MATERI 7MANAJEMEN PROYEK PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN RESIKO PROYEK

MATERI – 7/MANAJEMEN PROYEK PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN RESIKO PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 1

9 BIDANG PENGETAHUAN DALAM PMBOK § (SUMBER: SCHWALBE, I. T. PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING, 2006 dengan modifikasi) KEBUTUHAN & HARAPAN MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK STAKEHOLDER MANAJM SDM PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJM KOMUNIKASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK BA PIRANTI & TEKNIK PROYEK BERHASIL MANAJM PEMBELIAN PROYEK HA SA N MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 2

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK BA HA SA N LAHIRNYA PROYEK WAKTU FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 3

RESIKO PROYEK Resiko: Pada umumnya resiko dikaitkan dengan peluang mendapatkan kerugian atau akibat buruk lain. !!! ada kerugian & ketidakpastian Resiko yang tinggi punya peluang terjadi lebih kecil dari pada resiko yang rendah Preferensi manusia terhadap resiko: § Penghindar resiko § Netral § Pencari resiko (demi hasil yang besar) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 4

MANAJEMEN RESIKO PROYEK Manajemen resiko: Seni dan pengetahuan dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi resiko selama proyek berlangsung demi tercapainya sasaran proyek Data: § 55 % proyek yang pelaksanaannya tidak sesuai rencana (anggaran dan waktu) tidak mengelola resiko dengan benar FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 5

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN RESIKO PROYEK 1 Merencanakan manajemen resiko 2 Mengiden. P tifikasi E R resiko E 3 Menganalisis N kualitatif C resiko A 4 Menganalisis N KELOMPOK PROSES A kuantitatif A resiko PERENCANAAN N 5 Merencanakan tanggapan thd resiko KELOMPOK PROSES PENGAWASAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 6 Memantaua 7 & pengendalian resiko MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 6

Proses 1: MERENCANAKAN MANAJEMEN RESIKO PROYEK Proses yang memutuskan tentang pendekatan yang akan dilakukan, dan bagaimana melaksanakan kegiatan manajemen resiko untuk suatu proyek. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 7

Proses 1: PERENCANAAN MANAJEMEN RESIKO PROYEK MASUKAN: § Pernyataan cakupan proyek § Rencana manajemen biaya § Rencana manajemen jadwal § Rencana manajemen komunikasi § Faktor-faktor lingkungan organisasi § Aset proses organisasi PIRANTI DAN TEKNIK : Pertemuan-pertemuan untuk menyusun rencana dan analisis FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 8

Hasil Merencanakan manajemen resiko proyek Rencana Manajemen Resiko yang memuat: § Metodologi § Peran dan tanggung jawab § Anggaran § Waktu: kapan dan seberapa sering § Kategori resiko § Definisi peluang resiko dan dampaknya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 9

Hasil Merencanakan manajemen resiko proyek Rencana Manajemen Resiko yang memuat(lanjt) § Definisi peluang dan dampak resiko § Matriks peluang vs dampak § Toleransi stakeholder § Format pelaporan § Pelacakan, untuk mengaudit proses manajemen resiko FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 10

PLAN RISK MANAGEMENT OUTPUTS: Risk Breakdown Structure Project Technical Organizational Project Management Requirements Project Dependencies Estimating Technology Resources Planning Complexity & Interfaces Funding Controlling Performance & Reliability Prioritization Communication Quality FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 11

PLAN RISK MANAGEMENT OUTPUTS: Probability & Impact Matrix for 4 Project Objectives Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives Project Objective Relative or numerical scales are shown Very low / 0, 05 Low / 0, 10 Moderate / 0, 20 High / 0, 40 Very high / 0, 80 Cost Insignificant cost increase < 10% cost increase 10 – 20% cost increase 20 – 40% cost increase >40% cost increase Time Insignificant time increase < 5 % time increase 5 – 10% time increase 10 – 20% time increase >20% time increase Scope decrease barely noticeable Minor areas of scope affected Major areas of scope affected Scope reduction unacceptabl e to sponsor Project end item is effectively useless Quality degradation barely noticeable Only very demanding applications are affected Quality reduction required sponsor approval Quality reduction unacceptabl e to sponsor Project end item is effectively useless FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 12

Project Risk Management Worksheet RISK PROBABILITY IMPACT DESCRIP TION LEVEL OF IMPACT DATE OF PRIORI IMPACT TY LEVEL RISK MANAGEMENT PLAN Risk probability & level of impact: VL=very low; L=low; M=medium; H=high; VH=very high FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 13

Proses 2: MENGIDENTIFIKASI RESIKO PROYEK Pengertian: Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan karakteristiknya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 14

Masukan PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO PROYEK 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Rencana manajemen resiko Estimasi biaya dan durasi kegiatan Baseline cakupan Register stakeholder Pernyataan cakupan proyek Rencana manajemen waktu dan mutu Dokumen-dokumen proyek Faktor-faktor lingkungan organisasi Aset proses organisasi FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 15

Piranti & Teknik PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO PROYEK 1. Pemeriksaan dokumen 2. Teknik-teknik pengumpulan informasi: § Wawancara, brainstorming, metode Delphi, identifikasi akar penyebab resiko, dll 3. Daftar pengecekan 4. Teknik-teknik pembuatan diagram resiko: (Bagan arus; Diagram sebab akibat, misal diagram tulang ikan; Diagram pengaruh) 5. Analisis SWOT FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 16

