo Informationen fehlen, wachsen Gerüchte. “ [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 29 Alberto Moravia (1907 – 1990)

Wozu dienen Workshops bei der Mitarbeiterbefragung? MAB [Einführung] Die Ergebnisse werden durch qualifizierte Zusatzinformationen weiter interpretiert. [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] Haben die Funktion, die Mitarbeiter zum Abgleich ihrer Sichtweisen zu bringen. [Fazit] Die wirksamste Form der Rückmeldung der Ergebnisse. Keine Zufriedenheitsdiskussionen, sondern Wecken des Willens zum Handeln. Page 30

… und nach der MAB? MAB [Einführung] [Ziele] [Ablauf] [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] Page 31

Planung der Aktionen MAB [Einführung] = anspruchsvollster Teil der Nachfolgeprozesse der Mitarbeiterbefragung Aktionen sollten auf mindestens 3 Ebenen konzipiert werden: [Ziele] [Ablauf] – Globale Aktionen (Formulierung f. gesamtes Unternehmen) [Fragebogen] [Durchführung] [Fazit] – Bereichsaktionen (Formulierung f. Geschäftsbereiche, mittlere Führungskräfte) – Lokale Aktionen (Formulierung f. Arbeitsgruppen, Teams) Evaluierung der Maßnahmen (Qualitätssicherung) Page 32

Erfolgsfaktoren / Fazit MAB (1) Klare Zielsetzung [Einführung] (2) Mitarbeiter frühzeitig einbinden [Ziele] (3) Umfassende Transparenz [Ablauf] [Fragebogen] (4) Fundierte Kenntnisse d. Umfrageforschung / Externe [Durchführung] (5) Datenschutz und Anonymität [Fazit] (6) Umfassende Präsentation der Ergebnisse (7) Mitarbeiter bei Maßnahmenumsetzung einbinden (8) Einplanung der Maßnahmenfinanzierung (9) Erfolgskontrolle Wichtiges Instrument der Strategischen PE / OE Page 33

Vielen Dank! Page 34