MEN DI APERTURA 1 MEN ACQUISIZIONI 2 MEN

MENÙ DI APERTURA 1

MENÙ ACQUISIZIONI 2

MENÙ BILANCIO 3

IMPOSTAZIONE BILANCIO All’inizio di ogni anno, prima di procedere con gli acquisti, è necessario configurare a livello di biblioteca il bilancio (di competenza o di cassa, v. pag. 41 del Manuale) e impostarlo tramite le seguenti operazioni: • creazione capitoli di spesa per l’anno in corso • creazione eventuali voci di spesa all’interno dei capitoli 4

Rinnovo capitoli e voci Il programma prevede un sistema di rinnovo automatico di capitoli e voci di spesa ma è necessario tenere presente che: • Se si è scelto bilancio competenza: in fase “rinnovo capitoli e voci” i residui degli anni precedenti vengono trascinati sull’anno successivo. Se non si vuole ciò si consiglia di inserire nuovamente tutti i cap. e le voci distinguendoli per anno (cap. /anno; voce/anno). • Se si è scelto bilancio cassa: non recupera i residui, ma sposta gli ordini aperti sulle voci di spesa corrispondenti dell’anno successivo.

CREAZIONE NUOVO CAPITOLO DI SPESA 6

INSERIMENTO DATI CAPITOLO DI SPESA 7

CREAZIONE VOCE DI SPESA Una volta creato il capitolo, è possibile suddividere la cifra stanziata, totalmente o in parte, tra una o più voci di spesa. 8

INSERIMENTO DATI VOCE DI SPESA 9

INSERIMENTO VOCE DI SPESA EFFETTUATO impegnato: ammontare dei “prezzi indicativi” degli ordini aperti fatturato: pagato, cioè somma dei “prezzi effettivi” disponibilità effettiva: somma ancora disponibile una volta detratti “impegnato” e “fatturato”, e sommati eventuali residui non impegnati dell’anno precedente (nel caso si sia scelto il bilancio di competenza). 10

SITUAZIONE CAPITOLI E VOCI DI SPESA 11

PRODUZIONE ELENCO CAPITOLI E VOCI DI SPESA • Serve per ottenere un elenco dei capitoli e delle voci di spesa esistenti. • Selezionando il range di interesse si lancia la stampa tramite il tasto conferma; il sistema rimanda il messaggio “la stampa è stata inoltrata” e si può andare a vedere utilizzando la funzione reports. • L’elenco può essere o solo visualizzato o stampato su carta o file. 12

LANCIO RINNOVO CAPITOLO La modalità di rinnovo automatico dei cap. di spesa può essere usata solo dalle biblioteche possono riutilizzare i residui degli anni precedenti 13

STAMPA RINNOVO 14

RICALCOLO VOCI DI SPESA Spuntando il campo “aggiorna” gli importi vengono aggiornati, altrimenti vengono visualizzati quelli errati e quelli corretti con la dicitura “da aggiornare” evidenziata in giallo 15

Stampa ricalcolo voci di spesa 16

GESTIONE FORNITORI 17

RICERCA FORNITORE La ricerca avviene all’interno del Catalogo Sebina. 18

VISUALIZZAZIONE DATI FORNITORE GIÀ ESISTENTE 19

CREAZIONE NUOVO FORNITORE 20

INSERIMENTO DATI FORNITORE Il codice fornitore è quello assegnato dalla ragioneria, nel caso mancasse (es. : doni e scambi) è necessario costruirlo in base alle regole (es. : ITMIGIUFF) che trovate al seguente link: http: //www. sba. unimi. it/Staff/2137. html 21

INSERIMENTO FORNITORE EFFETTUATO 22

CONDIZIONI FORNITORE ESISTENTI 23

INSERIMENTO DATI CONDIZIONI NUOVO FORNITORE 24

BUONO D’ORDINE 25

INSERIMENTO NUOVO BUONO D’ORDINE Attenzione: occorre prima inserire buono, poi ordine perché a partire dall’ordine non si può inserire un nuovo buono 26

INSERIMENTO DATI BUONO 27

BUONO INSERITO Man mano che si collegano gli ordini al buono vengono incrementati i campi “numero ordini” e “totale buono”. La finestra buono integrativo compare solo se la funzione è stata impostata nelle configurazioni di biblioteca 28

