Microsoft Lync 2010 Formations Confrences et Collaboration Objectifs

Microsoft Lync™ 2010 Formations: Conférences et Collaboration ®

Objectifs: Dans cette formation vous apprendrez à réaliser les opérations suivantes: • Mettre en place pour des réunions en ligne • Organiser une conférence en ligne Conférence téléphonique et ID personnel Réunions en ligne multi-participants/multi-plateformes avec Lync et Outlook • Réaliser une présentation de qualité professionnelle Présentations de qualité avec le partage d’écran, Power. Point et le tableau blanc • Travailler avec qui vous voulez, où vous voulez Collaborez avec vos collègues où qu’ils soient • Utiliser Microsoft Lync Attendee Participez à des réunions en ligne même si Lync n’est pas installé sur votre PC

Mettre en place pour les réunions en ligne Cette section traitera des sujets suivants: • Conférence téléphonique • Définir son code personnel d’identification PIN RETOUR AUX OBJECTIFS

Comprendre le fonctionnement des conférences téléphoniques L’outil Conférence téléphonique est une option audio pour les réunions virtuelles qui permet aux participants, internes ou externes à votre entreprise, de rejoindre la réunion en utilisant un téléphone. Vos participants n’ont plus qu’à appeler le numéro précisé dans votre invitation, entrer le numéro d’ID de la conférence et rejoindre la réunion. Code personnel d’identification(PIN) Si vous n’êtes pas sur le réseau de votre entreprise et que vous voulez vous connecter à la réunion en utilisant un téléphone, en tant qu’organisateur ou que participant authentifié, vous aurez besoin de votre extension et de votre code personnel d’identification (PIN). Un participant Authentifié est un utilisateur de la même entreprise que l’organisateur de la réunion ou d’une entreprise fédérée avec cette dernière. Chaque utilisateur interne à votre entreprise peut rejoindre la réunion en tant que participant authentifié en utilisant son code PIN et son extension. Quand vous utilisez votre PIN, vous êtes identifié et authentifié, votre nom apparait dans la liste des participants avec votre rôle. Note: Si vous ne voulez pas utiliser votre PIN, vous pouvez toujours vous connectez via votre téléphone à la réunion, mais vous ne serez pas authentifié et vous ne pourrez pas débuter la réunion en tant qu’organisateur de celle-ci. RETOUR AUX OBJECTIFS

Paramétrer votre code confidentiel de connexion Accéder à la page paramètres PIN en suivant l’une des procédures ci-dessous: • Ouvrir Lync , cliquer sur le menu défilant à coté du bouton Options et ensuite choisir Outils, Paramètres conférence téléphonique. • Ouvrir Lync et cliquer sur l’icône téléphone puis PIN Voir vos paramètres PIN 1. Sur la page PIN, en dessous de Code Personnel d’Identification, cliquer sur Se Connecter. 2. Dans la liste des Langues, choisissez vos préférences linguistiques et cliquer sur Se Connecter. 3. Dans la page Créer un nouveau code PIN, cliquer sur PIN ou Changer le PIN. Taper un nombre qui respecte les conditions nécessaires de sécurité du PIN, et retaper ce nouveau PIN dans la case Confirmer le PIN. Quand vous avez terminé, cliquer OK. NOTE: Vous devez être connecté au réseau de votre entreprise pour paramétrer votre code confidentiel de connexion (PIN). RETOUR AUX OBJECTIFS

Paramètres de Conférence Téléphonique Dans la page Paramètres de Conférence téléphonique, noter les informations importantes ci-dessous: • • • Information Conférence Assignée Cette information vous fournit votre ID de conférence assignée et l’URL de votre réunion qui sont automatiquement précisés dans votre invitation à la réunion lorsque vous planifiez une réunion via l’Add-in Outlook. Veuillez noter que vous pouvez réinitialiser vos informations de conférence assignées en utilisant le lien fourni dans la page. Numéros de conférence téléphonique Vos participants peuvent utiliser cette liste pour trouver les numéros de téléphones correspondant à leur localisation. Contrôles Conférence DTMF (Dual-tone multi-frequency signaling or Touch Tone) Utiliser ces touches de commande pour contrôler les caractéristiques durant votre réunion telles que muet, non muet, verrouillé, déverrouillé, etc.

