Ministerio de Defensa Nacional Secretara General Direccin de

Ministerio de Defensa Nacional Secretaría General Dirección de Finanzas

ADMINISTRACION DE USUARIOS EN SIIF NACION II

AGENDA 1. OBJETIVO GENERAL 2. CONCEPTUALIZACION 3. CREACION DE CUENTA DE USUARIOS 4. MODIFICACION DE CUENTA DE USUARIO 5. INACTIVACION DE CUENTA DE USUARIO 6. ELIMINACION DE CUENTA DE USUARIO 7. ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE CUENTA DE USUARIO 8. PERFILES DE USUARIOS 9. MEDIDAS DE SEGURIDAD 10. INGRESO A SIIF NACION II

1. OBJETIVO GENERAL Dar a conocer los conceptos básicos y detallar los procedimientos de creación y administración de usuarios en el aplicativo SIIF Nación II.

2. CONCEPTUALIZACION • “Administración de Usuarios”: Es conjunto de procedimientos que permiten la creación, modificación o eliminación de cuentas vinculadas a cada uno de los usuarios que interactúan con el sistema. • “Cuenta de Usuario”: Conjunto de información de una persona usuaria del sistema la cual contiene sus datos personales, perfiles, restricciones, entidad a la que pertenece y las entidades desde donde puede realizar registros o consultas.

2. CONCEPTUALIZACION • “Perfil”: Es un conjunto de transacciones que permiten ejecutar un rol específico dentro del aplicativo según el tipo de usuario. • “Tipo de Usuario”: Es un conjunto de privilegios de acceso, consulta y registro de transacciones; En el SIIF Nación II existen dos; Directivo y Funcional. -“Directivo”: Usuario que requiere realizar gestión para más de una Unidad Ejecutora.

2. CONCEPTUALIZACION -“Funcional”: Usuario para el cual se limita el acceso al sistema y la gestión a un conjunto de entidades. • “PCI o Posición de Catálogo Institucional”: Es el código de la Unidad Ejecutora o de la Asignación Interna, según la codificación de entidades utilizada en la ley de presupuesto. • Código de Usuario (login): Conjunto de caracteres alfanuméricos que identifican de manera única una cuenta de usuario en el aplicativo SIIF Nación.

3. CREACION DE CUENTA DE USUARIOS • Verificación de aspectos técnicos. • Capacitación. • Diligenciamiento de formato de solicitud. • Registro de Solicitud en el Sistema. • Aprobación de Cuenta de Usuario.

3. 1. Diligenciamiento de Formato “Solicitud creación de usuario” • Es un procedimiento interno de la entidad, donde evalúan las funciones, competencias y perfiles que se requieran vincular al usuario. Ver

3. 1. 1 Documentación Requerida A. Formato “Solicitud de creación de usuario”. B. Fotocopia de cédula ampliada al 150%. C. Original de constancia Laboral (Contratistas Fotocopia de contrato con cláusula de confidencialidad). D. Formato certificación pública “Para perfiles que requieren token”. Ver

3. 2. Registro de Solicitudes en SIIF Nación II • Una vez allegada la documentación solicitada en el paso anterior, el perfil Registrador de cada entidad registra la solicitud de creación según los datos provistos en el formato a través de la siguiente Ruta: • SEG / Entidades y Usuarios / Tramite de privilegios / Solicitud de Administración de Usuarios UE.

3. 2. Registro de Solicitudes en SIIF Nación II • Ya creada la solicitud, el Registrador SIIF Entidad o funcionario encargado remite por correo tradicional, al área Administración de Usuarios - Grupo SIIF Edificio San Agustín, Carrera 8 No. 6 – 64, Octavo Piso; documentos soporte para la creación de usuario. • NOTA: Si no se envían los documentos soporte, pasados 2 días, después de registrada la solicitud; el “Autorizador SIIF Nación” RECHAZARA la solicitud y será necesario reiniciar el trámite.

3. 3. Aprobación de Solicitud • Una vez que el autorizador SIIF Nación reciba los documentos soporte, aprueba o rechaza solicitud. • Con la aprobación, automáticamente el sistema envía al correo del usuario, el código de usuario y contraseña de acceso. • Activación de cuenta de usuario.

4. MODIFICACION DE CUENTA DE USUARIO • Inactivar (bloquear) la cuenta de usuario. • Cambiar asignaciones internas del ámbito de acceso o directivo. • Cambio de fecha de expiración. • Perfil de usuario. • Modificar los datos propios de la cuenta de usuario tales como: nombre del usuario, dirección, email, entre otros.

