MESYUARAT BERSAMA PEGAWAI KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

MESYUARAT BERSAMA PEGAWAI KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) IBU PEJABAT KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA (IPKKM) 2018 PENGURUSAN AMANAH, DEPOSIT, PANJAR & SUBSIDIARI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA 13 OGOS 2018

PENGURUSAN AKAUN AMANAH

ISU AKAUN AMANAH BERKAITAN i. GFMAS 1. Penggunaan kod akaun dan kod dana amanah yang salah. Contoh adalah seperti berikut: Contoh Vot/Dana Kod Akaun Amanah 1. L 734 L 1212734 2. G 000 L 1212734 3. G 000 B 0229199 4. L 857 L 1212857 5. G 000 L 1212857 • Penggunaan kod siri A bagi pembelian aset di bawah Amanah Seksyen 9 adalah tidak boleh kerana aset tersebut tidak perlu dipermodalkan dan menggunakan kod akaun Belanja sahaja.

ISU AKAUN AMANAH BERKAITAN i. GFMAS Penggunaan kod akaun dan kod dana amanah yang betul. 1. Akaun Amanah Perkhidmatan Penyediaan Laporan Perubatan (LP) Jenis Urusniaga Vot/Dana Kod Akaun Perihal Terimaan L 734 H 0272199 Bayaran Ikhtisas Yang Lain (Kredit ke Amanah) Bayaran / Belanja L 734 B 0229199 Perkhidmatan Yang lain (Bayaran balik kepada Pegawai @ Pakar Perubatan) Hasil G 000 H 0272199 Bayaran Ikhtisas Yang Lain (Kredit ke Hasil)

ISU AKAUN AMANAH BERKAITAN i. GFMAS Penggunaan kod akaun dan kod dana amanah yang betul. 2. Akaun Amanah Perkhidmatan Rawatan Perubatan di bawah Skim Perkhidmatan Pesakit Bayar Penuh di Hospital Kerajaan (Full Paying Patient – FPP) Jenis Urusniaga Vot/Dana Kod Akaun Perihal Terimaan L 734 H 0272148 / H 0272149 Bayaran FPP – Warganegara / Bukan Warganegara (Kredit ke Amanah) Bayaran / Belanja L 734 B 0229901 Perkhidmatan Perubatan (Bayaran kepada Pegawai Pakar Perubatan) Hasil G 000 H 0272148 / H 02727149 Bayaran FPP – Warganegara / Bukan Warganegara (Kredit ke Hasil)

ISU AKAUN AMANAH BERKAITAN i. GFMAS Penggunaan kod akaun dan kod dana amanah yang betul. 3. Akaun Amanah yang lain Jenis Urusniaga Vot/Dana Kod Akaun Perihal Terimaan LXXX HXXXXXXX Bayaran / Belanja LXXX BXXXXXXX Sila rujuk SPANM Bil. 10 Tahun 2017 : Carta Akaun Akruan

PELARASAN KOD AKAUN AMANAH YANG TERSALAH CAJ • Memastikan kod akaun amanah dan kod dana yang tersalah caj dilaraskan semula kepada kod yang betul. Contoh Pelarasan: 1. Bagi kesilapan kod Akaun betul, kod dana salah –Jurnal Jenis S 1 Dt LXXX Cr Dt LXXXXXXX LXXX Cr HXXXXXXX BXXXXXXX LXXXXXXX

PELARASAN KOD AKAUN AMANAH YANG TERSALAH CAJ • Memastikan kod akaun amanah dan kod dana yang tersalah caj dilaraskan semula kepada kod yang betul. Contoh Pelarasan: 2. Bagi kesilapan kod Akaun salah, kod dana salah –Jurnal Jenis S 5 Dt G 000 Cr Dt • • LXXX Cr • LXXXXXXX HXXXXXXX BXXXXXXX G 000 LXXXXXXX Memastikan transaksi terimaan dan bayaran amanah diperakaunkan ke kod akaun yang betul. Menyeragamkan penggunaan kod akaun amanah di PTJ KKM. Memastikan laporan amanah dapat dijana dengan tepat.

