Mere robot Mere effekt BEDRE VELFRD Udfordringen en
Mere robot. Mere effekt. BEDRE VELFÆRD
Udfordringen – en historie om: • En henvendelse fra EY om RPA • Knappe ressourcer • En revisionsrapport • • Borgernes retssikkerhed Kommunens økonomi
Organisering Tidslinje Styregruppe Jørgen Brolykke, Projekteje r Marianne Carlsson, BMF Kirsten Pilely, BMF Tinna Madsen, BSF Steffen Holbech, BSF Jonas Groes, EY Uge 51/52 Projektgruppe Forberedelse Jette Skibelund, Michael Breuning, Projektleder BMF Jan Weber, BMF Christina Løve, BMF Mia Thuelund, BMF Brit Sand, BSF Rikke Pelle, BSF Ann-Dorrit Lagoni, BSF Morten Hartmann, EY Projektdeltagere Martin Larsen, BSF Elisabeth Hansen, BSF Rikke Mønster Morten Søndergaa rd, EY Uge 1 Uge 2 Sprint 1 Lægeerklæring Uge 3 Uge 4 Sprint 2 Lægeerklæring afvigelser Uge 5 Sprint 3 Advis Uge 6 Uge 7 Afslutning For at sikre agilitet og fremdrift i projektet er der afholdt: Dennis Larsen EY • • Daglige scrummøder Ugentlige statusmøder Sprintgennemgang efter hvert sprint Brugeraccepttest efter hvert sprint Uge 8 Uge 9 Evaluering, afrapportering
Arbejdsgangsanalyse - Flowdiagram - User stories • .
Centrale succeskriterier Ressourceperspektivet Perspektivet skal belyse hvorvidt automatiseringen af de to pilotprocesser har ledt til frigivelse af ressourcer gennem en reducering af tiden for procesgennemløbet. Kvalitetsperspektivet Perspektivet søger at få afklaret, hvorvidt kvaliteten af processerne kan påvises at være højnet. Medarbejderperspektivet Perspektivet klarlægger projektteamets oplevelse med robotautomatiseringen, og hvorvidt de oplever, at der er fordele ved at anvende Robotics, og at softwarerobotten kan anvendes andre steder i kommunen. Lovperspektivet Perspektivet søger at få afklaret, hvorvidt de lovmæssige forudsætninger er til stede for, at automatiseringen kan finde sted og udbredes i kommunen. IT-perspektivet Perspektivet undersøger hvorvidt tilstrækkelige IT-mæssige forudsætninger er til stede for at automatiseringen kan gennemføres i kommunen.
Ressource vurdering Volumen Tid – i dag Omk. Tid - Robot Effekt Omk. - Robot (sager) (min. ) (Kr. ) (min. ) (%) (Kr. ) Lægeerklæringer 10. 200 3, 0 172. 742 1, 0 -66% 19. 500 Ubehandlede Adviser 9. 500 1, 0 53. 629 0, 5 -50% 18. 500 Ubehandlede Ekstraordinære Adviser 21. 660 0, 45 61. 137 0, 2 -40% 18. 500 Proces Total 287. 508 56. 500 På det foreliggende datagrundlag fra 2016 estimeres udnyttelsen at være ca. 5%. Erfaringsmæssigt ligger udnyttelsesgraden på maksimum på ca. 85%. Pilotprojektet har påvist, at ca. 85% af lægeerklæringerne og 95% af adviserne vil blive automatiseret fuldt ud. Det estimerede potentiale er konservativt som det fremgår af nedenstående: Tidsforbruget i dag afspejler den effektive arbejdstid, som en rutineret medarbejder har Tidsforbruget fremadrettet afspejler den tid, som er opnået i testmiljøet. Såfremt processerne sættes i produktion er det forventningen, at det vil kunne blive lavere Omkostningerne til drift i dag omfatter alene lønsum. Der indgår således ikke it-omkostninger og support hertil.
Medarbejderoplevelse Proces og forløb Fin proces, professionel, struktureret, god fremdrift og energi, stor ledelsesbevågenhed. Kompetencer/læring Viden om kompetencer, Indsigt i og kompetencer til at anvende og vedligeholde robotten og oversættelse af manuelle processer. Fordele og ulemper Bedre kvalitet, effektivitet, afhjælpning af rutineopgaver samt opgaver som ikke udføres. Robotten er ikke perfekt. Udbredelse af automatisering Stor anbefaling, positiv stemming, følge udviklingen, ingen utryghed, sikre volume af kompencer, eliminere flaskehalse.
