Menyusun Proposal Kegiatan Oleh Ricky Ferdianto Proposal Asal

Menyusun Proposal Kegiatan Oleh: Ricky Ferdianto

Proposal • Asal Kata : root verb (V)“Propose” yang berarti mengusulkan dan Proposal(kata benda) berarti usulan • Jadi proposal berarti suatu rencana usulan akan suatu proyek atau kegiatan

Jenis Proposal • Proposal Proyek : • • • Untuk Rencana Proyek (biasanya ada analisa rugi – laba dan kelayakan proyek) Ada mapping kondisi juga Ada Rencana Kerjanya juga Contoh: Proposal Proyek pembenahan sistem pengairan desa tengu abang , proyek penghijauan (pokoke ada kata “proyek” berarti proposal proyek, ^_^) Ditawarkan ke pihak 2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek • Proposal Kegiatan : • • • Untuk rencana kegiatan Tematis Tahapan pengerjaannya mungkin tidak selama proposal proyek Ditawarkan ke pihak 2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan Contoh : Proposal Acara Natal, Proposal Bakti anak bersama Syekh Puji

Isi proposal Kegiatan • Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5 W + 1 H • Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara ) • What : Apa jenis kegiatan dan temanya • Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara kegiatan • When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan • Where : Tempat pelaksanaan kegiatan • How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan, Bagaimana aturan – aturan untuk berpartisipasi dalam kegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola, (acara, dana, publikasi)

Format Proposal Kegiatan • Sebenarnya tidak ada yang baku, namun biasanya(atau lebih tepatnya yang saya tahu) format proposal kegiatan adalah sbb: 1. Halaman Sampul /Cover 2. Latar Belakang 3. Tujuan Kegiatan 4. Nama dan Tema Kegiatan 5. Bentuk Kegiatan 6. Peserta 7. Penyelenggara 8. Jadwal dan Lokasi Kegiatan 9. Susunan Acara 10. Susunan Panitia 11. Rencana Anggaran 12. Penutup 13. Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Halaman Sampul/Judul/Cover • • Berisi : nama/judul kegiatan lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan penyelenggara yang bermaksud mengadakan kegiatan

Latar Belakang • Secara umum esensi isi latar belakang adalah kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang seharusnya. • Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke khusus (general to spesific) • Terdiri dari 3 tahap pendahuluan – isi – penutup • Prinsip “ Why”

Tujuan Kegiatan • Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut direncanakan • Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan • Atau kalo tujuan lebih dari satu urutkan dari yang terpenting hingga yang kurang penting • Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang dikemukakan sebelumnya. • Prinsip “Why”

Bentuk Kegiatan Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan Berisi tentang format kegiatan Contoh : kegiatan/ acara Natal Tema : misal: Give light a Chance! Bentuk kegiatannya : 1. Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan 2. Misa Natal bersama anak – anak panti asuhan 3. Pembagian baju – baju dan alat 2 tulis kepada anak 2 panti asuhan 4. Lomba mewarnai gambar Yesus bersama Anak 2 5. Dll Prinsip” What”

Peserta/Sasaran • Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatan yang kita rencanakan • Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen 2 yang sesuai dengan bentuk kegiatan yang kita rencanakan • Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan • Prinsip “ Who ”

Penyelenggara • Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan. • Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau komunitas yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu(mengacu pada latar belakang) • Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi • Prinsip” Who”

Jadwal dan Lokasi Kegiatan • Berisi keterangan “kapan dimana” kegiatan akan dilaksanakan • Prinsip where dan When

Susunan Panitia • Isinya susunan panitia yang udah dibentuk • Tujuannya agar pihak 2 yang ditawari untuk bekerja sama tahu dengan siapa mereka bekerja sama • Susunan yang umum : Penanggung Jawab, Panitia Pengarah ( SC), Panitia Pelaksana(OC)> Ketupel, Bendahara, Sekretaris dan Seksi 2 • Prinsip “who”

Rencana Anggaran • Berisi rincian pemasukan( Cash In), pengeluaran( Cash Out), dan jumlah kekurangan dana • Dapat di breakdown dengan merancang anggaran dana masing 2 seksi kemudian ditotal secara keseluruhan • Pake sistem penyusunan anggaran yang sederhana aja asal rapi, jelas dan rinci • Biasanya di mark up antara jumlah dana kebutuhan riil dengan dana kebutuhan yg terlampir di proposal( mark upnya yang realistis)

Penutup • Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan dukungan kepada semua pihak agar tertarik untuk terlibat. • Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan

Penawaran Kerjasama (sponsorship) • Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor • Ada format perjanjiannya • Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung dan sponsor partisipatif/Mitra • Baisanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika : • Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable • Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi stan, Spot Acara, pemasangan media promo dsb) • Urusannya mudah dan tidak berbelit –belit • Panitianya/Humasnya bisa meyakinkan pihak sponsor • sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihak sponsor

Catatan • Penyusunan proposal Kegiatan yang baik disusun secara bersama –sama melalui curah gagasan dari seluruh panitia. • Prinsip 5 w+1 H merupakan kerangka dasar dalam mengonsep proposal • Semoga Kepengurusan periode 2009 -2010 ini mampu menyambung langkah periode sebelumnya untuk membawa IKK kearah yang lebih maju • Terima Kasih dan Selamat Berkarya!