Mapa de Processo UFF CTC Universidade Federal Fluminense

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Mapa de Processo

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Objetivos No final deste modulo, o participante será capaz de: ð Definir o que é um Mapa de Processo. ð Construir um SIPOC. ð Conhecer os símbolos padrão de um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP). ð Construir um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) e detectar fábricas ocultas. ð Construir um Mapa de Processo a partir de um SIPOC e DFP. ð Detectar as atividades que agregam valor e as que não agregam valor. 2

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Mapa de Processo Definição É uma descrição gráfica de um processo usando símbolos e um formato padrão. Importância 1. Identifica retrabalhos. 2. Identifica passos que não tem valor agregado. 3. Identifica gargalos. 4. Identifica inspeções (ou aonde deveria haver inspeções). 5. Identifica onde as pessoas usam diferentes processos para fazer a mesma operação. 6. Excelente ferramenta para treinamento. 3

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Preparar Suco de Limão Adicionar Açúcar e Água Misturar Servir Lavar Limões Partir Limões Espremer Limões Filtrar Suco 6

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Preparar Suco de Limão Adicionar Açúcar e Água Misturar Servir Lavar Limões Partir Limões Espremer Limões Filtrar Suco Colocar Limões Adicionar Prensar por no espremedor água 10 segundos Limpar Prensa Até que nível devemos chegar? 7

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma *Estratégia de Negócios Gerencial *Planej. de Processos Marketing **SIPOC S Produção Cotação Compras Avaliação Aquisição RH C **Subprocessos * Seleção de Projetos ** Desenvolvimento de Projetos 8

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Versões do Mapa de Processo Existem pelo menos 3 versões do Mapa de Processo O que pensamos que é: O que realmente é: O que gostaríamos que fosse: Um dos maiores perigos ao usar esta ferramenta é permanecer no nível “o que pensamos que é” 9

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Elaboração do Mapa de Processo Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) SIPOC Entradas Externas Saídas Externas Passos do Processo Mapa de Processo 10

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma SIPOC - Procedimento 1. Definir alcance do processo: Início e Fim. 2. Identificação de Clientes 3. Identificação de Exigências do Cliente = Saídas do Processo 4. Identificação das Entradas do Processo = Exigências aos Fornecedores 5. Identificação de Fornecedores 13

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma PROCESSO PREPARAÇÃO DE CAFÉ SAÍDAS SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe CLIENTE CONSUMIDOR 17

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma ENTRADAS PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA CALOR TEMPO FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER PROCESSO PREPARAÇÃO DE CAFÉ SAÍDAS SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe CLIENTE CONSUMIDOR 18

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Fornecedor Entradas RESTAURANTE ARMAZÉM COMÉRCIO PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA CALOR TEMPO FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER PROCESSO PREPARAÇÃO DE CAFÉ Saídas SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO Cliente CONSUMIDOR 19

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Fornecedor Entradas RESTAURANTE ARMAZÉM COMÉRCIO PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA CALOR TEMPO FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER X´s PROCESSO PREPARAÇÃO DE CAFÉ Saídas SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO Cliente CONSUMIDOR Y´s Req’s do Cliente = Saídas do Processo (Y’s) Entradas do Processo (X’s) = Req’s aos Provedores 20

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Exercício Para seu projeto/processo, identifique: 1. Cliente(s). 2. Exigências (Y’s - Saídas do Processo). 3. Entradas do processo (X’s – Exigências aos Fornecedores). 4. Fornecedores. Identifique pelo menos 5 X´s e 5 Y´s. 21

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Recomendações SIPOC þ Gaste o tempo necessário para identificar completamente os Y’s importantes e TODOS os X´s do processo. þ Seja específico enquanto está listando os X´s muito amplos (comportamento do mercado, planejamento estratégico, desenho de peças, etc) dificultarão as ferramentas posteriores. 22

Diagrama de Fluxo de Processo (DFP)

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Diagrama de Fluxo de Processo Diagrama que representa a seqüência de operações de um processo, utilizando símbolos padrão. Símbolos Padrão Operação Demora Armanezamento Decisão Transporte 24

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Procedimento - DFP 1. Definir escopo do processo (princípio e fim). 2. Listar todas as operações que existem no processo. 3. Ordenar as operações de acordo com a seqüência atual do processo. 4. Traçar o DFP usando os símbolos padrão. 5. Anotar informações adicionais: Tempo de ciclo. Custo 6. Detectar ineficiências: Retrabalhos. Gargalos. 25

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma DFP - Listar e Ordenar Operações Lista de Operações: 2 Fazer Café 5 Servir Café 3 Preparar Serviço 1 Set up Cafeteira 4 Inspeção Final Ordem das Operações: 1 Set up Cafeteira 2 Fazer Café 3 Preparar Serviço 4 Inspeção Final 5 Servir Café Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe 28

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma DFP - Traçar Diagrama NÃO SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO INSP OK? SIM SERVIR Este diagrama deve comprovar-se com o processo operando em condições normais. Fazer as alterações caso seja necessário. 29

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma NÃO SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO 1 minuto ? $$$ 10 minutos ? $$$ 3 minutos ? $$$ INSP OK? SIM SERVIR 5 minutos ? $$$ DFP – Informações adicionais 30

