Microsoft Office Access Dana Nejedlov Katedra informatiky HF

Microsoft Office Access Dana Nejedlová Katedra informatiky HF TUL 1

Základní informace o Microsoft Office Access l Program pro správu relačních databází l l Vhodný pro l l Relational database management system (RDBMS) l Systém řízení báze dat (SŘBD) pro relační databáze osobní potřebu jednotlivých lidí malé podniky oddělení velkých podniků l jako klient jiných databázových programů Nevhodný pro l Client-Server aplikace l současný přístup více uživatelů do společné databáze l Potom je nutné zvolit například Oracle nebo Microsoft SQL Server. 2

Základní databázové pojmy – Relace l Relační databáze l l l databáze podle relačního modelu = databáze tvořená tabulkami (relace = tabulka) Relace l Nesprávný výklad: l l l relace = relation = vztah (například mezi tabulkami) MS Access to v tomto významu používá. Správně: l l vztah mezi tabulkami = relationship relation = termín pouze pro tabulku dat 3

Základní databázové pojmy – Tabulka Sloupec = Název Tabulka „Zákazníci“ Řádek = záznam = record = datová věta sloupce atribut Zákazník Adresa F Liberec, … P Praha, … Položka = field l l l Z hlediska návrhu je tabulka tzv. entita. Entita je objekt, který považujeme za natolik důležitý, že jej chceme dát do naší databáze. U entity rozlišujeme její typ a výskyt. l l Typ entity: Zákazníci (všichni zákazníci v jejich tabulce) Výskyt entity: konkrétní datový řádek tabulky Zákazníci 4

Od tabulky k relační databázi l V aplikaci MS Excel jsme tvořili izolované tabulky. l l Například: Zákazník Výrobek Množství F POD 2 F BON 4 P POD 3 Tato tabulka vyjadřuje to, že si zákazník koupil výrobek. Zákazník i výrobek se může v tabulce opakovat. Jak evidovat adresy zákazníků a parametry výrobků? l l Přidáme do tabulky další sloupce. Takže v řádcích se stejným zákazníkem bude stejná adresa. Tím vznikne redundance neboli nadbytečnost dat. Oprava adresy by znamenala přepsání více řádků tabulky. l Co když některé řádky zapomeneme opravit? 5

Návrh relační databáze l l Snaha o odstranění redundancí Jak? l Tabulky dat se rozkládají na více tabulek, aby data byla jen na jediném místě. l Adresy jsou například v tabulce zákazníků. § l MS Excel umí spravovat jednotlivou tabulku. l l Tabulka nákupů zákazníků se na ni odkazuje. třídění, filtrování, grafy MS Access umí spravovat systém tabulek. l Kombinuje informace z více tabulek. 6

Vlastnosti relační databáze l Skládá se z jedné nebo více tabulek. l l Každý řádek v tabulce jako celek je jiný. l l Mezi tabulkami jsou nastaveny vztahy. To lze zajistit přidáním speciálního sloupečku nebo výběrem určitého sloupečku s jedinečným atributem, který se nazývá primární klíč. Referenční integrita l l l Konzistence mezi tabulkami Například nejdříve je nutné dát zákazníka do tabulky zákazníků a potom teprve je možné dát záznam o objednávce od tohoto zákazníka do tabulky objednávek, není možné vymazat zákazníka z tabulky zákazníků, když má záznam v tabulce objednávek, není možné dát do tabulky zákazníků dva zákazníky se stejným primárním klíčem. Databázový program ji sám umí kontrolovat. 7

Primární klíče v databázi knihovny Primární klíč Jeden čtenář si může půjčit víc knížek zároveň, ale jednu knížku si nemůže půjčit víc čtenářů zároveň. Primární klíč zvaný Kompozitní klíč, protože se skládá z více atributů (sloupků) a zároveň Cizí klíč, protože se skládá z primárních klíčů v nadřízených tabulkách. l Proč je v tabulce „Výpůjčky“ nejvhodnějším primárním klíčem právě kombinace Inventárního čísla a Datumu výpůjčky? 8

Objekty databáze Microsoft Office Access l Vše se ukládá do jediného souboru „*. mdb“. 9

Tvorba databáze v aplikaci Microsoft Office Access l l Návrh tabulek a vztahů mezi nimi Import dat do tabulek nebo jejich ruční plnění Tvorba dotazů, formulářů a sestav Jednou vytvořený dotaz či sestava se automaticky aktualizují podle aktuálních dat ve zdrojových tabulkách, takže je stačí vytvořit jen jednou. 10

Příklad návrhu tabulky v aplikaci Microsoft Office Access l Návrhové zobrazení 11

Příklad návrhu tabulky v aplikaci Microsoft Office Access l Zobrazení datového listu 12

SQL l l l Structured Query Language Standardní jazyk pro správu databází v SŘBD Byl navržen počátkem 70. let 20. století a používá se dodnes. Píší se v něm příkazy a SŘBD je vykonává. MS Access jej automaticky generuje podle akcí uživatele. 13

Databáze v MS Excel pomocí MS Query l Volby v MS Excel: Data l l l Importovat externí data - Nový databázový dotaz Uživatel vybere tabulky a jejich sloupečky. Uživatel nastaví relace. Automaticky se vytvoří dotaz (query). Výsledek dotazu se uloží jako tabulka do Excelu a lze jej dodatečně upravovat. http: //www. exceluser. com/explore/msquery 1_ 1. htm 14