Marzo 2018 GESTIN TIC Proceso Gestin TIC CATLOGO

Marzo 2018 GESTIÓN TIC

Proceso – Gestión TIC CATÁLOGO DE SERVICIOS Ø TI Soportes TIC Ø Administración de Usuarios de la Red Ø Administración de Usuarios Sistema de Información Ø Administración de Cuentas de Correo Electrónico Ø Internet Ø Telefonía IP Ø Conexión Wifi Ø Desarrollo y Mantenimiento de Aplicativos Ø Elaboración Copias de Seguridad y Restauración de Información Ø Mantenimiento Correctivo y Preventivo Equipos de Cómputo

Proceso – Gestión TIC HERRAMIENTA DE SOPORTE TIC Ingreso al Software

Proceso – Gestión TIC POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Proceso – Gestión TIC Compromisos como Funcionario o Contratista frente a la Seguridad de la Información Evito divulgar, modificar, retirar o destruir de manera no autorizada la información almacenada en los medios disponibles. En caso de desvinculación temporal o definitiva de la Veeduría Distrital o en caso de encargos o suplencia temporal: ØDevuelvo los activos de información que tenga asignados y en custodia, físico o virtual. ØSolicito por intermedio del jefe inmediato y/o supervisor, a través de correo electrónico a soporte@veeduriadistrital. gov. co deshabilitar o actualizar los privilegios en los sistemas a los que el usuario estaba Solicito por intermedio del jefe inmediato y/o supervisor, a través de correo autorizado. electrónico a soporte@veeduriadistrital. gov. co, la creación, reactivación o desactivación de usuarios de la red o sistemas de información; indicando los roles y permisos otorgados. No retiro, ni reparo, ni hago modificaciones a equipos de cómputo. Por intermedio del jefe inmediato y/o supervisor, a través de correo electrónico a soporte@veeduriadistrital. gov. co se solicita el soporte a Gestión TIC.

Compromisos como Funcionario o Contratista frente a la Seguridad de la Información Respondo por la información que registro en los portátiles destinados para las presentaciones. Respondo por el manejo y resguardo de la información que almaceno en los medios removibles. Respondo por la información que guardo en el disco duro Unidad C, del equipo a mi cargo. Respondo por el uso o tratamiento dado a mi usuario y contraseña, las contraseñas serán de uso personal e intransferible; No es recomendable la utilización de la opción ‘recordar contraseña’. Tips Contraseñas Leo y firmo el compromiso de manejo de la información pública clasificada y/o reservada y tratamiento de datos personales, anexo a la política. No consumo alimentos o bebidas en las instalaciones en los puestos de trabajo donde se encuentren equipos de cómputo. No instalo software sin licencia, por intermedio del jefe inmediato y/o supervisor, a través de correo electrónico a soporte@veeduriadistrital. gov. co se solicita el soporte, Gestión TIC revisará viabilidad y en los mantenimientos eliminará software no licenciado.

Compromisos como Funcionario o Contratista frente a la Seguridad de la Información Hago buen uso de la tarjeta de aproximación. Apago la pantalla al retirarme temporalmente del puesto de trabajo. Apago totalmente el equipo al finalizar la jornada laboral. Diligencio el Formato de Autorización de Salida de Elementos ABS-FO-01, cuando requiero sacar un equipo de cómputo de la Entidad. Hago buen uso de Internet: Ø Evito descargar software, archivos, música, juegos o videos desde internet que puedan saturar el canal, disminuir la velocidad de transmisión o llegar a ocasionar algún daño en el equipo. Ø Uso el recurso de internet para asuntos institucionales. Ø El acceso a internet a través del WIFI de la Veeduría Distrital sólo será autorizado para computadores portátiles y la clave solo puede ser ingresada por personal autorizado de Gestión TIC. Respondo por la información que tenga en custodia, disponible en papel, en lo posible la mantengo guardada en sitios bajo llave o archivadores mientras no se esté haciendo uso de ella o se termine la jornada laboral. Mantengo en lo posible los escritorios libres de papeles una vez culmine la jornada laboral.

Proceso – Gestión TIC UNIDADES DE RED La Veeduría Distrital tiene fragmentada la red, en 3 unidades: Y: para guardar información que pueden ver todos los usuarios de la Veeduría Distrital de manera temporal, la cual se depurará por el proceso de Gestión TIC cada 15 días. G: para guardar información por cada centro de gestión de la Entidad, la cual deberá estar organizada de acuerdo con las Tablas de Retención Documental. U: para que el usuario guarde su información. El proceso de Gestión TIC será el encargado de realizar backup de la información guardada en las unidades Y, G y U. El backup de la unidad C (disco duro del equipo) será responsabilidad del usuario.

Proceso – Gestión TIC DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Proceso – Gestión TIC Documento Electrónico Información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Documento Electrónico de Archivo Es un Documento Electrónico que permanece en estos medios electrónicos, ópticos o similares durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Digitalizado Consiste en una representación digital, obtenida a partir de un documento registrado en un medio o soporte físico, mediante un proceso de digitalización. Se puede considerar como una forma de producción de documentos electrónicos, realizada con los siguientes objetivos principales: consulta, trámite y como medida de seguridad.

