MEJORAMIENTO CONTINUO SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL SUBSECRETARIA ADMINISTRATIVA

MEJORAMIENTO CONTINUO SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL SUBSECRETARIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Mejoramiento Continuo CAPACITACION EN EL USO VIA WEB DEL SISTEMA DE ATENCION AL 3. 6 CIUDADANO “SAC” Imagen de apoyo SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL SUBSECRETARIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Mejoramiento Continuo Propósito y Objetivos • Promover entre el personal de las Instituciones Educativas el uso vía web del Sistema de Atención al Ciudadano “SAC”. • Dar a conocer a los participantes los mecanismos para acceder al Sistema 3. 6 de Atención al Ciudadano, a fin de utilizarlo, sin tener que desplazarse hasta la Ventanilla Única de la Alcaldía. Imagen de apoyo • Desarrollar en los participantes las competencias necesarias para el buen uso del Sistema de Atención al Ciudadano, de manera que puedan radicar correctamente sus Peticiones, Quejas y Reclamos, y hacer seguimiento a ellos. • Dar a conocer los aplicativos con que cuenta la “SEM” para el Ingreso de “PQR”.

Mejoramiento Continuo INGRESO AL SISTEMAPOC Para iniciar, debe tener en cuenta que, toda persona que ha radicado con anterioridad alguna “PQR a esta Secretaria, ya dispone de un usuario en este aplicativo, y puede hacer uso de el para hacer seguimiento a su petición y/o radicar nuevamente. Si no conoce su perfil de usuario, solicítelo en las ventanillas de Atención al Usuario de esta Secretaria, o en su defecto puede Imagen deleapoyo solicitar que se lo creen o crearlo. Para lo cual, a continuación, indicamos Imagen de apoyo como hacerlo. 3. 6

Mejoramiento Continuo INGRESO AL SISTEMAPOC Procedimiento: El ingreso al aplicativo del Sistema de Atención al Ciudadano, puede hacerse por dos rutas a saber: A. Ingresando a la pagina web de la Alcaldía Municipal de Santiago de Cali Imagen de apoyo www. cali. gov. co Imagen de apoyo B. Una forma alterna de acceder al aplicativo “SAC”, se encuentra ingresando a su motor de búsqueda favorito (Pej. Google), y digitando “sistema de atención al ciudadano Cali”, seleccionar el link que ahí se presente, y seguir las instrucciones tal como se describe en este documento. 3. 6 Por ser la primera opción la ruta oficial, a continuación se describe paso a paso como ingresar por este medio:

Mejoramiento Continuo INGRESO AL SISTEM VIA PAGINA DE LA ALCALDIA 1. Ingrese a la página “web” de la Alcaldía “www. cali. gov. co”, esto le llevará a la ventana inicial de la Pagina web de la Alcaldía ver Figura 3. 6 1, en diapositiva 7. Imagen de apoyo 2. Seleccione la opción “Organismos”, y Imagen se desplegará una ventana con los “link” de acceso a todos los organismos de la Alcaldía. Para acceder al portal de la Secretaria de Educación Municipal, Seleccione la opción “Educación”. ver figura 2 en la diapositiva 8.

Mejoramiento Continuo Figura 1 3. 6 Imagen de apoyo

Mejoramiento Continuo Figura 2 POC 3. 6 Imagen de apoyo

Mejoramiento Continuo P INGRESO AL SISTEMA VIA PAGINA DE LA ALCALDIA OC 3. Una vez en el portal de la Secretaria de Educación Municipal, deslícese hacia abajo con el mouse, hasta llegar al recuadro donde se presentan los 3. 6 botones de acceso a las aplicaciones que se ofrecen, los cuales se Imagen de apoyo Imagen apoyo para encuentran en despliegue rotatorio; si lo de desea, alcanzar más rápido al botón de acceso al aplicativo “SAC”, haga clic en el botón de avance lateral, hasta que se presente la opción de ingreso al aplicativo “SAC”, en fondo rojo, ver la Figura 3 en la diapositiva 10.

