MISE EN UVRE DE LENTRETIEN PROFESSIONNEL RUNION DINFORMATION

MISE EN ŒUVRE DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL RÉUNION D’INFORMATION

SOMMAIRE 1 • Introduction : le contexte de mise en place 2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 3 • Les enjeux managériaux liés à l’entretien professionnel 4 • Témoignages et retours d’expérience 5 • L’accompagnement du CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 2

1 • Introduction : le contexte de mise en place 2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 3 • Les enjeux managériaux liés à l’entretien professionnel 4 • Témoignages et retours d’expérience 5 • L’accompagnement du CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 3

1 • Introduction : le contexte de mise en place L’entretien professionnel • Une pratique devenue courante dans le secteur privé : 75 % des entreprises européennes // 85 % des entreprises françaises • Qui s’applique progressivement dans la Fonction Publique depuis 2002 : Août 2009 2007 2002 L’entretien associé à la notation dans la FPE Expérimentation de l’entretien à la place de la notation dans la FPE CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Début de l’expérimentation dans la FPT Janvier 2015 Janvier 2016 Mise en œuvre de l’entretien Abrogation définitive de la notation 4

1 • Introduction : le contexte de mise en place • Le management est une dynamique en continu • L’évaluation est un processus au long cours • L’étape de l’entretien est un moment privilégié - - - CYCLE FONCTIONNEL ANNUEL - - - Entretien professionnel CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 5

1 • Introduction : le contexte de mise en place CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 6

MISE EN ŒUVRE DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL 1 2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 3 4 5 CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 7

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Avant le décret : l’expérimentation v Loi de mobilité du 3 août 2009 : Substitution de la notation par l’évaluation à titre expérimental v L’expérimentation en Haute Garonne Sur 693 collectivités ayant au moins 1 agent 53 ont mis en place l’entretien professionnel CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 8

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Le dispositif v Remplace définitivement la notation : Ø à partir du 1 er janvier 2015 v S’applique obligatoirement aux agents titulaires (hors stagiaires) v Pour les contractuels CDI : évaluation tous les 3 ans (décret 88 -145 du 15/02/1988) Janvier 2014 Année 2014 CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Janvier 2015 Année 2015 Janvier 2016 9

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Evaluateur = Supérieur hiérarchique direct • L’autorité territoriale détient le pouvoir hiérarchique. • Mais il n’est pas forcément le N+1 : Risque d’annulation par voie de recours pour excès de pouvoir, incompétence et irrégularité de la procédure (Conseil d’Etat du 6 -12 -2006 n° 287453). CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 10

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Evaluateur = Supérieur hiérarchique direct • Définition du N+1 direct : v Le N+1 est celui qui organise et contrôle le travail (Circulaire d’application du 6 août 2010) v La fonction de N+1 est indépendante du grade : un agent peut être sous l’autorité d’un agent de catégorie ou grade inférieur (CE 11 -12 -1996, CAA de Bordeaux du 20 -11 -2003) Fiche de Organigramme postes jurisprudence, le N+1 s’apprécie • Pour la au regard de plusieurs indices : Organigramme, fiche de poste, grade, prime, etc. CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Prime Détermination juridique du N+1 11

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Le cas de l’intercommunalité Même grade pour plusieurs employeurs Plusieurs grades pour un ou plusieurs employeurs CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI § Chaque N+1 évalue séparément § Transmission à l’autorité territoriale de la collectivité principale § Evaluation différente pour chaque grade § Procédure habituelle 12

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Modalités d’organisation de l’entretien professionnel 1. Convocation de l’agent par le N+1 direct 8 jours au moins avant la date d’entretien 2. Transmission de la fiche de poste et du support d’entretien professionnel servant de base au compte rendu avec la convocation 3. Déroulement de l’Entretien professionnel CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 13

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires L’entretien professionnel porte principalement sur : v Les résultats professionnels obtenus v La détermination des objectifs de l’année à venir v La manière de servir v Les acquis de l’expérience v Les capacités d’encadrement (le cas échéant) v Les besoins de formation v Les perspectives d’évolution professionnelle CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 14

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires • 2 types d’entretiens en 1 : évaluation et accompagnement • Il comporte donc 2 phases complémentaires et interactives : 1 § Les résultats professionnels § La manière de servir § Les capacités d'encadrement (le cas échéant) Evaluer la Valeur professionnelle § Les objectifs assignés pour l'année à venir 2 § Les acquis de l'expérience professionnelle § Les besoins de formation § Les perspectives d'évolution (carrière, mobilité) CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Former et Accompagner la carrière 15

