MICROSOFT EXCEL NOIUNI GENERALE EXCEL este un pachet

MICROSOFT EXCEL

NOŢIUNI GENERALE EXCEL este un pachet de programe de lucru cu tabele de calcul ce poate fi folosit în special în compartimentele financiar-contabile din domeniul economic. Documentele realizate în Excel se numesc registre de calcul sau agende de lucru şi au extensia xls.

POSIBILITĂŢI OFERITE DE EXCEL oferă o serie de facilităţi cum ar fi calcule economice care implică prelucrări de date ce interacţionează între ele, analize de date, proiectarea bazelor de date etc. • • În Microsoft Excel se pot crea şi prelucra: date organizate sub formă tabelară; grafice rezultate din prelucrarea datelor din tabele şi prezentate în diferite forme; baze de date relaţionale; macro-uri pentru lansarea automată a unor secvenţe de comenzi care pot să realizeze şi aplicaţii ale utilizatorului

În general, lucrul cu o aplicaţie de calcul tabelar implică la fel ca şi în cazul altor tipuri de sisteme, parcurgerea mai multor etape: • • lasarea în execuţie a aplicaţiei; deschiderea foii de calcul (a documentului); introducerea şi prelucrarea datelor; alte operaţii de gestiune internă, printre care tipărirea şi salvarea; • închiderea foii de calcul şi părăsirea aplicaţiei.

LANSAREA ÎN EXECUŢIE START—> PROGRAMS —> MICROSOFT OFFICE —> MICROSOFT EXCEL

Interfaţa aplicaţiei Microsoft Excel cuprinde următoarele elemente: • • • Bara de titlu Bara meniului principal Barele de unelte Bara de formule Zona rezervată agendei de lucru Indicatorul celulei active Bara de defilare verticală şi orizontală a foii de calcul Etichetele foilor de calcul Butoanele de defilare a foilor de calcul Linia de stare

Interfaţa aplicatiei Excel

Elementul principal al ecranului Excel este agenda de lucru care conţine în momentul iniţial trei foi de calcul, număr ce poate fi modificat ulterior prin inserarea unei noi foi astfel: • cu comanda Insert din meniul de control care apare efectuând clic dreapta pe mouse pe eticheta foii(Sheet 1) • cu comanda Worksheet din meniul Insert. Redenumirea unei foi de calcul se realizează : • cu opţiunea Rename din meniul de control • cu comanda Sheet->Rename din meniul Format. Ştergerea unei foi de calcul se realizează: • Cu comanda Delete din meniul local • Cu comanda Delete Sheet din meniul Edit.

Fiecare foaie de calcul constă din linii şi coloane, intersecţia acestora generând celule. O foaie de calcul este formată din 256 de coloane şi 65536 de linii. DEPLASAREA PE FOAIA DE CALCUL Cea mai mică unitate adresabilă a unei foi de calcul este celula. Ea poate fi adresată prin litera corespunzătoare coloanei şi numărul liniei, de exemplu celula situată în coloanaa doua şi linia a treia se referenţiază prin B 3. Celula activă apare într-un chenar îngroşat având în dreapta jos un mic dreptunghi numit mâner de umplere. Deplasarea pe foaia de calcul se face cu ajutorul tastelor cu săgeţi sau cu ajutorul mouse-ului.

Salvarea unui registru de calcul Pentru salvarea unui registru nou sau cu un nume nou: 1. FILE->SAVE AS 2. SAVE ÎNCHIDEREA APLICAŢIEI EXCEL • comanda Close din meniul File • comanda Exit din meniul File • clic pe butonul de comandă de închidere în colţul dreapta sus al ecranului.

Formatarea documentului Se selectează meniul FILE(FIŞIER)—>PAGE SETUP(SETARE PAGINĂ) În cadrul ferestrei de dialog sunt disponibile următoarele fişe: -Page(orientarea paginilor-Portrait sau Landscape, scalarea paginilormicşorează sau măreşte dimensiunea zonei de tipărire şi afişează sau tipăreşte zona selectată pe numărul de pagini specificat aici, dimensiunea hârtiei, calitatea tipăririi şi modul de numerotare a paginilor) - Margins(modificarea dimensiunii marginilor paginii şi centrarea textului) -Header/Footer(antetul şi subsolul de pagină) -Sheet(Print Area-definirea zonei din foaie ce trebuie tipărită, Print Titles-titlurile de coloană şi alte opţiuni de tipărire specificate) Antetul şi subsolul pot fi introduse şi din meniul View cu comanda Header and Footer.

