MENGINDEKS By Hajar Cherry Puspalillah Mengindeks adalah menentukan

MENGINDEKS By: Hajar Cherry Puspalillah

• Mengindeks adalah menentukan uraian unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. • Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka, tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan. • Kata tangkap merupakan tanda pengenal dari sesuatu warkat yang disimpan , karena itu kata tangkap (catchword/caption) yang dipilih tergantung kepada sistem yang dipergunakan, sebelum disusun menurut abjad, nama-nama diindeks terlebih dahulu, sebab nama banyak macam ragamnya. Definisi

Kartu Indeks mencatat informasi tentang : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Judul/nama surat Nomor surat Hal surat Tanggal surat Kode kartu indeks Kartu Indeks ü Arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks ü Kartu indeks disimpan pada laci cardex berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

§ Peraturan mengindeks adalah menentukan kata tangkap sebagai dasar penyimpanan. § Peraturan ini sangat berguna untuk penggunaan sistem yang memerlukan susunan alphabetis seperti; Sistem Alphabetis, Sistem geografis, Sistem Subyek. § Karena peraturan mengindeks berasal dari Negara barat, maka perlu adanya penyesuaian dengan keadaan di Indonesia. PERATURAN MENGINDEKS

Mengindeks Nama Orang 1. Nama Tunggal: • Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama itu sendiri. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Yuliana 2 Setyowati 3 Budiono 4 Yuniawati Urutan Abjad Kode

2. Nama Orang Lengkap (2 Kata) • Jika 2 kata, maka kata yang dipakai indeks adalah nama belakang kemudian nama depan Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Rio Febrian, Ria 2 Dewi Herliani, Dewi 3 Rita Damayanti, Rita 4 Nurul Fatimah 5 Putri Lestari

3. Nama Orang Lengkap (3 Kata) • Nama lengkap terdiri lebih dari 2 kata, diindeks menjadi urutan sebagai berikut, yaitu nama belakang, nama depan, dan nama tengah Contoh : No 1 Nama Asli Adrian Herma Sugiarto Indeks Sugiarto, Adrian, Herma 2 Riska Yulia Utami, Riska, Yulia 3 Deta Bara Pratiwi, Deta, Bara 4 Rio Bangga Indriawan 5 Hajar Cherry Puspalillah

4. Nama Cina dan Korea • Nama Cina dan Korea urutannya tetap, karena nama keluarga mereka terletak di depan. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Liem Swi King Liem, Swi, King 2 Song Hye Kyo Song, Hye, Kyo 3 Lee Jong Suk Lee, Jong, Suk 4 Kim Jong Un 5 Bruce Lee 6 Jackie Lee 7 Liu De Hua

5. Awalan Nama-Keluarga • Awalan nama-keluarga dalam indeks tidak terpisah dari nama-keluarganya, sebagai unit pertama. Awalan tersebut adalah d 1, De, de, Da, Del, Mc, Mac, dan lain-lain. Awalan M, Mc diindeks sebagai Mac, dan St. diindeks menjadi Saint. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 John Mc Enroe Mac Enroe, John 2 George St. John Saint. John, George 3 Bartje Van Houten, Bartje 4 Saleh bin Walid 5 Harun Al Rasyid

6. Gelar dan Pangkat • Gelar dan pangkat dokelompokkan menjadi 4 kelompok, yaitu kesarjanaan, kebangsawanan, keagamaan, dan kepangkatan. • Di dalam indeks, gelar dan pangkat adalah bukan unit dan dituliskan dalam tanda kurung di belakang unit terakhir. • Kalau namanya adalah nama lengkap maka dalam indeks nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah tetap. • Istilah senioritas seperti Jr. , Sr. , I, III, dan lain-lain adalah unit dan dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung sebagai unit terakhir. Contoh : No Nama Asli 1 Prof. Dr. Adi Santoso 2 Let. Jen. Purn. Ali Sadikin 3 John Smith, Jr 4 George Bush, Sr 5 King Edward, I Indeks Santoso, Adi (Prof. Dr. ) Sadikin, Ali (Let. Jen. Purn. ) Smith, John, (Jr)

7. Nama dengan Tanda Hubung • Kata-kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit, dan indeksnya menjadi satu unit. Untuk nama orang lengkap yang mengandung tanda hubung diindeks yaitu dibalik. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 John Lee-Barry, John 2 Andrian Herma-Sugiarto 3 Bus-Truck Rentals 4 Marietje Tengker-Rombot Herma-Sugiarto, Andrian Bus-Truck Rentals

8. Nama Indonesia dengan Urutan Kelahiran Nama Indonesia dengan urutan kelahiran (orang bali) diindeks lebih Dulu nama diri, kemudian urutan kelahiran dan gelar kalau ada No Nama Asli Indeks 1 Widiada, I Wayan 3 I Wayan Widiada Ni Made Desiani I Nyoman Putra 4 Kadek Swari Rahayu 2 Desiani, Ni Made

