MERKEZ YNETM HARCAMA BELGELER YNETMEL Dayanak 5018 S

MERKEZİ YÖNETİM HARCAMA BELGELERİ YÖNETMELİĞİ

Dayanak 5018 S. Kamu Mali Yönetimi Ve Kontrol Kanunun 33. Maddesi(Giderin çeşidine göre aranacak gerçekleştirme belgelerinin şekil ve türleri merkezî yönetim kapsamındaki kamu idareleri için Hazine ve Maliye Bakanlığınca çıkarılacak yönetmeliklerle belirlenir. ) Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir.

Amaç Merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde malî işlemlerin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi kapsamında, harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri neler olduğu ve her kamu idarelerinde bu belgeleri standarta dökebilmek.

Kapsam Merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin ilgili mevzuatları çerçevesinde yapacakları harcamalarında ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bunlardan şekil ve türleri bu Yönetmelikte düzenlenmesi gerekenleri kapsar.

Tanımlar (1) Onay belgesi • İhale usulüyle yapılacak alımlarda, ihale onay belgelerini • Doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise; • • • işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi,

Tanımlar (2) Fatura: İş, mal veya hizmet alımlarında, işin, malın veya hizmetin özelliğine veya alımın yapıldığı yere göre düzenlenmesi gereken belgelerden; • Fatura, • Fatura yerine geçen belgeler • Serbest meslek makbuzu, • Gider pusulası, • Müstahsil makbuzu, • Giriş ve yolcu taşıma biletleri • Elektronik yolcu biletlerini, (Uluslararası Hava Taşıyıcıları Birliği üyelerince) • Harcama Pusulası, • Kamu kurum ve kuruluşlarınca düzenlenen alındıyı, • Yurtdışında yerel teamüle uygun olarak düzenlenen tercümeleri ekli fatura veya benzeri belgeleri,

Tanımlar (3) Piyasa fiyat araştırması tutanağı; • Doğrudan Teminde(İhale Komisyonu Kurulmaksızın) - Alınan Teklifler (Alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucu) - Uygun görülen fiyatı ve yükleniciyi gösteren - Tutanak ( Kişilerce imzalı Uygun fiyat ve yükleniciyi göstermeli)

Ödeme Belgeleri Ödeme Emri Belgesi(Giderlerin kesin olarak ödenmesinde ve ön ödemelerin mahsubunda kullanılır. ) ütçe lem uhasebe kredi şeklinde yapacakları ön ödemelerde kullanılır. ) Bakanlık, bu Yönetmelik kapsamındaki işlemlere ilişkin belgelerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esasları, şekil hükümlerinden bağımsız olmak üzere belirlemeye yetkilidir.

Ödeme Belgeleri • İki nüsha düzenlenir. (Tercihen üç) Birinci nüshası ile eki kanıtlayıcı belgeler Sayıştaya(Asıl ya da onaylı sureti), Mücbir sebeplerle aslının temin edilemediği hallerde, fatura ve/veya taşınır işlem fişinin onaylı örnekleri bağlanabilir. İkinci nüshası muhasebe biriminde(Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı) saklanır. (Üçüncü nüsha harcama birimlerince saklanır. ) • Elektronik ortamda veri giriş işlemlerinde, ödeme belgesine ayrıca bu verileri kanıtlayıcı belge bağlanmaz.

Kesin ve Ön Ödeme Kesin Ödemelerde; Bütçeden nakden veya mahsuben yapılacak kesin ödemelerde Ödeme Emri Belgesine harcamanın çeşidine göre Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgeler kanıtlayıcı belge olarak bağlanır.

ÖN ÖDEME ▫ Avans veya kredi suretiyle yapılacak ön ödemelerde; Harcama talimatı, ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi, Gereken hallerde kredi izin yazısı; ▫ Mevzuatları avanslarda; gereği yüklenicilere verilecek Harcama talimatı, ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi, Avans teminatına ilişkin alındının onaylı örneği, Gereken hallerde Bakanlığın uygun görüş yazısı veya üst yöneticinin kararı, M. İ. F. ’ne kanıtlayıcı belge olarak bağlanır.

Taahhüt dosyası İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde; • onay belgesi, • ihale komisyonu kararı, • (4734/22/d) doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılan alımlarda piyasa fiyat araştırması tutanağı • 4734/22/a, b ve c bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlara ilişkin olarak ihale mevzuatında belirlenen standart form, • Sözleşme yapılması halinde sözleşme • Bakanlıkça gerekli görülen diğer belgeleri kapsayan taahhüt dosyası, ödemeden önce veya ilk hakedişle birlikte biri asıl diğeri onaylı suret olmak üzere iki nüsha (muhasebe yetkilisine verilir. Taahhüt dosyasının asılnüshası, ödeme belgesinin 1. nüshasına bağlanır. Ancak, mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde , diğer ödemelerde Yönetmeliğin ilgili maddesinde sayılan belgelerden taahhüt dosyası dışındaki belgeler bağlanır. Taahhüt dosyasının onaylı sureti ise bir defadan fazla tahakkuk ettirilen hakediş ödemelerinin kontrolü için muhasebe biriminde saklanır.

