Merkantilsamling 2013 Ruth Wenche Stavik og Geir Hvard

Merkantilsamling 2013 Ruth Wenche Stavik og Geir Håvard Ellingseter 14. 03. 2013

Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 2

Spørsmål • Oppbevaring av papir • Personalmappe • K-koder Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 3

Personalmappe kan inneholde: • Stillingsannonse (lenke) og søknad med CV • Tilsettingsbrev, bekreftelse på stilling og arbeidsavtale (fornyelser) • Lønnsmelding / ansiennitet / forhandlinger • Taushetserklæring, sikkerhetsklarering, m. m. • Pensjonsforhold og trygdekasse • Vedtak om redusert arbeidstid • Særskilte avtaler om godtgjørelser og stipend • Permisjoner med ansiennitetstap / uten lønn • Bekreftelser kompetansegivende opplæring / kurs • Helseforhold, tilpasset arbeid, attføring, m. m. • Tildelte hederstegn • Oppsigelse og sluttattest Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 4

Personalmappen skal ikke inneholde • Anmeldelser, disiplinærtiltak • Ved denne type saker be om tilgangskoden PB – personal begrenset Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 5

K-koder Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 6

Åpningsspørsmål – rydding eller ryddighet • Er det viktig å vite om et dokument er ferdig? • Er det viktig å vite om og når et dokument er utsendt? • Er det viktig å angi at et dokument er svart på? • Er det viktig at dokumentene arkiveres? • Hvis ja: http: //mrfylke. no/Intranett/Stoettefunksjonar/Dokumenthandtering/Rutinefor-aa-ferdigstille-brev Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 7

Brev under arbeid: Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 8

Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 9

Rutine • Saksbehandler endrer status til F når brevet er ferdig. Dersom brevet ikke skal ekspederes umiddelbart, bør det ligge med status R (Reservert). • Saksbehandler eller den som sender ut brevet endrer status på utgående brev fra F til E når brevet ekspederes (utsendt). • Dokumentsenteret journalfører utgående brev med status E etter 3 dager. • Dokumentsenteret journalfører utgående brev som har hatt status F i 6 dager eller mer. • Dere trenger ikke lenger sende papirdokumentene til oss (for annet enn signerte avtaler). Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 10

Hva arkiverer dere? • Borgund vgs opprettet nesten 10 000 dokumenter i 2012 • Romsdal vgs opprettet nesten 3000 • Oppgave senest til neste samling – mer enhetlig vurdering av hva som skal i e. Phorte? Generell betraktning: • Elev – ok • Ansatte ? • Administrative oppgaver? Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 11

Hva skjer videre? • Er i dialog med Extense og Vigo • Ny epostklient – Microsoft Outlook – Tettere kobling • Enhetlig utrulling av PC’er på skolene • Enklere versjon av e. Phorte for saksbehandlerne – e. Phorte light: http: //ephsp 01/e. Phorte/Default. aspx Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 12

Ta kontakt for hjelp! • Dokumentsenteret : ◦ post@mrfylke. no ◦ (71 24) 50 00 Kurs: • på skolene • Saksbehandlerkurs hos oss – arkivarer og saksbehandlere • Arkivarkurs hos oss • Videokonferanse Hospitering – en dag på dokumentsenteret Endres i topp-/bunntekst 26. 02. 2021 13