4. 1. Ingreso de Solicitud de Modificación de cuenta de usuario • El Registrador SIIF Entidad registra la solicitud por la Ruta: • SEG / Entidades y Usuarios / Tramite de privilegios / Solicitud de Administración de Usuarios UE / Modificar. • El coordinador SIIF de la Entidad envía correo electrónico firmado digitalmente a la administración del SIIF con las cuentas a modificar. admsiif@minhacienda. gov. co. ver

4. 2. Cambio de contraseña No. Responsable Descripción 1 Usuario Envía correo electrónico solicitando el cambio de contraseña, indicando los datos relacionados a continuación de este procedimiento. 2 Operador Call Center Verifica que el usuario se encuentra activo en el aplicativo y la fecha de expiración de la cuenta de usuario no se haya cumplido. Si el usuario no cumple las condiciones anteriores informa vía email al usuario y cierra la solicitud. Operador Call Center Verifica datos del usuario: El email del que fue enviada la solicitud debe corresponder a uno de los email registrados en el aplicativo SIIF 2, al igual que los datos de número de documento de identidad y Nombres completos. Si hay inconsistencias en los datos, informa a quien envió el email que la solicitud no puede ser tramitada por inconsistencia de datos y cierra la solicitud. Si los datos son correctos, utiliza la herramienta para generar automáticamente contraseña aleatoria y envío al email del usuario. 3 4 Usuario recibe su nueva contraseña en el(los) correos registrados en el SIIF. Nota: La primera vez que ingrese al aplicativo cambiar la contraseña de acceso por una personalizada. IMPORTANTE: La contraseña tiene una vigencia máxima de un mes una vez ha sido asignada. Es Obligación del usuario cambiarla antes de que se venza ese plazo.

4. 2. 1. Envío correo de solicitud cambio de contraseña

5. INACTIVACION DE CUENTA DE USUARIO Automática: • Ingreso de clave errónea por más de 3 veces. • No utilización del sistema por más de 15 días. • Cumplimiento de la fecha de expiración. Manual: • Por solicitud de entidades judiciales o de control. • Por novedades de personal que impliquen una desvinculación temporal de la entidad. • Por solicitud del “Coordinador SIIF Entidad”.

6. ELIMINACION DE CUENTA DE USUARIO Una cuenta de usuario podrá ser eliminada cuando: • El usuario no ha utilizado el sistema por un tiempo mayor de 90 días. • Desaparezca la entidad del usuario. • El usuario obtenga licencia igual o superior a 3 meses. • El usuario cambie de funciones o se retire definitivamente de la entidad. • El “Coordinador SIIF Entidad” lo solicite.

7. ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE CUENTA DE USUARIO • Se debe mantener un archivo actualizado por cuenta de usuario. Por cada usuario se debe llevar un archivo organizado cronológicamente el cual debe contener la documentación inicial con la cual se hizo la apertura y cada uno de los registros o modificaciones que se realicen a la misma.

8. PERFILES DE USUARIO • Para ningún usuario se deberá registrar solicitudes que involucre al tiempo dos de los siguientes perfiles: • • Entidad - Gestión Presupuesto de gastos Entidad – Gestión Contable Entidad – Pagador Central Entidad – Pagador Regional

8. PERFILES DE USUARIO • Salvo justificación previa del ordenador del gasto o quien haga sus veces, una persona puede tener una de las siguientes combinaciones: • • • 1. Pagador Central - Beneficiario Cuenta 2. Pagador Regional - Beneficiario Cuenta 3. Pagador Central - Gestión PAC 4. Gestión Contable - Central de Cx. P 5. Gestión Presupuesto de gastos - Gestión PAC

