Menulis Surat Dinas Oleh Drs Trismanto M Pd

Menulis Surat Dinas Oleh : Drs. Trismanto, M. Pd.

Pengertian Surat Dinas - Surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga untuk keperluan dinas. - Surat yang berisi permasalahan kedinasan yang biasanya dibuat oleh instansi atau lembaga (baik instansi pemerintah atau swasta)

Fungsi Surat Dinas Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat instruksi, surat pemberian izin, surat keputusan. Sebagai alat pengingat, karena surat ini bisa dijadikan arsip bagi instansi. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

Bagian-Bagian Surat Dinas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Kepala surat Nomor surat Tanggal surat Lampiran Hal atau perihal Alamat tujuan Salam pembuka Isi surat Salam penutup Pengirim surat tembusan

1. Kepala Surat / Kop Berisi : Ø Lambang / logo Ø Nama lembaga/instansi/organisasi Ø Alamat Ø Nomor telepon Ø Nomor kotak pos Ø Nama alamat email/web Ø Untuk perusahaan bisa ditambahkan nama cabang

Contoh Kepala Surat/Kop DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA DPM-FAKULTAS EKONOMI dan BISNIS UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO Sekretariat : Kampus Udinus Gedung C lantai 3 Jalan Nakula I no. 5 -11 Semarang Telepon (024) 3573733

2. Nomor Surat Berisi nomor urut terbitnya surat, kode surat, angka romawi yang menunjukkan bulan, dan angka tahun. Supaya praktis nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut relatif kecil. Kata nomor sering disingkat No. Contoh : Nomor : 012/DPM/III/2020

3. Tanggal Surat Dalam surat dinas tanggal surat tidak perlu mencantumkan nama kota, karena dalam kepala surat sudah ada alamat lengkap. Nama bulan tidak boleh ditulis dengan angka. Tahun ditulis lengkap. Contoh : 24 Maret 2020

4. Lampiran Kata lampiran bermakna tambahan. Jadi, lampiran adalah sesuatu yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Lampiran dapat berupa surat, berkas, fotokopi ijazah, salinan-salinan surat berharga, dll. Jika surat tidak disertai lampiran maka dalam kolom lampiran diisi dengan tanda hubung (-). Contoh : Nomor : 012/DPM/III/2020 Lampiran: 1 bendel

5. Hal atau perihal Hal surat disebut juga perihal atau pokok surat. Isi pokok surat disampaikan dengan kata-kaya yang singkat Contoh : Nomor : 012/DPM/III/2020 Lampiran: 1 bendel Perihal : Undangan

6. Alamat tujuan a. Alamat luar (pada sampul surat) - Kata kepada tidak perlu dicantumkan - Kata nomor untuk nomor rumah tidak perlu dicantumkan - Kata sapaan (Bapak, Ibu, Saudara) tidak dicantumkan jika yang ditulis jabatannya - Nama kota ditulis dengan huruf kapital untuk memudahkan penyortiran - Contoh : - Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa - Jalan I Dewa Nyoman Oka 34 - Yogyakarta

Lanjutan…. Apabila surat yang dikirimkan kepada kepala instansi isinya perlu diketahui oleh bagian lain (misalnya kepala bidang), maka pengirim surat harus menyantumkan kata-kata untuk perhatian (disingkat u. p. ) Contoh : Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa u. p. Kepala Bidang Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV , Rawamangun JAKARTA TIMUR

Lanjutan…. Apabila surat ditujukan kepada seseorang yang alamatnya tidak langsung kepadanya, maka penulisan alamat tujuan menggunakan kata dengan alamat yang biasa disingkat d. a. Contoh : Yth. Saudara Yona Sanjaya d. a. Muhamad Ibrahim Balai Penelitian Bahasa Jalan I Dewa Nyoman Oka 34 YOGYAKARTA

Lanjutan… b. Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas surat. Nama jalan dan nomor rumah tidak dicantumkan. Contoh : Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa Yogyakarta

7. Salam pembuka Kata-kata yang biasa dipergunakan sebagai salam pembuka ialah dengan hormat, (ditulis dengan d kecil dan h kecil diakhiri tanda koma.

