Membangun Sistem Informasi ERP Tahapan SDLC Hata Maulana

Membangun Sistem Informasi ERP Tahapan SDLC Hata Maulana, M. T. I.

Pendahuluan • Sebuah system informasi ERP – GUI (Grapical User Interface) • program yang bertugas menangani komunikasi antara user (pengguna) dengan program aplikasi dan DBMS. – program aplikasi (application) • program-program yang membentuk system informasi ERP untuk melakukan tugas-tugas tertentu – DBMS (Database Management System). • system database tempat penyimpanan data, misalnya Oracle dan SQL Server. • DBMS adalah gudang data dari system informasi. Untuk mengakses DBMS, digunakan bahasa SQL (Structured Query Language).

Tiga lapis system informasi ERP

Persiapan membangun system informasi ERP • • Perangkat keras (hardware), Perangkat lunak (software), Sumber daya manusia, dan Langkah kerja serta konsep system informasi yang akan dibuat.

Perangkat Keras • Arsitektur perangkat keras yang biasa digunakan: – stand alone – client server – 3 Tiers Untuk system informasi ERP, disarankan untuk menggunakan client server jenis server side dan 3 Tiers.

Perangkat Lunak • Perangkat lunak yang dibutuhkan: – system operasi (operating system) • merupakan software yang diperlukan agar perangkat komputer dapat beroperasi. Contoh system operasi adalah Microsoft Windows, Unix, dan Linux. – bahasa pemrograman (programming language) • bahasa komputer yang dipakai untuk menulis program kompter yang membentuk system informasi ERP. Contoh bahasa pemrograman adalah Microsoft Visual Basic.

Perangkat Lunak – system database (DBMS) • software khusus yang dirancang untuk melakukan tugas -tugas penanganan data seperti penyimpanan dan pencarian data dengan bahasa standar SQL (Structured Query Language). • Contoh system database adalah Microsoft Access, Microsoft SQL Server, My. SQL, dan Oracle.

Sumber Daya Manusia • Organisasi dalam perusahaan yang bertanggung jawab dalam membangun system informasi ERP disebut IT (Information Technology) atau kadang disebut juga EDP (Electronic Data Processing).

Keahlian sejumlah orang divisi IT • Business Process Analyst (BPA) – analis proses bisnis yang bertugas menganalisa workflow (urutan proses) system manajemen yang sedang berjalan (workflow as-is) dan mendesain workflow baru yang lebih efisien (workflow shouldbe). • System Analyst (SA) – analis pemrograman yang bertugas mendesain halhal yang berkaitan dengan pemrograman berdasarkan hasil desain BPA, misalnya desain database, diagram proses, screen layout, dan report layout.

Keahlian sejumlah orang divisi IT • Programmer – orang yang bertugas menulis program computer dengan bahasa computer tertentu berdasarkan desain pemrograman yang dibuat oleh SA. • Tester – orang yang bertugas melakukan testing terhadap system informasi ERP. • System Administrator – orang yang bertanggung jawab atas keamanan system informasi, misalnya mengontrol otorisasi user.

Keahlian sejumlah orang divisi IT • Database Administrator – orang yang bertanggung jawab atas keamanan server database. • Hardware Team – tim yang bertugas menangani perangkat keras (hardware). • Operational Team – tim yang bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari, misalnya backup data.

• Maintenance Team – tim yang bertanggung jawab akan pemeliharaan system informasi. • Help Desk – layanan pelanggan yang akan member bantuan pada user jika diperlukan.

Langkah Kerja • Sistem informasi ERP dibangun dengan siklus SDLC (System Development Life Sycle) dan menerapkan konsep ERP • Siklus SDLC akan memberi panduan dan prosedur bagi semua yang terlibat proyek pembangunan system informasi ERP dengan beberapa manfaat: – alokasi waktu yang terencana – mengurangi resiko kegagalan proyek – mengidentifikasi masalah teknikal dan manajerial

Langkah Kerja – mengukur kemajuan jalannya proyek – mempermudah pengaturan sumber daya serta anggaran

Konsep • Konsep ERP akan memberi ‘jiwa’ bagi system informasi ERP: – system informasi yang sedemikian rupa yang dapat mengintegrasi semua informasi dalam perusahaan

SDLC • keseluruhan proses dalam membangun system informasi melalui beberapa langkah • model SDLC waterfall yang cukup popular dan banyak digunakan – Model ini disebut waterfall karena dikerjakan langkah per langkah seperti air mengalir – proses membangun system informasi dibagi menjadi beberapa langkah dan masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda

7 langkah

7 langkah • Perencanaan (planning), yaitu membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek system informasi, misalnya alokasi waktu dan sumber daya, jadwal proyek, dan cakupan (scope) proyek. • Analisa (analysis), yaitu membuat analisa workflow manajemen yang sedang berjalan.

7 langkah • Desain (design), yaitu membuat desain workflow manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan system informasi. • Pengembangan (development), yaitu tahap pengembangan system informasi dengan menulis program-program yang diperlukan.

7 langkah • Testing (testing), yaitu melakukan pengujian terhadap system informasi yang telah dibuat. • Implementasi (implementation), yaitu menerapkan system informasi yang telah dibuat untuk digunakan user. • Pengoperasian da pemeliharaan (operations and maintenance), yaitu kegiatan untuk mendukung beroperasinya system informasi.

Perhatikan • Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang (review), kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah perencanaan desain untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai dengan harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya.

Kesimpulan • Kaji ulang yang dimaksud adalah testing yang sifatnya quality control, sedangkan testing di langkah 5 sifatnya adalah quality assurance. Quality control ada pada setiap tahap. Quality assurance ada pada tahap testing. • Quality control dilakukan oleh personel internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas.

Dokumentasi • Semua langkah dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan (maintenance) dan peningkatan fungsi (enhancement) system informasi. • Dokumentasi dapat dibuat dengan cukup rapi dengan beberapa software, misalnya dengan Microsoft Office (Project, Visio, dan Word).

Implementasi ERP • Ada 2 jenis implementasi system informasi ERP: – Implementasi di dalam siklus SDLC, yaitu yang dilakukan pada langkah 6 (implementasi), sejalan dengan pembangunan system informasi ERP. – Implementasi system informasi ERP setelah siklus SDLC, yaitu mengimplementasikan system informasi yang telah dibangun dengan siklus SDLC, misalnya implementasi untuk anak perusahaan lain. Siklus ini biasa disebut juga siklus ERP.

Implementasi ERP • mengganti system informasi yang sedang berjalan, baik manual, semi komputerisasi, maupun komputerisasi, dengan system informasi ERP • Implementasi system informasi ERP biasanya diikuti dengan re-engineering proses pekerjaan (workflow)