MATERI 5 PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN PENGERTIAN PELATIHAN DAN
MATERI 5. PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
PENGERTIAN PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN Pelatihan dan pengembangan adalah usaha yang terencana dari organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan pegawai. Pelatihan lebih ditekankan pada peningkatan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang spesifik pada saat ini. Pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan pengetahuan untuk melakukan pekerjaan di masa yang akan datang. 2
MANFAAT PELATIHAN 1. 2. 3. 4. Pegawai yang baru direkrut belum memahami secara benar bagaimana melakukan pekerjaan. Perubahan-perubahan dalam lingkungan kerja dan tenaga kerja. Meningkatkan daya saing perusahaan dan memperbaiki produktivitas. Menyesuaikan dengan peraturan-peraturan yang ada. Misalnya, strandar pelaksanaan pekerjaan yang dikeluarkan oleh asosiasi industri dan pemerintah, untuk menjamin kualitas produksi atau keselamatan dan kesehatan kerja. 3
Manfaat untuk perusahaan/organisasi • • Memastikan bahwa karyawan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Dalam beberapa kasus, kurangnya keterampilan atau pengetahuan adalah karena organisasi mengalami kesulitan merekrut pelamar dengan pengetahuan dan keterampilan untuk melakukan pekerjaan. Dalam organisasi proaktif, pelatihan digunakan untuk mengajarkan pengetahuan dan keterampilan yang sementara saat ini tidak diperlukan, akan tetapi dibutuhkan di masa depan.
Manfaat untuk karyawan • • Mengurangi waktu yang digunakan untuk belajar Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan Meningkatkan rasa percaya diri Meningkatkan kepuasan kerja
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN PELATIHAN 1. 2. 3. 4. Menganalisis kebutuhan pelatihan organisasi, yang sering disebut need analysis atau need assessment. Menentukan sasaran dan materi program pelatihan. Menentukan metode pelatihan dan prinsip belajar yang digunakan. Mengevaluasi program. 6
GAMBAR 1. LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN PELATIHAN/ PENGEMBANGAN 7
ANALISIS KEBUTUHAN Analisis kebutuhan adalah penentuan kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang akan dilakukan. Kegiatan ini sangat rumit dan sulit, karena perlu mendiagnosis kompetensi organisasi saat ini dan kompetensi yang dibutuhkan sesuai dengan perubahan lingkungan dan masa yang akan datang. Analisis kebutuhan dilakukan melalui langkah-langkah : a. Analisis kebutuhan organisasi. b. Analisis kebutuhan tugas. c. Analisis kebutuhan pegawai. 8
A. ANALISIS KEBUTUHAN ORGANISASI Analisis kebutuhan organisasi yaitu mengidentifikasi strategi organisasi, lingkungan organisasi pada saat ini dan masa yang akan datang untuk mencapai tujuan. Tantangan lingkungan menghendaki kompetensi pegawai, ditandai dengan : a. Lingkungan persaingan yang semakin ketat sebagai akibat globalisasi. b. Kecendeungan peningkatan outsourcing. c. Perubahan-perubahan teknologi. d. Keanekaragaman pegawai. 9
A. ANALISIS KEBUTUHAN ORGANISASI Kompetensi dan perilaku sumber daya manusia agar dapat bersaing, harus memiliki : 1. Inisiatif, mampu bekerja sama. 2. Kemampuan bekerja dalam kelompok. 3. Kemampuan evaluasi kinerja. 4. Kemampuan berkomunikasi dan mendengarkan. 5. Kemampuan menganalisis masalah. 6. Kemampuan mengambil keputusan. 7. Kemampuan mendapatkan dan memahami informasi. 8. Kemampuan untuk melakukan rencana. 9. Kemampuan multikultural 10
B. ANALISIS KEBUTUHAN TUGAS Analisis tugas yaitu menganalisis tugas-tugas yang harus dilakukan dalam setiap jabatan, yang dapat dipelajari dari perilaku peran tersebut, dan informasi analisis jabatan yaitu uraian tugas, persyaratan tugas dan standar unjuk kerja yang terhimpun dalam informasi sumber daya manusia organisasi. 11
C. ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI Analisis kebutuhan pegawai adalah menganalisis mengenai apakah ada pegawai yang kurang dalam kesiapan tugas-tugas atau kurangnya kemampuan, keterampilan dan pengetahuan yang dapat diketahui dari penilaian kinerja, observasi ke lapangan, kuesioner. 12
PENENTUAN TUJUAN PELATIHAN Tujuan pelatihan harus dirumuskan secara spesifik, apakah perubahan perilaku atau perubahan pengetahuan yang ingin dicapai setelah pelatihan dilakukan. Berdasarkan tujuan tersebut maka ditentukan materi untuk pelatihan untuk mencapai tujuan. 13
PEMILIHAN METODE PELATIHAN 1. 2. On the job training, yaitu dilakukan pada waktu jam kerja berlangsung, baik secara formal maupun informal. Off the job training, yaitu pelatihan dan pengembangan yang dilakukan secara khusus di luar pekerjaan. 14
FAKTOR EFEKTIVITAS PELATIHAN 1. 2. 3. 4. 5. Participation atau partisipasi merupakan keterlibatan seorang peserta dalam kegiatan secara aktif dan secara langsung. Repetition adalah melakukan atau mengatakan secara berulang-ulang dalam usaha menanamkan ide dalam ingatan seseorang. Relevance, pelatihan mempunyai arti atau manfaat yang sangat penting pada seseorang. Transference artinya adanya kesesuaian antara pelatihan dengan pekerjaan yang dilakukan sehari oleh pegawai. Feedback merupakan pemberian informasi atas perkembangan kemajuan yang telah dicapai oleh peserta pelatihan, mana yang perlu diperbaiki atau dipertahankan. 15
1. METODE-METODE PELATIHAN ON THE JOB TRAINING a. Job instruction training atau latihan instruksi jabatan adalah pelatihan untuk manajer atau supervisor yang bertindak sebagai pelatih untuk menginstruksikan bagaimana melakukan pekerjaan tertentu dalam proses kerja. b. Coaching adalah bentuk pelatihan dan pengembangan yang dilakukan di tempat kerja oleh atasan dengan membimbing petugas melakukan pekerjaan secara informal dan tidak terencana. 16
1. METODE-METODE PELATIHAN ON THE JOB TRAINING c. Job rotation adalah program yang direncanakan secara formal dengan cara menugaskan pegawai pada beberapa pekerjaan yang berbeda dan dalam bagian yang berbeda dengan organisasi untuk menambah pengetahuan mengenai pekerjaan. d. Apprenticeship adalah pelatihan yang mengkombinasikan antara pelajaran di kelas dengan praktek lapangan. 17
2. METODE-METODE PELATIHAN OFF THE JOB TRAINING Memilih Metode Terbaik dalam Pelatihan Misalnya, jika tujuannya adalah karyawan untuk belajar keterampilan yang sebenarnya, beberapa jenis pelatihan langsung dibutuhkan (misalnya, role play, simulasi). Karena kebanyakan program pelatihan memiliki beberapa tujuan dan sasaran, program pelatihan terbaik sering menggunakan berbagai metode sehingga karyawan akan memahami alasan -alasan untuk melakukan tugas tertentu, bagaimana tugas harus dilakukan (lawson, 2000). 18
a) • • Menggunakan Perkuliahan untuk Memberikan Pengetahuan Pemberian perkuliahan adalah sumber pelatihan yang baik jika tujuannya adalah untuk karyawan mendapatkan pengetahuan, tetapi, kecuali disertai dengan metode seperti simulasi dan permainan peran mereka biasanya tidak efektif. Bagian penting dari setiap presentasi pelatihan adalah berkas materi (handouts) untuk para penonton. Tujuan dari handout adalah untuk memberikan materi kepada peserta agar dapat digunakan kembali ke pekerjaan mereka.
b) • • Menggunakan Studi Kasus untuk Menerapkan Pengetahuan Studi kasus merupakan teknik pelatihan di mana karyawan, biasanya dalam kelompok, diberikan masalah kerja nyata atau hipotetis dan diminta untuk mengusulkan solusi terbaik Dengan metode ini, para anggota di kelompok kecil membaca sebuah kasus, yang mana merupakan situasi nyata atau hipotetis yang ditemui di pekerjaan mereka, kelompok kemudian mendiskusikan kasus ini, mengidentifikasi solusi yang mungkin digunakan, mengevaluasi keuntungan dan kerugian dari setiap solusi, dan mencapai sebuah kesimpulan tentang apa yang dianggapnya adalah solusi terbaik untuk masalah ini.