RUJUKAN • Surat Edaran Bahagian Akaun Bilangan 2 Tahun 2018 bertarikh 12 Februari 2018 mengenai Garis Panduan Penggunaan Kod Carta Akruan (CAA) Bagi Akaun Amanah Perkhidmatan Penyediaan Laporan Perubatan Dan Perkhidmatan Rawatan Perubatan Di Bawah Skim Perkhidmatan Pesakit Bayaran Penuh Di Hospital Kerajaan (L 1212734) • SPANM Bil 7 Tahun 2017 – Struktur Kod Perakaunan • SPANM Bil 10 Tahun 2017 – Carta Asas Akaun Akruan

PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT

ISU AKAUN DEPOSIT BERKAITAN i. GFMAS 1. Kesilapan mewujudkan invois bagi kod deposit berikut: Kod Deposit i. GFMAS Perihal 876908 L 1112132 Deposit Peralatan Pesakit 876302 L 1112133 Deposit Bayaran Cagaran Hosp. – W M’sia 876303 L 1112134 Deposit Bayaran Cagaran Hosp. – W Asing 876307 L 1112135 Deposit Pesakit Bayar Penuh – W M’sia 876308 L 1112136 Deposit Pesakit Bayar Penuh – W Asing * Kod deposit di atas mendapat pengecualian dimana senarai subsidiari deposit tidak perlu diwujudkan dalam sistem i. GFMAS. PTJ perlu memproses pengeluaran resit (Jenis Resit : Resit Biasa dan Jenis Pembayar – OTC) sahaja.

ISU AKAUN DEPOSIT BERKAITAN i. GFMAS 2. Kesilapan penggunaan kod deposit seperti berikut: Kod Deposit Perihal Kod Deposit Yang Salah Kod Deposit Yang Betul 879501 Deposit Am L 1131101 L 1111101 879503 Deposit Cagaran L 1131103 L 1111103 879504 Deposit Kantin L 1131104 L 1111104 879505 Deposit Cagaran Sewa Bangunan L 1131105 L 1111105 879507 Deposit WJP L 1131107 L 1111107 *PTJ perlu melaraskan semula ke kod yang betul melalui penyediaan baucar jurnal seperti berikut: i) WJP – Penyediaan Baucar Jurnal di Modul AP (Jenis Urusniaga : KJ) ii) Selain WJP – Penyediaan Baucar Jurnal di Modul Terimaan. Walau bagaimanapun, jurnal sedia ada tidak menyediakan pelarasan kesilapan ini. Sila log ke i. GFMAS Service Desk.

ISU AKAUN DEPOSIT BERKAITAN i. GFMAS 3. Penggunaan Akaun Penyelesaian (Deposit): (i) Akaun Penyelesaian ini bagi transaksi yang melibatkan subsidiari dalam i. GFMAS. (ii) Akaun ini perlu dikosongkan selewat-lewatnya sebelum / pada 1 September 2018. Walau bagaimanapun, PTJ akan dimaklumkan tarikh terbaru untuk mengosongkan akaun ini kerana ianya tertakluk kepada arahan semasa JANM. (iii) Sila gunakan kod Akaun Penyelesaian i. GFMAS dan vot/dana yang betul semasa penyediaan Arahan Pembayaran.

KOD AKAUN GFMAS KOD AKAUN 1 GFMAS KOD AKAUN PENYELESAIAN 1 GFMAS MODUL 1 GFMAS PERIHAL AKAUN PENYELESAIAN Deposit Wang Jaminan Pelaksanaan AP AKAUN PENYELESAIAN WANG JAMINAN PELAKSANAAN PERIHAL DEPOSIT VOT/DANA AKAUN DEPOSIT 879507 L 11111107 879501 L 11111101 Deposit Am AR 879502 L 11111102 Deposit Tender AR 879503 L 11111103 Deposit Cagaran AR 879504 A 2991104 L 11111104 Deposit Cagaran Kantin AR Deposit Cagaran Sewa Bangunan AR Deposit Lelong Harta Kerajaan AR A 2991108 879505 L 11111105 879509 L 11111109 872310 L 1111 Deposit Kuarters Kerajaan AR 876502 L 1112141 Deposit Sitaan Atau Rampasan AR 48 AKAUN PENYELESAIAN DEPOSIT LAIN-LAIN G 000