Planifier une réunion en ligne Cette section traitera des sujets suivants: • Planifier une réunion en ligne depuis Outlook • Définir les options pour les réunions en ligne et les téléconférences • Définir les options audio et téléphone RETOUR AUX OBJECTIFS

Planifier une réunion L’Add-in Réunion en ligne de Microsoft Outlook est automatiquement installé lors de l’installation de Lync. Utiliser l’une des options ci-dessous pour planifier une réunion en ligne: • Dans l’onglet Accueil d’Outlook, cliquer sur Nouveaux Eléments, puis choisir Réunion en ligne/Téléconférence. Aller dans le calendrier Outlook cliquer sur nouvelle réunion en ligne pour planifier votre réunion. . Réunion en ligne OU • Directement dans le calendrier, double-cliquer sur la plage horaire souhaitée pour la réunion. Puis cliquer sur téléconférence dans le menu. RETOUR AUX OBJECTIFS

L’invitation à la réunion Une invitation à une réunion en ligne contient les informations suivantes : • Participer à une réunion en ligne (lien de la réunion) • Participer par téléphone (Audio information) • ID de Conférence • Réinitialiser son code confidentiel de connexion (PIN reset) • Aide pour les premiers utilisateurs en ligne Note: Vous pouvez ajouter l’agenda de la réunion en-dessous ou au-dessus de ces informations dans l’invitation. Ne modifiez pas les informations délimitées par des lignes pointillées, cela pourrait empêcher l’accès des invités à votre réunion. RETOUR AUX OBJECTIFS

Définissez les options pour les réunions en ligne Si vous voulez modifier les paramètres par défaut pour les réunions en ligne, cliquer sur Options de réunion en ligne sur le ruban Outlook pour définir les options d’accès, audio et de Présentateur. Sélectionner Définir les options d’accès et de présentateur pour cette réunion. Veuillez-noter qu’en sélectionnant cette option, un nouveau lien pour la réunion et un nouveau ID de Conférence seront crées. RETOUR AUX OBJECTIFS

Définir les modalités d’accès à la réunion Les options d’accès permettent de définir les participants qui doivent patienter dans la salle d’attente avant d’être admis par un présentateur. Dans la section accès, choisissez parmi les options suivantes: Organisateur uniquement (verrouillé): Seul l’organisateur de la réunion sera directement connecté à la réunion sans attendre dans la salle d’attente. Tous les autres invités patientent dans la salle d’attente. Personnes de mon entreprise que j’invite: Les personnes qui n’ont pas de compte sur votre réseau d’entreprise ou celles qui n’ont pas été invitées patientent dans la salle d’attente. Personnes de mon entreprise: Les personnes qui n’ont pas de compte sur votre réseau d’entreprise seront les seules à patienter dans la salle d’attente. Tout le monde, y compris les personnes externes à mon entreprise (aucune restriction): Tout le monde accède directement à la réunion sans passer par la salle d’attente. Les personnes qui se connectent par téléphone évitent la salle d’attente Options d’Accès RETOUR AUX OBJECTIFS

Définir les options de présentateur Par défaut, seulement les présentateurs et les organisateurs peuvent partager leur écran, applications, documents en cours, et gérer les options de la réunion comme admettre des participants à la réunion. Dans la section Présentateurs, choisissez une option parmi les suivantes: • • Organisateur uniquement: Seulement la personne qui a planifié la réunion peut partager du contenu et donner accès aux utilisateurs patientant dans la salle d’attente. Personnes de mon entreprise: Toute personne de votre entreprise pourra partager du contenu et admettre des invités patientant dans la salle d’attente. Tout le monde, y compris des personnes externes à mon entreprise (aucune restriction): Toute personne que vous invitez pourra partager du contenu et admettre des nouveaux invités. Personnes que je choisis: Pour déterminer les personnes spécifiques ayant un rôle de présentateur, cliquer sur Gérer les présentateurs, et ensuite ajouter ces personnes invitées à votre réunion à la liste des Présentateurs. Note: vous pouvez aussi attribuer le rôle de présentateur à des invités et ensuite le « désattribuer » durant la réunion. Cliquer droit sur le nom de l’invité dans la liste des invités de votre réunion, puis cliquer sur Faire de lui un Présentateur. RETOUR AUX OBJECTIFS

