Microsoft Power Point Francesco De Angelis francesco deangelisunicam

Microsoft Power. Point Francesco De Angelis francesco. deangelis@unicam. it

Programma l l l Introduzione a Power. Point Pianificazione della presentazione Il menù di Power. Point Le barre degli strumenti Le visualizzazioni Layout, modello struttura, modello contenuto

Introduzione l l Power. Point, così come Freelance di Lotus e Staroffice gratuito, è un programma di presentazione grafica di diapositive con testi, tabelle e grafici. Power. Point viene usato per presentazioni formali o informali, riunioni e presentazioni in Internet. l Incorpora svariati strumenti e consente di gestire caratteri, formati, stili e colori. l Con Power. Point è possibile creare diapositive, pagine Web, lucidi, note del relatore e stampati per il pubblico in formato elettronico l Si possono importare documenti da altri programmi di MS Office per esempio tabelle da Word e grafici da Excel.

Com’è una buona presentazione? ? ? l Per la preparazione di una presentazione efficace possiamo seguire un processo elaborato da un famoso esperto in comunicazioni, l’americano Dale Carnegie individua nel processo quattro fasi: – – Pianificazione, Preparazione, Pratica Presentazione vera e propria

Pianificazione l Definire il pubblico relativamente all'argomento da trattare: conoscenza, esperienze, esigenze, desideri e obiettivi. Porsi la domanda: "Quali sono le conoscenze del pubblico su questo argomento? " l Definire lo scopo della presentazione relativamente ai risultati da conseguire Si desidera informare il pubblico? Convincerlo di una tesi? Motivare i partecipanti? Insegnare qualcosa? Per comunicare un messaggio chiaramente è estremamente importante avere ben chiari i propri obiettivi. l Nel creare una presentazione occorre tenere presente i propri obiettivi e gli interessi e il livello di preparazione del pubblico. È necessario utilizzare parole e frasi note al pubblico e tenere sempre presente il risultato che si desidera raggiungere.

Preparazione - 1 n Considerare il valore del messaggio che si desidera comunicare. "Perché ritengo importante questo messaggio? " n Strutturare la presentazione incentrandola su un messaggio con punti chiave che possono in seguito essere ripresi e supportati con esempi. n Preparare un'apertura che richiami l'attenzione del pubblico. Utilizzare una domanda, fare un'affermazione sorprendente o descrivere un evento correlato alla presentazione per risvegliare l'interesse dei partecipanti. L'apertura costituisce il 5 -10% della presentazione.

Preparazione - 2 q Definire i concetti principali del messaggio e preparare materiale di supporto, ad esempio statistiche, dichiarazioni, dimostrazioni e analogie. Assicurarsi che i concetti principali comunichino un messaggio coerente. Il pubblico è in grado di ricordare solo 4 -6 diversi concetti, la cui scelta deve quindi essere effettuata con grande attenzione. Il corpo della presentazione costituisce l'80 -85% dell'insieme. q Preparare una chiusura incisiva, incisiva che venga ricordata a lungo e che sia in linea con i propri obiettivi. La chiusura può essere un riepilogo o una ripetizione del messaggio comunicato durante la presentazione oppure una sfida lanciata al pubblico. Anche una chiusura che riprende l'apertura è una soluzione efficace. Indipendentemente dalla forma scelta, è necessario comunicare al pubblico cosa si desidera da loro. La chiusura deve rappresentare il 5 -10% della presentazione.

Pratica - 1 Sarebbe utile fare delle prove con un pubblico ristretto o un collega e chiedere commenti e suggerimenti sul contenuto e sullo stile della presentazione. Ecco alcuni punti importanti da verificare: l l Il messaggio è espresso chiaramente? I grafici e le illustrazioni sono chiari, interessanti e adatti all'argomento trattato? Si sono tenuti presenti gli interessi del pubblico? La chiusura è incisiva?

Pratica - 2 l l I risultati desiderati sono stati raggiunti? Sarebbe utile filmarsi durante le prove e rivedere quindi il filmato per individuare atteggiamenti che possono distrarre il pubblico ed eventuali segni di nervosismo. Il modo migliore per eliminare il nervosismo è la fiducia, che si ottiene solo con la pratica Se possibile, fare più prove, mettendo in pratica diverse idee e tecniche per la presentazione del materiale. Scegliere le tecniche con cui ci si trova maggiormente a proprio agio. Controllare la durata della presentazione e verificare che i tempi non siano eccessivamente lunghi. Se appropriato, prevedere un tempo per le domande dei partecipanti.

Presentazione vera e propria Per molti, la presentazione presenta dei problemi. Ecco alcuni utili suggerimenti: l Assumere un atteggiamento professionale La possibilità di effettuare la presentazione deve essere considerata un privilegio, una responsabilità e un'opportunità. l Sforzarsi di fare un'impressione positiva Se possibile, guardare negli occhi i partecipanti. Cercare di essere naturali e assumere un atteggiamento rilassato l Parlare in modo naturale. Mantenere un tono semplice ma appropriato Parlare lentamente e sottolineare i punti più importanti. Fare una pausa dopo ogni concetto principale, in modo da separarlo dal resto del discorso. l È importante essere sinceri e stabilire un rapporto con i partecipanti. Rendere il pubblico partecipe Porre delle domande, in modo da assicurarsi che i partecipanti stiano seguendo il discorso. In alcuni casi, dopo la presentazione è possibile chiedere ai partecipanti commenti e suggerimenti, suggerimenti che consentiranno di migliorare le presentazioni successive.

