Ministerio de Defensa Nacional Secretara General Direccin de

Ministerio de Defensa Nacional Secretaría General Dirección de Finanzas

PROCEDIMIENTO FINANCIERO EN EL SISTEMA SIIF NACIÓN ADQUISICIONES A TRAVES DE BOLSAS DE PRODUCTOS

Ministerio de Defensa Nacional AGENDA Dirección de Finanzas 1. OBJETIVO. 2. MARCO LEGAL 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS. 4. ASPECTOS A TENER EN CUENTA

OBJETIVO ILUSTRAR AL PERSONAL DE LAS AREAS FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS DE LAS UNIDADES EJECUTORAS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Y POLICIA NACIONAL SOBRE EL PROCEDIMIENTO QUE SE DEBE REALIZAR EN EL SISTEMA SIIF NACION PARA EFECTUAR ADQUISICIONES A TRAVES DE BOLSAS DE PRODUCTOS.

MARCO LEGAL • Ley 598 de 18 Julio/2000 “Por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones” y reglamentarios. • Ley 1150 del 16 -Jul/07 “Por medio de la cual se introducen medidas para la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”. • Decreto 111 del 15 -Ene/96 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto” y reglamentarios.

MARCO LEGAL • Decreto 3512 del 05 Dic/03 “Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones”. • Decreto 2789 del 31 -Ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”. • Decreto 4318 del 30 de Nov/06 “ Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación”. • Decreto 2474 del 7 -Jul/08 “Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y se dictan otras disposiciones”.

MARCO LEGAL • Resolución 005 de 2008 “Por la cual la Junta Directiva de la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la Bolsa Nacional Agropecuaria S. A, imparte instrucciones para la constitución de garantías por parte de las entidades públicas en el Mercado de Compras Públicas MCP de la BNA”. • Circular 259 Julio 24 de 2008 “Instructivo que contiene procedimiento para efectuar compras por Bolsa de Productos de conformidad con los artículos 29 y siguientes del Decreto 2464 de 2008 y con el fin de adelantar los procesos de adquisición de equipos de cómputo y adquisición de licencias antivirus con destino al Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras”.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Decreto 2474/08 SUBSECCIÓN II Bolsas de Productos Artículo 29 Régimen Aplicable “…el régimen aplicable para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos, será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de éstas. En este sentido, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones”.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Decreto 2474/08 SUBSECCIÓN II Bolsas de Productos Artículo 32 Disponibilidad Presupuestal “…las entidades deberán tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya a realizar la negociación…”.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Decreto 2474/08 SUBSECCIÓN II Bolsas de Productos Artículo 33 Inscripción en el SICE y Registro de Precios en el RUPR. “Los comisionistas de bolsas de productos que deseen actuar como tales por cuenta de entidades estatales, deberán registrarse previamente en el SICE, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 15 del Decreto 3512 de 2003. Así mismo, deberán registrar en el RUPR el valor estimado de la comisión que cobrarán por sus servicios…”.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Certificado de Disponibilidad Presupuestal 1. Expedición de un sólo CDP por Unidad Ejecutora. 2. El CDP debe contener códigos CUBS. 3. En el campo “objeto” del CDP se debe registrar “Que los bienes a adquirir contemplan las gastos inherentes a la prestación principal, de conformidad con lo dispuesto en la Ley del Presupuesto General de la Nación de la vigencia y artículo 32 del Decreto 2474 de 2008, para adquirir a través de bolsas de productos”.

