MANUAL POLITICAS DE OPERACION MSIGMC194 02 Version 02

MANUAL POLITICAS DE OPERACION M-SIGMC-194 -02 - Version 02 ALCALDIA DE POPAYAN

• OBJETIVO Establecer los parámetros que permitan controlar los diferentes procesos para: • Definir los parámetros para gestionar cada proceso, y recursos necesarios para la adecuada operación de la entidad. • Mantener la coherencia y armonía entre los lineamientos estratégicos y la operación de la entidad. • Describir y establecer la política que propenda por el buen uso y protección de los recursos tecnológicos de la Alcaldía de Popayán. • Dar cumplimiento a lo establecido en las normas: MECI 1000/2005, NTCGP 1000/2009. ALCANCE Aplica desde la formulación de las Políticas de Operación en cada proceso hasta el cumplimiento de las mismas, por parte de todo el personal de la entidad. ASPECTOS GENERALES Las políticas de operación son guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes y proyectos. Las políticas de operación facilitan el control administrativo estableciendo normas administrativas para garantizar el desarrollo de los objetivos de la Alcaldía. Las políticas de operación están directamente relacionadas con los otros elementos del componente Actividades de control ya que éstas constituyen la base para la definición de controles e indicadores, necesarios para evaluar el desempeño del control interno y el cumplimiento de los fines de la entidad. Una vez definidas las políticas de operación, éstas son presentadas al Comité Coordinador de Control interno quien es el ente encargado de revisarlas y dar la aprobación o solicitar los ajustes a las mismas. . La revisión de las Políticas se realiza anualmente dentro de las actividades de planeación institucional, donde cada responsable del proceso revisa las políticas definidas, para así garantizar que éstas se ajustan y se adaptan a las diferentes circunstancias que pueden presentarse en la entidad.

POLITICAS DE OPERACIÓN PROCESOS ESTRATEGICOS DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA GESTION DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

PROCESOS ESTRATÉGICOS DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA: • Cada uno de los procesos de las diferentes dependencias de la administración municipal estarán acordes a los lineamientos y parámetros establecidos por el sistema institucional de direccionamiento y planeación estratégica, en cabeza del Alcalde y la Oficina Asesora de Planeación. • La Alcaldía de Popayán gestionará y dará prioridad a los Proyectos que generen mayores beneficios económicos y sociales a la comunidad, Viabilizándólos, registrándolos, aprobándolos hasta el 31 de agosto de cada año. • La Alcaldía de Popayán implementará y operativizará de manera activa el Consejo Financiero Municipal (CONFISMU). El Banco de Proyectos de la Alcaldía de Popayán registrará únicamente Proyectos de Inversión Pública. • Cada unidad ejecutora de la administración municipal delegará un responsable encargado de reportar bimestralmente los avances del Plan de Acción de su competencia. • La Alcaldía de Popayán establece que las administraciones venideras darán continuidad –en el marco de los principios de la administración pública- a aquellos Programas y Proyectos que por su valor estratégico así lo requieran.

DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA: • Las Unidades Administrativas e instancias de Gestión de la administración municipal formularán y estructurarán sus planes de acción anuales de acuerdo con los lineamientos y metas del plan de desarrollo en vigencia, recibiendo la respectiva asesoría y acompañamiento por parte de la oficina Asesora de Planeación. • La Alcaldía de Popayán definirá el impacto económico que genera cada Proyecto por medio de un sistema de Valoración. • La Administración Municipal evaluará los impactos integrales generados por aquellos programas y proyectos del orden estratégico a través de las herramientas pertinentes de evaluación ex ante y ex post. • La Oficina Asesora de Planeación liderará la realización del Plan de Compras de la Administración Municipal, realizando reuniones con todos líderes de los procesos para articular y elaborar un plan con las necesidades reales de adquisición de elementos y de ejecución presupuestal; para ello las reuniones iniciaran en los meses de agosto, septiembre, octubre del año en curso. • Todo ajuste, cambio, que tenga el plan de compras de la entidad debe ser autorizado y tramitado ante la Secretaria General por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

