Mejora Incremental de Proceso Foco Reducir Costos UNIN

Mejora Incremental de Proceso Foco: Reducir Costos UNIÓN INDUSTRIAL DEL OESTE Buenos Aires, 14 septiembre 2009

TEMARIO Savia & Asociados Foco Teorías & Conceptos Metodología DMAMC Un Caso - Planeamiento 30/09/2020 EMPRESA 2

SAVIA & Asociados ü Desde 1992 brinda servicio de asesoramiento, consultoría e implementación de proyectos ü Dirigida a la actividad productiva y de servicio ü Focalizada en la Gestión Empresarial ü Especializada en: § Gestión y Administración Estratégica § Gestión de la Calidad § Gestión Industrial § Gestión y Administración de Costos § Gestión y Desarrollo del Capital Humano ü Integrada por Profesionales Independientes de probada trayectoria 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 3

FOCO DEL SEMINARIO Dar respuesta y compartir la experiencia de: • Cómo desarrollar y|o mejorar Procesos de forma Eficaz & Eficiente? • Qué Herramientas resultan necesarias? • Cómo alinear los recursos de la Empresa con su Política, Estrategia y Objetivos en su diseño e implementación? • Cuáles son los factores que inciden para “concretar” la mejora • Qué medios resultan necesarios para alcanzar resultados que nos acerquen a la META: Rentabilidad 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 4

TEORÍA & CONCEPTOS ü PROCESO ü DISEÑO & MEJORA 30/09/2020 EMPRESA 5

PROCESOS Cuándo hablamos de Procesos de qué hablamos? De todos aquellos que se llevan o deberían llevarse a cabo en una organización para cumplir con el fin último de esta: No se limita, por lo tanto, solo al Proceso Operativo Involucra a otros Ser Rentable • Planeamiento Comercial • Planeamiento de la Producción • Gestión de Compras • Planeamiento Financiero • TODOS interactúan para • alcanza la 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos META 6

PROCESOS POLÍTICAS Desarrollo de Producto ü Los procesos No son Lineales Proveedor Almacén Terceros ü Son un conjunto de Actividades; Mnto de Compras Planta simultáneas, que involucran a más de un área Administración & Finanzas Logística Clientes 30/09/2020 Despacho ü Proceso es cuando deja de ser un Produccióndocumento y pasa a ser ACCIÓN Comercial ü Un proceso que no se mide no Aseguramiento esta bajo control de la Calidad Plto ü Existen Restricciones Operativo Mejora Incremental de Procesos Control Calidad 7

DISEÑO | MEJORA DE PROCESO ü Teoría de las Restricciones; hace foco en tres Indicadores § La velocidad de generar dinero Ingreso – Costo Directo § Inventarios; en todas su etapas Lo que puedo vender Y NO LO VENDO § Gastos de Operación Lo que gasto y no está en los Inventarios ü Visibles ü Ocultos ü Se apoya en el análisis de Cadena de Valor del Proceso § Propósito ü Establecer puntos de mayor costo ü Establecer puntos con mayor cantidad de RESTRICCIONES ü Trabajar sobre ellos 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 8

DISEÑO | MEJORA DE PROCESO ü Restricciones Físicas § En el marco de la Mejora Continua; la Teoría de las Restricciones señala 5 pasos para minimizar su impacto e incrementar el beneficio ü Identificar la restricción ü Decidir como optimizarla ü Subordinar todo lo demás a esa decisión ü Elevar la restricción ü Si en algún paso anterior se rompe la restricción volver al primer paso ü Restricciones Políticas | Paradigmas § Lo que la experiencia nos muestra: ü Política, Estrategia y Objetivos no siempre están claros, difundidos y comprendidos ü La mayoría de las personas son expertas conocedoras de sus problemas locales ü Saben como solucionarlos; pero esas soluciones normalmente entran en conflicto con otras áreas ü Los conflictos devienen en la parálisis; en mantener el status quo. ü En naturalizar los problemas: LA EMPRESA ES ASÍ; esto NO SE PUEDE CAMBIAR 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 9

DISEÑO | MEJORA DE PROCESO Lineamientos • Los procesos son una CADENA, NO ESLABONES INDEPENDIENTES, en la que el eslabón más débil [Restricción] condiciona al conjunto. • Conjunto de actividades, desde el PROVEEDOR al CLIENTE • Análisis de la Cadena de Valor • Modelo Drum [Restricción] – Buffer – Rope; alternativa que contempla Stocks intermedios para compensar el menor ritmo de producción de un recurso frente al conjunto • Esta opción morigera el incremento del Inventario de Productos Terminados • Esto implica la disponibilidad de recursos post buffer y menor valor aplicado • Comunicación eficaz & eficiente [Rope] • Trabajo en equipo – mucho se dice, poco se hace • Sistemas on line • Sistemas de alerta • Plan y Programa de producción, con fijación de prioridades, a todas las áreas 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 10