KOD AKAUN GFMAS KOD AKAUN 1 GFMAS KOD AKAUN PENYELESAIAN 1 GFMAS VOT/DANA PERIHAL DEPOSIT MODUL 1 GFMAS PERIHAL AKAUN PENYELESAIAN WANG PENDAHULUAN KONTRAKTOR TIADA A 0591101 A 2991105 WANG PENDAHULUAN KONTRAKTOR (WPK 49 AP AKAUN PENYELESAIAN WANG PENDAHULUAN KONTRAKTOR Mengikut Sumber Asal : Vot P (P 00) Vot B (B 00)

ISU AKAUN DEPOSIT BERKAITAN i. GFMAS 4. Penyelesaian item dummy bagi Akaun Belum Bayar (ABB) bagi kod deposit masih belum selesai. Penyelesaian dummy ABB di peringkat BA, KKM perlu diselesaikan pada 30 September 2018. Antara permasalahan yang dihadapi adalah seperti berikut: • • • Pegawai bertanggungjawab yang menguruskan deposit (PIC) di PTJ telah bertukar / berpindah. PTJ tiada maklumat lengkap : nombor telefon pembekal, nombor pendaftaran syarikat dan alamat syarikat. Nilai deposit di PTJ tidak sama dengan nilai di template dummy. Lewat menerima maklum balas dari PTJ tidak menyimpan data-data deposit tahun terdahulu.

PENGURUSAN AKAUN PANJAR

ISU PANJAR BERKAITAN i. GFMAS 1. Akaun Penyelesaian Panjar A 2911101 di BA, KKM tidak berbaki kosong. Baki terkini sehingga 7 Ogos 2018 adalah berjumlah RM 403, 453. 95. Bil. 1. 2. 3. Sebab berlaku Tindakan Tiada tindakan penerimaan apungan asal bagi panjar 1. Mohon lakukan proses baharu wujud di Modul CM mendaftar Penerimaan (Tiada dokumen jenis C 5) Rekupmen (C 5) Setelah menunaikan rekupmen Tiada tindakan penerimaan rekupmen di Modul CM. Panjar Wang Runcit (Tiada dokumen jenis C 5) (PWR) / Panjar Khas. Tiada tindakan penerimaan tambahan apungan di 2. Sila rujuk Manual Latihan Modul CM. (Tiada dokumen jenis C 5) i. GFMAS bagi topik : CM 21600 Penerimaan Rekupmen. 3. Sila gunakan kod dana G 000 untuk Vot / Dana.

ISU PANJAR BERKAITAN i. GFMAS PTJ yang masih belum melaksanakan proses penerimaan rekupmen (C 5) sehingga 27 Julai 2018 adalah seperti berikut: Bil. Nama PTJ Kod PTJ Tarikh Dokumen 1. Bahagian Perubatan Tradisi dan Komplementari Kolej Teknologi Makmal Perubatan Bahagian Pengurusan Latihan Jabatan Perubatan Am HKL Institut Penyelidikan Perubatan Bahagian Perkhidmatan Farmasi 42011301 30. 05. 2018 15. 00 42010631 03. 05. 2018 63. 60 42010601 14. 03. 2018 350. 00 42240801 01. 05. 2018 470. 75 42190201 14. 05. 2018 716. 00 42010501 15. 05. 2018 804. 30 2. 3. 4. 5. 6. Amaun (RM)

ISU PANJAR BERKAITAN i. GFMAS 2. Rekupmen PWR tidak ditunaikan dalam masa 14 hari dari tarikh bank proses. Sila pastikan PWR ditunaikan dalam masa ditetapkan. Bulan Bilangan transaksi terlibat Tempoh diambil Januari 4 15 - 28 hari Februari 3 15 – 18 hari Mac 11 15 – 35 hari April 5 16 – 24 hari Mei 3 15 – 16 hari Jun 2 15 – 17 hari Julai 1 21 hari

PENGURUSAN AKAUN SUBSIDIARI

ISU AKAUN SUBSIDIARI 1. Bagi pendahuluan diri dalam Negara / luar Negara: (i) Bagi kes pendahuluan diri > amaun tuntutan : PTJ / Pegawai perlu membuat bayaran lebihan secara tunai di Bahagian Akaun, KKM atau melalui IBG. Bayaran secara kad kredit tidak digalakkan kerana pegawai perlu membayar lebihan tuntutan bersama caj perkhidmatan 0. 8% (Rujuk 1 PP – PS 2. 1 (Pungutan Hasil Kerajaan secara e-Payment) 1. 2. 3. 4. (ii) Bagi tuntutan perjalanan melalui proses (K 5) yang dibuat sila kunci masuk maklumat yang betul : Pegawai Pengawal : B 7 Kump. PTJ & PTJ : 99101603 Vot / Dana : E 601 Kod Akaun : A 0461101 Transaksi : Kredit