Formatarea celulelor în funcţie de tipul datelor • Prin formatare se înţelege atribuirea diferitelor caracteristici referitoare la aspectul exterior al celulelor, liniilor şi a coloanelor. • Pot fistabilite următoarele caracteristici: -dimensiunea celulelor; -modul de afişare numerelor; - fontul aplicat pentru afişarea datelor. Unele formatări depind de configurări regionale: - simbolul monetar utilizat; -modul de afişare a datelor calendaristice şi a orelor; -caracterul folosit pentru separarea părţii întregi de partea zecimală a unui număr.

Toate comenzile de formatare de celule sau domenii de celule sunt accesibile prin : -intermediul meniului Format, comanda Cells -selectarea domeniului de celule―›clic drepta pe domeniu―›comanda Format Cells. • • • În ambele situaţii se deschide o fereastră de dialog intitulată Format Cells, care cuprinde următoarele fişe: Număr(Number) Aliniament(Alignment) Font Borburi(Border) Moduri de colorare(Patterns) Protecţie(Protection)

Selectarea unei celule sau a unui grup de celule Selectarea poate fi realizată cu mouse-ul sau cu tastatura. Există trei moduri de a selecta un domeniu compact: 1. Se plasează cursorul-cruce în celula din unul dintre colţurile domeniuli de selectat, se face clic pe butonul stâng al mouse-ului şi, ţinându-l apăsat, se mută cursorul în colţul opus al domeniului, apoi se eliberează butonul; 2. Se plasează cursorul-cruce în celula din unul dintre colţurile domeniuli de selectat, se face clic pe butonul stâng al mouse-ului şi, ţinând apăsată tasta SHIFT, se deplasează cursorul în colţul opus al domeniului şi se apasă din nou butonul stâng al mouse-ului; 3. Se plasează cursorul-cruce în celula din unul dintre colţurile domeniuli de selectat, se face clic pe butonul stâng al mouse-ului, se apasă tasta F 8, se mută cursorul în colţul opus al domeniului şi se face clic din nou pe butonul stâng al mouse-ului; se apasă din nou tasta F 8.

Selectarea unui domeniu necompact de celule: se selectează prima regiune sau o celulă, se apasă tasta CTRL şi se ţine apăsată , selectând în continuare celelalte regiuni. Selectarea liniilor sau coloanelor alăturate: se selectează prima linie sau coloană, se apasă tasta SHIFT şi se ţine apăsată, selectându-se în continuare ultima linie sau coloană. Selectarea liniilor sau coloanelor nealăturate: se selectează prima linie sau coloană, se apasă tasta CTRL şi se ţine apăsată, selectându-se în continuare celelalte linii sau coloane.

Copierea şi mutarea conţinutului celulelor • Copierea datelor dintr-o celulă în alta se realizaeză astfel: după ce se selectează datele de copiat se selectează din meniul EDIT―›Copy (sau Copy din bara de instrumente, sau CTRL+C, sau Copy din meniul local). Se face clic pe celula unde vor fi copiate şi se alege din meniul EDIT ―›Paste(sau butonul Paste, sau CTRL+V, sau Paste din meniul local) • Copierea datelor dintr-un registru de calcul în altul (dintr-o foaie de calcul în alta) se realizează cu combinaţia COPY ―›PASTE • Mutarea datelor se realizează la fel cu copierea, numai că se folosesc comenzile CUT ―›PASTE

Ştergerea unei celule, grup de celule, linie, rând Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celula sau grupul de celule care urmează a fi şterse, din meniul EDIT se alege comanda DELETE, iar din fereastra care apare intitulată Delete se selectează una din opţiuni după care se dă comanda OK. Pentru a elimina rapid linii sau coloane dintr-o foaie de calcul, se selectează una sau mai multe linii sau coloane, după care se efectuează un clic cu butonul drept al mouse-ului pe unul dintre aceste elemente. Din meniul local afişat se alege comanda DELETE.