DISEÑO | MEJORA DE PROCESO Qué monitorear • Parámetros de Gestión • Indicador de Utilidad • Indicador de Rentabilidad • Parámetros de Operación [Operativa y no Operativa] • Foco en los puntos de Restricción • Desarrollar Tablero de Control Operativo asociado a la Meta • Inventarios o buffer en la Cadena • Su incremento impacta negativamente no solo en los resultados: • Ocupa lugar • Es un activo que no puede ser procesado en otro producto • Compromete el Flujo de Caja y por ende la capacidad de compra 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 11

MÉTODO DMAMC ü ü 30/09/2020 EMPRESA CONCEPTO ENFOQUE ETAPAS RESULTADOS 12

MÉTODO DMAMC Dimensionar Medir Analizar Mejorar Controlar En qué consiste? • • • 1. Enfoque en el Cliente En un análisis sistémico del proceso 2. Dirección basada en Comprende todas las áreas datos y hechos Involucra y compromete al personal en el LOGRO DE OBJETIVOS DE MEJORA 3. En qué se fundamenta? • En los principios de 6 SIGMA • En la Mejora Continua 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 4. 5. 6. Los procesos están donde está la acción Dirección proactiva Colaboración sin barreras Busque la perfección 13

NUESTRO ENFOQUE Recursos Comprometidos Eficiencia & Eficacia PROCESO REDUCCIÓN COSTOS Definir Medir Controlar DMAMC Capital Humano Medir PROCESO Mejorar Analizar Gestión del Cambio 30/09/2020 Rentabilidad Sustentable 14

PROPÓSITO DE CADA ETAPA Gestión del Cambio Procesos Definir Controlar Procesos DMAMC + Capital Humano Mejorar Establecer el alcance del proyecto Identificar Jugadores Clave Armar un Plan de trabajo detallado Diseñar estrategias y rutinas de comunicación Medir • • Relevar y Cuantificar el proceso Diagnosticar la creencia de la Necesidad de Cambio Revisar Perfil Actitudinal Definir y medir Parámetros Clave Medir Analizar • Identificar “causas problema “ • Verificar relación entre variables del proceso y los Objetivos de Ahorro • Diseñar las ACCIONES DE MEJORA Mejorar • Determinar ACCIONES y validarlas • Implementar las MEJORAS Controlar • Verificar y asegurar la permanencia de los resultados en el PROCESO y en EL GRUPO DE TRABAJO Analizar Rentabilidad Sustentable 30/09/2020 Definir • • EMPRESA • Talleres de Comunicación y Trabajo en equipo • Traspaso de metodología para reuniones eficaces • Couching para Mejorar el desempeño de los Jugadores Clave 15

RESULTADO DE CADA ETAPA Dimensionar Medir Analizar Mejorar Controlar Implementar Proyecto de OBJETIVIDAD Mejora validado | Económico Verificar laelel. Mejora: Técnico Validar el Proyecto de Mejora Planteado De la PERCEPCIÓN a Análisis la Identificar Proceso ü Lista de Mejoras § Del Análisis Anárquico a la. Cliente: Sistematización Atender Requerimientos del Externo | Interno Estandarizar en caso afirmativo ü Generar Hipótesis de Mejora § De la NEGACIÓN DENEGATIVO LO OBVIO a de VER LO OBVIOde LA Causas MEJORA Tener presente políticas y objetivos la Dirección ü Plan de. Hipótesis Acción c| Análisis de Retorno Replantear en caso –EN Análisis ü Definir Verificar si las superan las Restricciones § Incorporar y HACER PARTICIPARel. Matriz a. CAMBIO los INVOLUCRADOS DIRECTOS Personal en el que apalancaremos ü Seleccionar Mejoras conforme Esfuerzo Impacto ü Resultado ü y concentrar el Proyecto en caso negativo Método ü Entradas de Trabajo ü Reenfocar ü TRABAJO EN ü Evaluar RIESGOS PRUEBA PILOTO § Plantear preguntas sobre el Diagrama de Proceso. Por qué? Cadena de Valor § Validar la Mejora con todas lasa partes involucradas ü Herramientas EQUIPO Revisión del AMFE o percibidas §§ Revisar datos existentes Restricciones detectadas ü Diagrama de Proceso | AMFE – Análisis del Modo de Falla sus Efectos § Resultado ü y. COMUNICACIÓN § Validar el sistema de medida ü Salidas ü Establecer Acciones de contención EFICAZ ü Resultado Cuadro de Proyecto § Responder objetivamente las preguntas planteadas § Documentar ü Resultado Requisitos acordados con el §§ Cuantificar la situación de. Cliente partida ü LIDERAZGO Proyecto de Mejora §§ Comunicar el cambio a todas las partes §§ Implementar acciones Mapa de Proceso las ü Resultado Identificar Líder de Proyecto |Conformar Grupo de Trabajo Plan de Trabajo: Tareas &las Responsables § Identificar claramente Restricciones y el puntode de Avance Partida § Establecer el Cronograma de Monitoreo 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 16

