MEDIA RELATIONS PROSES MEDIA RELATIONS Fakultas Ilmu Komunikasi

  • Slides: 24
Download presentation
MEDIA RELATIONS: PROSES MEDIA RELATIONS Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Gunadarma

MEDIA RELATIONS: PROSES MEDIA RELATIONS Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Gunadarma

Tahapan-Tahapan Proses Mr ■ PERENCANAAN ■ IMPLEMENTASI ■ EVALUASI

Tahapan-Tahapan Proses Mr ■ PERENCANAAN ■ IMPLEMENTASI ■ EVALUASI

Lanjutan. . ■ Kegiatan media relations (MR) mrp salah satu program PR. ■ Ada

Lanjutan. . ■ Kegiatan media relations (MR) mrp salah satu program PR. ■ Ada 4 kriteria yang digunakan utk menunjukkan apakah program-program tersebut baik atau tidak: ■ 1. komitmen >> kesungguhan semua pihak yg terlibat dlm program utk memberikan hasil terbaik ■ 2. kejelasan>> pesan yg ingin disampaikan harus jelas & sederhana ■ 3. konsistensi >> konsisten pada maksud &tujuan, serta citra yg hendak dikembangkan ■ 4. kreativitas >> cara 2 yg dikembangkan utk menjalin hubungan dengan media, penyusunan pesan, dan kegiatan yg dijalankan dalam program menuntut ide 2 kreatif.

Perencanaan ■ Perencanaan adalah usaha untuk mewujudkan sesuatu agar terjadi atau tidak terjadi pada

Perencanaan ■ Perencanaan adalah usaha untuk mewujudkan sesuatu agar terjadi atau tidak terjadi pada masa depan ( jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang). ■ Dalam menyusun rencana MR, perlu diajukan pertanyaan-pertanyaa berikut: ■ 1. Dimanakah posisi perusahaan saat ini? ■ 2. Siapakah khalayak sasarannya? ■ 3. Apa yang diingkan atau apa tujuan perusahaan? ■ 4. Bagaimana mencapai tujuan tersebut? ■ 5. Taktik apa yang digunakan utk mencapai tujuan? ■ 6. Bagaimana mengevaluasinya?

Audit MR 1. Analisis Lingkungan Internal Organisasi langkah-langkahnya sbb: ■ memeriksa visi-misi organisasi (dasar

Audit MR 1. Analisis Lingkungan Internal Organisasi langkah-langkahnya sbb: ■ memeriksa visi-misi organisasi (dasar penyusunan visi-misi PR >> visi-misi MR) >> filosofi organisasi yg dijabarkan pada filosofi MR sebagai cermin budaya organisasi dan bagaiman hubungan struktural unit PR dengan unit 2 kerja lainnya. ■ mengkaji tujuan jangka pendek & panjang organisasi >> sebagai acuan tujuan PR & MR ■ mengidentifikasi khalayak sasaran >> siapa khalayak sasaran MR (Publik/stakeholder). Khalayak sasaran MR berfokus pada publik eksternalnya. Siapakah mereka? Pelanggan, investor, pemasok atau pemerintah? Beda publik >> beda kepenting & beda perlakuan dlm komunikasi.

Lanjutan. . ■ mengakaji SDM- MR >> apakah struktur organisasi (posisi, peran, wewenang, hak

Lanjutan. . ■ mengakaji SDM- MR >> apakah struktur organisasi (posisi, peran, wewenang, hak & tanggung jawab) sudah sesuai dg kebutuhan organisasi utk mencapai tujuannya? Bila sesuai, apa yg harus dilakukan untuk mengefektifkan pelaksanaan tugas & bidang kerja MR? ■ mengkaji program-program MR >> apakah sesuai dg kebutuhan utk mencapai tujuan organisasi? Jika sudah, dalam pelaksanaan masih ada kendala >> next, identifikasi kendala & langkah 2 utk mengatasinya. Bila belum berjalan dg baik, perlu dikaji apa hambatannya & langkah perbaikan yg harus dilakukan?