9. Singkatan Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu Kepanjangannya. No Nama Asli Indeks 1 Doni Setiawan K Setiawan, Doni, K 2 Ayu Lestari C BJ. Habibie 3

Mengindeks Nama Perusahaan atau Lembaga 1. Nama-Perusahaan • Indeks dari nama-perusahaan yang bukan berasal dari namaorang atau kalaupun berasal dari nama-orang tetapi tidaklengkap dituliskan seperti urutan semula. • Nama-orang tidak lengkap terdiri dari satu unit. Jenis (bentuk) usaha yang terdiri dari kata ganda atau majemuk diindeks sebagai 1 (satu) unit, misalnya Toko Buku, Perseroan Terbatas, Beauty Salon, dan lain-lain. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Toko Sumber Makmur, Toko 2 PT Megah Persada, PT 3 Salon Kecantikan Tiara, Salon Kecantikan 4 Ramayana Dept. Store 5 Rumah Sakit Pasar Rebo

2. Nama-Perusahaan Berasal dari Nama-Orang-Lengkap • Indeks dari nama-perusahaan yang berasal dari nama-oranglengkap dituliskan yaitu dengan urutan nama-belakang, nama-depan, dan nama-tengah (bilamana ada). Nama-oranglengkap terdiri lebih dari satu unit. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 PT Budi Hartono, Budi, PT 2 John Drew Lumber Company Lumber, John, Drew, Company 3 Adnan Buyung Nasution & Ass. Nasution, Adnan, Buyung (&) Associates 4 PT HM Sampoerna

3. Kata Sandang “The” • Kata sandang “the” di dalam indeks ditulis di dalam tanda kurung. • “The” yang terletak di depan, pada indeks diletakkan di belakang di dalam tanda kurung. • “The” yang terletak di tengah, pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya di dalam tanda kurung. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 The National Shop National, Shop (The) 2 Andrew the Baker Andrew (The), Baker 3 The Red Star Company Red Star, Company (The) 4 The Body Shop

4. Nama Lembaga Berupa Singkatan • Nama lembaga berupa singkatan diindeks sesuai dengan kepanjangannya, masing-masing dituliskan dalam 1 unit. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 RRI Radio Republik Indonesia 2 POLRI Kepolisian Republik Indonesia 3 RCTI Rajawali Citra Televisi Indonesia 4 LAN 5 KOPERTIS

5. Badan Pemerintahan Daerah dan Perguruan Tinggi • Nama Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama-daerah, diikuti tingkat daerah bersangkutan, kemudian seterusnya nama-instansi dari yang tinggi ke yang lebih rendah, dengan masing-masing tingkat-instansi ditempatkan dalam tanda kurung di belakang nama-instansi masing-masing. • Kata-kata yang di dalam tanda kurung adalah bukan. Jenis perguruan tinggi di belakang dari namanya di dalam indeks. • . No Nama Asli Indeks Contoh : 1 Kanwil Kem. Agama Provinsi Kalbar Kalimantan Barat, Provinsi, Agama (Kanwil Kementrian) 2 Dinas Pertanian Kab. Karawang, Kabupaten, Pertanian (Dinas) 3 Universitas Trunojoyo Trunijoyo Universitas 4 Politeknik NSC Surabaya

6. Angka • Angka yang terdapat pada nama diindeks dalam bentuk huruf sesuai bahasa dari nama bersangkutan , dan dianggap sebagai satu unit. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Restoran 99 Sembilan Puluh Sembilan, Restoran 2 21 Theatre Twenty One, Theatre 3 Toko 234 4 Bengkel Motor 202

7. Nama Bank • Pertama-tama diindeks menurut nama kota, • kemudian bagian dari nama kota (bila ada), • kedudukan bank dalam tanda kurung, • Dilanjutkan dengan nama bank, diikuti kata “bank” Contoh : No Nama Asli Indeks 1 BNI Cabang Jakarta Thamrin Jakarta, Thamrin (Cabang), Negara Indonesia, Bank 2 BRI Kantor Pusat Jakarta, (Kantor Pusat), Rakyat Indonesia, Bank 3 Mandiri Cabang Surabaya Basuki Rahmat Surabaya, Basuki Rahmat (Cabang), Mandiri, Bank 4 Bank Jatim Cabang Surabaya Darmo

8. Nama Sekolah • Nama sekolah diindeks pada nama kota, kemudian diikuti dengan nama sekolah dan nomor Contoh : No Nama Asli Indeks 1 SMAN 3 Denpasar, SMAN, 3 2 SMKN 2 Surabaya, SMKN, 2 3 SMA Petra Surabaya, SMA, Petra 4 SMAN 5 Malang 5 SMAK Cor Jesu

THANK YOU