Media Asset Management Voraussetzungen Projektbausteine Erfolgsfaktoren Was Unternehmen

Media Asset Management: Voraussetzungen, Projektbausteine, Erfolgsfaktoren Was Unternehmen bei der Umstellung beachten müssen Von Ehrhardt F. Heinold Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 1

Kurze Vorstellung § Ehrhardt F. Heinold, Geschäftsführer der Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung § 1995 gegründet § Auf die Verlagsbranche und Neue Medien spezialisierte Unternehmensberatung § Dienstleistungen: • • Consulting Weiterbildung Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen Mergers & Acquisitions Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 2

Projektbeispiele § Begleitung bei der Auswahl von Dienstleistern für die Umsetzung von • (medienneutralem) Content Management in Fachverlagen • Web Content Management in einem Publikumsverlag • Media Asset Management (Bild- und Produktionsdatenbank) in einem Publikumsverlag § Durchführung von Inhouseseminaren zu den Themen: Content Management, E-Business, E-Marketing • Beispiel: Konzept und Durchführung einer Weiterbildungsmaßnahme zum Thema Online-Marketing in einem führenden Fachverlag § Beratung: Internet-Strategien für Fachverlage § Marktuntersuchung: E-Learning für einen Bildungsverlag Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 3

Inhalt des Vortrages § Studienergebnisse: Weiterhin Handlungsbedarf § Grundlagen § MAM-Systeme • Zielsetzung und Funktionen § Projektbausteine • Projektphasen • Beteiligte • Ablauf § Erfolgsfaktoren Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 4

Weiterhin Handlungsbedarf Ergebnisse einer aktuellen AKEP-Umfrage Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 5

Content Management Systeme Quelle: www. AKEP. de Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 6

Digitale Workflows Quelle: www. AKEP. de Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 7

Medienneutrale Datenhaltung Quelle: www. AKEP. de Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 8

Grundlagen Was bedeutet Media Asset Management? Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 9

Begriffsvielfalt § § § § § Media Asset Management System (MAM) Digital Asset Management (DAM) Bilddatenbanken Content Management System (CMS) Web CMS Enterprise Content Management (ECM) Dokumenten Management System (DMS) Redaktionssysteme Medienneutrale Datenbank Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 10

Definitionen § Content: • Oberbegriff für „Inhalte“, oft nur aus daten-technischer Sicht gemeint • Oft werden damit Textdaten gemeint • Keine allgemein akzeptierte Abgrenzung zu Digital Asset § Media Asset: Ein „medialer“ Contentbaustein: • • • Bilder, Grafiken Video Audio Texte Präsentationen, Layouts. . . Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 11

Definition Media Asset Bestandteile eines Media Assets 1. Dateiinhalt 2. Media-Verarbeitungs-Informationen (z. B. über das Color Management) 3. Metadaten a. Beschreibungen b. Rechte, Honorare etc. Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 12

Die verschiedenen Formen von Media Assets Lang Verwendungsdauer Media Asset: Original Bearbeitungen für spezielle Produkte Media Asset Master für einzelne Anwendungsbereiche (z. B. Druck, Web) Bearbeitungen für konkrete Anwendungen Kurz Keine Wiederverwendungen/Bearbeitungen Viele Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 13

Definitionen der Systeme § Content Management (CMS) meint die Archivierung, Aufbereitung und Produktion vorwiegend von textorientierten Inhalten. Es geht vor allem um strukturierbare Inhalte. § Media Asset Management (MAM) meint die Archivierung, Aufbereitung und Produktion von Medienobjekten. Diese sind i. d. R. unstrukturiert und enthalten in sich (fast) keine Informationen über den Inhalt etc. Neuerdings auch als Digital oder Rich MAM. Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 14

CMS / MAM § Die Ansätze lassen sich immer weniger trennen, die Softwaresysteme wachsen zusammen bzw. werden integriert. § Dennoch ist es für die Bewertung eines Systems wichtig zu wissen, wo es seine Wurzeln hat: • Strukturierte Daten / Texte • Dokumente • Media Assets Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 15

Weitere Content Management-Systeme § Digital Asset Management: Oberbegriff (in USA, weniger bei uns) für alle relevanten Inhalte und Daten § Web CMS: Nur für die Verwaltung von Internetinhalten. § Redaktionssystem: Ursprünglich verwendet für printbasierte CMS im Zeitschriften- und Zeitungsbereich § Dokumenten Management System: Verwaltung von Dokumenten (Briefe, Rechnungen, oft auch als eingescannte Grafik) § Medienneutrale Datenbank: Ist eigentlich kein System, sondern eine Zielsetzung, oft als Oberbegriff verwendet Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 16

