MENGURUS SEKOLAH SECARA STRATEGIK Oleh Muhamad Bustaman bin
MENGURUS SEKOLAH SECARA STRATEGIK • . Oleh Muhamad Bustaman bin Haji Abdul Manaf Ketua Jabatan Pengurusan Kualiti hakmilik@MBAM. IAB. KPM Institut Aminuddin Baki, KPM 1
-Max de Pree in Leadership is an Art (1989, p. 100) “In the end, it is important to remember that we cannot become what we need to be by remaining what we are. ” hakmilik@MBAM. IAB. KPM 2
hakmilik@MBAM. IAB. KPM 3
A change programme is underway when all three dimension can be recognised • P EX Mission & Vision + Objectives + Strategy + + Buy-in + Teamworking + Recognition + Benefits IN + Plan Belief + Enthusiasm + Commitment + Hope + KPI hakmilik@MBAM. IAB. KPM 4
Apakah itu Strategi? • Strategi- perkataan Latin: Strategos (the art of generalship, or how to be an effective general. • Kamus Oxford mentakrifkan strategy has to do with war and deception of an enemy. In nonprofit management, strategy has to do with responding to a dynamic and often hostile environment in pursuit of a public service mission (Allison &Kaye, 2005) hakmilik@MBAM. IAB. KPM 5
Mandat, Misi Visi hakmilik@MBAM. IAB. KPM 6
hakmilik@MBAM. IAB. KPM 7
Apakah itu Mandat? • Kamus Dewan- DBP (2005): 1. Amanah yang diberikan oleh orang ramai. 2. Kuasa yang diberikan oleh pihak yang lebih tinggi. 3. Surat kuasa, surat perintah 4. Kuasa yang diberikan untuk mentadbir hakmilik@MBAM. IAB. KPM 8
• Mandates are written and unwritten rules that govern and guide an institution and its stakeholders. Its maybe directly tied to laws, by laws, ordinances, acts and charters (Sevier, 2000) • Mandat berkait dengan ‘akauntabiliti”Kewajipan untuk memberi jawapan dan menanggung segala akibatnya. (Kamus DBP) • Mandat menjadi asas kepada pembinaan pernyataan misi • Ia garis panduan tanggungjawab/kerja umum sesebuah organisasi. Ia menjelaskan apa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Yes or No) hakmilik@MBAM. IAB. KPM 9
Contoh Petikan Mandat Arahan Perbendaharan Per. 16: • Adalah menjadi kewajipan pegawai memahirkan diri. • Kurang pengetahuan mengenai arahan Perbendaharaan tidak akan diterima sebagai suatu alasan • “Ignorance of the law is no excuse” hakmilik@MBAM. IAB. KPM 10
Contoh MANDAT 1. Perlembagaan & Dasar-Dasar Kerajaan - Akta Pendidikan 1996(Pindaan 2002) - Akta acara kewangan 1957 - Arahan perbendaharaan - Peraturan am sekolah - Pekeliling dan surat pekeliling perbendaharaan, KPM, JPN & Jabatan Akautan Negara. - dan semua undang-undang Kerajaan hakmilik@MBAM. IAB. KPM 11 Malaysia.