RICERCA BUONO D’ORDINE ESISTENTE 29

ESITO RICERCA BUONI Selezionando il buono se ne possono visualizzare i dati. Da qui è possibile anche inserire direttamente un buono nuovo. 30

ORDINI COLLEGATI 31

DETTAGLIO ORDINE 32

ORDINI 33

TIPOLOGIE DI ORDINE • è possibile effettuare ordini per tre tipologie di documento: • monografie • ordini permanenti • seriali Per inserire un nuovo ordine bisogna cercare/creare il titolo. Ci sono tre casi possibili: • A) titolo non presente nel catalogo • B) titolo presente in polo e indice • C) titolo presente solo in indice 34

TIPOLOGIE D’ORDINE 35

MODALITÀ DI RICERCA ORDINI • In questa schermata per lanciare la ricerca ci sono due possibilità: • “? ” di fianco al titolo: cerca solo per titolo o parte del titolo negli ordini della biblioteca • Pulsante “ricerca”: lancia la ricerca all’interno degli ordini della biblioteca a partire da più parametri (nr. standard, identificativo …) • N. B. : Nel campo “materiale” il programma presenta di default l’opzione “M-libro moderno” che cerca tra il materiale cartaceo (M, S, C). Per cercare un tipo di materiale particolare selezionarlo dall’elenco, per cercare in tutte le tipologie selezionare l’opzione vuota 36

MONOGRAFIE: RICERCA ORDINE CON FILTRI BASE In questa fase la ricerca avviene all’interno degli ordini della biblioteca su cui si sta lavorando 37

RICERCA CON FILTRI AGGIUNTIVI 38

ESEMPIO 39

Elenco ordini della biblioteca per il titolo cercato e, nel caso l’elenco fosse troppo lungo, possibilità di filtrare con ulteriori parametri 40

Con il pulsante “cerca in polo” lancia ancora la ricerca tra gli ordini. Con il pulsante “cerca in indice” lancia la ricerca del titolo nel catalogo (polo + indice) 41

Se la ricerca ha dato esito negativo, con il tasto indietro si torna alla schermata iniziale e si clicca su “Nuovo acquisto – ordine” 42

A) SCHERMATA INSERIMENTO ORDINE (titolo non presente nel catalogo) 43

• Per lanciare la ricerca occorre compilare il campo titolo e cliccare sul punto di domanda posto a lato. • N. B. : il pulsante “? ” ha normalmente la funzione di “Help” ma in alcuni casi, come in questo, viene utilizzato per lanciare una ricerca 44

LANCIO RICERCA TITOLO 45

LA RICERCA IN POLO NON HA PRODOTTO RISULTATI Cliccando sul pulsante “ricerca” si lancia la ricerca in indice (il campo ricerca in indice è preselezionato) 46

TITOLO NON PRESENTE NEANCHE IN INDICE A QUESTO PUNTO SELEZIONANDO “NUOVO DOCUMENTO” SI PUÒ INSERIRE IL TITOLO 47

TITOLO NON PRESENTE NEL CATALOGO: INSERIMENTO TITOLO 48

INSERIMENTO DATI NUOVO DOCUMENTO 49

• Il titolo così creato è a livello 01 (solo in polo) e viene automaticamente inserito nella schermata dell’ordine 50

TITOLO INSERITO Si è partiti da un buono già inserito: appaiono precompilati i campi: fornitore e cap. di spesa Nel caso si partisse direttamente da un ordine senza buono vanno compilati tutti i campi 51

COMPLETAMENTO DATI ORDINE 52

ORDINE INSERITO In alto a destra compare il nr. d’ordine, assegnato automaticamente 53

STAMPA SINGOLO ORDINE 54

• Tutte le volte che si lancia una stampa, per poterla visualizzare/stampare bisogna cliccare su “reports” (bottone in alto a destra) 55

ORDINE AL FORNITORE Il testo di questa lettera è personalizzabile tramite le configurazioni di biblioteca (a cui possono accedere solo gli operatori autorizzati) 56

STAMPA BUONO D’ORDINE Inserito l’ultimo ordine di un buono, è possibile stampare il buono a partire da questa schermata, cliccando su “stampa ordini” 57

