MAPPING AF FORML FOR ADMINISTRATIVE ENHEDER AARHUS UNIVERSITET

MAPPING AF FORMÅL FOR ADMINISTRATIVE ENHEDER AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

MAPPING AF FORMÅL FOR ADMINISTRATIVE ENHEDER OG FÆLLES PULJER 1. Kort opsummering af opgaven og sammenhængen til formålsregnskabet 2. Faglig administration vs. generelle fællesomkostninger 3. Tvivlsspørgsmål/fortolkninger 4. Opsamling AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

1. FORMÅL PÅ ALLE PROJEKTER Fokus mht. step 1 har været på institutterne – men hvad med det, der ikke er institutter og institutlignende enheder (centre)? I forhold til institutterne, er der endnu mere fordeling i dagens emne Udgangspunktet er den eksisterende registreringsramme – dvs. vi forsøger at undgå nye projekter og aktiviteter. AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

1. FORMÅL PÅ ALLE PROJEKTER AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

1. FORMÅL PÅ ALLE PROJEKTER AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

1. FORMÅL PÅ ALLE PROJEKTER AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

1. FORMÅL PÅ ALLE PROJEKTER 2 7 - 1 0 - 2 0 2 AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

2. FAGLIG ADMINISTRATION ELLER GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER? Generelle fællesomkostninger ~ se Konterings-og fordelingsvejledningen (KFV) fra UFS og vejledningen (forudgående slide). Alternativt kan man se generelle fællesomkostninger, som de tværgående funktioner alle virksomheder af AU’s størrelse har, uanset om de producerer forskning og uddannelse, mælkeprodukter, sygehusbehandlinger, ministerbetjening osv. Generelle fællesomkostninger kan ikke isoleres til at vedrøre specifikke faglige kerneopgaver. Generelle fællesomkostninger vedrører hele AU – dvs. fakultets- og AU-niveau. Dvs. der er i dagens emne en forskel til institutniveauet, hvor det kun er institutledelsen, der er en generel fællesomkostning. AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

2. FAGLIG ADMINISTRATION ELLER GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER? Hovedregler: Universitetsledelse inkl. stabe, fakultetsledelser og- stabe og HR er formål 6. generelle fællesomkostninger Administration af uddannelse/studier er formål 1. uddannelse Administration af forskeruddannelse er formål 2. forskning Administration af forskning er formål 2. forskning Bygningsadministration er formål 7. bygninger Dvs. ofte vil alle projekter på stedkoden vil kunne opsættes med samme formål AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

2. FAGLIG ADMINISTRATION ELLER GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER? Økonomi funktionerne er lidt mere komplicerede i f. t. formåls-mappingen, fordi projektøkonomi formålsmæssigt er f. eks. forskning eller uddannelse eller myndighedsbetjening, mens økonomi i øvrigt er generelle fællesfunktioner. Forslag til administrationscentrene: sæt formål 8 på stedets projekter og lav (i runde 2) en TAP-nøgle baseret på forventet tidsanvendelse på formål 6 vs. de primære formål (1. -4. ). TAP-nøglen tænkes også brugt på øvrige driftsomkostninger. Forslag til AU Økonomi (og bygninger): sæt formål 6 på økonomis projekter. Projektøkonomi fylder betydeligt mindre end på administrationscentrene. AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

2. FAGLIG ADMINISTRATION ELLER GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER? ”IT og formål” minder om ”økonomi og formål”, idet KFV forudsætter fordeling til primære formål (1. -4. ), hvis det er specifikke opgaver rettet mod de faglige formål. IT-support er defineret som en generel fællesfunktion. Office-pakker, journaliseringssystemer og økonomisystemer, IT-hardware og software, der kan bruges til alle formål er generelle fællesfunktioner, mens specialudstyr og –software skal henføres til det relevante formål. (punktet gælder ikke for institutter!) Typisk/ofte (? ) vil der være oprettet ”formålsentydige” projekter og aktiviteter i f. t. nogle af de faglige opgaver, men ofte kun til det, der ikke er løn. AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

2. FAGLIG ADMINISTRATION ELLER GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER? IT fortsat Risikoen ved at sætte specifikke formål på (f. eks. ) IT-projekter er, at man så skal være sikker på, at der ikke er en bias i, hvornår man har sat eller kan sætte specifikke formål et projekt. Eks. hvis de nu altid er uddannelses-IT, man kan identificere, mens resten skal nøglefordeles, hvordan får man udarbejdet en nøgle, der tager højde for, at IT-uddannelse allerede er fordelt? Så er en generel nøgle antageligt bedre. Med mindre man er sikker på, at der ikke er en bias i formålene på projekter, foreslås det, at man i stedet bruger et skøn for personalets tidsforbrug på formål 1 -6 og anvender det som nøgle i runde 2, dvs. IT-projekterne registreres som formål 8. samproduktion. AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