Définir les options audio et téléphones Pour définir les options audio, cliquer sur l’onglet Audio & Téléphone dans la fenêtre Options de réunion. • Sélectionner le lieu où la plupart des participants se trouvent. • Si vous avez perdu votre code PIN, cliquer sur Obtenir votre PIN pour aller dans les paramètres de la conférence audio et sur la page gestion du PIN. • Si vous souhaitez afficher les entrées et sorties durant la réunion, cocher la case à coté de “afficher les annonces d’entrée et de sortie pour la réunion”. Note: Vous pouvez également changer cette option d’annonce entrée/sortie durant la réunion. RETOUR AUX OBJECTIFS

Enregistrer vos paramètres définis. Vous pouvez sauvegarder les paramètres définis pour que vos réunions à venir utilisent par défaut ces paramètres. 1. Cliquer Se souvenir des paramètres. 2. Cliquer OK. Se souvenir des paramètres RETOUR AUX OBJECTIFS

Envoyer votre invitation Après que vous ayez définit les options de la réunion, vous pouvez ajouter vos invités, vérifiez la date et l’heure de votre réunion et envoyez ensuite l’invitation. La demande de réunion apparaitra alors sur votre calendrier et les invitations seront envoyés aux invités. RETOUR AUX OBJECTIFS

Activité 1 Planifier une réunion en utilisant Outlook et attribuer les roles et autorisations. 1. Ouvir Outlook et aller sur le calendrier. 2. Cliquer sur nouvelle réunion en ligne sur le ruban Outlook. 3. Définir le sujet de la réunion , puis selectionner date, horaires et participants. 4. Cliquer sur Options de réunion sur le ruban Outlook et cliquer sur paramétrer les options d’accés et de présentateurs pour la réunion. 5. Dans Accès, choisir qui peut rejoindre directement la réunion sans patienter dans la salle d’attente. 6. Dans Presentateurs, selectionner les personnes que je choisis, puis cliquer sur gérer les Présentateurs et ajouter les présentateurs. 7. Cliquer OK lorsque vous avez terminé et envoyer votre invitation. RETOUR AUX OBJECTIFS

Activité 2 Convertir une réunion déjà existante dans Outlook en réunion en ligne. 1. Ouvrir la réunion standard Outlook que vous aviez déjà planifiée. 2. Cliquer sur Réunion en ligne sur le ruban Outlook. 3. L’invitation est alors mise à jour avec les informations de la réunion en ligne. 4. Les boutons Options de la réunion en ligne et Participer à une réunion en ligne sont alors disponibles dans le ruban Outlook. 5. Cliquer sur Options de la réunion en ligne sur le ruban Outlook , puis Définir les accès et présentateurs pour cette réunion. 6. Dans la section Accès, sélectionner Personnes de mon entreprise. 7. Dans la section Présentateurs, sélectionner Personnes que je choisis, puis cliquer sur Gérer les présentateurs et ajouter les présentateurs. 8. Cliquer OK quand vous avez terminé et puis Envoyer une mise à jour. RETOUR AUX OBJECTIFS

Réaliser une présentation professionnelle Cette section traitera des sujets suivants: • Rejoindre la réunion • Sélectionner les caractéristiques audio • Partager du contenu et collaborer • Découvrir des outils de présentation supplémentaires • Enregistrer la réunion RETOUR AUX OBJECTIFS

Rejoindre la réunion Pour se connecter à la réunion en ligne, choisissez l’une des méthodes ci-dessous: • Dans l’invitation Outlook, cliquez sur Participer à une réunion en ligne ou sur le lien de la réunion. • Si vous avez Microsoft Outlook , cliquez sur Join Online dans le rappel Outlook. • Copiez et collez le lien de la réunion dans la fenêtre de l’explorateur. Participer à la réunion en ligne RETOUR AUX OBJECTIFS

Sélectionnez vos préférences Audio hoisissez l’une des options audio ci-dessous: C Do Not Join Audio: Sélectionnez cette option si vous voulez vous connecter à la réunion depuis un téléphone en utilisant les numéros de la conférence et son ID. Veuillez-noter que si vous êtes connecté via cette option en tant que leader ou en tant qu’appelant authentifié, vous aurez également besoin de votre PIN et de votre numéro d’extension. Utilisez Lync (audio et vidéo): Sélectionnez cette option si vous voulez utiliser les périphériques audio de votre ordinateur. Assurez-vous du bon fonctionnement de votre micro et de vos enceintes en utilisant les Paramètres périphérique Audio. Dans la réunion, cliquer sur Paramètres dans la barre de menu, puis périphérique Audio. Appelez-moi à (M’appeler au): Sélectionnez cette option si vous voulez que Lync vous appelle et vous connecte automatiquement à la réunion. Utilisez cette option vous permettra de rejoindre la réunion en utilisant Lync, mais vous écouterez la version audio depuis votre téléphone. Vous n’avez pas besoin d’entrer ni le numéro de téléphone ni l’ID de la conférence. RETOUR AUX OBJECTIFS