Lanjutan. . ■ 6. memeriksa inventarisasi sarana komunikasi (internal-eksternal) utk menjalankan program & kegiatan

Lanjutan. . ■ 6. memeriksa inventarisasi sarana komunikasi (internal-eksternal) utk menjalankan program & kegiatan MR. ■ Sarana internal: format laporan harian/mingguan/bulanan/tahunan yg berkaitan dg MR dari bawahan pd atasan. ■ Sarana ekternal: sarana untuk menyampaikan informasi pd media massa atau awak media ■ 7. mengkaji kualitas & kuantitas komunikasi di kalangan staf MR ( satu bagian/ beda bagian)

■ 8. mengkaji bagaimana kesesuaian pesan yg disampaikan kepada publik dengan persepsi publik terhadap

■ 8. mengkaji bagaimana kesesuaian pesan yg disampaikan kepada publik dengan persepsi publik terhadap organisasi >> apa sdh sesuai? Bila ada kesenjangan, perlu dianalisis penyebabnya, apakah cara mengkomunikasikannya? salah memilih media komunikasi atau publik memperoleh informasi dari sumber lain & lebih percaya sumber tersebut dibandingkan sumber informasi dari organisasi sendiri?

Audit MR ■ 2. Analsisi Lingkungan Eksternal (SWOT) ■ Dalam konteks MR, analisis SWOT

Audit MR ■ 2. Analsisi Lingkungan Eksternal (SWOT) ■ Dalam konteks MR, analisis SWOT dilakukan utk melihat apa & bagaimana kekuatan dan kelemahan yg dimiliki serta bagaimana peluang dan ancaman yg berasal dari luar organisasi. Untuk analisis SWOT, perlu bertanya pada orang 2 dilingkungan organisasi & beberapa wakil publik tentang persepsi mereka terhadap organisasi. ■ Contoh analisis SWOT perusahaan produsen sepeda:

Rancangan Media Relations ■ Menetapkan tujuan yg hendak dicapai ■ Menetapkan khalayak program atau

Rancangan Media Relations ■ Menetapkan tujuan yg hendak dicapai ■ Menetapkan khalayak program atau kegiatan MR >>> menentukan media massa yg akan digunakan ■ Menyusun strategi. Ada 3 pendekatan yg dapat digunakan: 1. Pendekatan skenario >> deskripsi berbagai gambaran masa depan organisasi, lalu memilih gambaran yg dianggap paling tepat. Biasanya digunakan organisasi non profit, skala kecil atau menengah. 2. Pendekatan permasalahan kritis >> mengidentifikasi sejumlah permasalahan kritis melalui analisis situasi, lalu disusun peringkatnya berdasarkan tingkat kegentingannya 3. Pendekatan sasaran >> disusun dengan terlebih dahulu menentukan tujuan yang akan dicapai organisasi , lalu ditetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan itu

Model Perencanaan ROPE ■ ROPE ( Riset, Objektf, Program, Evaluasi)

Model Perencanaan ROPE ■ ROPE ( Riset, Objektf, Program, Evaluasi)

Model Perencanaan Kisi-Kisi Perencanaan ■ Model ini lebih menyederhanakan tugas kita dalam membuat perencanaan,

Model Perencanaan Kisi-Kisi Perencanaan ■ Model ini lebih menyederhanakan tugas kita dalam membuat perencanaan, khususnya saat perencanaan ini dibuat secara tertulis ■ Sangat sederhana dan mudah diikuti, karena perencanaan PR tinggal menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada tiap baris yang ada dalam kisi-kisi tersebut ■ Perencanaannya mencakup 10 unsur perencanaan dan aspek perencanaan taktis yang mencakup 5 unsur perencanaan

§ Perencanaan Strategis Identifikasi Khalayak dan Tujuan 1. Siapa khalayak sasaran utama organisasi? 2.