MÉTODO DMAMC Herramienta con enfoque integral sobre el proceso: • • • Contempla el total de actividades que se realizan Tiene por fundamento “ romper compartimentos” e integrar saberes Sistematizar el análisis, captura y procesamiento de datos así como los resultados en un Plan de Acción para la Mejora Se aplica a Restricciones u Oportunidades de Mejora detectadas en: • Puntos críticos de la Cadena de Valor • Mejora Incremental de Procesos • Diseño o Rediseño de Procesos • Análisis de fallas potenciales – AMFE • Gestión por Procesos • Cambio de Cultura 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 17

EN QUE SE FUNDAMENTA En la Mejora de Proceso focalizada en incrementar la velocidad de generar beneficios Permite establecer Cuál es el costo de la ineficiencia Cuánto perdemos por procesos no aceitados Cuánto cuestan las “desinteligencias” Se estima que aproximadamente 20% de los Costos de una organización son consecuencia de ineficiencias que “no se ven ni cuantifican”, pero que “se reflejan en los Resultados” 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 18

MEJORA INCREMENTAL Busca los puntos de impacto de las Restricciones Tiempos muertos por falta de insumos Modificar Producción por Ventas no programadas Órdenes de Producción inadecuadas Adecuar productos para entregar a un cliente por otro Registramos el tiempo y/o de los recursos aplicados? Medimos estos costos o las pérdidas que originan? Evaluamos si la venta cubre los sobrecostos que origina? Percepción versus Información 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 19

OPORTUNIDADES DE MEJORA Cómo encontrarlas? Qué Herramientas aplicamos? 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 20

CÓMO ALCANZAR LA META EL FOCO de la Mejora del Proceso es Incrementar la Velocidad de generar Dinero LO QUE NO SE CONTROLA NO SE PUEDE COSTEAR PERCEPCIÓN NO ES IGUAL A INFORMACIÓN MEDIR SIN ACTUAR; ES UN GASTO MÁS ACTUAR SIN MEDIR; ES UN IMPULSO QUE PUEDE, O NO, SER LA SOLUCIÓN 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 21

EN EL DISEÑO DE PROCESO Objetivos Estratégicos Debemos tener presente que: ü Comprende a toda la organización ü Qué resulta necesario contar con un método de análisis sustentado en información confiable Objetivos ü Que permita detectar Oportunidades de Mejora que acoten o eliminen las Operativos RESTRICCIONES tangibles e intangibles Un Método sin Sistema o un Sistema sin Método NO CONSTITUYEN una SOLUCIÓN INCREMENTAN EL PROBLEMA 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 22

INTRODUCIR LAS MEJORAS Factores que Favorecen Factores que Conspiran • Decisión de Cambio • Agentes de Cambio • Definir Líder de Proyecto • Dar apoyo al Líder • Designar un Equipo • Asignar tiempos • Asignar recursos • • • 30/09/2020 Nosotros mismos Falta de decisión Falta de tiempo Falta de creatividad Siempre lo hicimos así Esta empresa es particular [una creencia de todos que daña a todos] Mejora Incremental de Procesos 23

UN CASO PLANEAMIENTO 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 24

OPORTUNIDADES DE MEJORA Política ADM & FNZ COMPRAS ü ü ü ü ü PROVEEDORES ü ü Controles en exceso Programa de Control Demoras Operativas Personal calificado 30/09/2020 Política Cumplimiento Pagos Disponibilidad Programa Producción CLIENTES VENTAS Datos Proceso Lotes Económicos Requerimientos üüForecast Especificaciones Recursos disponibles Promoción de üüLanzamiento Plazos Mantenimiento üNuevos Plazos. Productos de Entrega Cantidad Operación PLANEAMIENTO Concentración de ü Picking üüExportaciones Calidad Ventas en una fecha ü Pedidos Imprevistos Proveedor alternativo ü Recursos saturados ü Espacio Política ü Movimientos STOCK MP PRODUCCIÓN STOCK PT DESPACHO CALIDAD Mejora Incremental de Procesos 25

IMPACTO EN EL COSTO ü Paradigmas & Rentabilidad § Lote Económico vs Costo de Oportunidad ü Es verdad si TODO LO QUE HACEMOS LO VENDEMOS ü Si no es así: Almacenamos Materia Prima + valor agregado § Cuánto cuesta? § Cuánto lugar ocupa? § Cuánto impacta financieramente? § Cuánto significa no contar con la Materia Prima que usamos? § Inventario vs Tiempo de Entrega ü Con un INVENTARIO GRANDE todos cumplimos NUESTRA PROMESA DE ENTREGA § Cuánto nos cuesta formarlo, mantenerlo, y VENDERLO? § Comprometer plazos de entrega según ABC de clientes § Cuánto nos cuesta financiarnos por lo que no vendemos y ATESORAMOS en el ALMACÉN? 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 26

IMPACTO EN EL COSTO § Planeamiento Financiero vs Productivo ü FINANCIARNOS CON EL PROVEEDOR § Faltantes en producción § Entregas fuera de Plazo; lista de ESPERA § TODO SE PAGA, más tarde o más temprano ü COMPRAR más de una vez § Precio más caro § Incremento del Costo en Control de Calidad § Tiempo de espera en producción § Costo de Trazabilidad 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 27

GRACIAS CIERRE & PREGUNTAS 30/09/2020 Mejora Incremental de Procesos 28