• Untuk meningkatkan keefektifan studi kasus, pertama trainees harus diajarkan prinsip-prinsip yang terlibat dalam memecahkan suatu jenis masalah, membantu untuk menggunakan prinsip-prinsip tersebut dalam membahas kasus tersebut, dan kemudian prinsip diperkuat setelah membaca studi kasus. Jika kunci dari prinsip-prinsip tidak diajarkan diperkuat, peserta pelatihan cenderung berfokus terlalu banyak di isi dari studi kasus tertentu ketika mencoba untuk memecahkan masalah di masa depan daripada menggunakan prinsip kunci (Allen & Connelly, 2005)
c) • • • Menggunakan Latihan Simulasi untuk Praktek Keterampilan Baru Simulasi adalah sebuah latihan yang dirancang untuk menempatkan trainees dalam situasi yang mirip dengan salah satu yang akan dihadapi pada pekerjaan. Keuntungan simulasi adalah memungkinkan peserta pelatihan untuk bekerja dengan peralatan langsung di bawah kondisi kerja yang sebenarnya tanpa adanya konsekuensi dari kesalahan Misalnya, dengan menggunakan peralatan kasir atau mengambil pesanan pelanggan mudah dipelajari. Tapi akan menjadi pekerjaan yang jauh lebih susah jika ada antrian panjang dengan banyak pelanggan yang emosi atau tidak sabaran, atau rekan kerja yang mudah marah. Latihan simulasi memungkinkan peserta pelatihan merasakan tekanan seperti itu tetapi tanpa benar mempengaruhi kinerja organisasi.
d) • • Berlatih keterampilan interpersonal Melalui Role-play atau bermain peran adalah sebuah teknik pelatihan di mana karyawan bertindak tentang peran simulasi. Bermain peran memungkinkan peserta pelatihan untuk melakukan keterampilan interpersonal yang diperlukan dengan bertindak di luar peran simulasi. Sebagai contoh, seorang supervisor mungkin memainkan peran seorang karyawan, atau petugas penjualan mungkin memainkan peran seorang pelanggan yang frustrasi tentang barang yang baru-baru ini dibeli. Dengan cara ini, karyawan dapat lebih memahami alasan dan perasaan orang-orang sekitar di tempat kerjanya.
e) • • Meningkatkan keterampilan interpersonal Melalui Perilaku Meniru (Behavior Modeling) Behaviour Modeling merupakan sebuah teknik pelatihan di mana karyawan mengamati perilaku yang benar, berlatih perilaku itu, dan kemudian menerima umpan balik tentang kinerja mereka. Perilaku ini disebut poin belajar dan pada dasarnya merupakan aturan untuk mengikuti dalam memecahkan suatu masalah. Selanjutnya, peserta melihat video para karyawan dalam benar dan tidak benarnya memecahkan masalah. Peserta pelatihan mencatat saat rekaman diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
1. 2. 3. 4. 5. 6. Pelatihan berkaitan dengan pekerjaan karyawaan yang harus segera dikerjakan. Membuat pelatihan yang menarik Meningkatkan karyawan buy-in Memberikan insentif. Insentif umum untuk menghadiri pelatihan termasuk sertifikat, uang, kesempatan promosi, dan kredit perguruan tinggi. Memberikan makanan Mengurangi stres yang terkait dengan menghadiri pelatihan
EVALUASI PELATIHAN DAN PEGEMBANGAN Evaluasi pelatihan dilihat dari efek pelatihan dikaikan dengan : 1. Reaksi peserta terhadap isi dan proses pelatihan. 2. Pengetahuan yang diperoleh melalui pengalaman latihan. 3. Perubahan perilaku. 4. Perbaikan pada organisasi. 26
- Slides: 26