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Evaluation 1 Objectifs Accompagnement N+1 Résultats Evolution professionnels N 2 professionnelle Carrière -1 Entretien professionnel Besoins de formations Manière de servir Encadrement Fonction sup Expertise CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Acquis de l'expérience 16

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires • Les critères sont fixés : d’appréciation de la valeur professionnelle v Selon la nature des tâches confiées v Selon le niveau de responsabilité Après avis du CT • Ils portent principalement sur : § § Les résultats professionnels / objectifs N-1 Les compétences professionnelles et techniques La qualités relationnelles Les capacités d'encadrement, d’expertise ou à Valeur professionnelle exercer des fonctions d’un niveau supérieur CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 17

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Compte rendu = Document support de l’évaluation • L’entretien professionnel donne lieu à un compte rendu : 1. établi et signé par le supérieur hiérarchique direct 2. visé par l’autorité territoriale • L’entretien devient le support d’appréciation de la valeur professionnelle pour : v l’avancement d’échelon à la durée minimale v l’avancement de grade v la promotion interne CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 18

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Impacts de l’entretien professionnel Avancement d’échelon : • • Ancienneté Valeur professionnelle Promotion interne : • • Acquis de l’expérience professionnelle Valeur professionnelle Inscription au tableau d’avancement de grade : • • Modulation du régime indemnitaire : Parcours de formation et accompagnement à la carrière : • • • Suivi des besoins de formation Suivi des souhaits d’évolution CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Prise en compte de l’évaluation et des propositions motivées du chef de service Prise en compte de l’ancienneté dans le grade en cas de mérite égal • • • Le compte rendu aide à la décision Répartition de l’enveloppe budgétaire allouée Part variable de la PFR (et future IFSE) 19

2 • Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Convocation par le N+1 J-8 Entretien J Notification à l’agent Signature de l’agent J+15 Signature de l’autorité territoriale Compte rendu versé au dossier de l’agent Si Refus de présentation : +15 +30 Temps 1 : informer l’agent des conséquences Temps 2 : possibilité de sanction disciplinaire CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Demande de révision adressée à l’autorité territoriale Réponse de l’autorité T (absence de réponse vaut rejet après 2 mois) Saisine CAP en cas de non satisfaction de la réponse de l’autorité T. 20

1 2 3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel 4 5 CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 21

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel La fonction GRH de l’entretien professionnel Gestion de la collaboration S'exprimer sur l'équipe S'exprimer sur sa hiérarchie Instaurer une relation de confiance Gestion de la motivation Reconnaître les efforts Evoquer les difficultés Proposer des objectifs CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Gestion de l'efficacité Contrôler les tâches Contrôler les objectifs Evaluer l'investissement Gestion de la compétence Adaptation au poste Conditions de travail Besoins de formation Individuel Collectif 22

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Objectif de pilotage de l’activité : • Coordonner les objectifs : pour harmoniser les contributions des agents. • Mesurer objectivement les compétences : pour les adapter aux besoins de la collectivité Objectif de gestion des ressources humaines : • Développer la motivation et la coopération au travail : l’entretien est un espace d’échange qui offre l’opportunité de prendre en compte les attentes professionnelles des agents : § § § Attente de retour Besoin de reconnaissance Besoin relationnel Besoin d’équité de traitement Besoin de réalisation de soi CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 23

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Finalité de la mise en place des entretiens professionnels 1 Poste 1 2 Formation Relations 4 3 Activité Carrière Motivation Service v. Assurer la cohérence de l’adéquation de la personne au poste de travail v. Optimiser le plan de formation individuel et collectif 2 v. Améliorer ou garantir la qualité des relations hiérarchiques v. Permettre une meilleure structuration de l’activité collective 3 v. Piloter la rémunération, la carrière et l’évolution professionnelle des agents v. Développer la motivation des agents : reconnaissance et implication 4 v. L’amélioration de l’efficacité globale et du service rendu CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 24

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Facteurs de réussite • Le bon déroulement de la démarche d’entretien exige une organisation structurée : v Un organigramme cohérent v Des objectifs ciblés v Des fiches de poste actualisées v Des critères adaptés aux situations professionnelles CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 25