§ Perencanaan Strategis Identifikasi Khalayak dan Tujuan 1. Siapa khalayak sasaran utama organisasi? 2. Mengapa khalayak ini penting bagi organisasi? 3. Pandangan khalayak terhadap organisasi yang seperti apa yang diinginkan organisasi? Melaporkan Temuan Penelitian 4. Bagaimana pandangan khalayak terhadap organisasi sekarang ini? 5. Isu dan imbauan penting seperti apa untuk khalayak ini? 6. Media apa yang dikonsumsi khalayak tersebut dan bisa dipercaya oleh kebanyakan khalayak? Penilaian dan Pengembangan Rencana 7. Mengapa pandangan khalayak sekarang ini terhadap organisasi berbeda dari yang diinginkan? Jawaban atas pertanyaan ini diperoleh dengan membandingkan jawaban atas pertanyaan pada nomor 3 dan 4. 8. Apa tema pesan yang akan berdampak sangat besar terhadap khalayak ini? Jawaban atas pertanyaan ini diperoleh dengan merefleksikan temuan dari pertanyaan nomor 5. 9. Apa cara terbaik untuk menjangkau khalayak tersebut? Jawabn pertanyaan 10. Siapa yang akan bertugas sebagai kontak utama organisasi yang akan bekerja bersama dengan khalayak ini?

§ Perencanaan Taktis Memilih dan Menetapkan Sasaran (Objektif) 11. Apa sasaran jangka pendek yang

§ Perencanaan Taktis Memilih dan Menetapkan Sasaran (Objektif) 11. Apa sasaran jangka pendek yang akan membawa pada pencapaian tujuan rencana strategis? Tindakan yang Perlu Diambil untuk Mencapai Tujuan 12. Pesan atau tindakan spesifik seperti apa yang akan membawa pada tercapainya sasaran tersebut? 13. Sumber-sumber daya apa yang diperlukan untuk tugas-tugas ini? Mengidentifikasi sumberdaya manusia, peralatan dana yang diperlukan untuk setiap butir dalam pertanyaan 12. 14. Kapan dilaksanakan? Membuat jadwal peyelesaian untuk setiap butir yang disusun berdasarkan pertanyaan nomor 12. 15. Bagaiamana keberhasilan pencapaian setiap sasaran/objektif itu akan dievaluasi?

IMPLEMENTASI ■ Monitoring adalah satu implementasi rencana yang penting. Monitoring adalah bentuk kontrol &

IMPLEMENTASI ■ Monitoring adalah satu implementasi rencana yang penting. Monitoring adalah bentuk kontrol & pengumpulan informasi mengenai tahapan pencapaian tujuan program/kegiatan. Hasil monitoring ditulis dalam format buku laporan. ■ Melalaui monitoring dapat diketahui apakah program berjalan dengan baik, kendala-kendala program yg tidak diperhitungkan bisa saja terjadi dan memaksa praktisi PR untuk melakukan penyesuaian atau penyempurnaan program. ■ Implementai rencana. Melibatkan SDM, metode/teknik yg digunakan serta bentuk pekerjaan yg harus dilakukan. ( berkaitan dg siapa, bagaimana dana apa)

§ Komposisi Tim Ketua Pembentu k Penyelidik Sumberdaya Pekerja Pemikir TIM Pengevaluasi Hasil Monitoring

§ Komposisi Tim Ketua Pembentu k Penyelidik Sumberdaya Pekerja Pemikir TIM Pengevaluasi Hasil Monitoring Pekerja Tim

§ Contoh implementasi MR 1. Misi : Menjadi organisasi terbuka terhadap publik-publiknya 2. Objektif