Partagez votre écran Après vous être connecté à la réunion, vous pouvez partager votre écran, un programme ou une présentation Power. Point, insérer un tableau blanc ou une slide de sondage et ajouter des pièces jointes via plusieurs options. Pour partager votre écran: 1. Dans votre réunion en ligne cliquer sur Partager. 2. Dans le menu Partage, cliquer Ecran. 3. Une barre apparaît alors en haut de votre écran avec un contour autour de l’écran. 4. Cliquer Mettre fin au partage pour arrêter de montrer votre écran aux participants. RETOUR AUX OBJECTIFS

Partagez un programme Pour partager un programme et la fenêtre qui lui est associée: 1. Cliquer sur Partager dans votre réunion en ligne. 2. Dans le menu Partager , cliquer sur Programme. 3. Sélectionner le programme que vous voulez partager. 4. Une barre apparaît en haut de votre écran ainsi qu’un contour autour de la fenêtre de l’application indiquant ce qui est partagé. 5. Arrêter le partage de votre application à n’importe quel moment, en cliquant Arrêtera le partage. Arrêter le partage RETOUR AUX OBJECTIFS

Donner et Prendre le Contrôle de votre session de partage Au début du partage vous êtes le seul à controler ce qui est visible ou non dans la réunion. Vous pouvez également permettre aux autres de prendre le controle de votre session de partage et reprendre le controle à n’importe quel moment. Donner le contrôle 1. Cliquer sur Donner le contrôle dans la barre de menu partage en haut de l’écran. 2. Cliquer sur le nom d’un participant pour partager le contrôle avec lui , puis cliquer OK dans la fenêtre de confirmation. 3. Cette personne détient maintenant le contrôle de votre session de partage et peut utiliser son clavier et souris pour contrôler votre contenu partagé. L’option pour Relâcher le Contrôle devient également disponible sur la barre de menu de la réunion en ligne. 4. Pour reprendre le contrôle cliquer sur Reprendre le contrôle dans le menu Donner le Contrôle. Donner le contrôle RETOUR AUX OBJECTIFS

Demander le Contrôle d’une session de partage Les participants de la réunion peuvent demander le contrôle de la session de partage à n’importe quel moment et vous recevrez une notification pour Accepter ou Refuser la demande. Vous pouvez autoriser tous les participants à prendre le contrôle de la session de partage automatiquement en suivant les étapes ci-dessous: 1. Sur la barre de menu de partage en haut de l’écran, cliquer sur Donner le Contrôle, puis cliquer sur Accepter automatiquement les demandes de contrôle. Cliquer OK. 2. L’option pour Demander le contrôle est alors disponible pour tous les participants de la réunion et les demandes seront automatiquement acceptées. Vous pouvez déselectionner l’option à n’importe quel moment en utilisant les commandes du menu Donner le Contrôle. Les participants peuvent également to release control. Note: Seulement une personne à la fois peut détenir le contrôle. RETOUR AUX OBJECTIFS

Partager une présentation Power. Point Pour partager une présentation: 1. Cliquer sur Partager dans la réunion. 2. Cliquer sur Partager et sur Power. Point Présentation. 3. Double-cliquer sur le fichier PPT que vous voulez partager. 4. Les diapositives apparaitront dans une zone de l’interface. 6. Pour faire défiler les diapositives, utiliser les flèches en bas à droite au coin de la fenêtre de la réunion. 7. Cliquer sur Afficher les notes du présentateur pour voir vos notes. 8. Pour afficher les miniatures, cliquer sur l’icône Afficher les miniatures. 9. Utiliser les boutons en bas de la fenêtre de votre réunion pour annoter les diapositives, utiliser un pointeur laser, insérer une image, etc. 10. Pour arrêter d’afficher la présentation Power. Point, cliquer sur Arrêter la présentation Afficher les Notes du présentateur Outils d’annotation Afficher les miniatures RETOUR AUX OBJECTIFS