PROCESOS ESTRATEGICOS GESTIÓN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL: Para cualquier modificación o ajuste, de tipo excepcional u ordinario que proponga la Administración Municipal, al Plan de Ordenamiento Territorial (POT) debe seguir el mismo procedimiento llevado a cabo para la adopción inicial del POT, que incluye el concepto favorable del Consejo Consultivo de Ordenamiento Territorial y la resolución de concertación del componente ambiental con la CRC. Todo concepto o definición con posterioridad al Plan de Ordenamiento Territorial, que afecte el territorio en la parte ambiental (humedales, quebradas, cerros, áreas protectoras) deben contar previamente con un acto administrativo por parte de la CRC como autoridad ambiental departamento. La conservación, manejo y protección del sector antiguo de Popayán declarado monumento nacional, mediante la ley 163 de 1959, que a partir de la ley 1185 de 2008 lo convierte en bien de interés cultural del ámbito nacional, tendrá como base el PEMP del sector histórico y tendrá un plan de acción concertado con el Ministerio de Cultura, que contenga objetivos, actividades priorizadas, metas en el corto mediano y largo plazo e informes semestrales. Con el fin de adelantar procesos de legalización urbanística se requerirá los estudios de riesgo por inundación y deslizamiento que corresponda y las propuesta de mitigación necesarias, previo al acto admisorio del proceso de legalización.

POLITICAS DE OPERACIÓN PROCESOS MISIONALES GESTION DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA GESTION DE MOVILIDAD GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA GESTIÓN AGROAMBIENTAL DESARROLLO ECONOMICO Y TURISMO GESTION MUNICIPAL DEL RIESGO GESTION DE SALUD GESTION EDUCATIVA INTEGRAL GESTION DE CULTURA, DEPORTE Y RECREACION

PROCESOS MISIONALES GESTION DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA COMISARIA DE FAMILIA Se realizarán mínimo 2 capacitaciones al mes en prevención de violencia intrafamiliar, de alimentos, entre otros temas relacionados con la Comisaria de familia. La respuesta a los procesos de conciliación recibidos se realizarán en máximo 15 días hábiles. La respuesta a los procesos de alimentos se realizarán en máximo 3 días, En el momento que una persona no comparezca a la audiencia se declara fracasada En los procesos de violencia intrafamiliar se realizará en máximo 10 días hábiles, para dictar la medida de protección. Realizar Comisaria Móvil por lo menos una vez al mes, ya sea rural o urbana

PROCESOS MISIONALES GESTION DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA INSPECCIÓN DE POLICIA (ESPECIAL) Semanalmente se realizarán repartos de los asuntos radicados por la ciudadanía para su respectivo trámite. Para las denuncias por perdida de documentos y otros elementos la recepción del trámite se realizará en máximo 10 minutos. Para las denuncias policivas por agresiones verbales o físicas y amenazas se realizarán en máximo 25 minutos PRESUPUESTO PARTICIPATIVO Las obras y las instituciones educativas deberán pertenecer al municipio para poder ser incluidos dentro del Presupuesto. La obra priorizada debe tener concepto favorable del estado de redes de acueducto y alcantarillado, gas y telefonía para su ejecución. Para la ejecución de la obra la nomenclatura debe estar acorde con la definida para la ejecución del presupuesto

PROCESOS MISIONALES GESTION DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y ESPACIO PÚBLICO • Las PQR se solucionarán en máximo 30 días calendario, teniendo en cuenta si esta solución le compete a la entidad o debe enviarse a la Superintendencia de Industria y Comercio o Justicia Ordinaria. • Todo proceso deberá contar con evidencia objetiva, ya sea escrita, fílmica, fotográfica, o cualquier mecanismo de prueba. FRENTES DE SEGURIDAD URBANA Y RURAL • Todo frente comunitario de seguridad debe estar constituido mediante un acta de conformación debidamente legalizado. • Los integrantes del frente comunitario de seguridad se comprometen a dar buen uso a los elementos destinados para tal fin. • Todo frente comunitario de seguridad consta de: Coordinador, Plano de cuadra, perfil de cuadra, árbol telefónico y alarmas (cable, pulsador o interruptor y cinta) debidamente instalado. • Todo frente comunitario de seguridad rural consta de: Coordinador, subcoordinador Plano de cuadra, perfil de cuadra, árbol telefónico y radio de comunicación. • El Coordinador y subcoordinador se capacitan en manejo de equipos y claves de comunicaciones. • El monitoreo de los frentes comunitarios de seguridad estará a cargo en conjunto con la policía comunitaria. • Los equipos entregados a los frentes comunitarios de seguridad serán entregados mediante contrato de comodato y acta de