Proceso – Gestión TIC Características del Documento Electrónico de Archivo:

Proceso – Gestión TIC Formatos de Documento Electrónico

Proceso – Gestión TIC Estructura Semántica para Nombrar Documento Electrónico Recomendación Observación Ejemplo Mínimo 5, máximo 30 caracteres. Prueba. Archivo. doc Si el nombre del documento es muy extenso, esto Prueba. De. Archivo. General Longitud de Nombre puede afectar procesos de backup, copia, migración, De. La. Nacion 2017. doc restauración, transferencia o compatibilidad entre (inadecuado) sistemas de archivos. Plan. Pagos. doc Uso de guiones No incluir ningún tipo de guion (_ -), ni de espacios. Plan_de_pagos-2017. doc El nombre del documento debe identificar en primera instancia el resultado del proceso del cual es producto, debe ser único, preciso, específico, de fácil recordación, de tal forma que se pueda buscar el Característica del documento por medio de un sistema destinado para Politica. Ambiental. pdf nombre tal fin, y este sea ubicado en el menor tiempo posible. p. Ambiental. pdf. Se pueden establecer ciertos estándares de nombramiento como por ejemplo que cuando se incluye el nombre de una persona colocar el apellido primero. Evitar el uso de pronombre como el, la, los y preposiciones como “de, en, por, para”, puesto que agregan un número mayor de caracteres al nombre Pronombres y Politica. Ambiental. doc del documento, se sugiere usarlos en el caso que sea Preposiciones La. Politica. Ambiental. doc fundamental para su identificación. Igualmente se sugiere no utilizar palabras como: si, pero, para.

Proceso – Gestión TIC Estructura Semántica para Nombrar Documentos Electrónicos Usar mayúsculas al inicio del nombre del Uso de Mayúsculas y documento, si el nombre del documento es Politica. Archivistica. pdf Minúsculas compuesto, usar la letra mayúscula al inicio de la POLITICAARCHIVISTICA. pdf palabra inicial e inicio de cada palabra compuesta. Carta. Señor. Gomez. doc Carta_Sr_Gomez. doc En lo posible evitar el uso de acrónimos y/o Supresion. Archivos. pdf Siglas, Acrónimos, abreviaturas; en el caso de siglas se sugiere utilizar Supr_De_Archivos. pdf Abreviaturas las de uso común. Sgdea. Agn. pdf SGDEAAGN. pdf Nombrar los documentos utilizando caracteres Caracteres Prueba. Resultado. doc alfanuméricos, no utilizar caracteres especiales Especiales Prueba&Resultado%. doc como / $% & ^ #. : <>. ¿’? , o tildes. Si el documento contiene numeración y el número Prueba 01. pdf Numeración contenido es de un solo digito, este debería ser Prueba 1. doc antecedido por el 0. En el caso que el documento obedezca a una versión específica, se debe anteceder el número V 01 Rendicion. Cuentas. doc Versionamiento de la versión elaborada, si el número de versión es V 1 Rendicion. Cuentas. doc de solo un digito, aplicar lo expuesto en la sugerencia Numeración.

Proceso – Gestión TIC Estructura Semántica para Nombrar Documentos Electrónicos Formato Fecha Extensión de archivo (formato de archivo) En dado caso que el nombre de archivo contenga fecha, esta deberá seguir los lineamientos de la norma ISO 8601 AAAA-MM-DD, en donde AAAA son los cuatro dígitos del año, MM dos dígitos del número de mes, si el número de mes es de solo 1 digito, se antecederá del número 0, DD corresponde al día, si el número de día es de solo 1 digito, se antecederá del número 0. El orden de posición de la fecha cambiará si el nombre del documento es un nombre de persona. El documento debe contener el identificador del programa en donde se generó el archivo (extensión), esto seguido de un punto, a saber: Si el archivo no contiene una extensión que identifique el software generador, esto dificultará el proceso de lectura y un probable daño del documento en mención. Tamaño del Archivo Este dependerá de los medios de almacenamiento dispuesto para tal fin, sin embargo, siempre es recomendable evitar archivos de gran tamaño pues se dificulta su manipulación. Relación con Documentación Física En dado caso que los archivos electrónicos se encuentren relacionados con documentación física se sugiere nombrar carpetas en los entornos electrónicos y en papel con el mismo título 20160503 Rendicion. Cuentas. pdf 16/05/03_Rendi. Cuentas_AGN. pdf V 01 Rendicion. Cuentas

arestrepo@veeduriadistrital. gov. co denuncie@veeduriadistrital. gov. co notificacionesjudiciales@veeduriadistrital. gov. c o Angela María Restrepo F Líder Gestión TIC AC 26, 69 – 76 Piso 3 Torre 1 Edificio Elemento Bogotá D. C. Fijo. (57 -1) 3 40 76 66 Ext. 310 - 311 Línea anticorrupción: 018000 124646 arestrepo@veeduriadistrital. gov. co