Insérer un tableau blanc Utiliser le tableau blanc pour mettre des notes accesibles à tous durant la réunion ou utiliser le comme une page de brainstorming. Tout les participants peuvent écrire et dessinner ur ce tableau blanc. 1. Cliquer sur Partager dans la fenetre de la réunion. 2. Dans le menu Partager défilant, cliquer sur Nouveau tableau blanc. 3. Une page de tableau blanc sera insérée dans la zone de Stage. 4. Pour commencer à écrire ou dessiner sur le tableau, utiliser les outils en bas de la fenêtre de la réunion. 5. Cliquer sur Arrêter le partage lorsque vous avez terminé. RETOUR AUX OBJECTIFS

Insérer une slide de sondage Pour créer un sondage dans votre réunion: 1. Cliquer sur Partager dans votre réunion. 2. Dans le menu défilant Partager, cliquer sur nouveau sondage. 3. Taper un nom pour la page de sondage, une question et des choix. 4. Cliquer OK, une fois terminé. Une page de sondage est insérée sur la plateforme en ligne de votre réunion, et les participants peuvent choisir l’une des propositions pour répondre à votre question. Utiliser les boutons de contrôle en bas de la page pour fermer, ouvrir, montrer ou cacher les résultats. RETOUR AUX OBJECTIFS

Prendre des notes lors de votre réunion avec One. Note Utiliser Microsoft One. Note pour prendre des notes lors de votre réunion. Les noms des participants de la réunion seront automatiquement tirés de votre réunion et enregistrés dans One. Note. 1. Dans la barre de menu de la réunion en ligne, cliquer sur Actions. Note: Si vous ne voyez pas la barre de menu, appuyer sur Alt sur votre clavier pour activer la barre de menu. Cliquer sur Prendre des notes avec One. Note. 2. One. Note s’ouvre et vous pouvez directement taper vos notes. 3. Une liste des participants de la réunion sera automatiquement insérée dans One. Note. RETOUR AUX OBJECTIFS

Ajouter la vidéo à votre réunion: : 1. Installer votre Webcam selon les instructions du matériel. 2. Cliquer sur le menu Vidéo, puis choisissez paramètre du périphérique Vidéo. 3. Configurer votre Webcam comme demandé, puis cliquer OK. 4. Sur le menu Vidéo, cliquer Ajouter une Vidéo. Votre vidéo est alors visible pour tous les participants de la réunion. 5. Cliquer droit sur la vidéo pour commander la vidéo: mettre sur pause, cacher l’aperçu, étendre l’aperçu, sortir de la vue vidéo, Vue plein écran les Paramètres du périphérique vidéo. Note: Après avoir commandé la vidéo, vous pouvez annuler votre action en cliquant à nouveau sur la vidéo. Par exemple, après avoir mis pause, cliquer-droit une seconde fois sur la vidéo et remettre en lecture en cliquant sur Démarrer la vidéo. Vous pouvez également utiliser les boutons de contrôle en haut de la vidéo pour mettre sur pause, en plein écran, sortir de votre vidéo, etc. RETOUR AUX OBJECTIFS

Ajouter ou lire des pièces jointes Pour ajouter un fichier à votre réunion, comme par exemple votre présentation ou l’agenda de la réunion, et le rendre disponible en téléchargement pour les participants de la réunion: 1. Cliquer sur Ajouter ou lire des pièces jointes. 2. Dans la boite de dialogue Pièces jointes, cliquer sur Ajouter des pièces jointes. 3. Sélectionner le fichier que vous voulez mettre à disposition en téléchargement et cliquer sur Ouvrir. 4. Par défaut, tous les participants de la réunion peuvent sauvegarder le fichier localement. Pour contrôler l’accès, cliquer sur le coin à coté du fichier, puis Rendre disponible à et choisissez l’une des options suivantes: Organisateur de la réunion, Présentateurs, tout le monde. Vous pouvez changer le niveau d’accès à n’importe quel moment durant la réunion. Astuce: Pour conserver l’attention des participants et éviter toute distraction lors de votre présentation, vous pouvez restreindre l’accès à l’organisateur ou aux présentateurs en début de réunion et rendre la présentation disponible à tous uniquement à la fin. Les participants pourront cliquer sur Ajouter ou Visualiser le fichier joint uis cliquer sur le fichier pour le télécharger localement. RETOUR AUX OBJECTIFS

