Mit tapahtuu Pivi LitmanenPeitsala Mit miss milloin ja

Mitä tapahtuu? Päivi Litmanen-Peitsala

Mitä, missä, milloin ja muuta tärkeää n Suunnittelutyön vaiheistus ja vastuut q q Sisältösuunnittelu – ohjelma ja juoni, Tekninen suunnittelu -> vaikutukset budjettiin § Paikan vaatimukset § Ohjelman vaatimukset § Viranomaisvaatimukset Tapahtuma-aikaisen toiminnan suunnittelu Palautteen ja arvioinnin suunnittelu Päivi Litmanen-Peitsala, 2011.

Tapahtumatoiminnalla on historiansa n n n n Sukujuhlat Seurojen ja yhdistysten viralliset tilaisuudet Yhdistysten iltamat, varojen keruu Urheilukilpailut, teatteri, näyttelyt Uskonnolliset juhlat Mielenosoitukset Konsertit, kesätapahtumat Teknobileet, abiristeilyt, ostosmatkat……. Päivi Litmanen-Peitsala, 2011.

Kylvetäänkö vai ostetaanko valmista? n Mikä tapahtuma? q q q q Aihe – ajankohdasta, juhlavuodesta tms. riippuvainen Tapahtuman luonne – vapaasti päätettävissä vai annettu Tapahtuman kohderyhmä – tiedossa vai löydettävä Tavoite – mikä tapahtuman jälkeen muuttunut Ajankohta – kertaluonteisuus vai toistuvuus Tekijät – projektiorganisaatio vai yhteistyöryhmä Resurssit – henkilö, raha, ym Päivi Litmanen-Peitsala, 2011.

Tapahtuman järjestäjä n Mikä on tapahtuman järjestäjä? q q q Onko jo olemassa – pitääkö rekisteröidä Muodostetaanko ryhmä – ketkä mukaan, mitkä panostukset ja vastuut Kuka vastuullinen, kuka apuna Millaiset henkilö-, paikka-, kuljetus-, ohjelma ym. resurssit Mikä resurssi puuttuu: vrt. verottaja ja juridiikka, turvallisuus, rakentaminen ja tekniikka tms. Päivi Litmanen-Peitsala, 2011.

Rahoitus q q q q Alustava budjetti – mitä ennen tapahtumaa, mitä tapahtuman aikana Verovelvollisuus Tarvitaanko rahoittaja, onko sponsoreita Miten hoidetaan markkinointi Minkälaisia apurahoja ym. olemassa Onko varainkäytölle esteitä: yhdistyksen säännöt, apurahan kohde, nimenkirjoittajan uupuminen, yhteisen tilin puute Miten kirjanpito Millainen riski on hallittavissa Päivi Litmanen-Peitsala, 2011.

Kohderyhmä n n Onko kiinnostunut ryhmä tiedossa Kuinka sen tavoittaa - mediakustannukset Mitä ryhmän muut kiinnostuksen kohteet vaikuttavat esim. yhteistyökumppaneiden, paikan, ajankohdan tai oheisohjelman valintaan Mitkä asiat kilpailevat kohderyhmän mielenkiinnosta Päivi Litmanen-Peitsala, 2011.

Ajoitus n n Mikä aikataulu? Minkä verran valmisteluaikaa tarvitaan? Mikä viimeinen ajankohta/vaihe, jolloin tapahtuma vielä voidaan perua Kenen muun aikataulu tulee ottaa huomioon? n n n Muut toimijat Tilojen käyttö, joukkoliikenteen aikataulut ym. Kohderyhmän ohjema, koulun lukuvuodet, talvilomat, ym. Valmiiden tiedotuskanavien rytmi Tapahtumaperinteet, esim. Helsinki-päivä, äitienpäivä, laskiainen Vuodenaikojen rajoitukset, esim. saderiski Päivi Litmanen-Peitsala, 2011.

Luvat, sopimukset, vastuut n n n n n Vrt. Helsingin ohjeita tapahtumajärjestäjälle Maanomistaja, myyntiluvat, arpajaisluvat Poliisi, palokunta ja pelastussuunnitelma Järjestysmiehet ja ensiapu Liikenne- ja pysäköintijärjestelyt Teosto, Kopiosto Vakuutukset Jätehuolto Vartiointi Päivi Litmanen-Peitsala, 2011.

Kulttuuritpahtuman tuottaminen sivusto Lisätietoja esim. Idea, Tuottaja, Rahoitus, Tekijät, Aikataulu, Projektiorganisaatio, Sisällön suunnittelu, Toimintasuunnitelma, Markkinointi, Tiedotussuunnitelma, Taloussuunnitelma, Turvallisuusja pelastussuunnitelma, Toteutus, Viranomaisluvat, ym. lyhyesti + työkaluja esim. rahoituksen suunnitteluun Kulttuuritapahtuman tuottaminen (Kansalaisfoorumi: http: //www. kansalaisfoorumi. fi/sivu. php? artikkeli_id=138) Päivi Litmanen-Peitsala, 2011.

Kirjallisuutta n n n Backstage pass, toim. Katri Halonen ja Juhani Lassila, Sibelius-Akatemian koulutuskeskuksen julkaisusarja 3, 2000 Hytti, Jukka: Teatterituottajan opas, LIKE 2005 Iiskola-Kesonen: Mitä, miksi kuinka? Käsikirja tapahtumajärjestäjille, SLU-julkaisusarja 10/2004 Kauhanen, Juhani – Juurakko, Arto – Kauhanen Ville: Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus, WSOY 2002 Manninen Kirsti: Ihanat iltamat, Otava 1984 Onnistuneet sukujuhlat, toim. Eine Kuismin, Sukuseurojen keskusliitto SSK ry ja BTJ Kirjastopalvelu 2005 OHJEISTUSTA NETISSÄ: n Pohjanmaan tapahtumajärjestäjän opas: http: //www. etelapohjanmaa. fi/kulttuuri/documents/tapopas. pdf n Kulttuuritapahtuman tuottaminen (Kansalaisfoorumi: http: //www. kansalaisfoorumi. fi/kulttuuritapahtuman-tuottaminen. html) n Kongressisuunnittelun opas http: //www. fcb. fi/User. Files/fcb/File/pdf/Kongressisuunnittelu_opas. pdf Helsingin ohjeita tapahtumajärjestäjille http: //www. hel. fi/wps/portal/Talousjasuunnittelukeskus/Elinkeinopalvelu/Artikkeli? WCM_GLOBAL_CONT EXT=/taske/fi/Elinkeinopalvelu/Tapahtumakaupunki/Ohjeita+tapahtumanj_rjest_j_lle n Päivi Litmanen-Peitsala, 2011.