• Der er ikke konstateret lovgivningsmæssige barrierer i forhold til automatisering af de to processer i POC’en. • Automatiseringen sikrer tilvejebringelse af dokumentation herunder transparens i arbejdsprocesser og dermed et mere robust data og kontrolgrundlag. Lovperspektivet
IT-perspektivet • • • De nødvendige tekniske forudsætninger for at kommunen kan udvikle, teste og driftsafvikle robotteknologi er tilstede. De nødvendige ressourcer for at kommunen kan udvikle, teste og driftsafvikle robotteknologi er ikke afsat. Projektteamet har opnået tilstrækkelig indsigt i og kompetencer til at kunne anvende og vedligeholde Roboticsløsninger.
RESULTAT På baggrund af den gennemførte evaluering af pilotprojektet er det vurderingen, at pilotprojektet samlet set har levet op til de opstillede succeskriterier. Automatiseringen vil kunne frigive ressourcer og dermed sikre kapacitet til andet arbejde. Det gennemsnitlige tidsforbrug på de to procesgennemløb, vil blive reduceret. Det vil kunne medføre en betydelig reduktion i de samlede driftsomkostninger. Automatiseringen vil øge kvaliteten i processerne i form af færre fejl og øget stabilitet. Samlet set vil det kunne medføre en mere standardiseret, ensartet, struktureret proces der vil skabe transparens både for medarbejdere og ledere. Projektteamet har opnået tilstrækkelig indsigt i og kompetencer til at kunne påbegynde arbejdet med at anvende og vedligeholde Roboticsløsninger. Projektteamet har opnået tilstrækkelige kompetencer til at kunne oversætte manuelle arbejdsprocesser til automatiseringsprocesser. Både medarbejdere og ledere, der har indgået i projektet med processerne omkring lægeerklæringer og adviser oplever det som et positivt bidrag, der løfter kvaliteten og øger dokumentationen. . Der er ikke konstateres lovgivningsmæssige barrierer i forhold til automatisering. Der er de nødvendige tekniske forudsætninger for at kommunen kan påbegynde udvikling, test og driftsafvikling af robotteknologi, men personaleressourcerne er pt ikke allokeret hertil.
Næste fase Driftsmodning Idriftsættelse Opsætning af 2 nye processer
Udbredelse/investering Robotteknologi vurderes til at være blandt de teknologier, der på sigt vil give de største effektiviseringer i den offentlige sektor. Særligt har RPA, der bruges med stor succes i finansverdenen, vist sig som nyskabende teknologi indenfor velfærdsadministration og sagsbehandling. For at kunne levere effektive løsninger indenfor RPA kræves: • • • Tænk stort - start småt Vælg den rigtige teknologi til løsning Sæt det rigtige hold fra start Skaf de nødvendige kompetencer og ressourcer Alle løsninger er brugervenlige og sikre Forretningsmodel
Forretningsmodel Pilotprojektet har vist, at der er potentiale i automatisering af sagsbehandlingen og andre administrative processer via RPA. At realisere dette potentiale kræver fælles principper som sætter fokus på: Skalerbart
PILOTPROJEKT ROBOTICS Gennemført ved et velfungerende tæt samarbejde mellem BMF, BSF og EY
Kompetencemæssige forudsætninger Rolle Procesejer Projektleder Kompetence Valg af proces og sikring af bemanding af fagspecialister. Sikring af fremdrift i projektet inkl. afrapportering, ressource- og risikostyring samt realisering af milepæle knyttet til det enkelte sprint Fagspecialist Indblik i og kendskab til processen, sagsskridt og godkendelseskriterier i den eksisterende administration eller sagsbehandling. IT-Arkitekt Indblik i og kendskab til kommunens IT-landskab samt til integrations metoder og -standarder. Proceskonsulent Overordnet kortlægning af proces, indhentning og validering af data samt tilrettelæggelse og prioritering af automatiseringen i praksis i samarbejde med projektleder Roboticskonsulent Indsigt i roboticsløsning. Opsætning og design af løsninger i softwaren og løbende test af disse i praksis i samarbejde med proceskonsulent og fagspecialist It-konsulent Indsigt i de systemer og applikationen, der indgår i processen. Bistand til udarbejdelse af test-cases, kvalificering af test-cases og gennemførelse af brugertest. Ansvar • Tilvejebringelse og fastholdelse af allokerede ressourcer • Godkendelse af samlet løsning • Etablering af samlet projektplan • Fremdrift i projektet • Målopfyldelse af projektet. • Udarbejdelse og afrapportering af evaluering inkl. business case. • • • Samling og validering af eks. dokumentation Udarbejdelse af user-stories og test-cases Gennemførelse af brugertest • Sammen med projektleder og procesejer at gennemføre foranalyse mhp. at vurdere og vælge hvilken metode der er bedst egnet til at løse forvaltningens udfordringer • Bistand til udarbejdelse af userstories, test-cases og gennemførelse af brugertest. • • Design og opsætning af roboticsløsning Bistand til brugertest • • Etablering af testmiljø Test af kobling til de øvrige systemer og applikationer der indgår i processer Migrering og opsætning til produktion •
- Slides: 15