MENUJU SERTIFIKASI SVLK Tahapan Proses Menuju Sertifikasi Tetapkan

MENUJU SERTIFIKASI SVLK

Tahapan Proses Menuju Sertifikasi Tetapkan Komitmen Perusahaa n/ Kelompok dan Bentuk Tim Pelajari Standar dan Pedoman Audit Internal / Gap Assessme nt Susun Rencana Perbaikan Jalankan Rencana Kerja Pengajuan Aplikasi ke LVLK

Komitmen Perusahaan/ Kelompok Komitmen untuk mematuhi standar dan peraturan yang dipersyaratkan SVLK mulai dari pemilik perusahaan hingga seluruh karyawannya Jika berkelompok, tetapkan komitmen bersama untuk seluruh anggota kelompok dalam dokumen akta notaris pembentukan kelompok atau dokumen pembentukan kelompok yang sah (berita acara/surat pernyataan bersama)

Isi Akta Pembentukan Kelompok / Dokumen pembentukan kelompok Susunan kepengurusan kelompok (ketua, wakil, sekretaris, anggota, dsb) Komitmen kelompok untuk memelihara seluruh dokumen terkait persyaratan verifikasi Legalitas Kayu. Komitmen kelompok untuk tidak menggunakan bahan baku kayu dari sumber yang tidak legal. Komitmen kelompok untuk mematuhi seluruh standar legalitas kayu. Pernyataan bahwa apabila terdapat satu atau lebih anggota yang dinyatakan tidak memenuhi persyaratan Legalitas Kayu maka kelompok siap untuk dinyatakan tidak lulus sertifikasi SVLK atau Sertifikat Legalitas Kayu dicabut. Komitmen kelompok untuk secara berkala melakukan audit internal kepada seluruh anggotanya. Aturan-aturan tambahan lainnya yang dirasa perlu oleh seluruh anggota kelompok.

Pembentukan Tim Kerja Bentuk Tim Kerja yang akan mempersiapkan seluruh dokumen dan persyaratan SVLK. Beberapa hal yg perlu diperhatikan dalam pembentukan tim : Personel dibebastugaskan dari kegiatan rutin yang selama ini dilakukan. Personel memiliki pengetahuan yang cukup tentang proses tata usaha kayu dan sertifikasi pada umumnya Personel memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Jika diperlukan, tim dapat berkomunikasi dengan rekan-rekan IKM/TPT lain yang telah memiliki SLK untuk dapat menambah pengetahuan dan informasi tentang proses penyiapan menuju sertifikasi SVLK. Dibeberapa wilayah (contohnya: Jepara, Jogjakarta dan Klaten) telah terdapat klinik SVLK yang siap membantu IKM/TPT dalam mempersiapkan diri menuju sertifikasi SVLK.

Pelajari Standar VLK sesuai jenis Izin Industri IUIPHHK > 6. 000 m 3 & IUI > 500 jt standar Lampiran 2. 5. Perdirjen BUK No P. 14/2016 IUIPHHK ≤ 6. 000 m 3 & IUI ≤ 500 jt standar Lampiran 2. 6. Perdirjen BUK No P. 14/2016 TDI/IUI Kecil (dgn investasi ≤ 200 jt) standar Lampiran 2. 7. Perdirjen BUK No P. 14/2016 Industri Rumah Tangga/Pengrajin (dgn investasi ≤ 5 jt atau memiliki karyawan mak 4 orang) standar Lampiran 2. 8. Perdirjen BUK No P. 14/2016 TPT standar Lampiran 2. 9 Perdirjen BUK No P. 14/2016

Kenapa harus internal audit? • Internal Audit / Gap Assessment • Untuk mengidentifikasi “gap”/kesenjangan antara kondisi suatu industri dengan persyaratan standar VLK • Hasil nya digunakan utk merumuskan rencana kerja perbaikan

Internal Audit / Gap Assessment • WAJIB dilakukan untuk pengajuan sertifikasi secara berkelompok • Hasil internal audit akan diverifikasi oleh auditor saat audit sertifikasi • Jika kelompok sertifikasi telah mendapatkan S-LK, Internal audit WAJIB dilakukan 1 tahun sekali

Internal Audit / Gap Assessment Gunakan standar sesuai dengan Izin Industri yang dimiliki Siapkan tools/peralatam untuk penilaian Form Penilaian Siapkan dokumen-dokumen perusahaan yang akan digunakan untuk penilaian Membutuhkan waktu 2 -3 hari Dokumentasikan/simpan hasil internal audit

Internal Audit / Gap Assessment Data yang dipergunakan : IUIPHHK > 6. 000 m 3 & IUI investasi > 500 juta rupiah 12 bulan terakhir IUIPHHK ≤ 6. 000 m 3 & IUI investasi ≤ 500 juta rupiah 3 bulan terakhir TDI/IUI Kecil 3 bulan terakhir Industri Rumah Tangga/Pengrajin 3 bulan terakhir TPT 3 bulan terakhir

Rencana Perbaikan Buat Action Plan sedetail mungkin dengan tata waktu yang jelas sesuai dengan Tindakan Perbaikan yang telah ada Pertimbangkan sumber daya yang dimiliki/tersedia

Contoh Rencana Perbaikan Gap # 1 Persyaratan Standar Kondisi Saat Ini Tersedia ETPIK yang sah dan TDP terbaru dengan informasinya sesuai dengan nomor 23448234 tidak dokumen lainnya Target Pencapaian ETPIK sah tersedia dan sesuai dengan dokumen sesuai dengan TDP ETPIK lainnya Langkah kerja Pengisian form revisi ETPIK Pengiriman aplikasi revisi ETPIK Identifikasi pemasok non SLK non 2 Seluruh pemasok memiliki SLK atau DKP Terdapat 5 pemasok dari hutan hak yang belum memiliki SLK PHPL Seluruh pemasok telah Menyampaikan info memiliki SLK atau DKP tentang DKP ke seluruh pemasok Menyusun prosedur pengecekan DKP Kumpulkan informasi terkait penyusunan PP Tersedia dokumen Peraturan 3 Perusahaan yang telah Belum tersedia Peraturan didaftarkan ke instansi yang Perusahaan (PP) berwenang Dokumen PP telah didaftarkan ke instansi yang berwenang Susun Peraturan Perusahaan Ajukan pengesahan ke Disnaker 1 2 3 4 5 6

Jalankan Rencana Perbaikan Disiplin terhadap tata waktu yang telah direncanakan Diskusikan dengan anggota kelompok jika menemui kesulitan Periksa ulang (re-cek) apakah seluruh perbaikan telah dilakukan dengan benar

Ajukan Permohonan ke LVLK Isi Aplikasi dan Kuisioner yang diberikan oleh LVLK Faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih LVLK : Pelayanan (sertifikasi & V-Legal) Biaya (audit & V-Legal)

Hendy Saputra hendysaputra@gmail. com 0811 -101 -5181