Metadaten § „Daten über Daten“ § Damit werden Daten bezeichnet, die im eigentlichen Dokument nicht vorkommen § Beispiele hierfür sind • Inhaltliche Verschlagwortung • Bildbeschreibung • Zielgruppenzuordnung § Metadaten werden gebraucht, um einzelne Inhaltsbausteine in einem MAM auffindbar und verwendbar zu machen Ø Beispiel MAM-Datenbank: Suche mir alle Fotos von Autor XY Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 17

MAM-Systeme Was leisten die Systeme? Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 18

Zielsetzungen für MAM § § § § § Mehrfachverwendung vorhandener Substanzen Vermeidung von Fehlern (z. B. alte Versionen) Zukunftssichere Archivierung von Substanzen Flexibilität und Geschwindigkeit in der Herstellung von Produkten und Werbemitteln Optimaler Einsatz von Mitarbeitern Vermeidung von Doppelarbeit Definierte Workflows Automatisierung von Prozessen Unabhängigkeit von Dienstleistern Kosteneinsparung bei externen Dienstleistern (Abruf) Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 19

Die Hauptziele eines MAM § Accessibility: Assets sollen schnell, einfach und effizient zu finden sein. § Reusability: Diese Assets müssen kosten-effizient und einfach mehrfach verwertet werden können. § Scalability: Bei wachsender Anzahl der Assets oder neu hinzugekommenen Formaten muss das system einsatz- und leistungsfähig bleiben. § Liquidity: Media Assets sollen verkauft, umgewandelt oder investiert werden können. Assets sollen nicht an ein Format oder eine bestimmte Anwendung gebunden sein. Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 20

Zentrale MAM-Funktionen § Webclient: Zugriff über Internet mit allen wichtigen Funktionen § Archivierung der Assets • Kurz- und mittelfristig • Langfristig (automatisiert auf CD/DVD, auch Jukebox) § Ausgabe der Assets, Anbindung an Produktionssysteme (DTP) § Verschlagwortung und Indexierung (Metadaten): • Standards, z. B. IPTC-Headerverarbeitung • Erweiterungsmöglichkeit durch Anwender § Datenmanagement: • Physikalisch: Datensicherheit • Logisch: Zugriffsorganisation, Speicherorte • Medienspezifisch: Beispiel: Farbmanagement bei Fotos Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 21

Zentrale MAM-Funktionen § Unterstützung des Workflows durch: • zielmediengerechte Datenaufbereitung (Farbraum, Dateigröße, automatische Umwandlungsroutinen) • Ablauf- und Benachrichtigungsprozesse § Verwaltung der Zugriffsrechte: Abgestufte Festlegungen der Nutzerrechte: Wer darf eingeben, ändern, freigeben, abrufen? § Versionskontrolle § Suchfunktionen: Komplexe Suchabfragen über Metadaten (Schlagwörter), Stichwortlisten, in Dokumenten (z. B. PDF, Word) und auch über automatisierte Bildinhaltserkennung § Verknüpfung: Funktional oder thematisch verbundene Assets tragen Gruppenmerkmale Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 22

Zentrale MAM-Funktionen § Auftragstaschen und Abbildung von Produktmetaphern: Bücher, Vorschauen § Distribution: Übertragung im angeforderten Format § Anwenderfreundlichkeit § Fakturierung / Honorarverwaltung § Verwaltung von Urheberrechten, digitalen Signaturen, Wasserzeichen § Unterstützung von Verschlüsselungen Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 23

Zentrale MAM-Funktionen § XML-Funktionen: Datenaustausch, Validierung § Offene Schnittstellen, z. B. zur Anbindung an Business-Software, z. B. spezielle Verlagssoftware (Triagon, Klopotek) • Übernahme von grundlegenden Daten (z. B. Titelstamm, Illustratoren, Fotografen) • Aufruf aus Verlagssoftware (Master-Slave-Konzept) Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 24

Kosten der Einführung § Erstellung des Konzeptes § Software • • MAM-Standardsoftware Weitere Software: Datenbank, Bildbearbeitungssoftware etc. Testinstallation Customizing - Anpassung - Integration in IT-Landschaft (Schnittstellen) • • Installation Schulung Wartungsverträge / Troubleshooting Zukünftige Module Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 25

Kosten der Einführung § Hardware • Server • Datensicherung • Langzeitarchivierung § Leitungen • Leistungsfähige Internetanbindung Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 26

Wissensquellen § www. contentmanager. de: Die Seite zum Thema mit Fachglossar § www. contentmanagement. de § Archiv der ct‘ (www. heise. de) § Publishing Praxis (www. publish. de) § www. imagemanagement. de: Seite einer Firma, aber mit guten Informationen und Links § www. iptc. org Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 27

Projektbausteine Meilensteine für die Einführung Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 28

Projektablauf § Projektstart • Projektleitung und –team • Zeitplanung • Budget § Bedarfsanalyse: • • • Grundsätzliche Zielsetzungen Zukünftige Anwendungen Integration in bestehende Infrastruktur (CMS, EDV) Anwenderbefragungen Lieferantenbefragungen Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 29

Projektablauf § Image bzw. Media Asset Audit (heute – zukünftig): • • Datenformate Zielmedien Speicherorte Speichermenge § Kosten- und Aufwandsanalyse Ist-Zustand (extern und intern!) • • Physische Beschaffungskosten (Litho, Kuriere etc. ) Suchzeiten Mehrfacharbeiten. . . Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 30

Projektablauf § Analyse der internen Prozesse • Jetziger Ablauf / Workflow • Aufgaben und Kompetenzen der Beteiligten § Metadaten-Konzept: • Suchkriterien • Verwaltungsinformationen • Standards (Im Verlagsbereich: IPTC-Standard) Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 31

Projektablauf § Erstellung eines Umsetzungsszenarios • • § Erstellung des Pflichtenheftes • • • § Einbeziehung aller Beteiligten Stufenkonzept: Kurz-, mittel- und langfristige Schritte Genaue Definition der Anforderungen Präzise und möglichst vollständig Auch Fragen zur Firma, Referenzen etc. stellen Ausschreibung 1. Marktscan (Websites der Dienstleister, Fachinformationen, Empfehlungen) 2. Teilnehmende Firmen wählen und verschicken 3. Für Rückfragen gewappnet sein Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 32

Projektablauf § MAM-Dienstleister-Auswahl • Vergleichende Auswertung der Angebote (Problem: Jeder verspricht alles, deshalb Rückfragen stellen!) • Präsentation • Engere Auswahl • Kontakt zu Referenzkunden • Testinstallation / Vor-Ort-Termin • Entscheidung § Konkretes Konzept erstellen • Workshops mit Dienstleister • Alle Beteiligten einbeziehen • Projektplan mit Meilensteinen (Abnahmepunkte) Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 33

Projektablauf § Systemanpassung • Regelmäßige Tests (dafür muss Zeit eingeplant werden) • Testinstallation und Abschlusstest • Alles dokumentieren! § Lieferanten-Einbindung • • • Rechtzeitige Information über Änderung Vorgaben: Standards, Abläufe Verträge überarbeiten Einbindung in Workflow Schulung Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 34

Projektablauf § Einführungsphase • Mitarbeiter: - Schulung - Change Management: Abläufe, Aufgaben, Rechte • Day of no return: Ab dann wird mit dem neuen System gearbeitet, alle Umwege werden abgeschaltet! • Problemprotokollierung • Anpassungen § Projektabschluss • Lessons Learned • Controlling Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 35

Erfolgsfaktoren § Genaue Bestandsaufnahme § Genaue Zielsetzung § Konsequente Umstellung der Organisation, von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen § Investition in Mitarbeiter (Schulung, Neueinstellung) § Ausreichend Personal für Projektstart und -betreuung § Realistische Budget-, Zeit- und Aufwandsplanung § Mittel- bis langfristiges Denken und Handeln § Integration in Unternehmensstrategie und –ziele § Rückhalt der Geschäftsführung Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 36

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ehrhardt F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H BDU Behringstraße 28 a 22765 Hamburg Telefon: 040/3986620 Fax: 040/39866232 Internet: www. hspartner. de E-Mail: ehrhardt. heinold@hspartner. de Media Asset Management-Seminar © Ehrhardt F. Heinold, 29. 1. 2003 Seite 37