INSERIMENTO DATI PER STAMPA BUONO D’ORDINE In questa schermata è possibile comunicare i parametri per la stampa di singoli ordini, buoni, intervalli di ordini e/o buoni. Per stampare le note al fornitore bisogna spuntare il campo “stampa note dell’ordine” 58

STAMPA INOLTRATA 59

ORDINI RELATIVI AD UN BUONO D’ORDINE 60

SCHERMATA ORDINE (TITOLO GIÀ PRESENTE IN POLO) 61

B) LANCIO RICERCA TITOLO (PRESENTE IN POLO) 62

DOCUMENTO TROVATO IN POLO 63

• Da qui la notizia si può esaminare da due punti di vista: • Selezionando la notizia e scegliendo “esame bibliografico” dal menù di sinistra si ottiene una schermata di sola visualizzazione dei dati bibliografici e gestionali (righe ISBD, carta identità, inventari, collocazioni, ordini) • Cliccando direttamente sul titolo si ottiene una schermata interattiva con il dettaglio del titolo e le funzioni disponibili 64

Se la ricerca dà un titolo solo, risulta preselezionato e basta cliccare su esame bibliografico nel menù di sinistra; se ci sono più titoli bisogna selezionare quello che interessa spuntando il titolo e poi cliccare su esame bibliografico. 65

PRIMO CASO: ESAME BIBLIOGRAFICO Gli ordini visualizzati nell’esame bibliografico sono quelli di tutto il polo 66

Cliccando direttamente sul titolo, si ottiene questa schermata. Se il titolo è quello cercato, si clicca su “seleziona” e si presenta la schermata dell’ordine da completare 67

INSERIMENTO DATI ORDINE Se nella creazione dell’ordine si è partiti da buono d’ordine, nella schermata risultano precompilati i campi: buono anno, fornitore, rif. bilancio 68

C) ESEMPIO RICERCA TITOLO PRESENTE SOLO IN INDICE Inserendo il titolo e cliccando sul punto di domanda a lato, si effettua la ricerca tra gli ordini della biblioteca. Se non ci sono ordini si clicca su ordine nel menù di sinistra per lanciare la ricerca del titolo in polo e in indice. 69

LANCIO RICERCA TITOLO Per lanciare la ricerca del titolo in polo e indice, bisogna cliccare sul punto di domanda a fianco. 70

RISULTATO IN POLO NEGATIVO SUCCESSIVA RICERCA IN INDICE 71

RISULTATI IN INDICE E SCELTA DEL TITOLO Per avviare la procedura della cattura del titolo bisogna cliccarci sopra e il sistema restituisce una schermata con il dettaglio del titolo e l’opzione cattura nel menù di sinistra. Nella diapositiva successiva: legenda di questa schermata 72

Legenda lista titoli da indice 1. colonna: cerchiolini per selez. titolo 2. colonna: icona libro moderno 3. colonna: icona esame reticolo 4. colonna: titolo (navigabile per esame) 5. colonna: data 6. colonna: natura (in sol appaiono due nuovi codici: Ms= monografia sup. e Mi= monografia inferiore) • 7. colonna: identificativo di polo • 8. colonna: identificativo di indice • 9. colonna: livello della notizia • • • 73

DETTAGLIO DEL TITOLO E CATTURA A LIVELLO 01 Schermata dettaglio titolo con opzione cattura nel menù di sinistra 74

CATTURA 75

CONFERMA CATTURA 76

FA VEDERE ALTRI TITOLI SIMILI IN POLO Ripresenta titoli simili in polo: se nessuno di questi soddisfa la ricerca, cliccare su “nuovo” 77

CATTURA AVVENUTA CORRETTAMENTE 78

PRESENTA SCHERMATA ORDINE DA COMPLETARE Titolo catturato (a livello 01): ripresenta la schermata dell’ordine da completare con i dati amministrativi. Con la conferma l’ordine è completato 79

ORDINE PERMANENTE 80

LANCIO RICERCA TITOLO 81

TITOLO TROVATO: SELEZIONE 82

ORDINE PERMANENTE: INSERIMENTO DATI Per questa tipologia di ordini la numerazione è doppia (numero d’ordine rispetto all’anno e numero assoluto dell’ordine permanente) 83