HASIL PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO PROYEK Register Resiko yang memuat: § Daftar hasil identifikasi resiko § Daftar tanggapan potensial § Akar penyebab resiko § Pengelompokan resiko (mutakhir) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 17

Proses 3 MELAKUKAN ANALISA KUALITATIF RESIKO Deskripsi: • Memberi nilai prioritas pada resiko-resiko proyek untuk dijadikan dasar analisa dan tindakan selanjutnya dengan cara melakukan asesmen dan menggabungkan peluang munculnya resiko dengan dampaknya • Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan karakteristiknya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 18

MASUKAN MELAKUKAN ANALISIS KUALITATIF RESIKO 1. 2. 3. 4. Register resiko Rencana manajemen resiko Pernyataan cakupan proyek Aset proses organisasi FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 19

Analisa kualitatif resiko PIRANTI & TEKNIK yang digunakan antara lain berupa Matriks peluang resiko dan dampaknya DAMPAK RENDAH MENENGAH TINGGI RESIKO 6 RESIKO 9 RESIKO 1 RESIKO 4 RESIKO 3 RESIKO 7 RESIKO 2 RESIKO 5 RESIKO 11 PELUANG TINGGI MENENGAH RESIKO 8 RESIKO 10 RENDAH RESIKO 12 Sumber: Schwalbe, Kathy. IT Project Management FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 20

HASIL MELAKUKAN ANALISIS KUALITATIF RESIKO Hasil analisa kualitatif resiko berupa: § Register resiko (yang mutakhir) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 21

Proses 4 MELAKUKAN ANALISIS KUANTITATIF RESIKO Pengertian: Melakukan analisa numerik akibat keseluruhan dari resiko yang diidentifikasi thd sasaran proyek MASUKAN yang perlu diperhatikan: 1. Aset proses organisasi 2. Pernyataan cakupan proyek 3. Rencana manajemen resiko 4. Register resiko 5. Rencana manajemen proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 22

PIRANTI & TEKNIK ANALISIS KUANTITATIF RESIKO PROYEK 1. Teknik pengumpulan data: § Wawancara § Distribusi peluang § Pertimbangan ahli 2. Teknik pemodelan dan analisis kuantitatif resiko: § Analisis sensitifitas § Analisis nilai uang yang diharapkan (EMV = expected monetary value) § Analisis pohon keputusan FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 23

HASIL ANALISIS KUANTITATIF RESIKO PROYEK Hasil analisis kuantitatif berupa: Register resiko yang telah dilengkapi dengan: 1. Analisis peluang 2. Peluang pencapaian sasaran waktu dan biaya 3. Daftar resiko sesuai prioritas 4. Trend resiko, dari hasil analisis FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 24

Analisa kuantitatif resiko Proses kuantifikasi resiko perlu mendokumentasikan : § Sumber resiko dan kejadian resiko yang telah diputuskan untuk diabaikan § Personil yang memutuskan hal diatas FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 25

POHON KEPUTUSAN PELUANG X HASIL ($) = EMV ( Expected Monetary value) P=0, 2 X 300. 000 60. 000 P=0, 8 X - 40. 000 - 32. 000 P=0, 2 X - 50. 000 - 10. 000 P=0, 1 X - 20. 000 - 2. 000 P=0, 7 X 60. 000 42. 000 PROYEK 1 KEPUTUSAN PROYEK 2 PROYEK 1: EMV= 60. 000 – 32. 000 = 28. 000 PROYEK 2: EMV= -10. 000 – 2. 000 + 42. 000 = 30. 000 SUMBER: SCWALBE, KATHY. IT PROJECT MANAGEMENT FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 26

Proses 5: MERENCANAKAN TANGGAPAN RESIKO Pengertian: Menyusun opsi dan tindakan untuk memperbesar peluang dan mengurangi ancaman bagi tercapainya tujuan / sasaran proyek Menetapkan: § Tindak lanjut bagi peluang § Tanggapan untuk ancaman FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 27

TIPE TANGGAPAN TERHADAP ANCAMAN 1. Menghindari resiko 2. Mitigasi § Menekan nilai resiko dengan memperkecil peluang terjadinya resiko 3. Menerima konsekuensi resiko § Menerima secara aktif: misalnya, membuat rencana kontinjensi § Menerima secara pasif: menerima yang terjadi. Misalnya karena nilainya kecil FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 28

MASUKAN MERENCANAAN TANGGAPAN RESIKO 1. Rencana manajemen resiko 2. Register resiko FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 29

PIRANTI & TEKNIK PENENTUAN TANGGAPAN THD RESIKO PROYEK 1. Strategi untuk ancaman (resiko negatif) § Menghilangkan resiko § Mentransfer resiko kepada pihak lain: Misal, melakukan pembelian (outsourcing) untuk pekerjaan yang kurang dikuasai dengan mahir, asuransi, dll § Mitigasi (melakukan tindakan awal untuk memperkecil peluang timbulnya resiko negatif ) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 30

PIRANTI DAN TEKNIK: 2. Strategi untuk peluang (resiko positif) § Eksploitasi § Berbagi dengan pihak yang lebih mampu dalam memanfaatkan peluang § Meningkatkan peluang 3. Menyusun rencana kontinjensi: § Langkah yang akan diambil bila resiko terjadi. 4. Pendapat ahli FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 31

Hasil PENENTUAN TANGGAPAN THD RESIKO PROYEK 1. Register resiko (yang mutakhir), 2. Rencana manajemen proyek (yang mutakhir) 3. Perjanjian kontrak yang terkait dengan resiko 4. Perbaikan dari dokumen proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 32

Sampai Jumpa FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 33