Figura 3 Botón de acceso al aplicativo “SAC” Botón de avance lateral

Mejoramiento Continuo REGISTRO DE UN NUEVO CIUDADANOOC 4. Haga clic en el “Botón de Acceso al aplicativo “SAC”” (Figura 3), para desplegar la pantalla de bienvenida (ver Figura 4). Verá entonces, el recuadro de ingreso 3. 6 al aplicativo. Imagen de apoyo 5. Una vez en la ventana de Bienvenida (ver figura 4 pagina siguiente), si aún no tiene usuario, haga clic en el link “Registrarse” en el recuadro de ingreso, lo cual le llevará a la Figura 5. Recuerde que, si ya tiene un usuario, no podrá crear otro usuario con sus datos. En este caso, diríjase a la página final de este documento y contáctenos por cualquiera de los medios ahí descritos.

Mejoramiento Continuo Figura 4. Figura 5. 3. 6 Nota: Imagen de apoyo El Nombre de Usuario, es el único campo que no se puede cambiar, una vez se crea el usuario. Por tanto, se recomienda utilizar nombres cortos de fácil memorización y siempre en minúsculas. Ej. : restrepo. pedro; rpedro; rpedro 36; etc. Si el nombre ya existe, el aplicativo no le dejara crear el usuario hasta que no ingrese un nombre que no haya sido creado ya. Utilice un criterio similar para la clave, que aunque la puede cambiar, es preciso que la pueda recordar con facilidad, o le será imposible ingresar a su usuario. Ingres su correo y Active recuadro para recibir actualización de sus radicados Para actualizar sus cambios

Mejoramiento Continuo REGISTRO DE UN NUEVO CIUDADANO Observación: Diligencie todos los campos que se le solicitan y haga clic en “Guardar”. Tenga en cuenta que toda actualización de su petición, le será notificada al correo electrónico que relacione, si acepta esta condición en el último recuadro al pie del cuadro principal de la pantalla (ver figura 5 diapositiva anterior). 6. 3. 6 Al momento de ingresar con su usuario al aplicativo, se encontrará en la ventana principal para el usuario externo, donde se encuentran dos. Imagen barrasde deapoyo menú; la primera Imagen de apoyo (en fondo gris), contiene las opciones para acceder a información del sistema y consultar generalidades de la SEM, en particular las “Preguntas Frecuentes”, la segunda barra, contiene las opciones para radicar peticiones y consultas generales, encontrándose por defecto activa la opción “Agregar requerimientos” (ver Figura 6 en la diapositiva 14). Puede apreciar igualmente en la parte superior de esta pantalla las pestañas; Actualizar datos, Requerimientos, Agregar requerimientos (actual), Encuesta, Consulta expediente ciudadano y Salir. A continuación, se describirá el propósito de las opciones que se encuentran activas.

Mejoramiento Continuo VENTANA PRINCIPAL DEL APLICATIVO Figura 6. Pestañas de opciones generales del Sistema de Atención al Ciudadano Pestañas de opciones para generar y consultar peticiones 3. 6 Imagen de apoyo