2. FAGLIG ADMINISTRATION ELLER GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER? Kommunikation er som hovedregel generelle fællesomkostninger. Men markedsføring og promovering af de enkelte faglige aktiviteter hører til de respektive primære formål. Hvis det er muligt at danne en nøgle mellem formål 1 -6 ud fra de ansattes forventede tidsanvendelse opsættes kommunikation som samproduktion på projekterne. Hvis der ikke er et fast mønster i tidsanvendelsen foreslås formål 6 til projekterne. AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

2. FAGLIG ADMINISTRATION ELLER GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER? Mere spidsfindige områder Forskerskoler er som udgangspunkt forskning. Der kan dog være udgifter til ph. d. -timeløn, der har et afvigende formål. En del af lønnede ph. d. -stipendiater skal være samproduktion, hvis ph. d. -nøglen skal flytte noget til uddannelse. SU ph. d. -stipendiater er 100 pct. forskning. Videreforsendelser fra forskerskoler internt og eksternt -> udgangspunkt forskning, se også intern handel Erhverv og Innovation – Erhvervsstaben er formål 6, The Kitchen er måske formål 3 ”markedsføring af goder…. som helt eller delvist er resultatet af institutionens egen produktion” USM og UDM (Universitetsledelsens strategiske-/driftsmidler) – se intern handel. RTP – skal opsættes med en nøgle, der svarer til det sidst kendte formålsregnskab (dvs. formål 8) for hele AU AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

2. OPSAMLING 2 Spørgsmål so far? Områder mangler i det forudgående? Osv. 7 Skænk en kop kaffe (før vi vender os mod intern handel…. ) - 1 0 - 2 0 2 AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

3. TVIVLSSPØRGSMÅL/FORTOLKNINGER • Ingen ”administration af administrationen” skal registreres – selvom der også er både HR og økonomi-administration i f. eks. AU Uddannelse og Arts Studier, så vil vi ikke registrere den del som særskilte generelle fællesomkostninger. Dvs. Hvis de to enheder har opgaver, der ikke er uddannelse, skal det være et andet primært formål og væsentligt (se herunder) – ellers regnes det til uddannelse. • Der skal være en vis væsentlighed for at registrere afvigende formål. 100 t. kr. pr. aktivitet er sat som vejledende grænse. • Det samme gælder if. t. nøglefordelinger – der er ikke grund til at nøglefordele administrative enheder, der er 98 % et formål (eks. fylder projektøkonomi under 2 % af hele AU Økonomi og Bygninger), fordi i step 2 vil AU Økonomi og Bygninger alligevel blive fordelt på formål 1 -4. AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

3. HVORDAN TAGER MAN HØJDE FOR INTERN HANDEL? AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

3. HVORDAN TAGER MAN HØJDE FOR INTERN HANDEL? 3. Puljeuddelinger og andre flytninger af indtægter er egentlig ikke intern handel – Her skal 1. Artskontisættene 22085 X/22095 X altid anvendes (tænkes i f. t. formålsregnskabet at blive defineret som flytning af finanslovsmidler, der ikke indgår i formålsregnskabet!), hvis ikke art 121122 anvendes 2. Sælgers (den der modtager midlernes) eksterne omkostninger vil herefter slå igennem i formålsregnskabet, mens den interne handel er blevet til finanslovsindtægter, der slet ikke indgår i formålsregnskabet. Sælgers omkostninger skal følge sælgers projekt. Formål på den interne handel vil følge projekterne, men er ikke relevant at forholde sig til. Et eksempel kunne være flytning af midler fra fakultetets ph. d. -pulje til institutter og projekter 4. Overhead AU opsætter alle aktiviteter 77777 og 91777 som forskning (efter indlæsning af projekternes formål) – det sikrer, at overheadtransaktioner går i nul formålsmæssigt pr. sted. OH skal man altså ikke opsætte som afvigende formål i fm. mappingsøvelsen AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

3. HVORDAN TAGER MAN HØJDE FOR INTERN HANDEL? Þ Alm. intern handel af konkrete varer og tjenester skal ikke have samme formål hos køber og sælger Þ Omkostningsfordelinger skal have samme formål hos køber og sælger – Bidrag flyttes til art 121121 eller 121122 Þ Overhead skal altid være forskning (også på DR 2) Þ Flytning af indtægter defineres ud af intern handel AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

4. OPSAMLING Spørgsmål? AARHUS UNIVERSITET 9. NOVEMBER 2020 MORTEN VILS SØRENSEN CHEFKONSULENT

AARHUS UNIVERSITET