PROCESOS MISIONALES GESTION DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA COMANDOS DE ATENCIÓN INMEDIATA C. A. I. • Para la conformación de los Comandos de Atención Inmediata blindados se requiere de: Selección del terreno el cual debe pertenecer al municipio o a la Policía Nacional mediante certificado de tradición y registro predial. • Para la construcción de un C. A. I. blindado debe contar con un estudio de uso de suelos, estudio topográfico y diseño estructural establecido por la Alcaldía de Popayán y la Policía Nacional. CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN URBANO Todas las cámaras de seguridad que están ubicadas en la ciudad deben encontrarse en los puntos estratégicos o sea sin obstáculos, que permitan mayor cobertura de visualización.

PROCESOS MISIONALES GESTION DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA BIENESTAR PARA NIÑOS, NIÑAS, ADOLECENTES Y JOVENES (NNA) • El Consejo de Políticas Sociales se encargará de realizar el seguimiento y verificación del cumplimiento de la Políticas Públicas emitidas por la alcaldía. • El Consejo de Políticas sociales sesionará mínimo cuatro (4) veces al año, instalado por el Señor Alcalde. • La comunidad será el veedor del cumplimiento de las Políticas Públicas. • Generar la prevalencia en los derechos de niños, niñas y adolecentes en la generación de la Políticas Públicas municipales, basados en la solidaridad, equidad, participación social, complementariedad, financiación, gestión y eficiencia del gasto e inversión pública entre otros. • Velar por el cumplimiento del decreto 144 del 2 de mayo del 2008. • Todo niño, niña y adolecente que incumpla con el decreto 144 será conducido al Centro de Protección NNA • Realizar todos los fines de semana el control de las pandillas en las diferentes comunas de la ciudad. • Todo NNA encontrado en una casa de lenocinio será puesto a disposición del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF • Todo establecimiento público como bares, discotecas, casas de lenocinio y todo lugar donde se realice el expendio o consumo de licores, bebidas alcohólicas y bebidas embriagantes, que permita el ingreso de NNA será sancionado con base en lo establecido en la Ley. • Los rectores de las Instituciones educativas son los encargados de solicitar por escrito los controles de requisas a los estudiantes para la prevención del porte de armas de juego, blancos y sustancias alucinógenas, esta actividad debe ser coordinada con Secretaria de

PROCESOS MISIONALES GESTION DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA ATENCION A POBLACION EN SITUACIÓN DE DESPLAZAMIENTO (U. A. O) • Toda persona victima de conflicto armado debe rendir una declaración ante el Ministerio Público para ser valorado por Prosperidad Social o D. P. S. • Todos los centros hospitalarios deben mantener la base de datos de población desplazada actualizada la información será suministrada mensualmente por Prosperidad Social o D. P. S. • Todo desplazado para acceder a servicio de salud debe presentar su carne o cédula en su defecto. • La Alcaldía de Popayán cuenta con albergue temporal donde se reciben las personas víctimas de conflicto armado que no cuenten con un lugar donde pernoctar, durante el transcurso de valoración por Prosperidad Social o D. P. S. . • La Secretaria de Gobierno es quien tiene a su cargo el subcomité de Planeación y subcomité de atención. • El Alcalde de Popayán es quien preside el Comité Territorial de Justicia Transicional.

PROCESOS MISIONALES GESTION DE MOVILIDAD: • La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de Popayán, entregará al ciudadano las licencias de Conducción y licencias de Tránsito (tarjeta de propiedad) el mismo día, luego de verificar que la documentación esté completa y de su respectiva radicación. • La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de Popayán, realizará los siguientes trámites el mismo día: entrega de órdenes de salida de vehículos inmovilizados, liquidaciones de multas y trámites, acuerdos de pago, verificación de pagos y certificados de tradición; luego de que se radique la documentación completa y/o se haga la solicitud de manera formal. • La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal, realizará el trámite de entrega de vehículos inmovilizados por infracciones de Tránsito, única y exclusivamente con el propietario del vehículo (quien aparezca registrado en la licencia de tránsito), con un tercero presentando poder debidamente autenticado o con el infractor. • La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de Popayán, a través de su sección jurídica atenderá audiencias públicas por infracciones de Tránsito, personalmente al infractor o al mismo en compañía de su abogado. • La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de Popayán realizará la inscripción de ciudadanos al RUNT el mismo día, siempre y cuando el