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Retrabalho NÃO SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO 1 minuto ? $$$ 10 minutos ? $$$ 3 minutos ? $$$ INSP OK? (Oportunidade para um projeto Seis Sigma) SIM SERVIR 5 minutos ? $$$ Os retrabalhos chamam-se “Fábrica Oculta”. 31 31

Mapa de Processo

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UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Glossário Passo com Valor Agregado (VA): Passo do processo que modifica o produto ou serviço de uma maneira desejada pelo cliente. Saídas (Y externos): Exigências do Cliente. Saídas (Y internos): Resultado de um Subprocesso que tem o objetivo de satisfazer a outro Subprocesso posterior. Entradas (X externos): Exigências aos fornecedores. Entradas (X internos): Exigências de um passo de processo para o seu funcionamento. Os Y´s internos com freqüência se convertem em X´s de passos posteriores. 34

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Documentação de apoio Para os X´s e os Y´s internos podemos nos basear em: Procedimentos de Operação. Manuais de Operação do Equipamento Brainstorming. 35

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Procedimento 1. Enriquecer o DFP com as Entradas e Saídas que foram marcadas quando de sua identificação no SIPOC. Identificalas como externas. 2. Identifica os X´s e os Y´s internos em cada passo do processo. 3. Classifica os X’s da seguinte maneira: Controláveis (C): Aqueles que podemos modificar facilmente. Ruído (R): X’s que são difíceis ou onerosos para modificar ou não podem ser modificar porque já estão definidos pela infra-estrutura do processo. Procedimento de Operação (PO): Detalhes de execução do processo (segurança, partida, limpeza, inspeção inicial, etc). 4. Assinala os passos dos processos como AV ou NAV (Agrega Valor ou Não Agrega Valor). 36

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma NÃO SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO 1 minuto 10 minutos 3 minutos X´s PÓ DE CAFÉ ÁGUA FILTRO Y’s X’s SABOR RECIPIENTE ODOR GUARDANAPO TEMPERAT. XÍCARA COR COLHER INSP OK? SIM Y’s APRESENTAÇÃO SERVIR 5 minutos Y’s APRESENTAÇÃO TEMPERATURA SABOR ODOR COR ENTRADAS SAíDAS PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO 38

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma NÃO SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO 1 minuto 10 minutos 3 minutos X´s PÓ DE CAFÉ ÁGUA FILTRO OPERAÇÃO CAFETEIRA INSP OK? X’s Y’s TEMPO CAL SABOR RECIPIENTE APRESENTAÇ TEMP OPER ODOR GUARDANAPO TEMPERAT. XÍCARA COR COLHER SIM SERVIR 5 minutos X’s Y’s AÇÚCAR APRESENTAÇÃO TEMPERATURA SABOR ODOR COR X’s & Y’s internos 39

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma NÃO SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO 1 minuto 10 minutos 3 minutos X´s PÓ DE CAFÉ (C) ÁGUA (C) FILTRO (C) OPERAÇÃO CAFETEIRA (PO) INSP OK? SIM SERVIR 5 minutos X’s Y’s TEMPO CAL (C) SABOR RECIPIENTE (C) APRESENTAÇ AÇÚCAR (C) APRESENTAÇÃO TEMP OPER (C) ODOR GUARDANAPO (C) TEMPERATURA TEMPERAT. XÍCARA(C) SABOR COLHER (C) ODOR Clasificação dos X’s 40

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma NÃO V A N SET UP CAFETEIRA 1 minuto X´s PÓ DE CAFÉ (C) ÁGUA (C) FILTRO (C) OPERAÇÃO CAFETEIRA (PO) AV FAZER CAFÉ 10 minutos V A N PREPARAR SERVIÇO V A N INSP OK? AV SIM 3 minutos SERVIR 5 minutos X’s Y’s Y’s TEMPO CAL (C) SABOR RECIPIENTE (C) APRESENTAÇÃO X’s APRESENTAÇÃO TEMP OPER (C) ODOR GUARDANAPO (C) AÇÚCAR (C) TEMPERATURA TEMPERAT. XÍCARA(C) SABOR COLHER (C) ODOR COR Agrega valor o que: Modifica a Forma do produto/serviço. Modifica a Função do produto/serviço. Modifica a Fixação do produto/serviço. É requerido por Lei. Exemplos de Operações que NÃO agregam valor: Inspeções. Retrabalhos. Verificações. Pista extra: Se um processo não tem uma Saída associada é provável que não agregue valor. Assinalar AV/NAV 41

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Recomendações Finais þ Deve-se ter um Mapa de Processo suficientemente detalhado para cobrir as seguintes ferramentas: Matriz Causa e Efeito FMEA Análises Multivari Ferramentas Analíticas þ O Mapa de Processo final deve conter entre 30 e 50 X´s. þ Se descobrimos alguma oportunidade imediata devemos comentá-la com os Líderes de Projeto, Dono do Processo, e o MBB. Isto implicará na revisão do Plano de Controle do Processo. 42

UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma Revisão dos Objetivos Agora devemos ser capazes de: ð Definir o que é um Mapa de Processo. ð Construir um SIPOC. ð Conhecer os símbolos padrão de um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP). ð Construir um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) e detectar fábricas ocultas. ð Construir um Mapa de Processo a partir de um SIPOC e DFP. ð Detectar as atividades que agregam valor e as que não agregam valor. 43