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Parametrizador: • Usuario encargado de realizar la configuración inicial de los diferentes parámetros del sistema para que la entidad interactúe dentro del SIIF Nación II. • Este perfil requiere de Certificado digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Registrador Usuarios: • Es la persona responsable de llevar a cabo en el aplicativo SIIF Nación II la creación y administración de los usuarios, teniendo en cuanta los requisitos y procedimientos establecidos para tal fin por la Administración del Sistema. • Este perfil requiere de Certificado digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Consulta: • Permite examinar transaccionalmente o por reporte las operaciones económicas y financieras generadas en la entidades vinculadas a su ámbito directivo o de acceso. Este perfil está diseñado para ser empleado por funcionarios de las áreas de seguimiento y control. • No requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Consolidador Programación Presupuestal: • Este perfil corresponde al funcionario que en la entidad va a dar el visto bueno del anteproyecto de presupuesto para que éste sea tomado como oficial por parte de la Dirección General de Presupuesto Público Nacional. • Requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Programador Presupuestal: • Este perfil permite ejecutar las transacciones para la creación y/o modificación en el sistema de las versiones del anteproyecto de presupuesto de la entidad. • No requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Administrador Gestión Presupuestal: • Funcionario encargado de desagregar las apropiaciones de gastos de personal y generales, distribuirlas a nivel de subunidad y de dependencias de afectación de cada una de ellas y creación de terceros. • No requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Beneficiario Cuenta: • Permite garantizar que las cuentas bancarias creadas en cada Unidad Ejecutora estén acordes con la información remitida por el cuentahabiente beneficiario y da el visto bueno, para que sean tomadas en cuenta en el proceso de validación de cuentas CENIT del Banco de la República. • Requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Central de Cuentas por Pagar: • Funcionario encargado de recibir, revisar y radicar la documentación que presentan los proveedores cuando solicitan el pago originado por un compromiso presupuestal. • No requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Gestión Contable: • Funcionario encargado del registro de las obligaciones presupuestales, causación de deducciones y contabilización de los documentos que genera el proceso de ejecución de gastos y de ingresos. • Requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Gestión PAC: • Funcionario de los ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS encargado de realizar la distribución de PAC de rentas propias para cada una de los niveles de agrupación y vigencia PAC. • No requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Gestión Presupuesto Gastos: • Funcionario del área de presupuesto encargado crear las Solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Expedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, registrar los Compromisos y crear los terceros en el sistema. • Requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Pagador Central: • Funcionario encargado de realizar las parametrizaciones de Tesorería necesarias para los procesos de pagos, efectuar las distribuciones de cupo PAC a la Subunidades, Administrar el cupo PAC de las Subunidades, aprobar los cupos de giro, generar y/o autorizar las Ordenes de Pago, generar y pagar las ordenes Bancarias para cancelar la Ordenes de Pagos dispuestas para su pagaduría. • Requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Pagador Regional: • Funcionario (Tesoreros) encargado en las Subunidades de generar y autorizar las Ordenes de Pago que se deriven de la gestión presupuestal de Gastos y de Ingresos además, solicita ante la correspondiente Tesorería el cupo de giro necesario para el pago. • Requiere Certificado Digital.

8. PERFILES DE USUARIO ENTIDAD Consolidador Presupuestal : • Su tarea es consolidar en una sola versión todas las propuestas de programación de anteproyecto de presupuesto presentadas; Además es el responsable de realizar las modificaciones durante el ciclo de programación presupuestal. • Requiere Certificado Digital. NOTA: Este perfil solo se vincula a un usuario del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD CONDICIONES TÉCNICAS • Sistema Operativo: Windows XP y actualizado en parches. • Memoria RAM mínimo 1 GB recomendado 2 GB. • Navegador de Internet: Internet Explorer 7. 0 o sup. • Antivirus actualizado no mayor a 15 días. • Protector de pantalla, que se active a más tardar cada 5 minutos.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD CAPACITACION • Asignación de cuenta en el Sistema SIIF Nación, deben recibir previamente capacitación por parte “Grupo de Multiplicadores” de las Unidades Ejecturas o Dirección de Finanzas en aspectos funcionales (propios del perfil). PERFILES • Se deben asignar de acuerdo con las funciones que desempeñe el funcionario.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD RESTRICCIÓN DE USUARIOS • Revisar las transacciones a las cuales tienen acceso los usuarios y hacer las respectivas restricciones de acuerdo con las funciones que desempeña. NOVEDADES DE PERSONAL • Las Oficinas de Personal reportar a los Coordinadores SIIF novedades personal que hace uso del Sistema, con el fin de deshabilitar o eliminar los usuarios para que las cuentas no sean utilizadas por otros usuarios.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD TOKEN • Los token sean asignados a los funcionarios que lo requieren. Llevar el control para la reposición de los token que están próximos a su vencimiento. CLAVES • La Clave de Usuario debe ser entregada de manera segura la cual es de uso personal e intransferible. Los registros que se hagan a nombre de la cuenta de usuario, son responsabilidad del funcionario al que se le asignó.

INGRESO A SIIF NACION II

Dirección de Finanzas Ministerio de Defensa Nacional MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN “LIDERAZGO FINANCIERO PARA CONSOLIDAR LA DEFENSA ”

ENVIO DE CORREO FIRMADO DIGITALMENTE

• Entrar al correo electrónico, en este caso “Microsoft Outlook” > Herramientas > Opciones.

• En la pestaña de “Seguridad” marcar la opción “Agregar firma digital a los mensajes salientes”, Aplicar y Aceptar.

• Al dar enviar al correo, le pide certificado digital. la clave de Volver

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