Apakah itu misi? • Kamus Dewan (2005): Tugas khusus yang dipertanggungjawabkan kepada atau yang akan dilakukan oleh seseorang atau sesuatu kumpulan. hakmilik@MBAM. IAB. KPM 12
1. What? REASON FOR EXIST/PURPOSE, CORE BUSINESS MISSION 3. WHAT? (OUTCOME, GRAND STRATEGY, VALUES, UNIQUE 2. Who? (TARGET, CUSTOMER) 3 Basic Elements of the Organizational Mission hakmilik@MBAM. IAB. KPM 13
Contoh Pernyataan MISI Untuk membangun modal insan terbilang melalui pendidikan berkualiti hakmilik@MBAM. IAB. KPM 14
Apakah itu visi/wawasan? • Kamus Dewan (2005): Pandangan yang jauh (terutamanya yang berkaitan dengan perkembangan masa depan dsb) bagi mencapai matlamat penting sesebuah organisasi atau negara. hakmilik@MBAM. IAB. KPM 15
Apakah itu Wawasan/Visi? • Burt Nanus: “A vision is a realistic, credible, attractive future for your organisation”. • Thornberry (1997), Wawasan adalah satu gambaran atau pandangan tentang masa depan. Sesuatu yang bukan “real”, tetapi yang diimaginasikan hakmilik@MBAM. IAB. KPM 16
Jika sekolah tanpa ada visi yang jelas hakmilik@MBAM. IAB. KPM 17
PENGETUA Jika sekolah ada memiliki visi yang jelas dihayati dan dikongsi bersama hakmilik@MBAM. IAB. KPM 18
Linking Visions An Organization (school) has an Overall Vision Every Person Needs a Vision Individual Work Groups adapt their Visions to fulfill aspects of the Overall Vision hakmilik@MBAM. IAB. KPM 19
Latihan • Contoh Visi Sekolah Anda? • Isu: Bagaimana ingin menjadikan ianya sebagai satu realiti? hakmilik@MBAM. IAB. KPM 20
NILAI hakmilik@MBAM. IAB. KPM 21
Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan seseorang dalam sesuatu organisasi. (W. G Ricky & M. Pustay, 1999) • Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh masyarakat menilai, mengukur atau membuat keputusan terhadap sesuatu perkara, darjat, mutu, kualiti, taraf perilaku dan benda mengenai seseorang atau kelompok orang sebagai baik, berharga dan bernilai. hakmilik@MBAM. IAB. KPM 22
Nilai-nilai murni • • • Amanah Tanggungjawab Ikhlas Benar Sederhana Tekun hakmilik@MBAM. IAB. KPM 23
Misi & Visi secara implisit • • Piagam Pelanggan Moto atau Slogan Logo organisasi Warna Organisasi hakmilik@MBAM. IAB. KPM 24
hakmilik@MBAM. IAB. KPM 25
THE ORGANIZATION AS AN ICEBERG hakmilik@MBAM. IAB. KPM 14. 526
Contoh hasil dari analisis SWOT/C Bidang Isu Strategik Kurikulum Pencapaian akademik mesti capai tahap tertinggi (melebihi 80%) kerana ia fokus utama stakeholder dan pelanggan. HEM Sahsiah tinggi penting dalam pembangunan modal insan yang seimbang & menyeluruh Meningkatkan penyertaan dan melonjak kecemerlangan pelajar dalam semua program kokurikulum Kokurikulum Pengurusan Fizikal Mempertingkatkan aspek 3 K sekolah (berdasar pengukuran dalam Anugerah 3 K KPM) ke tahap peringkat kebangsaan sebagai pengukur kecemerlangan aspek ini Pembangunan Staf Organisasi amat memerlukan 100% staf mempunyai tahap pengetahuan, kemahiran & komitmen yang tinggi dalam setiap tugas utama mereka Hubungan Luar Sokongan komuniti amat penting untuk membantu sekolah Pengurusan Pejabat & Pengurusan Kewangan Kepuasan pelanggan dan stakeholder (cth audit) fokus utama yang boleh dicapai melalui pengurusan yang berkualiti hakmilik@MBAM. IAB. KPM 27
Apakah itu Matlamat Strategik? • Perkara-perkara yang dikehendaki pada masa depan (Ahmad Atory, 1996) • Strategic goals define what must be done to achieved the mission & vision. (Niven, 2003) • They are long-range performance targets. (BSC Collaborative Inc. 2005) hakmilik@MBAM. IAB. KPM 28
• Goals: Organisational Strategy components; action items that must be done (e. g. , improve students achievement, increase staff skills, develop a new teaching & learning process). hakmilik@MBAM. IAB. KPM 29
