Milj og samfunnsansvar Egnede rutiner Universitetet i Oslo

Miljø- og samfunnsansvar

Egnede rutiner Universitetet i Oslo – overordnet • Forankring i ledelsen – ref. prinsipper for anskaffelser • Kompetanse og kapasitetsutvikling – ekstern som er tilgjengelig gjennom etikkgruppa • • 23. 01. 2022 Oversikt over alle rammeavtaler Prioritering av avtaler som skal følges opp Oppfølging, rapportering og kontroll – inkludert i den ordinære kontrollrutiner Kontinuerlig forbedring – internt og eksternt 2

Forts. egnede rutiner Rutiner for SI - anskaffelsesprosess • Planlegging av en anskaffelsesprosess (identifisere risiko i bransjen ved bruk av bl. a. sjekklisten i KGV) • Proporsjonalitet (langvarige kontrakter – rammeavtaler/tjenestekontrakt) • Bistandsbehov - fra etikkgruppa ü Analysere og hente informasjon fra eksterne kilder bl. a. ITUC, IEH, FN, Danwatch, US Department of Labor, Transparancy Int. Norge, Oslo kommune etc. ü Relevante tiltak: leverandørdialog, samtale med bransjeforening, nettverkskunnskap, i. BOTT 23. 01. 2022 3

Forts. egnede rutiner • Konkurransegjennomføring • Stille relevante krav knyttet særlig til kvalifikasjonskrav og kontraktskrav samt velge hensiktsmessig oppfølgingsregimet • Kvalifikasjonsfasen: etterspørre tilstrekkelig dokumentasjon for å godtgjøre «walk the talk» for valgte leverandører, før meddelelse av kontrakten • ESPD skjema inkluderer ILO konvensjoner og valgte leverandør(er) skal levere signert skjema ved tildelingen om det kun er stilt krav om ILO. Dersom det kreves ytterligere etisk oppfølging derimot, skal dette redegjøres for i konkurransedokumentasjon og leverandøren(e) må dokumentere oppfyllelsen av krav i forkant av en eventuell tildeling 23. 01. 2022 4

Forts. egnede rutiner • Oppfølging av kontrakt • Basert på valgte kunngjorte krav og oppfølgingsregimet kan følgende verktøy brukes: egenerklæringsskjema, tredjepartsmonitorering, dokumentasjon av egen oppfølging i kjeden • Iverksette eventuelle tiltak og følge opp forbedringer • Utvalg av produkter og tema som skal følges opp basert bl. a. på risiko og hva som ellers følges opp Ø «Gammel» etisk handel: Hvor i leverandørkjeden er det størst risiko for etiske brudd? Ø Ny etisk handel: Hvor brudd/risiko skjer er irrelevant. Risiko er risiko. 23. 01. 2022 5

Forts. egnede rutiner • Avvikshåndtering • Utbedres ikke veldokumenterte avvik etter gjentagende purring, skal avtalen eventuelt termineres om dette er relevant Ø Purring innebærer forslag, eventuelt pålegg til forbedringer og revideringer av praksis/vedlagt dokumentasjon til den leverandøren det gjelder Ø Vurderingstema: finnes det mer etisk forsvarlig(e) alternativ(er)? 23. 01. 2022 6