Mapowanie procesw jako metoda opracowania zaoe EZD Plan

Mapowanie procesów jako metoda opracowania założeń EZD

Plan prezentacji • • • Jak prowadzić elektronizację usług? Czy EZD warunkuje sprawną realizację e-Usług? Jak przeprowadzić wdrożenie systemu EZD? Jak mapować procesy, aby było to użyteczne? Mapowanie… czyli co dokładnie? Od przepisów… do formularza dla e-Usługi. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2

Wczoraj… • Zjawiska: – 40% JST potwierdza, że osiągnięcie sprawności JST i innowacyjności pracowników JST jest możliwe dzięki wdrożeniu e-Usług. e-Urząd jest szybszy, tańszy oraz zwiększa się wydajność pracowników [MAi. C 2012]. – Jednym z regionów o największym % urzędów posiadających tylko papierowy obieg dokumentów jest WKP (64%), w WW wynosi 40% [MAi. C 2012]. • Problemy: – Brak lub znikoma liczba e-Usług dla klientów zewnętrznych, w tym dostępnych przez e. PUAP: niedostosowanie wewn. procesów JST do świadczenia e-Usług, w tym brak kontroli zarządczej procesów pozwalającej m. in. na ocenę efektywności kosztowej korzystania z ESP i e-Usług. – Brak opisu oraz niedostosowanie procesów do świadczenia e-Usług i działania e-Urzędu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3

Cel główny projektu , , e-UM’’ • Wzrost elektronizacji usług i wymiany korespondencji elektronicznej przez Partnerów projektu […] • Dlaczego? – Zwiększenie efektywności działania urzędu – Zmiana sposobu zarządzania obiegiem dokumentacji – Wdrożenie e-Usług (w szczególności dla procesów powtarzalnych) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4

Jaki jest związek e-Usługi z procesem? • Proces biznesowy to zbiór aktywności prowadzących do zdefiniowania produktów / usług podmiotu, tworzących z punktu widzenia klienta wartość dodaną. Każdy proces biznesowy dotyczy tylko jednego podmiotu, może jednak współdziałać z procesami innych organizacji. • e-Usługa – usługa świadczona drogą elektroniczną przez sieć telekomunikacyjną, a w tym sieć komputerową, np. Internet, z wykorzystaniem technologii informacyjnej, której świadczenie jest zautomatyzowane i która wymaga niewielkiego udziału człowieka [Wikipedia]. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5

Jak zrealizować ten cel? • Zamodelować procesy • Określić ich wskaźniki efektywności (kontrola zarządcza) • Zasymulować wykonanie pewnej liczby procesów • Przeanalizować wyniki • Poprawić procesy (wersje TO-BE) • … • I dopiero wtedy opracować formularz dla e-Usługi! Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6

Ale to już było… • Projekt EAP, Uniwersytet Warmińsko-Mazurski • Mapy procesów – bazy danych – 8 urzędów wojewódzkich – 8 urzędów marszałkowskich – 14 urzędów miast • Modele referencyjne procesów – urząd wojewódzki – urząd marszałkowski – urząd miejski Źródło: http: //www. uwm. edu. pl/e-administracja/images/ stories/konf_prez/sesja 1_szczepan_figiel. pdf Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7

Ale to już było… Źródło: http: //www. uwm. edu. pl/e-administracja/images/stories/konf_prez/sesja 1_szczepan_figiel. pdf Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8

A do czego dążymy w e-UM? • Zbudowanie mapy procesów konkretnego urzędu (zadania własne) – Wewnętrznych – Pomiędzy jednostkami administracji (A 2 A) – Pomiędzy Urzędem a obywatelami (A 2 C) – Pomiędzy Urzędem a organizacjami (G 2 O) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9

Mapowanie krok po kroku 1. Zebranie dokumentacji, np. : – Opis procedury na BIP – Regulacje prawne 2. Przygotowanie I wersji modelu AS-IS 3. Konsultacje modelu z właścicielem procesu 4. Przygotowanie modelu do symulacji: – Zgromadzenie informacji nt. czasów/kosztów/ liczby osób zaangażowanych w wykonanie kolejnych kroków (czynności) w procesie – Wyznaczenie wskaźników efektywności procesu 5. Przeprowadzenie symulacji 6. Opracowanie i konsultacje modelu w wersji TO-BE

Klucz do dobrego mapowania? • Konsultacje z właścicielami procesów!