Contoh perhubungan antara misi, matlamat & strategi. MISI NASIONAL MATLAMAT: Melahirkan Modal Insan Kelas Pertama Strategi 1: Meningkatkan keupayaan dan pengusaan ilmu pengetahuan Strategi 4: Memupuk masyarakat berbudaya dan memiliki kekuatan moral Strategi 2: Meningkatkan tahap kemahiran teknikal & vokasional Strategi 3: Memperkukuh keupayaan R&D, sains & inovasi Strategi 5: Meningkatkan akses kepada pendidikan dan latihan berkualiti di semua peringkat hakmilik@MBAM. IAB. KPM 30
hakmilik@MBAM. IAB. KPM 31
hakmilik@MBAM. IAB. KPM 32
KPI • KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi (Muhamad Yahaya, 2005). • KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai matlamat organisasi. • Maka KPI adalah kaedah mengukur pencapaian matlamat. hakmilik@MBAM. IAB. KPM 33
Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan strategik? Mengikut Kaplan (2003): • If we can’t measure our processes, we can’t manage our processes • If we can’t manage our processes, we can’t change our processes for improvement • If we can’t improve our processes, we can’t meet or exceed our customers’ expectations • MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED hakmilik@MBAM. IAB. KPM 34
hakmilik@MBAM. IAB. KPM 35
hakmilik@MBAM. IAB. KPM 36
hakmilik@MBAM. IAB. KPM 37
hakmilik@MBAM. IAB. KPM 38
CONTOH HUBUNGAN ISU STRATEGIK, MATLAMAT, OBJEKTIF , KPI DAN SASARAN hakmilik@MBAM. IAB. KPM 39
ISU STRATEGIK Pencapaian kokurikulum di tahap rendah MATLAMAT STRATEGIK Meningkatka n pencapaian kokurikulum SASARAN PRESTASI OBJEKTIF KPI TOV Meningkatkan bilangan penyertaan pelajar a)Unit beruniform b)Kelab dan persatuan c)Sukan dan permainan % pelajar Meningkatkan individi berprestasi tinggi a)Unit beruniform b)Kelab dan persatuan c)Sukan dan permainan Bilangan pelajar Meningkatkan bilangan kejayaan dalam pertandingan a)Unit beruniform b)Kelab dan persatuan c)Sukan dan permainan Bilangan kejayaan hakmilik@MBAM. IAB. KPM 2008 2009 2010 2011 2012 70% 60% 90% 100 % 100% 100% 100 % 4 1 3 5 2 5 6 3 6 7 4 7 8 5 8 9 6 9 2 0 1 5 3 4 6 4 5 7 5 6 7 7 7 8 40
Isu strategik, Matlamat Strategik, Objektif, KPI dan Sasaran Isu Strategik Hubungan antara sekolah dengan pihak luar masih berada di tahap yang rendah Matlamat Strategik Memastikan hubungan antara sekolah dengan pihak luar berada di tahap yang tinggi Objektif Khusus 1. Meningkatkan hubungan antara sekolah dengan ibubapa. 2. Meningkatkan hubungan antara sekolah dengan agensi kerajaan. 3. 4. 5. Meningkatkan hubungan antara sekolah dengan agensi swasta. Meningkatkan hubungan antara sekolah dengan ahli politik / pemimpin tempatan. Meningkatkan hubungan antara sekolah dengan pegawai KPM. KPI % penglibatan ibu bapa di dalam aktiviti sekolah. Bilangan agensi kerajaan yang terlibat dalam aktiviti sekolah. . Bilangan agensi swasta yang terlibat dalam aktiviti sekolah. Sasaran Jangka Panjang 2007 TOV 08 09 10 11 12 30% 35% 40% 45% 50% 55% 3 4 4 5 5 5 2 4 6 8 10 10 RM 500 0 RM 1000 0 RM 15000 RM 20000 RM 25000 RM 30000 2 3 4 5 1 2 Jumlah sumbangan. Bilangan aktiviti. hakmilik@MBAM. IAB. KPM 41
MATLAMAT, OBJEKTIF, KPI & SASARAN Matlamat : Meningkat prestasi akademik pelajar Objektif : Meningkatkan peratus lulus keseluruhan PMR KPI : Peratus Kelulusan TOV 2008 2009 2010 2011 2012 53. 1 63. 1 73. 1 83. 1 93. 1 100 Strategi : hakmilik@MBAM. IAB. KPM 42
MATLAMAT, OBJEKTIF, KPI & SASARAN Matlamat : Meningkat prestasi akademik pelajar Objektif : Meningkatkan bilangan murid 7 A KPI : Bilangan 7 A ke atas TOV 2008 2009 2010 2011 2012 2 4 8 12 18 25 Strategi : hakmilik@MBAM. IAB. KPM 43
Take 5! hakmilik@MBAM. IAB. KPM 44