Inserarea liniilor şi coloanelor • Pentru a adăuga o linie sau mai multe linii se selectează linia(sau liniile) deasupra căreia se va adăuga noua linie(noile linii) iar din meniul INSERT se alege comanda ROWS. • Pentru a adăuga o coloană sau mai multe coloane se selectează coloana(sau coloanele) în stânga căreia se va adăuga noua coloană(noile coloane) iar din meniul INSERT se alege comanda COLUMNS.

Borduri Adăugarea de linii la marginile celulei sau a domeniului de celule poate fi făcută prin parcurgerea următorilor paşi: -se selectează domeniul -se execută clic pe butonul Borders din bara de unelte -se execută clic pe opţiunea dorită dintr-o listă de opţiuni care va fi afişată SAU -se selectează domeniul -se alege meniul FORMAT―›CELLS -se selectează apoi fişa BORDER -se selectează stilul şi modul de trasare a liniilor -se apasă butonul OK

Sortarea datelor • • • Î n foile de calcul pot fi sortate de tip numeric, text, dată calendaristică şi timp. Sortarea se poate realiza în ordine crescătoare sau descrescătoare. În general, sortarea se realizează astfel: se selectează o celulă din blocul ale cărui rânduri vor fi sortate se selectează din meniul DATA comanda SORT din fereastra de dialog (numită Sort) se selectează criteriile de sortare din lista ascunsă Sort by(sotare după) astfel: se selectează numele primului câmp după care se face sortarea, precum şi opţiunile de sortare(crescător şi descrescător) lansarea în execuţie a procesului de sortare se realizează prin butonul OK anularea comenzii de sortare se face cu comandea Undo Sort din meniul EDIT

Introducerea şi editarea formulelor Formulele pot fi introduse în două moduri: • Prin introducerea directă de la tastatură • Prin selecţia adreselor celulelor. Introducerea unei formule de la tastatură: -se selectează celula în care se doreşte să apară rezultatul -se tastează semnul egal(, , =”) -se introduc de la tastatură componentele formulei. Formula va fi afişată pe bara de formule -pentru închiderea formulei se va tasta ENTER sau se va efectua un clic pe simbolul Enter de pe bara de formule. Rezultatul va fi calculat şi afişat în celula selectată -operaţia va fi abandonată dacă se apasă tasta ESC sau se efectuează clic pe simbolul CANCEL.

Introducerea formulei prin selectarea adreselor celulelor: -se selectează celula în care se doreşte să apară rezultatul -se tastează semnul egal(, , =”) -se efectuează clic pe celula a cărei adresă trebuie să apară în formulă. Adresa celulei se va afişaautomat pe bara de formule -se introduce de la tastatură un operator prin care se indică următoarea operaţie care urmează să fie făcută -se repetă paşii trei şi patru până când formula este completă -pentru închiderea formulei se va tasta ENTER sau se va efectua un clic pe simbolul Enter de pe bara de formule. Rezultatul va fi calculat şi afişat în celula selectată -operaţia va fi abandonată dacă se apasă tasta ESC sau se efectuează clic pe simbolul CANCEL.

Introducerea unei funcţii O funcţie poate fi introdusă într-o celulă tastându-i direct numele , prin utilizarea comenzilor din bara de meniu, prin clic pe săgeata din dreapta butonului Auto. Sum din bara de unelte şi apoi selectarea uneia din funcţiile afişate Pentru a introduce o funcţie cu comenzi din bara de meniu , se execută urmatoarele operaţii: 1. Se selectează celula unde trebuie introdusă funcţia 2. Se selectează din meniul INSERT opţiunea FUNCTION şi pe ecran apare o fereastră numită Insert Function 3. Din fereastră se selectează categoria funcţiei si funcţia dorită după care se acţionează butonul OK 4. Pe ecran apare fereastra Function Arguments în care se trece domeniul de aplicare a funcţiei. Rezultatul apare dupa apăsarea butonului OK.

Crearea unei diagrame Datele numerice din celule pot fi reprezentate grafic cu ajutorul diagramelor Pentru crearea unei diagrame se procedează în felul următor: -se selectează celulele care conţin datele ce urmează a fi reprezentate -din meniul INSERT se alege comanda CHART sau se face clic pe butonul CHART WIZARD din bara de unelte -în ferestrele de dialog deschise se stabilesc opţiunile folosite la desenarea diagramei -pentru a se trece la desenarea diagramei se dă comanda FINISH.