MENGELOLA SUMBER DAYA DATA Laudon Laudon Chapter 7

MENGELOLA SUMBER DAYA DATA Laudon & Laudon, Chapter 7

Sebagai seorang manajer, Anda ingin meyakinkan bahwa data perusahaan diorganisasikan dengan baik sehingga dapat diakses dan digunakan dengan mudah.

Mengorganisasikan data dalam lingkungan file tradisional Sistem informasi yang efektif menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan kepada pengguna Informasi yang akurat adalah bebas dari kesalahan, informasi yang tepat waktu adalah tersedia bagi pembuat keputusan ketika diperlukan, informasi yang relevan adalah yang bermanfaat & tepat untuk jenis pekerjaan dan keputusan yang akan dibuat.

Konsep dan Istilah Organisasi File • Sistem komputer mengorganisasikan data dalam sebuah hirarki yang dimulai dengan bit, bytes dan berkembang menjadi fields, records, files dan databases.

Contoh Database Mahasiswa Database File Mata Kuliah File Keuangan File Mahasiswa File Mata Kuliah File Record NAMA John Steward Karen Taylor Emily Vincent MK SIM SIM NAMA John Steward MK SIM TANGGAL F 99 TANGGAL F 99 Field John Steward (Field NAMA) Byte 01001010 (Huruf J dalam ASCII) Bit 0 NILAI A B C NILAI A

Definisi • Bit: unit terkecil data yang ditangani oleh komputer. Bit (binary digit) diwakili 0 atau 1 • Byte: sekelompok bit yang mewakili satu karakter tunggal yang dapat berbentuk huruf, angka atau simbol lain. Terdiri dari 8 bit. • Character: diwakili oleh 1 byte untuk setiap huruf. • Data: fakta yang mewakili event yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisik sebelum diorganisasikan diubah ke dalam bentuk yang dapat dipahami dan digunakan oleh manusia (Laudon, 2000). • Entity: seseorang, tempat, sesuatu atau peristiwa yang tersimpan dalam informasi.

• Field / attribute / data element: sekelompok karakter yang dimasukkan pada suatu kata, kelompok kata, atau nomor yang lengkap (seperti nama atau usia). Setiap karakteristik yang menjelaskan entity tertentu disebut atribut. • Record: sekelompok field yang berhubungan seperti nama mahasiswa, mata kuliah yang diambil, tanggal dan nilai. • File: sekelompok record yang sama jenisnya. • Database: kumpulan data yang diorganisasikan untuk melayani berbagai aplikasi dalam satu waktu dengan menyimpan dan mengelola data sehingga dapat muncul dalam satu tempat. • Key Field: field yang berfungsi untuk mengidentifikasi record sehingga record dapat dipanggil, diperbarui atau disortir.

Entitas dan Atribut Entitas: ORDER Atribut-Atribut Nomor Pesanan Tanggal Pemesanan Nomor Item Kuantitas 4340 02/08/10 1583 2 Key Field

The Database Hierarchy Database Dbase File Record Field Character

Lingkungan File Tradisional • Kebanyakan organisasi mulai pemrosesan informasi pada skala kecil, otomatisasi hanya dilakukan pada sebuah aplikasi untuk suatu waktu. • Sistem cenderung tumbuh secara independen dan tidak berdasar rencana induk. • Setiap divisi, setiap bidang fungsional cenderung mengembangkan sistem yang tidak berhubungan dengan bidang fungsi yang lain. Setiap aplikasi memerlukan file sendiri dan program komputer sendiri.

Masalah-masalah pada Lingkungan File Tradisional • Inkonsistensi dan Pengulangan Data (Data Redundancy). Adanya data yang sama dalam 1 file. • Ketergantungan Program-Data. Hubungan erat antara data yang disimpan dalam file dan program-program yang spesifik memerlukan pembaruan dan perbaikan pada file-file. • Kurang fleksibel • Keamanan yang kurang. Karena sedikit kontrol dan sedikit manajemen data, mengakses dan mnyebarkan informasi secara virtual kurang terkendali. • Kurang Tersedianya Data dan Penyebaran Data. Sepotong informasi dalam file yang berbeda dan bagian organisasi yang berbeda tidak dapat dihubungkan satu sama lainnya.

Pendekatan Database untuk Manajemen Data • Teknologi database dapat mengatasi berbagai masalah yang dihadapi dalam organisasi file tradisional. • Definisi dari database adalah sekumpulan data yang diorganisasikan untuk melayani berbagai aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan data redundan. • Database tunggal melayani banyak aplikasi. Sebagai contoh daripada perusahaan menyimpan data personil, data gaji dll secara terpisah, perusahaan dapat menyimpan dalam satu database yaitu data SDM.