Apakah itu Strategi? • Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat dan objektif. • Ia bersifat ‘action-oriented’ dan berhubungan terus dengan pengukuran output. • Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk mencapai matlamat dan objektif berbanding dengan objektif merujuk kepada apakah yang mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu hakmilik@MBAM. IAB. KPM 45
• A strategy is an approach, or an implementation methodology, that will lead to the achievement of an objective. • Strategies sets the basis for the development of action plans that follow, in which case the when, how, and by whom the organization will achieve each objective is described. hakmilik@MBAM. IAB. KPM 46
• Strategy is the art of the general. It is broad, long range and far reaching. In part, it is about the preparations made before battle, before the enemy is engaged. But it is also about avoiding battle and making combat unnecessary. • Strategy is direction and destination. At one and the same time strategy says, "We are headed there — by this path. “ • Strategy is a set of decisions made. What business are we in? What products and services will we offer? To whom? At what prices? On what terms? Against which competitors? On what basis will we compete? • Strategy is a general plan of attack, an approach to a problem, the first step in linking the means or resources at our disposal with the ends or results we hold in view. • Strategy is getting it right and doing it right. On the one hand, we have to pick the right course of action. On the other hand, once chosen, we have to carry it out properly. hakmilik@MBAM. IAB. KPM 47
THE TOWS MATRIX (GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS) STRENGTHS INTERNAL ENVIRONMENT EXTERNAL ENVIRONMENT 1. 2. 1. LIST STRENGTHS 2. 3. 4, 4. 5. 6. OPPORTUNITIES 1. WEAKNESSES LIST WEAKNESSES S-O STRATEGIES W-O STRATEGIES PENETRATION NICHE EXPANSION LINKAGING OR NETWORKING 3. INTENSIFICATION SUB-CONTRACTING 4. ACQUISITION ANCHORING ORGANIZATION 5. INTEGRATION OF BACKWARD AND FORWARD LINKAGES DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING 2. LIST OPPORTUNITIES 6. THREATS DIVERSIFICATION 1. 2. 3. S-T STRATEGIES LIST THREATS CONSOLIDATION CONTINGENCY MECHANISMS W-T STRATEGIES RETRENCH MERGE WITHDRAW 4, CLOSE SHOP 5. STATUS QUO 6. hakmilik@MBAM. IAB. KPM 48
COWS MATRIKS Kekuatan (S) S 1 – Pengetua telah mengikuti Kursus KPKS di IAB S 2 - Mempunyai seorang Jurulatih Utama Bahasa Melayu S 3 - Guru tinggal berdekatan dengan sekolah S 4 - GPK berpengalaman lebih daripada 10 tahun Kelemahan (W) W 1 -Jurulatih Utama sering tiada di sekolah W 2 - 50% murid masih belum memahami proses untuk pembelajaran W 3 - Guru kurang kreatif dalam sesi pengajaran W 4 -Terdapat hanya 2 orang murid 7 A dalam PMR W 5 - 25 orang murid belum menguasai 3 M Peluang(O) O 1 -Hubungan baik dengan PIBG O 2 -Mendapat perhatian daripada ahli parlimen O 3 -Hubungan baik pemimpin tempatan dengan sekolah S 1+O 1 1. Meningkatkan peratus kelulusan dengan kerjasama PIBG W 4+O 2 3. Meningkatkan kuantiti murid mendapat 7 A dengan kerjasama daripada Ahli Parlimen W 1 + O 1 4. Meningkatkan prestasi murid dengan penggunaan modul terancang dan berfokus dengan kerjasana PIBG Cabaran (C) C 1 - Murid bekerja diluar waktu persekolahan C 2 - Ibu bapa kurang mengambil berat terhadap pelajaran dan disiplin anak C 3 - Murid lebih percayakan pembelajaran di Pusat Tuisyen S 2+S 3+C 3 5. Meningkatkan kualiti P&P dengan menggunakan kepakaran guru yang tinggal berdekatan untuk membantu mencapai kecemerlangan. Dalaman Luaran S 3 + O 3 2. Mengurangkan gred purata sekolah dengan bantuan pemimpin tempatan W 5+W 2+C 2 6. Meningkatkan fokus murid terhadap pelajaran dengan mengurangkan masalah disiplin W 5+W 2+C 2 7. Meningkatkan penglibatan ibu bapa dalam memupuk minat belajar dikalangan murid-murid hakmilik@MBAM. IAB. KPM 49