Taahhüt dosyası Bakanlıkça gerekli görülen diğer belgeler; • İhale usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde, ▫ ▫ ▫ İhale onay belgesi, İhale komisyonu kararı, Sözleşme, İlanın yapıldığına ilişkin tutanak, Kesin teminatın alındığına ilişkin alındının örneği, Damga vergisinin yatırıldığına ilişkin alındının onaylı örneği veya yazı, Yapım işlerinde, sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi halinde buna ilişkin onay belgesi ve ek kesin teminata ilişkin belge, Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi, Süre uzatımı verilmesi halinde, buna ilişkin karar ve onay, Başbakanlığın veya Bakanların iznine tabi alımlarda izin yazısı, Malî hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tabi olan hallerde, uygun görüş verildiğine yahut verilmediğine ilişkin görüş yazısı.

Ödemenin kimlere yapılacağı (1) • Gerçek kişilerde ▫ alacaklıya ▫ Vekiline---noterce düzenlenmiş vekaletname aslı veya bunun noterce onaylanmış örneği. ▫ velisine---veli ve çocukların TC Kimlik numaraları / mahkeme ilamı. ▫ vasisine---mahkeme ilamı ▫ Mutemedine--- görevlendirme yazısı ▫ varislere---veraset ilamı, • tüzel kişilerde ▫ kanuni temsilcilerine veya bunların tayin ettikleri vekillere----noterce onaylı imza sirküleri ve ilgilinin tahsile yetkili olduğunu gösteren belge ▫ Kayyıma--- mahkeme ilamı.

Ödemenin kimlere yapılacağı (2) • Resmi kurum ve kuruluşların alacaklarının tahsili için görevlendirilenlere alındı karşılığı yapılacak ödemelerde, dairesince verilmiş, ilgilinin tatbiki imzasını içeren yetki belgesi. • Herhangi bir alacağı temellük eden kişilere--noterce onaylanmış alacak temliknamesi. • Kamu personelinin aylık, ücret ve düzenli olarak yapılan benzeri alacaklarının, --Mutemet Görevlendirme Yazısı. • Kamu personelinin münferit alacaklarında--Her ödemeyle ilgili Şahsi Mutemet Dilekçesi. • Banka hesaplarına aktarılması suretiyle ödemelerde---alacaklının harcama birimince onaylanmış yazılı talebi.

Harcamanın Çeşidine Göre Aranacak Belgeler (1) • Personel Giderleri ▫ Aylıklar a-İlk atamalarda, atama onayı ve işe başlama yazısı b-Naklen atamalarda atama onayı, işe başlama yazısı ve Personel Nakil Bildirimi, c)Terfilerde terfi onayı, d) Görevden uzaklaştırmalarda (açıkta kaldıkları sürelerin ödenmesinde Harcama Talimatı) ve iadelerde yetkili makamın onayı ve işe başlama yazısı e)Ücretli vekaletlerde(2. Görev Ödemelerinde) vekalet onayı ve işe başlama yazısı) f) Aylıksız izin ve askerlik dönüşü işe başlamalarda işe başlama yazısı

Malî yılın ilk ayına ait ödemelerde, personelin kıdem aylığına esas hizmet sürelerini gösteren insan kaynakları birimince onaylı listenin ödeme belgesine bağlanması gerekir. Diğer aylarda ise durumunda değişiklik olanların listesi ödeme belgesine bağlanır.

Diğer Sosyal Haklar Yabancı Dil Tazminatı ödemelerinde ; Yabancı dil sınav sonuç belgesi Evlenme Yardımı: Aile Yardımı bildirimi Aile Yardımı: Aile Yardımı bildirimi. (İlk işe girişte alınır. Eş/çocuk durumu değişikliklerinde ve atamalarda yenilenir. ) Doğum(Ölüm) Yardımı: Doğum(Ölüm)olayının meydana ve yeri gösterir dilekçe

Diğer Sosyal Haklar • Giyecek Yardımı: Yetkili Makamın Kararı , Onayı ve ÇÖB • Fazla Mesai Ödemelerinde : Saat başı ödenecek ücreti gösterir onay, Fazla Çalışma yapan personel ve icmal, Banka Listesi , ÇÖB (Yönetim Kurulu , Kurumun Personel Listesi ve Ders Programı her öğretim yılı başında 1 defa gönderilir)

Sözleşmeli Personel Ücretleri • Aylık Bordrosu ve Personel Bildirimi İşe başlama yazısı, • Sözleşme, • Sözleşme ve işe başlama yazısının ilk ödemeye ait ödeme belgesine bağlanması gerekir. (Sosyal Yardım , ek çalışma . . . gibi ödemelerde Yönetmeliğin ilgili Maddeleri uygulanır.