Dotychczasowe wnioski • Widoczne „luki” w procedurach, regulaminach • Problemy z aktualnością informacji publikowanej na BIP • „Mój proces” versus opracowany model versus regulaminy/ustawy • Trudności z oszacowaniem czasów/kosztów wykonania czynności • Zauważalna potrzeba zmian – Wyraźna chęć usprawnienia obecnych procesów i wdrożenia e-Usług

Jutro: rezultaty • • • Dokumentacja procesu Ulepszanie procesów Ocena zgodności procesów z przepisami Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie wiedzą Analiza kosztów wykonania procesów Tworzenie architektury korporacyjnej Ocena oprogramowania / Wybór oprogramowania Zarządzanie dokumentami Zarządzanie przepływem pracy (w tym systemy workflow) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 14

e-UM: najważniejsze rezultaty • Mapa procesów – Analiza procesów – Szkolenie modelowania procesów w celu aktualizacji / definicji nowych procesów (w jakim celu? A jak aktualizować procesy w EZD? ) • Specyfikacja wymagań dla systemu informatycznego wspomagającego wykonanie procesów 1/23/2022 Katedra Informatyki 15 Ekonomicznej

Elektroniczny obieg dokumentów • Kompleksowe zarządzanie informacją (przy założeniu najpełniejszego przetwarzania, gromadzenia, przechowywania i udostępniania informacji wchodzących i wychodzących ze systemu) • Prowadzenie obiegu dokumentów • Monitorowanie stanu realizacji procesów • Zdalna realizacja zadań w procesie przez pracowników Urzędu // zwiększenie efektywności współpracy • Zwiększenie nadzoru nad jednostkami podległymi poprzez udostępnienie części platformy Urzędu na rzecz dzielenia się informacjami związanymi nadzorem Urzędu nad ich działalnością • Wsparcie kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach podległych • Wymaganie pozafunkcjonalne: otwartość na zmiany wynikające ze specyfiki kultury organizacyjnej Urzędu, rozwoju technologii i nowelizacji przepisów prawa 1/23/2022 Katedra Informatyki 16 Ekonomicznej

Efekty projektu • Zwiększenie zakresu udostępnienia e-Usług dla klientów (interesariuszy) zewnętrznych i wewnętrznych, a także skrócenie czasu wykonywania usług • Uproszczenie i elektronizacja procedur i procesów • Ograniczenie kosztów administracyjnych Urzędu • Otwarcie i wspieranie form zarządzania pracownikami, dla wzmocnienia terminowości i jakości wykonywanych zadań, oraz wykorzystania potencjału pracowników • Zwiększenie transparentności działania Urzędu • Otwarcie się na współpracę z innymi systemami funkcjonującymi w Urzędzie (interoperacyjność w administracji publicznej) oraz innymi urzędami administracji publicznej • Ułatwienie komunikacji między interesariuszami a Urzędem • Budowa nowoczesnego wizerunku Samorządu Województwa 1/23/2022 Katedra Informatyki 17 Ekonomicznej

Podsumowując… • Procesy są postawą e-Usług, a efektywne procesy są podstawą efektywnych e-Usług • Modelowanie procesów jest zadaniem złożonym, ale warto! • Bez mapowania trudno mówić o wspierającym je EZD, bowiem informacja o liczbie i charakterze procesów pozwala m. in. na: – – wybór odpowiedniego oprogramowania je wspierającego zwiększenie efektywności zadowolenie interesariuszy i urzędników wdrożenie e-Usług Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 18

Źródło finansowania projektu • Projekt , , e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w Urzędach Marszałkowskich Województw Wielkopolskiego i Kujawsko-Pomorskiego’’ finansowany jest ze źródeł Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach konkursu 2/POKL/5. 2. 1/2013. Realizacja projektu odbywa się w okresie od 01. 04. 2014 do 31. 08. 2015 roku. Numer projektu: POKL. 05. 02. 01 -00 -002/14. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 19