DBMS Data Base Management Systems • DBMS adalah software yang memungkinkan organisasi memusatkan data, mengelola data dengan efisien dan menyediakan akses ke data yang tersimpan oleh program aplikasi. • DBMS bertindak sebagai interface antara program aplikasi dengan file data fisik

Komponen DBMS 1. Data Definition Language, yaitu komponen sistem manajemen database yang berfungsi untuk mendefinisikan elemen data yang muncul pada database 2. Data Manipulation Language, yaitu bahasa yang berhubungan dengan sistem manajemen database yang digunakan oleh end users dan programmer untuk memanipulasi data dalam database. Bahasa yang paling banyak digunakan adalah SQL (Structured Query Language) 3. Data Dictionary adalah alat manual atau bisa juga otomatis yang digunakan untuk menyimpan dan mengorganisir informasi tentang data yang dikelola oleh suatu database.

Perbandingan Organisasi File dan Teknik Manajemen • Dalam lingkungan file tradisional, record data diorganisasikan menggunakan organisasi file sequential (berurutan) atau organisasi file random (langsung). • Record dalam file berurutan dapat diakses secara berurutan atau dapat diakses secara langsung jika menggunakan metode akses berurutan dengan indeks. • Record pada file dengan organisasi file langsung dapat diakses secara langsung tanpa indeks.

Menciptakan Lingkungan Database • Untuk menciptakan lingkungan database, Anda harus memahami hubungan antar data, jenis data yang akan dikelola dalam database, bagaimana data akan digunakan, dan bagaimana organisasi dapat mengubah untuk mengelola data dari perspektif perusahaan. Desain database juga harus mempertimbangkan bagaimana organisasi dapat menyebarkan data kepada partner bisnisnya (Jukic, and Parasuraman, 2002)

Elemen-elemen dalam Lingkungan Database • Administrasi Data • Perencanaan Data dan Pemodelan Teknologi • Database Teknologi dan Manajemen • Users

Teknologi Database dan Manajemen Administrasi Data Sistem Manajemen Database Perencanaan Data dan Modelling Metodologi Users

Keuntungan DBMS 1. Mengurangi kompleksitas lingkungan sistem informasi organisasi, termasuk dalam hal akses, penggunaan dan keamanan data. 2. Mengurangi pengulangan data (data redundancy) dan ketidakkonsistenan data 3. Kebingungan yang berkaitan dg data dapat dikurangi dengan menyediakan pengawasan pembuatan data dan penentuan data secara terpusat. 4. Ketergantungan program-data dapat dikurangi. 5. Pengembangan program dan biaya pemeliharaan dapat dihemat

Keuntungan DBMS…Lanj 6. Fleksibilitas sistem informasi dapat diperkuat dengan memungkinkan adanya query sementara yang cepat dan hemat. 7. Akses dan ketersediaan informasi dapat ditingkatkan.

Kelemahan DBMS 1. Memperoleh perangkat lunak mahal 2. Memerlukan konfigurasi perangkat keras yang besar (memerlukan kapasitas penyimpanan dan memori lebih besar daripada program aplikasi lain) 3. Memerlukan staf DBA (pengelola basisdata) yang memiliki keahlian khusus.

Trend Database • Multidimensional Data Analysis disebut juga Online analytical Processing (OLAP). Analisis yang memungkinkan pengguna untuk menampilkan data yang sama dengan cara yang berbeda dengan menggunakan sejumlah dimensi. Misalnya perusahaan yang memiliki sejumlah produk yang dijual di berbagai negara ingin membandingkan penjualan produk 2 tersebut di masing 2 negara sekaligus proyeksinya, maka perusahaan memerlukan OLAP. • Data Warehouses dan Data Mining ….

Lanj… • Data Warehouses dan Data Mining Data Warehouse adalah database yang menyimpan data historis dan data terkini yang menjadi perhatian utama manajer dalam perusahaan. Data Warehouse mengintegrasikan data operasional utama dari keseluruhan perusahaan dalam bentuk yang konsisten, reliabel dan tersedia dengan mudah untuk pelaporan. Data Mining adalah sejumlah teknik utk menemukan pola dan hubungan tersembunyi dalam sejumlah besar data dan mengambil kesimpulan yang dapat digunakan untuk memprediksi perilaku di masa yad dan mengarahkan pengambilan keputusan.

RESPONSI 1. Terdapat tiga dimensi karakteristik informasi yang berkualitas, sebutkan! 2. Pengelolaan file dibedakan menjadi dua yaitu model lama dan baru. Sebutkan istilah yang digunakan untuk keduanya. 3. Sebutkan urutan manajemen database dari terbesar hingga terkecil. 4. Sebutkan tiga keuntungan atau manfaat menggunakan manajemen database.