Enregistrer une réunion: 1. Cliquer sur Plus d’Options dans votre réunion puis sur Commencer l’enregistrement. 2. Les commandes Pause et Stop sont alors disponibles en bas de la fenêtre de la réunion. 3. Cliquer sur le bouton Stop et choisissez les options dans la fenêtre d’enregistrement si nécessaire. 4. Par défaut, Lync enregistre vos enregistrements en format Lync ici: C: UsersusernameLync. Recordings. Cliquer sur Parcourir… pour sauvegarder votre enregistrement à un autre emplacement. 5. Par défaut, l’option d’enregistrement enregistre la réunion au format Lync mais le format (. wmv) format est également disponible. Vérifier la case Créer une version que vous pouvez partager (. wmv). Cette option vous permet de sauvegarder votre enregistrement en une seule vidéo au format. wmv, que vous pouvez envoyer à tout le monde. RETOUR AUX OBJECTIFS

Regarder Votre Enregistrement Visionner votre enregistrement: 1. Cliquer sur Démarrer, tous les programmes, Microsoft Lync, puis Microsoft Lync Recording Manager. Astuce: Vous pouvez aussi accéder à l’outils de gestion de vos enregistrements directement depuis Lync. Cliquer sur Outils dans la barre de menu, puis cliquer sur Recording Manager. 2. Dans la fenêtre Gestion de l’enregistrement, sélectionner si vous souhaitez visionner l’enregistrement dans le format Lync Recording ou celui de Windows Media Recordings. Cliquer sur l’onglet approprié en haut de la fenêtre. 3. Sélectionner un enregistrement, et cliquer sur Lire. 4. Si vous avez sélectionné le format Windows Media Recordings, l’enregistrement sera ouvert dans Windows Media Player. Si vous avez sélectionné le format Lync , l’enregistrement sera lu par Lync Recording Playback. RETOUR AUX OBJECTIFS

Partager votre enregistrement avec d’autres personnes: 1. Ouvrir Recording Manager et cliquer sur l’onglet Windows Media Recordings. 2. Selectionner votre enregistrement, puis cliquer Parcourir pour naviguer à l’emplacement où vous avez sauvegardé votre enregistrement. 3. Copier le fichier et poster le où les personnes avec qui vous souhaiter le partager accèdent facilement. Si vous avez sauvegardé votre enregistrement seulement dans le format Lync Recording et que vous voulez une version WMV, suivez les étaptes ci-dessous: 1. Cliquer sur l’onglet Lync Recording. 2. Selectionner votre enregistrement, puis cliquer sur Publier. 3. Dans la fenêtre Sauvegarder et Publier, changer le nom et l’emplacement de l’enregistrement que vous souhaitez puis cliquer OK. Astuce: Vous pouvez aussi publier l’enregistrement directement à un emplacement accessible aux autres, tel qu’un Share. Point. RETOUR AUX OBJECTIFS

Activité 3 Partager votre écran et applications 1. Cliquer sur Participer à une réunion en ligne pour vous connecter à votre réunion. 2. Dans le menu Partage , choisir Ecran. 3. Noter que la barre de partage en haut de l’écran et la barre de menu de votre meeting vous indique votre statut de partage. Cliquer Preview pour ouvrir la plateforme. Cliquer Arrêter le partage dans le menu partage. 4. Dans le menu défilant Partage, cliquer sur Programme. 5. Selectionner un programme à partager. La barre de menu partage notifie alors le partage dans votre réunion. 6. Cliquer sur Arrêter le partage. RETOUR AUX OBJECTIFS

Activité 4 Partager une presentation Power. Point 1. Sur le menu Partage, cliquer, sur Présentation Power. Point. 2. Sélectionner le fichier Power. Point, et cliquer sur Ouvrir. 3. Utiliser les outils en bas de l’écran pour faire défiler les diapositives ou ajouter des commentaires sur vos diapositives. 4. Cliquer Arrêter le partage. RETOUR AUX OBJECTIFS