GESTION DE MOVILIDAD: La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de Popayán realizará el descargue de pagos de infracciones de tránsito (reporte al simit) en un término NO superior a 2 días, luego de radicar la documentación completa. La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de Popayán, recibirá y radicará los documentos para la expedición de tarjetas de operación de vehículos de servicio público con 2 meses de antelación (por ley – Decreto 170 de 2001)) al vencimiento de la tarjeta actual; ésta será tramitada y expedida dentro de este término. La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de Popayán, recibirá con 15 días de antelación las solicitudes para Permisos para cierres de vías, realización de caravanas y desfiles; dentro de este término dará respuesta oportuna a cada solicitud, luego de analizar su viabilidad. La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de Popayán utilizará como medio informativo para el suministro de requisitos de los trámites que deben entregarse a la Secretaría las páginas WEB: www. sectransito. gov. co y www. popayancauca. gov. co, www. gobiernoenlinea. gov. co. La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de Popayán, mantendrá el archivo de custodia de acuerdo a los lineamientos de la ley general de archivo. La Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de Popayán NO radicará documentos incompletos para la realización de cualquier trámite solicitado por el ciudadano.

PROCESOS MISIONALES GESTION DE INFRAESTRUCTURA • La Alcaldía de Popayán para la prestación del servicio de Aseo deberá cumplir con los principios de autonomía financiera, administrativa, operativa y técnica y contar con un sistema de supervisión y control que garantice el cumplimiento del principio de responsabilidad, eficacia y oportunidad. • Todos los Contratos adjudicados para construcción, mejoramiento y o mantenimiento de vías, viviendas y de bienes muebles e inmuebles del Municipio estarán sujetos al cumplimiento del cronograma, recursos disponibles alcance y calidad establecido en los estudios técnicos. • La Alcaldía de Popayán verificará y gestionará Programas de Vivienda dirigidos a la población más vulnerable con mayor dificultad de acceso al crédito y/o al subsidio familiar. • La Alcaldía de Popayán sustentara técnica, económica y financieramente aquellos proyectos que se decidan ejecutar a través del sistema de valorización • La Alcaldía de Popayán garantizara la realización de obras civiles de la planta de sacrificio animal , velara por el cumplimiento de la normatividad ambiental y de la minimización de los impactos negativos causados a la población aledaña por la operación de la planta, adicionalmente realizara la supervisión del convenio interadministrativo entre la sociedad de Agricultores y ganadores del cauca (SAG) normativo de la Central de Sacrificio.

PROCESOS MISIONALES GESTION AGROAMBIENTAL El Jefe de la Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria UMATA de la Alcaldía de Popayán, es el único que puede asignar las parcelas demostrativas para los grupos beneficiados con los diferentes proyectos de la UMATA. La UMATA de la Alcaldía de Popayán realiza única y exclusivamente la asistencia técnica sólo a pequeños y medianos productores del sector rural del municipio de Popayán. Las certificaciones de los predios para el beneficio de descuento predial en el sector rural será firmada exclusivamente por el jefe de la Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria UMATA de la Alcaldía de Popayán. Las personas que demuestren responsabilidad en el establecimiento de parcelas demostrativas con transferencia de tecnología, podrán acceder a los nuevos proyectos que ejecuta la unidad. El analizador de ozono, debe ser únicamente manipulado por personal idóneo con previa autorización para uso y salida del jefe de la UMATA.

PROCESOS MISIONALES GESTION DE DESARROLLO ECONOMICO Y TURISMO Las convocatorias para el sector empresarial, turístico y comunidad en general deben ser divulgadas en todos los canales de comunicación existentes para que se tenga previo conocimiento de requisitos de participación a las invitaciones públicas. En un tiempo no mayor a los 30 días del inicio de cada semestre del año, para la gestión de recursos identificar las convocatorias a nivel nacional e internacional que apunten a cofinanciar proyectos del sector empresarial y turístico con el fin de planear de manera anticipada las propuestas a presentar. La Oficina Asesora de Planeación realizará continuo seguimiento a todos los proyectos enmarcados hacia el buen desarrollo económico y turístico de la ciudad de Popayán. Toda empresa deberá estar legalmente constituida al finalizar el apoyo recibido por parte de la Alcaldía de Popayán. Se generarán los recursos económicos para gestionar la dimensión económica dentro del Plan de Desarrollo, siendo esté indispensable para el beneficio de la Comunidad.