ORDINE PERMANENTE INSERITO Una volta completato inserimento ordine, si può procedere all’ordine di un nuovo documento (di qualunque natura) direttamente da questa schermata selezionando dal menù di sinistra nuovo ordine, ordine permanente, abbonamento 84

SCHERMATA ORDINE: ABBONAMENTO 85

LANCIO RICERCA TITOLO Anche per questa tipologia di ordini vale la doppia numerazione: numero dell’ordine relativo all’anno e numero assoluto dell’abbonamento 86

TITOLO TROVATO IN POLO 87

INSERIMENTO DATI ORDINE 88

ORDINE INSERITO In questa schermata appaiono due messaggi: In verde l’avviso che l’inserimento dell’ordine è stato effettuato In rosso la richiesta di inserire le date di inizio e fine abbonamento 89

INSERIMENTO DATI ABBONAMENTO Inserite le date di inizio e fine abbonamento, si conferma. Così non solo si è inserito l’ordine, ma contestualmente si è creato l’abbonamento 90

NUMERO ORDINE E ABB. ATTRIBUITI Sono attribuiti i due numeri d’ordine (relativo e assoluto) e avviene la generazione dei fascicoli se è stato preventivamente inserito il modello di previsione 91

OMAGGI SCAMBI DEPOSITI LEGALI Il sistema utilizza le stesse schermate e la stessa terminologia degli ordini anche per i doni, scambi e depositi legali 92

RICHIESTA D’OFFERTA 93

RICHIESTA OFFERTA PER MONOGRAFIA 94

LANCIO RICERCA TITOLO 95

SCELTA DEL TITOLO 96

TITOLO INSERITO NELLA RICHIESTA 97

ATTRIBUITO NR. RICHIESTA E SELEZIONE FORNITORI 98

SITUAZIONE FORNITORI ABBINATI; FUNZIONE INSERIMENTO NUOVO 99

RICERCA FORNITORE 100

ABBINAMENTO FORNITORE 101

TRAMITE CONFERMA SI ABBINANO I FORNITORI 102

STAMPA E TRASFORMAZIONE RICHIESTA D’OFFERTA IN ORDINE • Abbinati i fornitori si lancia la stampa che produce lettere consecutive e separate, una per fornitore. Pervenuti i preventivi e scelto il fornitore, si recupera la richiesta d’offerta tramite il numero e la si trasforma in ordine, come da successivo esempio. 103

RECUPERO OFFERTA TRAMITE NR. , E MODIFICA IN ORDINE 104

Si sceglie “tipo acquisizione”: acquisto 105

Mantiene lo stesso nr. della richiesta e si completa come un ordine normale 106

Arrivo documenti per monografie in uno o più voll. e ordini permanenti • Quando arrivano i libri ordinati si recupera l’ordine con il numero d’ordine/titolo/buono d’ordine e a partire dalla schermata dell’ordine si procede al trattamento del documento: • Inventariazione • Legame con fattura • Eventuale chiusura dell’ordine 107

Arrivo documenti per abbonamenti • Nel caso degli abbonamenti a periodici la funzione di arrivo documenti si fa a partire dall’inventariazione dell’annata, in seguito alla quale i documenti risultano ricevuti (cambia lo stato amministrativo nella schermata dell’ordine). 108

RICERCA ORDINE PER FARE ARRIVO DOCUMENTO 109

SCELTA FUNZIONE ARRIVO DOC 110

RICHIESTA NR. INVENTARI DA ATTRIBUIRE E SERIE INVENTARIALE 111

ARRIVO OPERE IN PIÙ VOLUMI • L’etichetta “n. copie” è inesatta in quanto confonde il n. copie (campo “quantità” dell’ordine) con il n. dei voll. effettivamente arrivati e di cui si richiedono gli inventari da attribuire. Questo si evidenzia nel caso di opere in più voll. : se si inserisce nel campo “n. copie” un valore superiore a quello inserito nel campo “quantità” dell’ordine, compare un avviso non bloccante con richiesta di conferma (vd schermata successiva) 112

Questa finestra si sovrappone alla schermata su cui si è posizionati 113

ARRIVO DOCUMENTO COMPLETATO 114

ASSOCIAZIONE FATTURA Qui si può modificare il prezzo reale d’acquisto, confermare e quindi si procede con il legame fattura (nuova o preesistente) 115