Ultimi controlli … l l l Aggiungete effetti speciali solo dove volete concentrare l’attenzione di chi vi ascolta Se il testo da leggere è lungo meglio non applicare effetti Meglio usare transizioni d’effetto tra le diapositive piuttosto che riempire la presentazione di animazioni Utilizzare il correttore automatico per evitare errori ortografici Aiutarsi con il puntatore se durante la presentazione è necessario sottolineare qualche elemento

“formattazione efficace” l l Non applicare più di due tipi di carattere per diapositiva Segui la regola del 6 per 6: non più di sei parole per riga e non più di sei righe per diapositiva Seleziona il tipo di carattere adatto al pubblico: Tempus Sans ITC è informale, Times New Roman è classico, Verdana è adatto al Web Seleziona sfondi scuri per una presentazione su schermo e sfondi chiari per i lucidi

Comandi specifici di Power. Point l File l l l Modifica l l Imposta pagina Presentazione Portatile Elimina diapositiva Visualizza l l l Tipi visualizzazioni Schema Bianco e nero Guide Intestazione e piè di pagina

Comandi specifici di Power. Point l Formato l l l l Strumenti l l Layout diapositiva combinazione colori diapositiva sfondo applica modello struttura Colori e linee Oggetto Opzioni Presentazione l tutto

Creare la prima presentazione • File Nuovo Presentazione vuota OK Layout automatico Solo Titolo ok • Salvare file con nome --- “PROVA” • Chiudere presentazione

Aprire una presentazione esistente: Vari modi … l Cerca in: cerca in un percorso conosciuto l Da File. In basso vengono visualizzati gli ultimi 4 file utilizzati l Dal pulsante cronologia per visualizzare in ordine cronologico i file l Da Preferiti. Se un file era stato salvato con nome in Preferiti, lo si può aprire cliccando su Preferiti.

Oggetti del titolo e del corpo l Ogni volta che si inserisce una nuova dia, l’utente deve scegliere un layout nella finestra di dialogo. I formati possono variare per ogni diapositiva o possono essere modificati per un’intera presentazione. l Si può immettere testo direttamente in visualizzazione diapositiva o in visualizzazione struttura. l Si può aggiungere testo su una digitando all’interno dell’oggetto Titolo (segnaposto), all’interno dell’oggetto Corpo oppure mediante selezione dello strumento Testo e digitando in qualsiasi altra posizione desiderata della pagina.

Modelli di struttura l l Alla creazione di una nuova DIA si può scegliere un MODELLO STRUTTURA per dare alla DIA un aspetto estetico più professionale in maniera semplice e veloce. Vediamo come fare

Modelli di contenuto l l Power. Point propone numerose presentazioni suggerendo grafica e contenuto. Questi sono detti Modelli di Contenuto e consentono di creare velocemente una presentazione professionale per quanto riguarda i “contenuti”. Power. Point crea una DIA titolo e delle diapositive di appoggio con testo generico da personalizzare. Vediamo come procedere … Chiudere la presentazione senza salvare

Visualizzazioni l Le visualizzazioni consentono di creare e modificare una presentazione da diversi punti di vista. l Le principali visualizzazioni sono: – Normale – Struttura – Diapositive – Sequenza diapositive – Presentazione diapositive Pulsanti di visualizzazione in basso a sinistra

Autocomposizione Contenuto l l l Fornisce il modo più rapido per creare una presentazione. Propone idee per il contenuto, selezioni di modelli, una guida passo per scegliere il titolo e creare diapositive. Guida nella selezione del tipo di presentazione, dello stile, delle opzioni di output, fornisce suggerimenti per i titoli e per il testo delle diapositive. Quando autocomposizione si conclude la presentazione viene visualizzata in modalità struttura per inserire facilmente il testo nella dia. Le opzioni disponibili nell’autocomposizione contenuto possono variare e dipendono dal tipo di presentazione scelta

Organigrammi l l l PP utilizza Microsoft Organization Chart per creare gli organigrammi Per lavorare sugli organigrammi è necessario aprire la finestra di dialogo Microsoft Organization Chart. La finestra che si attiva contiene Il menù con i comandi e la barra degli strumenti per eseguire varie operazioni. Si possono cambiare lo stile dell’organigramma, formattare il testo, modificare il colore e forma degli elementi.

Presentazione diapositive l l Attivazione – varie modalità Il menù a scelta rapida: i comandi La penna - colori Altri strumenti

Effetti Speciali l l l l Utilizzare gli effetti speciali in Power. Point Selezionare effetti di animazione Impostare l’animazione personalizzata Selezionare effetti di transizione delle diapositive Provare gli intervalli di transizione Impostare una presentazione Nascondere una diapositiva

ESERCIZIO - 1 l l l l Creare una presentazione formata da tante DIA quanti sono i componenti della vostra famiglia (anche inventata). Ci sarà una diapositiva Titolo e una dia per ogni componente della famiglia Aggiungere per ognuno un commento che lo descriva con dei punti elenco Inserire delle immagini multimediali o clipart che descrivano in maniera spiritosa ogni membro Inserire all’inizio della presentazione una pagina in cui si riassume, con un organigramma, tutta la famiglia Stampare tutto su un foglio unico (se possibile) Salvare la presentazione con il nome di “famiglia”

ESERCIZIO - 2 Creare una presentazione (circa 6 o più diapositive) del vostro corso Potrete inserire: l Durata del corso e prerequisiti necessari per essere ammessi l I moduli inseriti (quali, quanti) l Il tipo di impostazione che è stata data al corso l Cosa dovreste fare nel mondo del lavoro, o cosa vi piacerebbe fare (tipo di lavoro) Inserite anche, se volete, (non è obbligatorio) clipart ad hoc, effetti, transizioni, ecc. , ma, soprattutto fate in modo che la presentazione sia efficace seguendo le indicazioni che vi sono state illustrate.