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Planification de mise en place de la démarche d’entretien Définition organigramme Création actualisation fiches de poste Information des cadres évaluateurs Formation des évaluateurs Réunion de déclinaison des objectifs Entretiens des cadres Carrière Information des agents Formation des agents Agenda des dates d’entretien Entretiens des agents Plan de formation Campagne d’entretien Dossier agent Outils Communication Formation Avril mai Mai juin Juin oct Planning CT Sept oct CT Nov déc CT 2016 Année 2015 CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 26

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Méthodologie de la mise en place Processus hiérarchique Cadrage du projet Pilotage Adhésion Groupe de travail Processus participatif CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 27

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Définition des objectifs v Adaptés à la fonction et au poste v En nombre limité : 3 à 5 par agent v À portée collective § Du service § De la collectivité ou de l’établissement v À portée individuelle § Mission ou projet exceptionnel § Adaptation à de nouveaux outils § Progression de compétences CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 1 Stratégie Générale 2 Objectifs par service 3 Objectifs opérationnels individuels et collectifs Plan de mandat 28

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Déclinaison hiérarchique des objectifs Déploiement de la stratégie générale en objectifs opérationnels Autorité Maire Plan de mandat Stratégie générale Objectifs collectifs des Secrétaire services DGS CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Objectifs d’équipe individuels de son service Chef Agents Objectifs opérationnels 29

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel La nature des critères d’appréciation Les critères d’appréciation de la valeur professionnelle doivent être : v Fonction de la nature des tâches et du niveau de responsabilité. v Enoncés de façon claire, précise et objective Ces critères portent sur : v Les compétences professionnelles et techniques v Les qualités relationnelles v La capacité d'encadrement ou d'expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau supérieur CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 30

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Quels critères d’évaluation utiliser ? Adapter la grille de critères au niveau de responsabilité : § Par grade : A – B – C § Par niveau de responsabilité Exemple : 1(direction) – 2 (responsable) – 3 (chef) – 4 (opérationnel) Pour les compétences professionnelles et techniques : § Utiliser la fiche de poste comme support Pour les qualités et compétences relationnelles : § Définitions précises : éviter le risque d’arbitraire et de subjectivité CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 31

Précis Objectif Qualités observables en lien avec la fonction Politesse Ponctualité Sens de l’écoute En lien avec le poste ou les fonctions Port de l’EPI Maitrise de Word Aptitude à reformuler Respect des consignes Discrétion professionnelle Expression orale/écrite Relationnel avec les usagers Vérification de son travail Capacité à travailler en équipe Sens de l’économie Gestion des situations de stress Résolution de problèmes Qualités et compétences relationnelles Compétences professionnelles et techniques Intérêt porté à son travail Participer à l’ambiance Faire face à la réalité Eviter les formulations ambiguës et les qualifications floues CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Agir avec courage Intégrité Faire preuve d’initiative Esprit constructif Autonomie Rigueur Subjectif Flou Apporter une définition appropriée au contenu du poste/fonction 32

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Conditions de légalité des critères d’évaluation des comportements ou qualités relationnelles : § Concerner des compétences ou des objectifs § Être en lien avec le travail à accomplir et non relatifs à la personnalité ou aux traits de caractère. § Être précisément définis et illustrés par des exemples, pour comprendre sur quoi la qualité est évaluée. CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 33

3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Utiliser la fiche de poste comme support CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 34

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3 • Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Utiliser des critères d’évaluation clairement définis CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 37

Critères d'évaluation Connaissance de son travail : capacité à assurer techniquement les tâches/missions demandées sur la fiche de poste (polyvalence) Supérieur aux attentes Satisfaisant A améliorer Travaille de façon autonome, polyvalent sur son domaine (maitrise son environnement professionnel, capable de transmettre son savoir) A rarement besoin de consignes complémentaires, apte à la polyvalence A besoin de consignes complémentaires et d'assistance ponctuelle. Peu polyvalent Fait des erreurs minimes, prévient sa hiérarchie et propose des solutions Fait fréquemment des Produit un travail qu'il erreurs et exige une faut contrôler surveillance régulièrement permanente Retard exceptionnel (1 ou 2 fois par an) et assiduité globalement constante Parfois en retard (1 ou 2 fois par mois), se disperse assez régulièrement Fiabilité et qualité de son travail : Travaille sans erreur conformité des dossiers traités Gestion du temps (organisation, ponctualité, assiduité) Toujours ponctuel et assidu, anticipe et planifie la charge de travail CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Insatisfaisant Besoin permanent d'assistance Souvent en retard (1 ou 2 fois par semaine), très dispersé et peu concentré sur son travail 38