İŞÇİ ÜCRETLERİ • a) Ücret ödemelerinde; - Personel Bildirimi , - İlk işe başlama, yer değiştirme ve terfilerde, İşçi Hareketleri Onayı , - İşçi Ücret Bordrosu, İşçilerin fazla çalışma, ulusal bayram ve hafta tatili, genel tatil ile yıllık izin ücretlerinin ödenmesinde, ayrıca onayın da aranması gerekir. Sözleşmeleri gereği fiili çalışmaya bağlı ödemelerde puantajtablosu(Ulaşım, yemek…)

SOSYAL HAKLAR • • • • b) Evlenme, doğum ve ölüm yardımı ödemelerinde; Yönetmelikte belirtilen belgeler c) Giyecek yardımı ödemelerinde; -Nakden yapılacak ödemelerde Çeşitli Ödemeler Bordrosu, d) Kıdem tazminatı ödemelerinde; - Harcama talimatı, - Hizmet cetveli, - Kıdem tazminatının hesaplanmasını gösteren belge, - Askerlik borçlanması varsa buna ilişkin belge, -Daha önce çalıştığı yerlerden ayrılırken kıdem tazminatı alıp almadığını gösterir belge, -Emekliye ayrılanlarda, Sosyal Sigortalar Kurumundan alınacak emekliliği hakettiğine ilişkin belge, ödeme belgesine bağlanır. e) İhbar tazminatı ödemelerinde; - Harcama talimatı, - Hizmet cetveli, - İhbar tazminatının hesaplanmasını gösteren belge, Sendikalarla yapılan toplu sözleşmenin onaylı iki nüshası, yapılacak ödemelere esas olmak üzere dönem başında muhasebe birimine verilir. Toplu sözleşmenin bir nüshası ödeme emri belgesinin birinci nüshasına eklenir.

Geçici Personel Giderleri • a) 30 iş gününü aşmayan sürelerde ve vize alınmaksızın çalıştırılacak işçilerin ücretlerinin ödenmesinde; • - Harcama talimatı, - İşçi Ücret Bordrosu • b) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 4/c maddesi veya özel mevzuatları gereğince kısmi zamanlı çalışanların ücretleri ile aday çırak, çırak ve stajyer öğrencilerin ücretlerinin ödenmesinde;

Diğer Ödemeler • - Harcama talimatı, • - Çeşitli Ödemeler Bordrosu • - Gereken hallerde puantaj cetveli, c) 5/6/1986 tarihli ve 3308 sayılı Çıraklık ve Meslek Eğitimi Kanunu uyarınca sigorta primlerinin ödenmesinde; • - Aylık Sigorta Primleri Bildirgesi, • - Aday çırak, çırak veya öğrencilerin onaylı listesi,

BURS GİDERLERİNİN ÖDENMESİNDE • -Harcama talimatı, • -Burs ve öğrenim kredilerinin ödenmesinde, banka şubeleri itibarıyla düzenlenecek ve öğrenci başına ödenecek kredi miktarı ile öğrenci sayısını ve ödenecek toplam kredi tutarını gösteren, burs ve kredi hizmetlerini yürüten birimce onaylı liste; katkı kredilerinin ödenmesinde, her bir üniversiteye ödenecek toplam katkı miktarını gösteren, kredi hizmetlerini yürüten birimce onaylı liste,

YURT İÇİ/DIŞI GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU • - Görevlendirme yazısı veya harcama talimatı, • - Yurtiçi / Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi • -Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura , (Yurtdışı kalımlarda fatura dairece onaylanacak ve tercümesi eklenecek. )

Yolluklarla İlgili Bazı Bilgiler • Taksi kullanılmlarında fatura/fiş sadece belediye hudutları dışında istenmektedir. • Denetim, kurs yarışma gibi toplu seyahatlerde Toplu Seyahat Bildirimi düzenlenir. • Yurtiçi sürekli görev yolluklarında Atamalarda atama onayı ya da harcama talimatı • Yurtiçi Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi (emeklilikte Ç Ö B )

DİĞER ÖDEMELER • Kurs ve toplantılara katılma giderleri Kamu kurum ve kuruluşları ile meslek teşekkülleri, dernek ve vakıflar tarafından düzenlenen kurs ve toplantılara katılanların katılma giderlerinin ödenmesinde; • - Görevlendirme yazısı, • - Fatura, fatura yoksa katılma ücretini gösteren ve Kurs ve toplantıya iştirak edildiğine ilişkin belge, • ödeme belgesine bağlanır.

ULAŞTIRMA VE HABERLEŞME GİDERLERİ • -Yurtiçi ve yurtdışı şehirlerarası telefon görüşme bedellerinin resmi-özel ayrımını gösterir, kullanıcının beyanına dayalı olarak ilgili daire amirince onanmış fatura,

Teşekkürler… Murat SEZGİN Mali Hizmetler Uzmanı murat. sezgin@ege. edu. tr 0 -232 -311 4374