Microsoft Excel 2007 1 John Walkenbach Excel 2007

Microsoft Excel 2007 1) John Walkenbach, Excel 2007 Bible. Wiley Publishing, 2007. 2) Greg Perry, Teach Yourself MS Office 2007. SAMS, 2007. 3) John Walkenbach, Excel VBA Programming for Dummies. Wiley Publishing, 2004.

Khái niệm cơ bản Bảng tính (Spreadsheet): phần mềm quản lý & xử lý dữ liệu (data). Worksheet: data được trình bày ở dạng bảng (table). Workbook: tài liệu chứa 1 hay nhiều worksheet. Có tên mở rộng là “xlsx”. Ô (Cell): + Giao giữa dòng (row) và cột (column). + Địa chỉ (Address): tên cột và tên dòng, VD: A 1, D 5. + Đơn vị nhỏ nhất chứa data. Vùng (Range): + Hình chữ nhật của các ô. + Địa chỉ : địa chỉ ô góc trái trên : địa chỉ ô góc phải dưới, VD: B 2: D 6 Data: văn bản (text), số (number), ngày (date), giờ (time).

Công thức (Formulas) & Hàm (Functions) Formula: =expression (biểu thức) Biểu thức gồm data, constants (hằng số), operators (phép toán), functions, references (tham chiếu), VD: =If(A 1 > 6, 0, sum(B 2: C 6)) Sử dụng phép toán trong công thức: các phép toán được liệt kê như sau: Phép toán + * / ^ & = > < >= <= <> Ý nghĩa Cộng Trừ Nhân Chia Mũ Nối chuỗi So sánh bằng So sánh lớn hơn So sánh nhỏ hơn So sánh lớn hơn hay bằng So sánh nhỏ hơn hay bằng So sánh khác Độ ưu tiên 3 3 2 2 1 4 5 5 5

Sử dụng hàm trong công thức + Excel xây dựng sẵn 1 số hàm. Mỗi hàm thực hiện 1 tác vụ. + Khi dùng hàm cần nhớ: ý nghĩa, tên, và tham số (arguments/parameters). Sử dụng tham chiếu trong công thức + Tham chiếu ô (vùng): để lấy data của ô (vùng). + 3 loại tham chiếu: + Relative reference (tham chiếu tương đối): + Dòng & cột thay đổi khi copy. + Vị trí tương đối đến dòng & cột hiện tại. + VD: =sum(A 1: A 5) + Absolute reference (tham chiếu tuyệt đối): + Dòng & cột không thay đổi khi copy. + VD: =sum($A$1: $A$5) + Mixed reference (tham chiếu hỗn hợp): + Dòng hoặc cột cố định. + VD: = $A 1 + A$5

Text Functions (Hàm chuỗi) + Len(text): trả về số ký tự của text. Len(“learn excel”) = 11 + Upper(text): đổi text thành chữ hoa. + Lower(text): đổi text thành chữ thường. + Proper(text): đổi text thành chữ hoa đầu mỗi từ. Proper(“learn excel”) = Learn Excel + Left(text, num): lấy ra num ký tự của text tính từ trái. Left(“learn excel”, 5) = Learn. + Right(text, num): lấy ra num ký tự của text tính từ phải. Right(“learn excel”, 5) = excel. + Mid(text, start, num): lấy ra num ký tự của text tính từ vị trí start. Mid(“learn excel”, 3, 6) = arn ex. + Trim(text): loại bỏ các khoảng trắng dư thừa trong text. Trim(“ learn excel ”) = “learn excel”

Date Functions (Hàm ngày, tháng, năm) + Day(date): trả về ngày của date. Day(08/10/2011) = 8 + Month(date): trả về tháng của of date. Day(08/10/2011) = 10 + Year(date): trả về năm của date. Day(08/10/2011) = 2011 + Date(year, month, day): trả về ngày/tháng/năm. Date(2011, 10, 8) = 08/10/2011 + Weekday(date): trả về thứ (1 -CN, 2 -thứ 2, …, 7 -thứ 7). Weekday(08/10/2011) = 7. + Today(): trả về ngày hiện tại. + Now(): trả về ngày hiện tại & giờ.