§ Contoh implementasi MR 1. Misi : Menjadi organisasi terbuka terhadap publik-publiknya 2. Objektif : Menignkatkan jumlah publisitas organisasi sebanyak 20% dalam waktu 3 tahun 3. Strategi : Menjalin hubungan baik dengan media massa 4. Kebijakan : Terbuka terhadap media massa 5. Keputusan : Aktif memberi informasi pada media massa 6. Tindakan : Secara rutin mengirim newsletter organisasi pada media massa, membuat siaran pers, pertemuan informal dengan insan media

Evaluasi ■ Evaluasi merupakan keharusan manakala satu program/kegiatan PR sudah diselesaikan ■ Melalui evaluasi

Evaluasi ■ Evaluasi merupakan keharusan manakala satu program/kegiatan PR sudah diselesaikan ■ Melalui evaluasi itulah bisa diketahui bagaimana efektivitas program/kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi ■ Bisa pula dilakukan penilaian aspek-aspek program. kegiatan yang memerlukan penyempurnaan atau perbaikan ■ Evaluasi juga dilakukan untuk memutuskan apakah satu program/kegiatan dilanjutkan atau dihentikan ■ Lindenmann : Evaluasi PR adalah setiap dan semua penelitian yang dirancang untuk menentukan efektivitas relatif sebuah program, kegiatan atau strategi PR dengan mengukur output, hasil atau dampak program, kegiatan atau strategi berdasarkan jumlah tujuan yang sudah dutetapkan sebelumnya.

Lanjutan… ■ 4 Komponen penting dala mengevaluasi program komunikasi atau program PR organisasi (Lindenmann)

Lanjutan… ■ 4 Komponen penting dala mengevaluasi program komunikasi atau program PR organisasi (Lindenmann) : 1. Menetapkan sasaran dan tujuan komunikasi yang spesifik dan terukur 2. Mengukur keluaran (output) komunikasi 3. Mengukur hasil dan dampak komunikasi 4. Mengukur dampak institusional

Lanjutan… ■ 7 aspek dalam mengevaluasi dan mengukur program/kegiatan PR (Lindenmann) : 1. Menyusun

Lanjutan… ■ 7 aspek dalam mengevaluasi dan mengukur program/kegiatan PR (Lindenmann) : 1. Menyusun objektif program dan hasil yang diharapkan secara jelas sebelum menjalankan program 2. Membedakan antara pengukuran keluaran PR 3. Mengukur isi media, yang bernilai tinggi, hendaknya dipandang hanyalah langkah awal dalam proses evaluasi PR 4. Tak ada perangkat atau teknik tunggal yang bisa mencakup segala hal yang bisa digunakan untuk mengevaluasi efektivitas PR 5. Waspada godaan untuk membandingkan efektivitas PR dan efektivitas iklan 6. Efektivitas PR bisa diukur dengan baik bila pesan utama, kelompok sasaran utama dan saluran komunikasi yang diinginkan organisasi sudah diidentifikasi dan dipahami dengan jelas 7. Proses evaluasi PR tidak pernah dijalankan dengan melepaskannya dari hal-hal lain

Lanjutan… ■ Djudju Sudjana membagi evaluasi menjadi 6 kategori: 1. Evaluasi untuk pengambilan keputusan

Lanjutan… ■ Djudju Sudjana membagi evaluasi menjadi 6 kategori: 1. Evaluasi untuk pengambilan keputusan 2. Evaluasi bagian program 3. Evaluasi jenis data dan aktivitas 4. Evaluasi atas proses evaluasi 5. Evaluasi pencapaian tujuan 6. Evaluasi atas hasil dan dampak

Lanjutan… ■ 5 hal penting saat mengevaluasi program/kegiatan PR: 1. Menyusun sasaran program secara

Lanjutan… ■ 5 hal penting saat mengevaluasi program/kegiatan PR: 1. Menyusun sasaran program secara cermat 2. Menggunakan evaluator pihak ketiga 3. Kesesuaian metode evaluasi dengan program 4. Mengoordinasikan pelaksanaan evaluasi dengan pembuatan rencana operasional 5. Memiliki komitmen untuk menindaklanjuti hasil evaluasi