RICERCA FATTURA DA ASSOCIARE 116

DATI FATTURA 117

FATTURA LEGATA ALL’INVENTARIO A QUESTO PUNTO CLICCARE SU INDIETRO PER SCEGLIERE SE CHIUDERE L’ORDINE 118

CHIUSURA ORDINE 119

ORDINE COMPLETAMENTE RICEVUTO Nel caso in cui l’ordine sia l’ultimo del buono anche il buono viene chiuso e mandato a saldo (indicazione di stato in alto a destra). Per eventuali aggiunte di ordini è necessario riaprire il buono tramite funzione apposita 120

Abbonamento: arrivo documenti e chiusura ordine. Primo passo: ricerca ordine

Si sceglie la funzione abbonamento per ricevere i fascicoli e inventariare

Dalla schermata abbonamento che si presenta si sceglie la funzione fascicoli

Si selezionano i fascicoli da ricevere e si sceglie ricevimento

I fascicoli ricevuti compaiono in grassetto. Si procede a inventariare

Schermata dove descrivere consistenza collocazione e in indice

Attribuzione inventario

Scelta della serie inventariale e del livello di collocazione

Schermata della precisazione di inventario

Inserimento dati precisazione di inventario

Messaggio di conferma. Si sceglie ancora “inventaria” per legare la fattura

Si seleziona l’inventario da associare e si sceglie “associa a fattura”

Se la fattura c’è già si cerca, se no se ne crea una nuova

Inserimento nuova fattura

Fattura associata all’inventario Se è necessario qui si possono modificare il valore inventariale e il prezzo d’acquisto

Per chiudere l’ordine si torna nella schermata dell’ordine Per tornare alla schermata ordine si può utilizzare il tasto “indietro” che presenta prima l’abbonamento poi l’ordine, oppure scegliere direttamente dal menu il alto “ordin. I”

Nell’ordine si sceglie la funzione modifica

Si aggiunge il prezzo effettivo

Nel menù di sinistra compare la voce “chiudi” e scegliendola si può chiudere l’ordine

Ordine chiuso correttamente

FATTURE 141

PARAMETRI RICERCA FATTURA 142

SELEZIONE FATTURA PRESENTE Cliccando su ogni singola fattura si possono vedere i dati amministrativi ad essa collegati, inclusi gli ordini. 143

FUNZIONI POSSIBILI RELATIVE A FATTURA 144

RINNOVO ORDINI PERMANENTI (SI FA DA ACQUISIZIONI) 145

RICERCA ORDINI PERMANENTI DA RINNOVARE 146

STAMPA ORDINI 147

RICHIESTA STAMPA BUONO ORDINE 148

STAMPA BUONO ORDINE INOLTRATA Le stesse modalità valgono per la stampa delle richieste d’offerta 149

PROPOSTA D’ACQUISTO 150

Ricerca/inserimento suggerimenti d’acquisto Qui si possono visualizzare le richieste inserite dagli utenti nell’area personale dell’OPAC, oppure inserire nuove richieste 151

VISUALIZZAZIONE ELENCO RICHIESTE 152

DETTAGLIO NUOVA RICHIESTA 153

ELENCO POSSIBILI RISPOSTE 154

A questo punto si seleziona la risposta desiderata, si modifica lo stato della richiesta e di conseguenza parte in automatico una mail di risposta all’indirizzo universitario dell’utente. 155

ESEMPIO DI RISPOSTA NEGATIVA 156

E MAIL INVIATA AL LETTORE 157

REPORTS ACQUISIZIONI 158

LISTA ORDINI: Da qui è possibile elaborare liste di ordini dando diversi parametri di ricerca. La stampa è visibile nella funzione “reports” 159

PRODUZIONE ELENCO FORNITORI 160

ETICHETTE FORNITORI La schermata etichette fornitori è uguale a quella della lista fornitori, ma dà luogo alla produzione di etichette con ragione sociale e indirizzo del fornitore. 161

ETICHETTA FORNITORE 162

STATISTICHE ACCESSIONI: STATISTICA ORDINI 163

SCELTA PARAMETRI Scegliendo l’anno compaiono i campi per la selezione di capitolo e voce di spesa 164

STATISTICA ORDINI Una volta inseriti i parametri, confermando si lancia la stampa 165