MHIR 118 LETM RETM GREVLS SEVL BEKTA 6

MHIR 118 İLETİŞİM ÖĞRETİM GÖREVLİSİ SEVİL BEKTAŞ

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar Rapor ve Rapor Hazırlama Teknikleri Rapor nedir? Kamu ya da tüzel kuruluşların yetkilileri tarafından incelenmek üzere görevlisine havale edilen ya da doğrudan görevlisi tarafından görülen bir sorun üzerine yapılan inceleme sonucunu, ilgili makama bildiren yazıya rapor denir. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar Rapor ve Rapor Hazırlama Teknikleri Rapor Yazma Becerileri Rapor yazarken gerçeklerin açık ve objektif bir biçimde gözlemlenmesi, Gerçeklerin doğru bir şekilde yazılıp sebeplere bağlanması gerekir. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar Bir Raporun Hazırlanmasında Göz Önünde Tutulması Gereken Nitelikler; Raporun konusunu iyi kavramış olmak. Kaynaklardan elde edilen malzemeyi etkili, çarpıcı, inandırıcı ve doyurucu nitelikte hazırlamak. Raporları belli bir plân dahilinde hazırlamak ve varılan yargıyı açıkça belirtmek. Raporlarda ileri sürülen olumlu ya da olumsuz görüşleri kesin deliller ile somut bir biçimde açıklamak. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar Kuruluşlarda Rapor Yazmanın Teknikleri Yapılan İşlerin Kayıtlarını Tutmak, Durum değerlendirmesi yapmak, Yeni fikirleri değerlendirmek, Gelecekle ilgili aksiyonları göstermek… Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 İŞ RAPORLARININ TÜRLERİ Fonksiyonlarına Göre Raporlar Kaynaklara Göre Raporlar Hedef Kitlesine Göre Raporlar Zaman Aralığına Göre Raporlar İçerik Yönünden Raporlar Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar Fonksiyonlarına Göre Raporlar Bilgi veren raporlar: kuruluşun çeşitli faaliyet alanlarıyla ilgili olarak, kuruluş hiyerarşisindeki kişiler ile, kuruluş içi veya kuruluş dışı danışmanların hazırladığı raporlardır. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar Fonksiyonlarına Göre Raporlar Analiz Raporları: Gerçekleri ortaya çıkarmayı amaçlayan, gerçeklerle ilgili nedenleri araştıran, soruşturan belgelerdir. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Kaynaklara Göre Raporlar Ar-ge Raporları Satış Birimi Raporları Muhasebe Finans Birimi Raporları İnsan Kaynakları Birimi Raporları Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar Hedef Kitlesine Göre Raporlar İşletme İçine Yönelik Raporlar: Kuruluşta kısa ya da uzun dönemde kullanılmak üzere hazırlanmaktadır. İşletme içine yönelik raporlardan önemli olanlar dosyalanmaktadır. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar Hedef Kitlesine Göre Raporlar İşletme Dışına Yönelik Raporlar: Değişik yönetim kademelerine göre yapılmaktadır. Devlet ve yerel yönetim kurumlarına, meslek örgütlerine, basın kuruluşlarına ve diğer sosyo-kültürel amaçlı derneklere yöneliktir. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar Zaman Aralığına Göre Raporlar Periyodik Raporlar: kuruluştaki birimlerin işin niteliğine göre rutin olarak, günlük, haftalık, aylık, 3 -6 aylık, yıllık ve birkaç yıllık raporladır. Standart bir görüntüye ve formata sahiptir. Bilgi verici ve karar vericinin karar vermesini kolaylaştıracak niteliktedir. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar İçerik Yönünden Raporlar Mektup Raporları: Duyuru raporlarına göre daha biçimsel olup, kuruluş dışındaki kişi ya da kişiler tarafından hazırlanmaktadır. Mektup raporlar; Yetki ifadesi, Mektubun amacı, Problemin tanıtımı, Değerlendirme, Sonuç, İsim ve imza bölümlerinden oluşmaktadır. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar İçerik Yönünden Raporlar Resmi raporlar: resmi raporların yazımı önce bir hazırlık sürecini gerekli kılmaktadır. Üst yönetime ve alt kademe hazırlanacak bir raporun, kelime hazinesi, üslubu, teknik düzeyi farklı olabilir. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar İçerik Yönünden Raporlar Gelişme Raporları: Periyodik raporlara benzemektedir. Belirli bir projeyi yürüten grupların önceden belirlenmiş zaman aralıklarında, o zamana kadar yapılan işler hakkında bilgi veren, kuruma gönderilen yazılı metinlerdir. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar RAPORDA BULUNMASI GEREKEN BÖLÜMLER Dış Kapak İç Kapak Önsöz/ Teşekkür İçindekiler Giriş Metin Sonuç ve Öneriler Ekler Kaynakça Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

• RESMİ YAZI ÖRNEĞİ 1 • T. C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü • • • Sayı: B. 08. 0. PGM. 0. 20. 01. 09 -114 -560/1950030/01/2009 Konu : . . . MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA (Personel Genel Müdürlüğü) Metin içeriği. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (İmza) Adı SOYADI Okul Müdürü 30/01/2009 Müdür Yardımcısı: • • Adres: . . . . . . . . . . . . .

İş Görev Raporları • • • Kurumlarda en çok hazırlanan raporlardan biri de iş ya da görev raporudur. Yurt içinde veya dışında belirli bir süre ve belirli bir görev ya da hizmet için görevlendirilen kişiler, görev dönüşlerinde birimlerine veya üstlerine bir rapor sunarlar. Ancak çoğu kişi, rapor yazmayı bilmediğinden ya rapor yazmaz ya da kendine göre bir rapor yazar. Bir iş ya da görev raporunun biçimi ve içeriği konusunda aşağıdaki yöntem önerilmektedir.