Expedición CDP SIIF Nación

Expedición CDP con CUBS

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Carta de Intención Es el documento donde el Ordenador del Gasto manifiesta por escrito la intención de contratar a través de la Bolsa Nacional Agropecuaria BNA S. A la adquisición de bienes con características técnicas uniformes y de común utilización. En consecuencia, se solicita a la Bolsa Nacional Agropecuaria BNA S. A adelantar la selección del comisionista que represente al MDN y Policía en la negociación a realizarse en el Mercado de Compras Públicas de la BNA.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Continuación Carta de Intención Este documento debe contener, entre otros, los siguientes aspectos: 1. Relación detallada de las cantidades mínimas por Unidad Ejecutora. 2. El Presupuesto total para la adquisición (debe incluir el presupuesto para la adquisición, el valor de la comisión, registro operación en bolsa y asiento en cámara de riesgo central de contraparte e IVA). 3. Relación del CDP por Unidad Ejecutora. 4. Plazo del Contrato de Mandato.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Continuación Carta de Intención 5. El valor máximo de la Comisión a pagar es de 0. 9% Iva incluido, sobre el valor final de la negociación. 6. Forma de pago. 7. Información de los documentos que deben presentarse para el perfeccionamiento y legalización del contrato de mandato. • Información Comisionista, Proveedor (es), Bolsa Nacional Agropecuaria S. A y Cámara de Riesgo Central de Contraparte. 8. Sitios de entrega en cada uno de los almacenes.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Ficha Técnica de Negociación Es otro documento que se considera dentro del proceso y contendrá, entre otra, la siguiente información: 1. Nombre de la Entidad. 2. Generalidades de la Adquisición. 3. Presupuesto estimado. 4. Tiempo de ejecución del contrato de mandato. 5. Plazo de entrega de los bienes. 6. Obligaciones del proveedor. 7. Requisitos del proveedor. 8. Cantidad a comprar. 9. Forma de pago al proveedor. 10. Forma de Pago al comisionista.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Elección del Comisionista A través de un Boletín Informativo, la Bolsa Nacional Agropecuaria BNA S. A efectúa un “ANUNCIO PUBLICO DE SELECCIÓN DE COMISIONISTA DE ENTIDADES ESTATALES MERCADO DE COMPRAS PUBLICAS”. Objetivo: seleccionar la Firma Comisionista que representará al Ministerio de Defensa Nacional y la Policía Nacional en sus compras de productos de Mercado de Compras Públicas.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Contrato de Mandato Contrato que suscribe el Ministerio de Defensa Nacional y Policía Nacional con la Firma Comisionista seleccionada en donde se establecen, entre otros aspectos, los siguientes: 1. Objeto. 2. Plazo del Contrato del Mandato y Forma de pago. 3. Obligaciones del Comisionista y del Ministerio. 4. Garantía de cumplimiento. 5. Datos del Comisionista (Creación Beneficiario SIIF Nación).

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Expedición del Registro de Bienes y Servicios y del Compromiso del Contrato de Mandato Como se suscribe un sólo Contrato de Mandato, el Gerente y Comité Estructurador Económico deben elaborar un acto administrativo mediante el cual se dé a conocer a cada Unidad Ejecutora la participación que le corresponde por la comisión, con el fin de expedir tanto el registro de bienes y servicios y el registro del compromiso (Registro Presupuestal).

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Creación de los Beneficiarios Cuenta en SIIF Nación • Bolsa Nacional Agropecuaria S. A Nit 8600712509. • Cámara de Riesgo Central de Contraparte Nit 8300450954.

BENEFICIARIO

BENEFICIARIO

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Comisionista que representa al Ministerio de Defensa Nacional El día que el Comisionista va a rueda a adquirir los bienes, se realizará la puja con el fin de establecer las cantidades y precios finales, generándose el Comprobante de Operación de Mercado Abierto o “PAPELETA”.

Comisionista Comprador

Comisionista Vendedor

PROVEEDOR

BNA

COMISIONISTA

CAMARA DE RIESGO CENTRAL DE CONTRAPARTE

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS INFORMACIÓN PARA UNIDADES EJECUTORAS 1. Con el Comprobante de Operación de Mercado Abierto el Gerente y Comité Estructurador Económico deben elaborar un acto administrativo dando a conocer a las Unidades Ejecutoras el detalle de los códigos CUBS, Cantidades, Valores Unitarios y el IVA que le corresponde a cada una. 2. Los datos básicos del (o los) proveedor (es) con el fin de crearlo (s) en el sistema SIIF Nación. 3. Se establece que se realice el ajuste al registro del compromiso (Registro Presupuestal) así como, al registro de bienes y servicios del COMISIONISTA al valor real de la negociación.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Expedición del Registro de Bienes y Servicios y del Compromiso Sistema SIIF Nación Con la información suministrada por el Gerente y Comité Estructurador Económico (Acto administrativo) y Papeleta se elabora en el Sistema SIIF Nación: 1. Registros de Bienes y Servicios 2. • Bolsa Nacional Agropecuaria. • Cámara de Riesgo Central de Contraparte. • Proveedor (es). Compromiso (Registro Presupuestal) • Bolsa Nacional Agropecuaria. • Cámara de Riesgo Central de Contraparte. • Proveedor (es).