ISU AKAUN SUBSIDIARI 1. Bagi pendahuluan diri dalam Negara / luar Negara (samb. ) (iii) Hantar permohonan pendahuluan diri 2 - 3 minggu lebih awal dari tarikh menghadiri kursus dan sebagainya. (iv) Lampirkan jadual berkursus / tentatif program sebagai salah satu dokumen sokongan untuk memastikan kiraan pendahuluan yang lebih tepat dan mengelakkan amaun pendahuluan diri > amaun tuntutan. 2. Bagi permohonan pinjaman kenderaan dan komputer, sila pastikan ruangan harga belian dan harga jualan diisi dengan lengkap dan tepat pada surat kelulusan tawaran. Sila rujuk WP 9. 1, 9. 2 dan 9. 3.

PENEMUAN AUDIT 2

PENEMUAN AUDIT - AKAUN AMANAH • Penyelenggaraan Buku Akaun Amanah Ø Tidak disemak setiap bulan. Ø Jumlah bayaran di Buku Akaun Amanah berbeza dengan jumlah bayaran di Penyata Terimaan dan Bayaran. Ø PTB lewat dihantar ke Jabatan Audit Negara (>31 hb Mac). • Pengurusan Penurunan Kuasa Ø Tiada penurunan kuasa daripada Pegawai Pengawal Akaun Amanah. Ø Surat Arahan sebagai Pengawal dan Surat Arahan Amanah tidak disimpan. 3. Penggunaan kod hasil dan bayaran Ø Masih menggunakan kod hasil yang lama Ø Menggunakan kod yang tidak seragam • Agihan pembayaran bagi bayaran perkhidmatan penyediaan laporan perubatan biasa (KWSP, PERKESO) dan laporan perubatan pakar ke portion amanah / hasil kerajaan tidak tepat (Contoh : Amanah 60%, Hasil 40%). Sila rujuk Garis Panduan Pembayaran LP / FPP yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan, KKM.

PENEMUAN AUDIT - AKAUN DEPOSIT • SBP Disatukan Bagi Tahun Berakhir 31 Disember yang disediakan oleh Bahagian Akaun KKM tidak dapat dikemukakan dengan lengkap kepada Audit Negara. Ø SBP daripada PTJ tidak diterima oleh Bahagian Akaun mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan. Ø SBP yang disediakan secara tidak sempurna telah memberi gambaran yang kurang tepat mengenai baki sebenar akaun deposit. • Akaun Deposit melebihi tempoh 12 bulan. 3. Maklumat Baki Pendeposit tidak lengkap. • Item Penyesuaian yang tidak dapat dikenal pasti. • Item Penyesuaian melebihi 1 tahun.

PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI Nama Pegawai Emel No. Telefon Puan Nor Shuhaiza Binti Mohd Redzuan norshuhaiza@moh. gov. my 03 -88833271 Cik Noor Khairunnisa Binti Izran Hamzah nkhairunnisa@moh. gov. my 03 -88833296

PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI Nama Pegawai Unit Amanah Cik Zarinah Binti Dan Puan Nor Fadzlina Binti Abdul Latif Emel No. Telefon zarinah. d@moh. gov. my 03 -88833298 norfadzlina@moh. gov. my 03 -88833303

PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI Nama Pegawai Unit Deposit Emel No. Telefon Farah Azila Binti Hashim farahazila@moh. gov. my 03 -88833257 Rabaiyah Binti Lamida rabaiyah@moh. gov. my 03 -88833305

PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI Nama Pegawai Unit Panjar Noraini Binti Abdul Rahim Sintu Bairavi a/p Daramalingam Emel No. Telefon noraini. rahim@moh. gov. my 03 -88833292 sintu@moh. gov. my 03 -88833292

PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI Nama Pegawai Unit Subsidiari Syahfiqah Izzati Binti Abdul Wahab Noraini Binti Azeman Emel No. Telefon syahfiqah@moh. gov. my 03 -88833293 noraini. azeman@moh. gov. my 03 -88833297

Thursday, February 6, 2014