Mejora Continua de Procesos Prof Ing Luis F

“Mejora Continua de Procesos” Prof. Ing. Luis F. Hevia Rodríguez Director Informática UTFSM Jefe Primer Programa Ingeniería de Calidad en Chile http: //www. inf. utfsm. cl/~lhevia/ e-mail: lhevia@inf. utfsm. cl 1

Dos Enfoques: proceso v/s organizacional Luis Hevia z. El problema esta en proceso (personas) z. Evaluar el proceso (las personas) z. Mejorar el proceso (las personas) z. Orientado al cliente (a la Unidad) z. Controlar variación (errores) z. Rol en el proceso (comprensión del trabajo) z. Error: ¿qué lo permitió? (¿quien cometió? ) z Los procesos casi no se mejoran porque nadie se siente su dueño. . . 2

FALLAS EN PROCESOS Luis Hevia z Procedimientos mal interpretados z Desconocimiento de los procedimientos z Difícil de llevar a la practica z Falta entrenamiento z Entrenados para trabajar de otra manera z No tienen las herramientas z No tienen tiempo suficiente z Instrucciones para hacer de otra forma z No se comprende la utilidad de seguirlos 3

OBJETIVOS DE LA MEJORA DE PROCESOS Luis Hevia z. Hacer efectivos los procesos, z generando los resultados deseados z. Hacer eficientes los procesos, z minimizando recursos empleados z. Hacer adaptables los procesos, z a necesidades de clientes y de la empresa 4

Mejorar el Proceso Luis Hevia z Eliminar la Burocracia. Suprimir tareas innecesarias z Eliminar la duplicación z Evaluar el valor agregado z Simplificar la complejidad del proceso z ¿por qué no se mejora? : ytemor a ser culpado de errores, entrenamiento deficiente, desconfianza, falta de trabajo, incapacidad para delegar, falta de autoestima, manía por encontrar errores, necesidad de controlar en exceso, renuencia a compartir información 5

Mejorar el Proceso Luis Hevia z Reducir el tiempo de ciclo del proceso z Disminuir la probabilidad de error z Aumentar la utilización de equipos z Usar lenguaje simple z Estandarizar z Aliarse con proveedores z Mejorar el marco en el cual se da el proceso z Automatizar y/o mecanizar de ser factible 6

CARACTERÍSTICAS de BUEN ENFOQUE de PROCESOS Luis Hevia z Se conocen las interrelaciones y alcances z Existen responsables del proceso z Se deben determinar procedimientos, obligaciones y entrenamiento requerido z Evaluación y retroalimentación cercana z Mediciones y objetivos pensados en cliente z Conocimiento del tiempo del ciclo z Conocen la capacidad del proceso 7

Procesos problemas Luis Hevia y. Problemas y/o quejas de clientes Ext. /Int. y. Procesos de alto costo y. Procesos con gran tiempo de ciclo y. Existen ya mejores métodos o tecnologías y. Interés particular de gerencia o involucrados z Recuerde: y. Los recursos de la empresa son limitados y¿Cómo mejoraran los rendimientos? y¿Que riesgos de fracaso existen? y¿Cuales serán las recompensas por la mejora? 8

Selección de procesos a Mejorar Luis Hevia z Total a la organización z Procesos críticos según gerencia z Enfoque ponderado de selección, por Matriz y. Oportunidad de mejora / Impacto z Impacto en el cliente z Impacto en la empresa z Impacto sobre el trabajo z Impacto por probabilidad de éxito z Impacto por deterioro del sistema 9

Objetivos de Calidad a asignar a los procesos Luis Hevia z Entendible, claro, en lenguaje común z Aplicable, flexible, y adaptable z Alcanzable por gente normal, con esfuerzo normal z Igualitario, todos pueden alcanzarlo z Legitimado, oficial z Completo, incluyendo todas las áreas z Beneficioso para los que deben cumplirlos y la Org. z El costo de administrarlo no debe ser mayor que alcanzarlo 10 z Medible, y numérico

Tareas del Responsable del Proceso Luis Hevia z. Establecer medidas y objetivos z. Garantizar el cumplimiento de metas z. Formar el Equipo de Mejora de Proceso z. Asegurar entrenamiento y su aplicación z. Comunicarse con líder de la Mejora de procesos z. Dirigir y Mantener la mejora continua 11

Discutamos acerca de un proceso a mejorar en nuestra empresa… 12