Activité 5 Insérer et utiliser un tableau blanc 1. Dans le menu défilant Partager, cliquer sur Nouveau tableau blanc. 2. Un tableau blanc est alors inséré à votre réunion. 3. Utiliser les outils en bas de l’écran pour laisser des commentaires sur votre tableau blanc. 4. Cliquer Insérer une image et sélectionner une image à insérer à votre tableau blanc. 5. Utiliser les boutons pour insérer: flèches, des croix ou cocher. 6. Cliquer sur Arrêter le partage. RETOUR AUX OBJECTIFS

Travailler avec qui vous voulez, où vous le souhaiter Cette section traitera des sujets suivants: • Collaborer avec vos Contacts • Démarrer une réunion en ligne non planifiée • Démarrer une téléconférence non planifiée RETOUR AUX OBJECTIFS

Collaborer avec vos contacts Vous pouvez utiliser Lync pour bénéficier des outils de conférences, et de collaboration sans avoir prévu et plannifié une réunion en ligne. Vous pouvez partager votre écran avec un de vos collègues à distance, partager une présentation Power. Point ou des idées via le tableau blanc en ligne. 1. Double-cliquer sur le nom d’un de vos contacts pour ouvrir une fenêtre de conversation. 2. Dans le menu Partager, choisissez une des options suivantes: • Ecran • Programmes • Présentation Power. Point • Tableau blanc • Nouveau sondage • Vous pouvez utiliser les outils de collaboration et les options de partage de la même façon que pour les réunions planifiées. RETOUR AUX OBJECTIFS

Démarrer une réunion en ligne non planifiée Utiliser l’option Meet Now pour commencer rapidement une réunion en ligne impromptue et inviter des participants. 1. Ouvrir Lync , cliquer sur le menu à coté du bouton Options, puis sur Meet Now. 2. Selectionner une option Audion et connecter vous à la réunion. 3. Pour inviter les participants, cliquer sur le menu People Options. 4. Pour ajouter des participants au sein de votre entreprise ou d’une entreprise fédérée , ou inviter quelqu’un par téléphone, cliquer sur Inviter par nom ou par téléphone. Vous pouvez également directement inviter vos contacts depuis votre liste de contact en glissant puis déposant les contacts choisis dans la fenêtre de la réunion. 5. Pour envoyer une invitaion par email à une personne interne ou externe à votre entreprise, cliquer sur Inviter par E-mail et envoyer une invitation Outlook qui s’ouvrira automatiquement. RETOUR AUX OBJECTIFS

Démarrer une conférence téléphonique non planifiée Démarrer une téléconférence non planifiée avec plusieurs contacts 1. Dans la liste des Contacts, laisser appuyer la touche CTRL, et séléctionner les contacts que vous souhaitez appeler. 2. Clique droit sur le dernier contact choisi (sa photo ou l’indicateur de présence), et sélectionner Démarrer une Conférence téléphonique et cliquer sur Lync. 3. Vos contacts reçoivent un notification d’invitation à la conférence qui leur permet de participer à votre conférence. Notification d’invitation à une Conference Participer à une conférence téléphonique non planifiée Si vous avez été invité à une conférence téléphonique, cliquer sur la notification d’invitation qui apparait dans le coin en bas à droite de votre écran et vous rejoindrez alors la réunion. RETOUR AUX OBJECTIFS

Activité 6 Démarrer une réunion en ligne non planifiée avec (la fonction Conférence maintenant) 1. Ouvrir Lync , dans le menu à coté du bouton Options, cliquer sur Conférence Maintenant. 2. Cliquer sur Personnes, puis choisir Inviter par nom ou par numéro de téléphone. 3. Recher un contact ou sélectionner depuis la liste et cliquer OK. 4. Votre invité recevra une alerte et pourra rejoindre la réunion en cliquant sur cette notification ou sur Accepter. RETOUR AUX OBJECTIFS

Microsoft® Lync™ 2010 Attendee Cette section traitera des sujets suivants: • Comprendre Lync Attendee • Rejoindre une réunion en utilisant Lync Attendee • Paramétrer les options Audio and Video • Utiliser les options Lync Attendee RETOUR AUX OBJECTIFS

Microsoft Lync 2010 Attendee Lync Attendee est une application riche qui vous permet de participer aux réunions en ligne. Vous n’avez pas besoin de Lync ni d’un compte sur le serveur où le meeting est hébergé pour participer à la réunion. Caractéristiques: Lync Attendee fournit messagerie instantanée (IM), audio, vidéo, et toutes les modalités de collaboration et d’échange de données durant la réunion. Interopérabilité: Si les deux programmes Lync Attendee et Communicator 2007 R 2 sont installés, le programme nécessaire pour votre réunion s’ouvre automatiquement lorsque vous rejoignez vos réunions en ligne. RETOUR AUX OBJECTIFS