Time Functions (Hàm thời gian) + Second(time): trả về giây của time. Second(6: 27: 45) = 45 + Minute(time): trả về phút của time. Minute(6: 27: 45) = 27 + Hour(time): trả về giờ của time. Day(6: 27: 45) = 6 + Time(hour, minute, second): trả về giờ: phút: giây. Date(6, 27, 45) = 6: 27: 45

Count Functions (Hàm đếm) + Count(range): trả về số ô chứa số + Count. A(range): trả về số ô khác rỗng + Count. Blank(range): trả về số ô rỗng + Count. If(range, criterion): trả về số ô thỏa tiêu chuẩn (criterion)

+ Count. IFS(range 1, criteria 1, [range 2, criteria 2]…): trả về số ô trong các vùng thỏa các tiêu chuẩn. COUNTIFS(A 2: D 2, ">7") = 2 COUNTIFS(B 2: B 5, ">6", D 2: D 5, ">7") = 2

Sum Functions (Hàm tính tổng) + Sum(range): trả về tổng của các ô trong range + Sum. IF(range, criterion, [sum_range]): trả về tổng của các ô trong range thỏa criterion + Sum. Product(range 1, range 2, …): Tính tích của các ô tương ứng trong các vùng, và trả về tổng của chúng. SUM(B 2: D 2) = 23 SUMIF(B 2: B 5, ">5") = 26 SUMIF(B 2: B 5, ">5", D 2: D 5) = 22 SUMPRODUCT(B 4: B 5, D 4: D 5) = 5*8 + 8*6 = 88

If Function (Hàm nếu) + IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]): trả về value_if_true nếu logical_test là true (đúng), ngược lại trả về value_if_false. IF(C 2>6, "Pass", "Fail") = Fail IF(C 3>6, "Pass", "Fail") = Pass + Min (range 1, [range 2], …): trả về giá trị nhỏ nhất. + Max (range 1, [range 2], …): trả về giá trị lớn nhất. + Average(range 1, [range 2], …): trả về giá trị trung bình. Min(B 2: D 2, B 4: D 4) = 5 Min(B 3: D 3) = 9 Average(B 2: D 2) = (10 + 5 + 8)/3

Lookup Functions (Hàm tìm kiếm) - Syntax (Cú pháp): VLookup(value, range, column, [type]): - Task (Ý nghĩa): tìm value trong cột thứ 1 của range, rồi trả về giá trị của ô cùng dòng trong range và cột thứ column. - Parameters: +value: giá trị tìm kiếm. +range: data. +column: thứ tự của cột trong range. +type: cách thức tìm kiếm True: tìm chính xác hoặc gần đúng False: tìm chính xác

VLOOKUP(A 2, A 2: C 7, 2, FALSE) = Bình VLOOKUP(A 4, A 2: C 7, 3, FALSE) = IT

- Cú pháp: HLookup(value, range, row, [type]): - Ý nghĩa: tìm value trong dòng đầu tiên của range, rồi trả về giá trị của ô cùng cột trong range và dòng thứ row. - Tham số: +value: giá trị tìm kiếm. +range: data. +row: thứ tự của dòng trong range. +type: cách thức tìm kiếm True: tìm chính xác hoặc gần đúng False: tìm chính xác

HLOOKUP("i 3", B 1: E 3, 2, FALSE) = 250 HLOOKUP("i 7", B 1: E 3, 3, FALSE) = 480 Charts (Đồ thị) Bước 1: Chọn số liệu Bước 2: Click tab Insert, rồi chọn loại đồ thị trong nhóm Charts Bước 3: Thiết lập các tham số khác