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Cumplimiento del Servicio y Obligación en el Sistema SIIF Nación Con la información suministrada por el Gerente y Comité Estructurador Económico (Acto administrativo) y Papeleta se elabora en el Sistema SIIF Nación: 1. Cumplimiento del Servicio y Obligaciones • Bolsa Nacional Agropecuaria. 100% • Cámara de Riesgo Central de Contraparte 100% Nota: Las Obligaciones se deben endosar al Nit de la Unidad Ejecutora.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Garantía en efectivo (asimilado a un Pago Anticipado) y Obligaciones Con la información suministrada por el Gerente y Comité Estructurador Económico (Acto Administrativo) y Papeleta se elabora en el Sistema SIIF Nación: 1. Obligaciones 1. Proveedor (es) 50% 2. Comisionista 50% Nota: los Documentos que deben tener en cuenta para la elaboración de la Obligación del Comisionista son: Acto Administrativo, Comprobante de Operación de Mercado Abierto, Factura (Comisionista), Certificación del representante legal de la firma comisionista o su revisor fiscal del cumplimiento del pago de aportes al sistema de seguridad social y demás aportes parafiscales. Las Obligaciones se deben endosar al Nit de la Unidad Ejecutora.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Entrada de los bienes a los almacenes Una vez se reciban los bienes en los almacenes se realiza la entrada y el supervisor delegado por Unidad Ejecutora certificará el recibo a satisfacción elaborándose en el sistema SIIF Nación: Entrada a Satisfacción de los Bienes por parte del Almacenista • Con cargo al Registro Presupuestal del proveedor.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Elaboración Obligación del saldo para el Proveedor Una vez se reciban los bienes por parte del almacenista se realiza la obligación del saldo para el proveedor. Nota: los Documentos que deben tener en cuenta para la elaboración de la Obligación son: *Factura por sitio de entrega, Entrada de los bienes, Certificación del supervisor delegado por Unidad Ejecutora del recibo a satisfacción * Se deben realizar las retenciones de ley de acuerdo a la factura. * La Obligaciones se deben endosar al Nit de la Unidad Ejecutora.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Cumplimiento del servicio del Comisionista para el pago del saldo Con la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato se elabora en el Sistema SIIF Nación: Cumplimiento del Servicio. • ¡ Comisionista (Con cargo al Registro Presupuestal del Comisionista).

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Elaboración Obligación del saldo para el Comisionista Una vez se certifique el cumplimiento del servicio se realiza la obligación del saldo para el comisionista. Nota: los Documentos que deben tener en cuenta para la elaboración de la Obligación son: *Factura del comisionista, Cumplimiento del servicio en SIIF Nación, Certificación del Supervisor Delegado por Unidad Ejecutora y Certificación del Cumplimiento a satisfacción expedida por el Supervisor del Contrato, Certificación del representante legal de la firma comisionista o su revisor fiscal del cumplimiento del pago de aportes al sistema de seguridad social y demás aportes parafiscales. * La Obligación se debe endosar al Nit de la Unidad Ejecutora.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Aspectos a tener en cuenta • Una vez se realice la negociación en rueda, la Unidad Ejecutora en Coordinación con el Gerente deben establecer una sola fecha de giro. • Programación de pagos de acorde con el PAC aprobado. • Un sólo CDP por Unidad Ejecutora. • Ministerio de Defensa otorgará garantía en efectivo (asimilado a un pago anticipado) a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte. • No aplicar retenciones a las obligaciones del comisionista, de la bolsa y de la cámara, se realizará un giro bruto. • El Ministerio de Defensa debe informar a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte como mínimo un día antes de la transferencia de los recursos y dando la instrucciones para los respectivos pagos a las demás instancias.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Aspectos a tener en cuenta • Como se va a realizar Garantía en Efectivo (asimilada a un pago anticipado) en las obligaciones se debe marcar “anticipo” en el Sistema SIIF Nación para las correspondientes al Proveedor y Comisionista y posteriormente, se realizarán los ajustes contables. • En el evento que se reconozcan rendimientos financieros por los recursos situados como Garantía en Efectivo (asimilada a un pago anticipado) a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte los mismos deben ser reintegrados a la DGCPTN. • Para todos los pagos se deben tener en cuenta los tiempos para la programación del cupo de giro y la fecha de pago que establece el SIIF Nación para NO incumplir algún pago, toda vez, que conllevaría multas para la entidad. • El Impuesto de Timbre que se genere por la suscripción del contrato de Mandato quedará en cabeza la Tesorería Principal.

ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Aspectos a tener en cuenta • El comisionista no podrá superar en la rueda de negociación el presupuesto asignado para cada Unidad Ejecutora ni combinar presupuestos de distintas Unidades Ejecutores.

Dirección de Finanzas Ministerio de Defensa Nacional “NUESTRO COMPROMISO ES GARANTIZAR LA EFICIENTE Y EFICAZ EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DEL SECTOR DEFENSA “