Les conditions d’installation Lync Attendee • Si vous utilisez Windows, tout ce dont vous avez besoin est Lync Attendee et le lien de la réunion, qui vient normalement d’un email de l’organisateur. • Lync Attendee sélectionne automatiquement la meilleure combinaison de paramètres pour utiliser lors de vos réunions en ligne, vous pouvez également redéfinir ces paramètres. • Quand les deux programmes Communicator 2007 R 2 et Lync Attendee sont tous deux installés, les paramètres qui ont été changés dans une application seront modifiés et sauvegardés également sur l’autre. • Lync Attendee peut être installé sur votre ordinateur par votre organisation, ou vous pouvez le télécharger ici: http: //www. microsoft. com/downloads/fr-fr/details. aspx? Family. ID=68 a 3 ca 04 -a 0584 e 47 -98 ea-9 e 9 af 7 ebd 6 e 3 RETOUR AUX OBJECTIFS

Participer à une réunion avec les informations d’identification de l’entreprise Si vous voulez utiliser vos Network credentials: 1. Cliquer sur le lien de la réunion dans votre invitation pour ouvrir la fenêtre Lync Attendee 2. Selectionner Participer avec les informations d’identificaiton de l’entreprise 3. Dans la case Adresse de connexion, taper votre adresse email comme dans l’exemple à droite. 4. Cliquer sur Participer. 5. Selectionner une option Audio, et cliquer sur OK. 6. Vous serez connecté à la réunion et pourrez utiliser audio, vidéo ou messagerie instantannée pour communiquer avec les autres participants. RETOUR AUX OBJECTIFS

Participer en tant qu’invité Si vous souhaitez participer en tant qu’invité: 1. Sur la fenêtre de connexion, sélectionner Participer en tant qu’invité. 2. Taper voter nom comme vous souhaitez qu’il apparaisse dans la réunion, puis cliquer sur Participer. 3. Si l’organisateur a mis en place la salle d’attente , vous serez dirigé vers celle-ci jusqu’à temps que le présentateur vous accepte dans la réunion. Autrement, vous serez connecté automatiquement. Salle d’attente RETOUR AUX OBJECTIFS

Accéder aux options Audio et Video Lync Attendee configure automatiquement les paramètres selon le périphérique avec lequel vous connectez. Vérifier les paramètres Audio 1. Dans la barre de menu, cliquer Paramètres. Si vous ne voyez pas cette barre, appuyer sur la touche Alt pour activer cette barre de menu. 2. Cliquer sur Périphériques audio 3. Dans la fenêtre Options Lync Attendee, cliquer sur l’onglet Audio. RETOUR AUX OBJECTIFS

Paramètres Audio et Video 1. Dans l’onglet Périphérique Audio, vérifier vos hauts parleurs et microphone et personnaliser les périphériques. 2. Dans l’onglet the Périphérique Vidéo, puis sélectionner la webcam que vous souhaitez utiliser. 3. Cliquer sur Paramètres Webcam pour choisir les options comme vous le souhaitez. Périphérique Audio Périphérique Video RETOUR AUX OBJECTIFS

Options Lync Attendee Vous pouvez également retourner et modifier les options Lync Attendee options avant le début de votre réunion. 1. Cliquer sur Démarrer, puis Tous les Programmes. 2. Choisir Microsoft Lync Attendee. 3. Dans la fenêtre Options Attendee Lync, vérifier et modifier toutes les options à votre souhait. RETOUR AUX OBJECTIFS

Bilan Cette formation vous a présenté les sujets suivants: • Tout mettre en place pour vos réunions en ligne • Planifier une réunion en ligne • Partager une présentation de qualité professionnelle Conférence téléphonique et ID Personnel Réunions en ligne multi-participants/multi-plateformes utilisant Lync et Outlook Présentations de qualité avec le partage d’écran, Power. Point et le tableau blanc • Travailler avec qui vous voulez, où vous le souhaitez Collaborer avec vos collègues où qu’ils soient • Utiliser Microsoft Lync Attendee Participer à des réunions en ligne même si Lync n’est pas installé sur votre PC

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