8. Isi Surat a. Alinea pembuka Ø Merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap pokok persoalan yang ingin disampaikan. Ø Berfungsi mengarahkan persoalan yang akan dikemukakan pada alinea isi. Ø Contoh : 1) Dengan ini kami beri tahukan bahwa surat Saudara nomor 012/DPM/III/2020 tanggal 24 Maret 2020 telah kami terima.

lanjutan 2) Dengan ini kami beri tahukan bahwa untuk meningkatkan pengetahuan pegawai di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Semarang, kami akan menyelenggarakan penyuluhan bahasa Indonesia.

Catatan : Surat dinas tidak harus didahului dengan alinea pembuka. Contoh : Kami mengundang Saudara dalam ceramah kebahasaan yang akan disampaikan oleh Dr. Muhammad Rajab tentang “Perkembangan Bahasa Indonesia Dewasa ini” besok pada hari : Rabu tanggal : 1 April 2020 pukul : 10. 00 WIB tempat : Balai Penelitian Bahasa, Jalan I Dewa Nyoman Oka 34, Yogyakarta. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Contoh isi surat tersebut hanya terdiri dari alinea isi dan penutup.

Lanjutan b. Alinea isi Ø Alinea isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat. Ø Apabila isi surat terdiri atas beberapa persoalan, maka harus dikemukakan satu persatu secara berurutan, mengingat bahwa dalam sebuah alinea hanya mengandung sebuah tema. Ø Untuk menghubungkan antar alinea isi dapat menggunakan penghubung antaralinea.

Contoh : Dengan ini kami beri tahukan bahwa dalam rangka memperingati Hari Kartini tahun 2020 Fakultas Ilmu Budaya UDINUS akan menyelenggarakan Lomba membaca puisi untuk siswa SMA se-Kota Semarang. Berkaitan dengan hal itu, kami mohon Bapak berkenan memberikan seorang juri.

lanjutan c. Alinea penutup dapat berisi simpulan, harapan, dan ucapan terima kasih. Contoh : 1) Atas perhatian dan bantuan Saudara, kami mengucapkan terima kasih. 2) Mudah-mudahan pengetahuan yang Saudara dapat dalam pelatihan itu dapat Saudara manfaatkan sebaik-baiknya.

9. Salam Penutup Kata-kata yang biasa dipergunakan salam penutup ialah hormat kami, atau hormat saya,

10. Pengirim Surat Penyajian bagian ini dilengkapi dengan data kenal diri kedinasan, yaitu jabatan, nama terang, nomor induk pegawai, dan cap dinas. Contoh : Rektor UDINUS tanda tangan Prof. Dr. Edi Nur Sasongko NIDN ………………. .

Catatan Pada dasarnya setiap surat yang terbit ditandatangani oleh kepala kantor sebagai penanggung jawab. Namun, dalam surat-surat tertentu ia dapat mendelegasikan kepada pejabat yang berada di bawahnya. Oleh karena itu, dalam bagian ini digunakan singkatan a. n. dan u. b. Singkatan a. n. (atas nama) dipergunakan jika subjek surat menandatangani surat yang diterbitkannya atas nama pejabat lain, yaitu atasan subjek surat.

lanjutan Pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat semacam ini biasanya sudah diatur menurut peraturan tertentu. Contoh : a. n. Menteri Pendidikan Nasional Inspektur Jenderal tanda tangan nama terang NIP

lanjutan Singkatan u. b. (untuk beliau) Dipergunakan jika seorang pejabat yang mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat atasannya (a. n. ) mendelegasikan lagi tugasnya kepada pejabat di bawahnya. Contoh : Jika Mendiknas melimpahkan wewenangnya kepada Sekjend, maka Sekjend dapat menandatangani surat dengan sebutan a. n. Mendiknas. Sekjend dapat melimpahkan wewenangnya lagi kepada Kepala Biro, maka digunakan singkatan u. b.

Contoh a. n. Menteri Pendidikan Nasional Sekretaris Jenderal u. b. Kepala Biro Kepegawaian tanda tangan nama terang NIP

Terima kasih