hakmilik@MBAM. IAB. KPM 50
Strategi 1 - Mendapatkan sumber kewangan untuk menjayakan program kokurikulum. Bil Program / Projek Tanggungjawab Tempoh Kos/ Sumber (RM) Output KPI Pelan Kontigensi 1. Lerian TSIP GPK Kokukulum May 1 500. 00 / PIBG Peralatan kokurikulum bertambah dan Kemudahan sukan dapat diperbaiki. Bilangan peralatan dan kemudahan sukan. Mohon sumbangan dari ahli politik serta pembelian ruangan iklan dalam buku cenderamata oleh ahli perniagaan. 2. Hari Kokurikulum GPK Kokurikulum Ogos 2 500. 00 / PIBG Peralatan kokurikulum bertambah dan Kemudahan sukan dapat diperbaiki. Bilangan peralatan dan kemudahan sukan. Mohon sumbangan dari dan sewaan gerai kepada ahli perniagaan. hakmilik@MBAM. IAB. KPM 51
Strategi 2 - Meningkatkan kerjasama antara sekolah dengan pemimpin setempat BIL. PROGRAM/ PROJEK TGJB 3 Perkampungan Hadhari P. Kanan KB Kemanusia an Panitia Pendidikan Islam TEMPOH/ HARI 6 Jun 2008 KOS/SUMB ER OUT-PUT INDIKAT OR PRESTAS I (KPI) PELAN KONTIG ENSI RM 20000 ADUN Warga sekolah dan ibu bapa dan masyarakat setempat didedahkan kepada Program kerohanian • Jumlah sumbangan wang • % ibubapa hadir • Jumlah jam sukarela Malam Nada Murni Bersama Mawi hakmilik@MBAM. IAB. KPM 52
PELAN OPERASI. hakmilik@MBAM. IAB. KPM 53
Format Program/Pelan Operasi • • 1. Nama Program 2. Rasional 3. Objektif Program 4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan 5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas 6. Kos Pelaksanaan 7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja) & tindakan kontingensi • 8. Penilaian Program • 9. Tindakan Susulan • 10. Lampiran Berkenaan hakmilik@MBAM. IAB. KPM 54
CONTOH PELAN OPERASI Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat LANGKAH PROSES KERJA T/JAWAB TEMPOH 1 Mesyuarat staf dan AJK PIBG 1. 1 Ucapan GB 1. 2 Bentang kertas konsep 1. 3 Lantik AJK 1. 4 Agih tugas 1. 5 Tetap tarikh 1. 6 Bincang kos 1. 7 Jemputan 1. 8 Hal-hal lain GB GPK HEM YDP PIBG 1 hari 2 Surat mesyuarat • Jemputan kepada ibu bapa dan guru • Kaunselor Profesional • PPD ( Perasmian) • AJK Setiausaha 7 hari 3 Publisiti JK publisiti 7 hari 4 Aturcara majlis hakmilik@MBAM. IAB. KPM urusetia 1 hari CATATAN 55
LANGKAH PROSES KERJA T/JAWAB TEMPOH 5 Menyediakan hadiah/sijil/ cenderamata J/K hadiah 1 hari 6 Mesyuarat penyelarasan; 6. 1 Ucapan pengerusi 6. 2 Bentang minit mesyuarat. 6. 3 mengesahkan minit mesyuarat 6. 4 Laporan dari Jawatankuasa -urusetia -persiapan tempat -makan minum -perasmian dan penutup -hadiah/cenderamata -publisiti -penceramah motivasi -keselamatan/ kecemasan 6. 5 Hal-hal lain Setiausaha 1 hari 7 Pelaksanaan Separuh Hari 8 Penilaian 1 Hari 9 Post-mortem 1 Hari hakmilik@MBAM. IAB. KPM CATATAN 56
Carta Aliran Mula Tanggungjawab GB, GPK HEM, YDP PIBG Setiausaha Mesyuarat Surat-menyurat Publisiti Aturcara Majlis Penyediaan Hadiah / Cenderamata PERANTARA Semua AJK Program Urusetia AJK Publisiti AJK Urusetia AJK Hadiah Setiausaha Mesyuarat Penyelarasan Pelaksanaan Penilaian Semua AJK GB, J/K Program Post-mortem Tamat hakmilik@MBAM. IAB. KPM 57
• • • • Cth format kertas kerja Pendahuluan/Rasional Matlamat & Objektif Tema Tempat/Lokasi Tarikh & tempoh perlaksanaan Jemputan perasmian (jika ada) Bilangan penyertaan & kategori Jawatankuasa pelaksana Jawatankuasa kecil Perbelanjaan/pelaburan/modal Pendapatan yang dijangkakan (jika ada) Penutup Lampiran: Jadual aktiviti keseluruhan, senarai JK pelaksana dll berkaitan hakmilik@MBAM. IAB. KPM 58
Sekian. Terima Kasih Daripada: Muhamad Bustaman Abdul Manaf Ketua Jabatan Pengurusan Kualiti Institut Aminuddin Baki, Kem. Pelajaran Malaysia hakmilik@MBAM. IAB. KPM 03 -61056240/0199890524 59
- Slides: 59