İŞ GÖREV RAPORLARI • Kapak • Sunuş • (Bu bölümde, görevin dayanağı, yeri, amacı, türü, süresi ve yöntemi belirtilir ve • yardımcı olanlara teşekkür edilir. Altına tarih atılır. Raporu hazırlayan adını, soyadını ve • unvanını yazıp imzalar. ) • Konu • �Yapılan çalışmalar • �Karşılan güçlükler ve problemler • �Öneriler • Sonuç • (Konu, önemli sorunları ve önerileri içerecek şekilde kısaca özetlenir. ) • Ekler

6 1 Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar E-postayla İletişim E-posta yoluyla raporlar, mektuplar ve diğer bilgiler bilgisayar yardımıyla istenen alıcıya mesafe tanımadan gönderilir. E-posta mesajı, aynı anda birçok kişiye göndermeye imkan tanır. E-posta iletişimin en büyük avantajı hızlı olması ve resmi olmamasıdır. Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

E-POSTA HATALARI En bariz hatalar ►Yalnızca büyük harf kullanarak yazı yazmayın. Bu karşı tarafa bağırmak anlamına geliyor. Metin içerisinde fazla ünlem kullanmaktan da uzak durmak gerekiyor. ►Sadece iş ilişkiniz olan birine şiirler, şakalar, virüs uyarıları gibi programlar atmak imajınızı direkt zedeler. Tabii iş ilişkinizin boyutu daha samimi bir noktaya geldiyse, buna diyecek bir sözümüz yok. ►Sinirli olduğunuzda sakın bilgisayarın karşısına geçmeyin. Bir süre bekleyin, sakinleşin ve mantık çerçevesinde e-postalar yazın. Gerekiyorsa yazdıklarınızı yanınızdaki bir başka kişiye kontrol ettirin. ►Mümkün olduğunca kısa yazın, hayat hikâyenizi anlatmaya kalkmayın. Metnin kısa olmasının yanında, öz ve açık ifadeler kullanmak da önemli. ►Alaycı olmayın! Zeki olduğunuzu düşünebilirsiniz, ancak karşı tarafın şakalarınızdan rahatsız olabileceğini unutmayın.

E-POSTA HATALARI • Biraz daha dikkat! • Mesajın içeriği de bir hayli önemli. Bu durumda mesajı oluştururken dikkat etmeniz gerekenler de şöyle: ►En başta mutlaka mesajın neden gönderildiğini güzel bir Türkçe'yle tanımlayın. ►Nazik olayım derken şirinlik muskası olmayın, gayri ciddi ifadeler ve simgelerden kaçının. ►Mutlaka postanızı oluştururken muhatabına ismiyle hitap edin. ►Empati kurun, mesajı göndermeden önce mutlaka "Bu mesaj bana gelseydine düşünürdüm" diye sorgulayın. Mesajı alanın ne düşüneceğini tahmin etmeye çalışın. ►E-postalarda mesajı kişiselleştirilmeyin ve "ben" sözcüğünü çok fazla kullanmayın. ►Kullanılmaması gereken bir başka unsur da onaylatma cümleleri. Kişinin kendisini onaylatmak için kullandığı ". . . değil mi? " ya da "Siz nedersiniz? " gibi sorular, iş dünyasında çok şık durmayan cümleler olarak tanımlanıyor.

►Yanlış adrese giden postalar da itibarı zedeleyen yanlışların başında geliyor. Bitirilmiş postada adres kısmına, özellikle de çoklu gruplara ileti gönderirken bir hayli dikkat etmek gerekiyor. İstenmeyen kişilere, istenmeyen e-mail'lerin gitmesi sizi zor durumda bırakabilir. Bu yüzden e-mail'in içeriğini oluştururken gösterdiğiniz özeni, mail'i tamamlayıp "gönder" demeden önce de gösterin. ►Ekleri iliştirmeyi unutmak, olumsuz izlenim yaratmanın en büyük nedenlerinden biri. . . Yanlış bir dosya eklenmiş ya da hiç dosya eklenmemiş e-postalarla imajınızı bozmak istemiyorsanız göndermeden önce ekleri mutlaka kontrol edin. Yanlış ekle ya da eksik gönderilen mail'lerin ardından özür mesajları atmak ve birkaç kere bu hatanın tekrarlanması, sizin profesyonelliğiniz hakkında kafalarda soru işaretleri yaratacaktır. ► Kimliğinizi iyi bir şekilde ortaya koyun. Mail'lerinizin sonuna mutlaka adınız, soyadınız, unvanınız ve iletişim numaralarınızın olduğu bölümü ekleyin. ►Mail adresi edinirken adınızın baş harfi ve soyadınızın bulunduğu kombinasyonları seçin. "Nickname" yani takma isim tarzındaki mail adresleri imajınızı ciddi anlamda zedeler. Görünmez değilsiniz İnternet ortamında, insanlara rahatsız edici sözler ve görüntüler içeren mektuplar gönderirken, yaptıklarınızın ortaya çıkmayacağını düşünmeyin. Çünkü e-postaların kimden geldiğini anlamak hiç de zor değildir. En basit olarak postanın gönderildiği bilgisayarın numarası tespit edilerek, kimin adına kayıtlı olduğu saptanabilir. O yüzden ya bu tarz işlere hiç girmeyin, giriyorsanız da bunun sonsuza kadar saklı kalacağını düşünmeyin.

6 Bölüm Sonu Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES