Matriser une prsentation orale Prparer des supports visuels

Maîtriser une présentation orale Préparer des supports visuels efficaces Ecole Doctorale SST Patricia Volland-Nail INRA – Nouzilly patricia. volland@tours. inra. fr

Ce que nous allons voir … Principes généraux de la présentation orale n Comment maîtriser le contenu et la forme n Les supports visuels : utiliser Power. Point pour réaliser ses supports visuels n Réaliser une présentation orale n PVN – ED SST – Mai 2008 2

Principes généraux

Principes généraux de la présentation orale 3 étapes : n Préparer : se poser les « bonnes » questions : Pour qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ? n Pratiquer n Présenter : se mettre en situation d’orateur PVN – ED SST – Mai 2008 4

Préparer (1) Pour qui ? Pour quel public ? n n n Scientifiques spécialistes du domaine Scientifiques non spécialistes, mais avec un certain niveau de connaissance Etudiants (enseignement) « Grand public » , ni spécialiste, ni scientifique … Public dont on ne connaît pas le niveau de connaissance. . . PVN – ED SST – Mai 2008 5

Préparer (2) Pourquoi ? Objectif visé ? n n Présenter un projet de travail Convaincre de l’intérêt et/ou de la qualité de son travail (soutenance de thèse, concours, …) Communiquer de nouveaux résultats (congrès, colloque, …) Répondre à une sollicitation (conférence, cours, …) PVN – ED SST – Mai 2008 6

Préparer (3) Quoi ? Quelle information ? n En fonction du public et de l’objectif : Quelle est l’information essentielle à transmettre ? Sélection n Quelles questions se posent ou risquent de se poser les auditeurs par rapport au sujet développé ? Anticiper les questions PVN – ED SST – Mai 2008 7

Préparer (4) Comment ? n Tenir compte des instructions données par les organisateurs : ¨ Type de salle (dimension, éclairage) ? ¨ Supports visuels possibles : transparents, vidéo-projection ? ¨ Connexion Internet ? n Sur place, aller tester le matériel, si possible PVN – ED SST – Mai 2008 8

Pratiquer n n n Connaître parfaitement son sujet S’entraîner, répéter devant un public « test » : collègues du laboratoire, néophytes, « candides » , mais aussi identique au public « cible » Profiter du « feedback » du public « test » pour optimiser sa présentation PVN – ED SST – Mai 2008 9

Présenter (1) L’orateur : n Adapte son message à son auditoire n Adapte sa présentation à sa personnalité n A confiance en lui … et adopte une attitude positive n Veut communiquer ! PVN – ED SST – Mai 2008 10

Présenter (2) n n Se détendre avant la présentation pour éliminer le stress. . . s’il y a stress … Faire une bonne première impression : ¨ créer un contact « visuel » ¨ soigner sa tenue … mais rester soi-même ¨ donner une impression d’aisance PVN – ED SST – Mai 2008 11

Présenter (3) n Etablir une relation avec ses auditeurs et capter leur attention : ¨ être enthousiaste, avoir un ton dynamique ¨ parler à ses auditeurs. . . ¨ les regarder, accrocher le regard des gens à convaincre … ¨ ne pas se laisser distraire par des éléments extérieurs : se concentrer sur ceux qui écoutent … PVN – ED SST – Mai 2008 12

Présenter (4) n Utiliser et « stimuler » les variations de l’attention des auditeurs au cours de la présentation : ¨ la plus importante au début : curiosité. . . ¨ variable au milieu : stimulations nécessaires. . . ¨ de nouveau importante à la fin au moment de la conclusion PVN – ED SST – Mai 2008 13

Présenter (5) n Utiliser l’espace et la « gestuelle » . . . mais avec modération. . . ¨ ne vous agitez pas trop ! ¨ ne courez pas d’un coin à l’autre de la pièce. . . ¨ ne remuez pas vos clés dans votre poche. . . ¨ ne jouez pas avec un crayon ¨ ne vous placez pas devant l’écran ! PVN – ED SST – Mai 2008 14

Présenter (6) n Importance de la voix et du débit de paroles. . . ¨ S’exprimer avec clarté et concision ¨ Articuler ¨ Parler fort … mais ne pas crier … ¨ Ne pas parler trop vite … ¨ Maîtriser sa respiration pour maîtriser son débit de parole … PVN – ED SST – Mai 2008 15

Présenter (7) n Maîtriser le temps : ¨ tenir exactement dans le temps imparti ¨ préparer une présentation qui ne dure pas plus de 90% du temps prévu. . . ¨ … en parlant « normalement » : ni trop vite, ni trop lentement … PVN – ED SST – Mai 2008 16

Maîtriser le contenu et la forme Structurer sa présentation

Maîtriser le contenu n n Le contenu du discours : c’est le plus important ! Doit être maîtrisé à 100 % ! Organiser une redondance efficace entre verbal et non-verbal en préparant des supports visuels adaptés Ne pas lire un papier ou ses diapositives. . . Les diapositives doivent permettre à l’auditoire de suivre plus facilement la présentation. . . PVN – ED SST – Mai 2008 18

Structurer sa présentation (1) Importance du début et de la fin … n Début : faire une introduction qui capte l’attention, qui soit « accrocheuse » ¨ poser une question pertinente : Quel est exactement le problème ? Quel est l’objectif de la présentation ? ¨ commencer en racontant une histoire …ou une anecdote … PVN – ED SST – Mai 2008 19

Structurer sa présentation (2) n Fin : conclusion positive et mémorisable : ¨ dernière impression que gardera l’auditoire ¨ doit répondre à la question posée au début ou à l’objectif fixé ¨ rappel les points principaux de la présentation PVN – ED SST – Mai 2008 20

Structurer sa présentation (3) n Organiser la présentation selon le plan classique : ¨ Titre de la présentation et présentation de l’orateur ¨ Introduction - Présentation de l’objectif ¨ Plan de la présentation (éventuellement) ¨ Corps de la présentation ¨ Conclusion et remerciements PVN – ED SST – Mai 2008 21

Structurer sa présentation (4) n 1ère diapositive : ¨ titre de la présentation ¨ nom de l’auteur et de ses collaborateurs ¨ nom et adresse du laboratoire de recherche (attention à l’utilisation des sigles, pas toujours compréhensibles) ¨ logo de l’organisme d’appartenance ¨ e-mail de l’auteur PVN – ED SST – Mai 2008 22

Structurer sa présentation (5) n n n Corps de la présentation : réduire le contenu aux points les plus importants : ne pas perdre l’auditoire avec des détails Cheminement logique Illustrer les points-clés PVN – ED SST – Mai 2008 23

Titre de la présentation n n Faire un « bon titre » … Se souvenir des règles pour les titres des articles : Informatif Précis Clair Court Accrocheur, voir « provocateur » . . . PVN – ED SST – Mai 2008 24

Introduction n n Maximum d’attention de l’auditoire ! Replacer le sujet dans le cadre général des recherches et le contexte scientifique Abolir la revue exhaustive de la littérature Expliquer les motivations de la présentation et les objectifs PVN – ED SST – Mai 2008 25

Plan de la présentation n Nécessaire lorsque la présentation dure au moins 15 minutes Peut être inséré plusieurs fois au cours de la présentation Jouer sur la couleur pour identifier les différents parties du plan PVN – ED SST – Mai 2008 26

Exemple : 1 er point du plan n n Principes généraux de la présentation orale Comment maîtriser sa présentation Les supports visuels Utiliser Power. Point pour réaliser ses supports visuels PVN – ED SST – Mai 2008 27

Exemple : 2ème point du plan n n Principes généraux de la présentation orale Comment maîtriser sa présentation Les supports visuels Utiliser Power. Point pour réaliser ses supports visuels PVN – ED SST – Mai 2008 28

Présentation des résultats n n Présentation minimale du matériel et méthodes utilisés Ne pas montrer tous les résultats : choisir les résultats les plus significatifs Présenter les résultats à l’aide de schémas, figures, graphiques Eviter les tableaux de chiffres ! PVN – ED SST – Mai 2008 29

Conclusion n Dernière impression de l’auditoire Opportunité pour faire passer le message essentiel ! Présenter une conclusion : courte concise positive ouverte sur l’avenir : perspectives et applications PVN – ED SST – Mai 2008 30

Fin de la présentation n n Terminer en remerciant l’auditoire Répondre aux questions PVN – ED SST – Mai 2008 31

Utiliser les supports visuels

Les transparents n n n Peuvent encore être utilisés dans des cas exceptionnels … Un transparent n’est pas une simple photocopie d’un texte ! Peuvent et doivent être présentés de façon aussi rigoureuse que des diapositives Power. Point : les réaliser avec Power. Point PVN – ED SST – Mai 2008 33

Diaporama Power. Point (1) n Nécessite de prendre certaines précautions avant la présentation : ¨ la salle est-elle équipée de tout le matériel nécessaire ? ¨ l’équipement est-il compatible (version du logiciel, etc …) ? ¨ faut-il amener son propre équipement ? PVN – ED SST – Mai 2008 34

Diaporama Power. Point (2) Avantages : n Permet des transitions « douces » n Flexibilité de la présentation : modification du « modèle » rapide n Modifications de dernières minutes presque toujours possibles n Animations de textes ou figures possibles n Liens possibles sur d’autres fichiers : vidéos associées, Internet, etc … PVN – ED SST – Mai 2008 35

Diaporama Power. Point (3) Mais attention ! n n n Eviter trop de mouvement ! Usez, mais n’abusez pas des animations et apparitions soudaines, par la droite, par la gauche, par le bas, par le haut. . . Effets de « construction » point par point : intéressants mais à utiliser avec modération… PVN – ED SST – Mai 2008 36

Diaporama Power. Point (4) Exemples : n n n Animations de texte 1 Transitions entre diapositives 2 Multiples effets … 3 4 PVN – ED SST – Mai 2008 37

Utiliser des supports visuels (1) Se rappeler. . . L’important : le contenu … pas les effets spéciaux ! But des supports visuels : être utiles à la compréhension PVN – ED SST – Mai 2008 38

Utiliser des supports visuels (2) n n Complément ou accompagnement du discours : ce qu’on voit sur le support ne doit pas être trop différent de ce qui est dit oralement … Supports : ¨ lisibles ¨ visibles ¨ compréhensibles PVN – ED SST – Mai 2008 39

Utiliser des supports visuels (3) n Limiter l’information à transmettre sur le transparent ou la diapositive : 1 idée = 1 visuel n Ne pas surcharger les diapositives Peu de texte et un maximum d’illustrations (selon la présentation) n PVN – ED SST – Mai 2008 40

Utiliser des supports visuels (4) n Rester homogène pour le choix : ¨ du modèle de présentation ¨ des couleurs ¨ de la taille et de la police des caractères n Pas de mélange avec des diapos ou transparents déjà utilisés pour une autre présentation ! PVN – ED SST – Mai 2008 41

Utiliser des supports visuels (5) n Choisir une orientation horizontale des diapos ou des transparents plutôt que verticale oui non PVN – ED SST – Mai 2008 42

Choix du modèle et des couleurs n Rester sobre pour le choix du modèle : pas trop de couleurs agressives ! n Exemple de modèles : 1 2 3 n 4 Attention aux couleurs agressives : 1 2 PVN – ED SST – Mai 2008 43

Couleurs du fond et du texte n n Traditionnel : texte en clair sur fond sombre Mais possible : texte foncé sur fond clair A choisir en fonction de l’éclairage de la salle. . . Mais : pour garder le contact avec l’auditoire, éviter de devoir réduire la lumière … préférence : texte foncé sur fond clair PVN – ED SST – Mai 2008 44

Exemples n n Texte clair sur fond sombre : 1 2 3 Texte sombre sur fond clair : 1 PVN – ED SST – Mai 2008 45

Titre des diapositives Sous-titre n n Titre principal de préférence sur une seule ligne Sous-titre en caractère plus petit : résumé de la diapositive PVN – ED SST – Mai 2008 46

Texte n n Eviter les détails : phrases courtes, utiliser des mots-clés Pas plus de 8 à 10 lignes par diapositive ou transparent Alignement du texte à gauche, ne pas justifier Attention aux fautes d’orthographe ! PVN – ED SST – Mai 2008 47

Texte : Utilisation de listes Liste chronologique : numérotation 1. 2. 3. Au début … Ensuite … Enfin … Liste d’énumération non chronologique : puces n Préparer n Présenter PVN – ED SST – Mai 2008 48

Texte : Couleurs n n Pas plus de 2 ou 3 couleurs différentes Choisir le meilleur contraste possible entre le texte et le fond de la diapositive ¨ blanc ou jaune vif sur bleu foncé ¨ noir sur blanc, vert clair ou bleu clair Pas de rouge sur un fond bleu Pas de vert et rouge ensemble sur la même diapositive PVN – ED SST – Mai 2008 49

Texte : Police de caractère n n Une seule police de caractère pour le corps de la diapositive Utiliser de préférence des polices « sans sérif » : Arial ou Helvetica Times New Roman est une police « avec sérif » Utiliser une police différente pour les titres Garamond Comic sans MS PVN – ED SST – Mai 2008 50

Texte (ceci est en 44 pts) Taille des caractères (ceci est en 32 pts) n n n La taille de la police crée les contrastes, ainsi que les effets de gras (éviter l’italique) Taille des titres : 32 à 40 pts (selon la police) Taille du texte : minimum 20 -24 pts Ce texte est en Arial 32 pts Ce texte est en Arial 28 pts Ce texte est en Arial 24 pts Ce texte est en Arial 20 pts PVN – ED SST – Mai 2008 51

n n n Arial 24 pts Times Roman 24 pts Verdana 24 pts Comic 24 pts Le même texte : Arial Narrow Le même texte : Arial Black Le même texte : Times Roman Le même texte : Verdana Le même texte : Tahoma Le même texte : Comic Le même texte : Courier PVN – ED SST – Mai 2008 52

Texte : Caractères n Ne pas écrire les titres en majuscule ! « LES MAJUSCULES SONT MOINS LISIBLES QUE LES MINUSCULES DE MEME TAILLE… » « Les majuscules sont moins lisibles que les minuscules de même taille… » n Réserver les majuscules uniquement pour les premières lettres des phrases et les sigles PVN – ED SST – Mai 2008 53

Figures n n n Pas plus d’un graphique par diapo, 2 au maximum. . . Attention aux combinaisons des couleurs Eviter les graphiques en 3 D Légende de l’axe des ordonnées si possible horizontale Ne pas surcharger les axes Indiquer la variabilité PVN – ED SST – Mai 2008 54

Tableaux n n n n A éviter … … mais, si nécessaire, pas plus de 2 à 3 lignes et/ou colonnes Proscrire les tableaux utilisés dans une publication, souvent illisibles ! Extraire les points significatifs Alignement des colonnes Légendes explicites Unités de mesure PVN – ED SST – Mai 2008 55

Utiliser Power. Point pour réaliser ses supports visuels

Power. Point : Pour commencer n n n Choisir ou créer un modèle de présentation : ¨ modèles proposés : aident à harmoniser les couleurs et les fonds, mais tout le monde peut avoir le même modèle. . . Choisir une mise en page et peaufiner le « masque des diapositives » : style appliqué à l’ensemble de la présentation Créer un modèle personnalisé grâce au « masque » PVN – ED SST – Mai 2008 57

Masque des diapositives n Permet des modifications du style et permet de créer des modèles ¨ choix des polices de caractères ¨ taille des caractères ¨ couleurs ¨ choix des puces ¨ fond ¨ notes de bas de pages ¨ etc … PVN – ED SST – Mai 2008 58

Travaux pratiques Présentation de votre thème de recherche

Merci de votre attention … patricia. volland@tours. inra. fr PVN – ED SST – Mai 2008 60