MINGGU 14 KOMUNIKASI BISNIS Pokok Bahasan Rapat Tujuan

MINGGU 14 KOMUNIKASI BISNIS Pokok Bahasan: Rapat Tujuan Instruksional Khusus: Mahasiswa mampu membuat perencanaan rapat Referensi: Dan B. Curtis dkk. , (1998), “Komunikasi Bisnis & Profesional”, Bandung: Remaja. Rosdakarya (Bab 7) Komunikasi Bisnis Minggu 14 Page 1

RAPAT: Sejumlah orang yang bertemu untuk melaksanakan bisnis EFEKTIVITAS Rapat menurut Kent Davis (1988): 1. Untuk memperoleh partisipasi & sambutan aktif 2. Sarana untuk memperoleh informasi & menghasilkan umpan balik 3. Memungkinkan untuk memberikan kontribusi secara pribadi dan menghasilkan perasaan persahabatan Komunikasi Bisnis Minggu 14 Page 2

16 MASALAH RAPAT YANG PALING UMUM 1. Tidak ada tujuan atau pokok agenda 2. Tidak ada orientasi sebelum rapat 3. Lambat memulai rapat 4. Persiapan yang buruk atau tidak cukup 5. Melepaskan masalah 6. Rapat yang terlalu lama 7. Tidak terorganisasi 8. Tidak menyakinkan 9. Kepemimpinan yang tidak efektif 10. Informasi yg didiskusikn tdk berhubungan 11. Membuang-buang waktu 12. Interupsi 13. Tidak efektif dalam membuat keputusan 14. Diskusi bertele-tele, berlebihan dan menyimpang 15. Para individu mendominasi diskusi 16. Komunikasi Tidak. Bisnis ada hasil atau tindak lanjut Minggu 14 Page 3

RAPAT DITIADAKAN, APABILA: 1. Manager memutuskan membuat keputusan sendiri 2. Manager mumutuskan memikul tanggung jawab atas kesalahan yang diperbuat 3. Dapat memperoleh informasi dengan cara lain. Komunikasi Bisnis Minggu 14 Page 4

MERENCANAKAN RAPAT, MELIPUTI: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Penjelasan tujuan Pengembangan agenda Pengaturan diskusi Pengalokasian waktu Persiapan lembar bahasan Penyiagaan anggota yang akan melapor Penyusunan ruangan Konsumsi untuk rapat Komunikasi Bisnis Minggu 14 Page 5

TUJUAN RAPAT 1. Pelatihan/ pendidikan peserta 2. Menyebarkan informasi 3. Memperoleh informasi 4. Memecahkan masalah 5. Membuat keputusan Komunikasi Bisnis Minggu 14 Page 6

Pengaturan agenda rapat yang ideal menurut Tropman dan Morning Star (1985), sebagai berikut: Komunikasi Bisnis Minggu 14 Page 7

MEMIMPIN ORANG Merupakan tugas pemimpin rapat agar peserta rapat dapat menjadi: 1. Pendorong 2. Penyeimbang 3. Pengkompromi 4. Penjaga gerbang Komunikasi Bisnis Minggu 14 Page 8

HAL-HAL YANG PERLU DIATUR DALAM RAPAT (ANTHONY JAY, 1976): 1. Mengendalikan keaktifan berbicara yang berlebihan 2. Mendesak orang yang pendiam untuk berbicara 3. Melindungi anggota baru/ junior 4. Mendorong pernyataan gagasan 5. Menekan kecenderungan mematikan gagasan 6. Meningkatkan jenjang senioritas 7. Menutup rapat dengan nada positif Komunikasi Bisnis Minggu 14 Page 9

v TINDAK LANJUT SETELAH RAPAT v Pengevaluasian rapat v Pendistribusian laporan Pelaporan dan rekomendasi kelompok TEKNIK PEMECAHAN MASALAH DALAM RAPAT 1. Kelompok dengungan (membentuk kelompok-kelompok kecil 2. Kelompok nominal (kelompok kecil yang diberi tugas untuk mengumpulkan gagasan-gagasan) 3. Metode Delphi (mengumpulkan penilaian dengan kuesioner yang dirancang secara sistematis) 4. Lingkaran kualitas (kelompok kecil yang secara rutin berdiskusi Komunikasi Bisnis Minggu 14 Page 10