Mejoramiento Continuo OPCIONES DE MENU DE LA PANTALLA PRINCIPAL 6. 1 Actualizar datos; Esta pestaña le llevará a una ventana similar a la de la Figura 5 (diapositiva 12), y en ella podrá actualizar toda su información personal, incluso cambiar la clave de ingreso. 6. 2 Agregar requerimientos; aquí podrá instaurar las peticiones ante esta Secretaria, diligenciando los campos según se explica a continuación. 3. 6 a) En el recuadro “Contenido del requerimiento” (Figura 7 diap. siguiente) digite de manera clara y concisa su petición, indicando de ser posible a quien se la dirige, recuerde consignar sus datos de contacto, y que este mismo medio Imagen depor apoyo podrá recibir la respuesta. Imagen de apoyo b) Indique el “Tipo de Requerimiento” haciendo clic en el botón de despliegue del recuadro y seleccionando el tipo de requerimiento a radicar (ver figura 8 diap. siguiente) c) De ser necesario, adjunte la documentación que requiera para su trámite en la sección “Adjuntar archivo”, para ello debe subirlos con clic en el botón “Examinar” (ver figura 7), lo que le permitirá seleccionar la unidad de almacenamiento, y el o los archivos que desea subir, esta opción se puede usar varias veces, o seleccionar con “ctrl” sostenido varios archivos simultáneamente. Se aceptan documentos en “PDF”, Word y Excel. d) Observación: El tamaño de los archivos está limitado, por tanto, procure no subir archivos de gran tamaño (de más de una mega), y verifique siempre que el tamaño de los archivos, no sea de cero (0). Cuando el archivo es muy grande, puede bloquearse la aplicación. En cuyo caso, abandone, vuelva ingresar y disminuya de algún modo el tamaño del archivo antes de intentar subirlo de nuevo. e) Genere su petición haciendo clic en el botón “Guardar” al final de la página (ver Figura 7 diap. Siguiente).

Mejoramiento Continuo Figura 7 Figura 8 3. 6 Imagen de apoyo

Mejoramiento Continuo OPCIONES DE MENU DE LA PANTALLA PRINCIPAL 6. 3. Requerimientos; Esta pestaña le presentara en forma de lista, todos los radicados que haya generado en el aplicativo y su estado actual (ver Figura 9. ) Haciendo clic sobre la línea del requerimiento de su interés, podrá visualizar toda la información que contiene, incluyendo entre otras; Dependencia, Responsable asignado y la Respuesta dada. De encontrarse adjunto algún archivo, lo podrá descargar. Imagen de apoyo Figura 9. Imagen de apoyo 3. 6

Mejoramiento Continuo OPCIONES DE MENU DE LA PANTALLA PRINCIPAL 6. 4. Consulta expediente ciudadano; Con esta opción, podrá consultar al detalle uno a uno los expedientes que haya radicado históricamente, de la siguiente manera: 3. 6 6. 4. 1. Introduciendo el número del radicado y el tipo de documento, o los radicados en un rango de fechas. Imagen de apoyo 6. 4. 3. Introduciendo la fecha inicial de radicación y la fecha final de radicación. En ambos casos para ejecutar la búsqueda haga “Clic” en el botón “Consultar” (ver Figura 10), aparecerá en forma de listado el resultado de la búsqueda, y seleccione el link del radicado que desea consultar, para acceder a su contenido (ver Figura 11).

Mejoramiento Continuo OPCIONES DE MENU DE LA PANTALLA PRINCIPAL Figura 10 3. 6 Imagen de apoyo Figura 11

Mejoramiento Continuo OPCIONES DE MENU DE LA PANTALLA PRINCIPAL 6. 5. Salir; para salir del aplicativo, haga “Clic” en la pestaña “Salir”, lo cual le llevará a la ventana de ingreso de usuarios. Siguiendo los pasos anteriormente descritos, podrán radicar sus peticiones ante la Secretaria de Educación Municipal, sin desplazarse hasta sus instalaciones, y hacer seguimiento a la misma desde cualquier lugar. Le recomendamos que utilice en lo posible este mecanismo, en la seguridad de que recibirá la misma atención que radicando personalmente. Imagen de apoyo 3. 6

Mejoramiento Continuo Observación final § Si tiene dificultades con la clave, y desea cambiarla o requiere información a este respecto, favor comunicarse al teléfono 8899825 o enviar mensaje al mail: carlos. restrepo. ale@cali. gov. co 3. 6 Imagen de apoyo

Mejoramiento Continuo GRACIAS AS 3. Imagen 6 de apoyo Imagen de apoyo