Critères d'évaluation Supérieur aux attentes Respect des consignes et/ou directives : ordre d'exécution, règlement intérieur, hygiène/sécurité, etc. Applique et respecte totalement les consignes, agit de façon préventive auprès de son entourage Respect des obligations statutaires du fonctionnaire : devoir de réserve. . . Prise d'initiative Satisfaisant Applique et respecte les consignes A améliorer Respecte les consignes les plus importantes, en ignore certaines Insatisfaisant Ne respecte pas les consignes (A faire évoluer selon les obligations retenues) Prend de bonnes initiatives CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Prend des intitiatives et fait des propositions à sa hiérarchie ou ses collègues Prend peu d'initiatives, émet rarement des propositions Ne prend jamais d'initiative (en reste strictement aux consignes émanant directement de son supérieur), ne fait aucune proposition 39

Critères d'évaluation Supérieur aux attentes Satisfaisant A améliorer Insatisfaisant Adaptabilité et disponibilité : accepter les changements et assurer la continuité du service Elément moteur au sein du service, toujours disponible Entretien et développement des compétences En veille professionnelle constante, se forme régulièrement, développe son employabilité En veille professionnelle ponctuelle, se forme comme il convient pour être adapté à son poste/sa fonction En veille professionnelle sur Reste sur ses demande, s'en tient acquis, refuse de se former aux formations obligatoires Fait son maximum de façon très consciencieuse Fournit des efforts réguliers en prenant en compte la finalité de son travail Fait le minimum de ce qui lui est demandé et semble indifférent à la finalité de son travail Souci d'efficacité et de résultat CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Va dans le sens des changements (planning, organisation) et se montre souvent disponible Accepte peu le changement (planning, organisation, etc), rarement disponible Refuse tout changement, n'est jamais disponible Ne se soucie pas de la qualité ou des répercussions de son travail 40

Critères d'évaluation Relation avec la hiérarchie : respecte la hiérarchie et les règles de courtoisie, rend compte de son activité Relation avec les collègues : écoute et prise en compte des autres, solidarité professionnelle, respecte ses collègues Relation avec le public: politesse, écoute, neutralité et équité Capacité à travailler en équipe : capacité à développer des relations positives et constructives, à faire circuler l'information Supérieur aux attentes Toujours respectueux, rend systématiquement compte de son activité et alerte à bon escient Grande faculté d'intégration et d'ouverture aux autres, développe ses relations professionnelles internes et externes Ouvert et bienveillant, assure un suivi constant des demandes dans une posture préventive Influence positive au sein de l'équipe, souci du partage de l'information CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI Satisfaisant A améliorer Insatisfaisant Respectueux, rend compte de son activité régulièrement Attitude Peu respectueux, irrespectueuse, ne rend compte de son rend pas compte de activité sur demande son activité Capacité d'intégration et d'ouverture aux autres Accepte avec difficulté les nouvelles relations de travail Accueillant et à l'écoute, présente une posture neutre et équitable Qualité d'accueil variable, peu paraître Désagréable et désagréable selon expéditif ses humeurs Facilite la cohésion de l'équipe Ne se préoccupe pas Parfois individualiste, de l'intérêt collectif, concentré sur ses fait passer en tâches et ses intérêts premier son intérêt particuliers particulier Refuse les nouvelles relations de travail (exclusif dans ses relations) 41

3 • Les enjeux managériaux et les leviers humains de l’entretien Equilibre pendant l’entretien Intérêts de la collectivité Intérêts de l'agent Objectifs opérationnels d'efficacité Objectifs de développement professionnel Exigence de fonctionnement de service public Employabilité Estime de soi CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 42

MISE EN ŒUVRE DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL 1 2 3 4 • Témoignages et retours d’expérience 5 CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 43

MISE EN ŒUVRE DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL 1 2 3 4 5 • L’accompagnement du CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 44

5 • L’accompagnement du CDG 31 • Des propositions d’organigrammes • Des propositions de grilles de critères • Une FAQ en ligne Disponibles à partir d’avril sur le site du CDG • Un contact mail unique à votre disposition : entretien. pro@cdg 31. fr • Un appui à la réalisation de vos fiches de poste • Tout autre accompagnement qui vous semblerait nécessaire (règlement de formation, régime indemnitaire…) CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 45

5 • L’accompagnement du CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 46

Merci de votre attention L’équipe du CDG 31 reste à votre disposition CDG 31 // PÔLE CONSEIL ET EMPLOI 47