PROCESOS MISIONALES GESTION MUNICIPAL DEL RIESGO Se generarán los recursos físicos y económicos para la gestión del riesgo dentro de cada Secretaría de despacho para las líneas de acción de la Ley 1523 del 24 de Abril del 2012 hacia el Fondo Municipal de gestión del Riesgo, con las subcuentas de conocimiento, reducción y respuesta a Desastres por eventos naturales o antrópicos no intencionales o calamidad Pública. En el momento que se genere un evento súbito se dará respuesta de evaluación y análisis de daños en máximo ocho (8) días, después de surgir el evento. En caso de un evento súbito la Alcaldía de Popayán, brindará la asistencia humanitaria dando prioridad a los más vulnerables. Para los eventos de reconstrucción se tendrá en cuenta la normatividad vigente. En el momento en que se genere un evento catastrófico se debe contar con un centro de reserva no perecedera para contar con una capacidad de respuesta inmediata. Para realizar la restauración se deben involucrar las instancias públicas del ente territorial, acompañadas de los entes privados en una interacción coordinada. La Alcaldía de Popayán apoyará la atención a emergencias y desastres suministrando elementos de consumo para tal fin realizará el Señor Alcalde una programación que divulgará a la comunidad. La Alcaldía de Popayán deberá tener y mantener un fondo municipal para suplir el conocimiento, la reducción, respuesta, rehabilitación y reconstrucción de zonas afectadas por emergencias y desastres. La Oficina Asesora de Planeación junto con las demás Unidades Administrativas e Instancias de Gestión de la Administración Municipal generaran los Insumos y diagnósticos para el conocimiento del Riesgo para eventos Naturales y antrópicos no intencionales, como la política especial pública para la Secretaría de Gobierno para actos del conflicto armado local que correspondan a procesos de acompañamiento a Acción Social de la Presidencia de la República, en censos de acompañamiento a la Personería Municipal, para actos de explosiones con artefactos, manejo del desplazamiento forzado, pobreza e indigencia, control de eventos masivos y control de acciones de policía para garantizar la gobernabilidad del territorio, entre otros.

PROCESOS MISIONALES GESTION DE SALUD Para evaluar de forma periódica las actividades efectuadas en la Secretaria de Salud, se debe realizar la medición o avance oportuno del Plan de Acción de la Secretaría de Salud, según directrices impartidas por la oficina de Planeación, que permita mediante la evaluación y seguimiento del mismo, efectuar un sistema de mejoramiento continuo, cuyos datos deben ser entregados a las personas previamente designadas para su análisis y consolidación. Los informes de Interventorias de los contratistas deberán ser entregados en forma organizada, con una secuencia lógica y en los formatos descritos en el listado maestro del Sistema Integrado de Gestión MECI-Calidad, siguiendo todas las pautas de archivo de Gestión documental. A la Secretaría de Salud llegan solicitudes para realizar visitas de supervisión, dirigidas a las áreas de Zoonosis y Seguridad Sanitaria y del ambiente, las cuales deben realizarse a más tardar dentro de los 15 días hábiles siguientes a la solicitud. La expedición de Certificados debe realizarse dentro de los siguientes 15 días hábiles a la fecha de la capacitación o recepción de documentos (a los cuales debe verificarse su autenticidad). Por ejemplo: certificado de capacitación de manipulación de alimentos. La resolución de conflictos internos en la Secretaría de Salud, deben realizarse siguiendo el conducto regular, con el fin de dar una solución oportuna. Informar, comunicar y educar a la comunidad en General oportunamente acerca de las acciones de cada uno de los ejes que realice la Secretaría de Salud Municipal, a través de los medios tradicionales y alternativos de comunicación.

PROCESOS MISIONALES GESTION EDUCATIVA INTEGRAL La pertinencia y calidad del sistema educativo radica en la posibilidad de alcanzar altos niveles de desarrollo y competitividad. Es el conocimiento el que permite que las sociedades puedan lograr mayores índices de equidad y justicia. En esencia, la educación ayuda a que la gente crezca integralmente. La secretaria de educación Garantizara las condiciones técnicas y administrativas requeridas para hacer eficiente, eficaz y efectivo el acceso y la permanencia de los estudiantes en el sistema educativo; comprende desde la definición y divulgación de los lineamientos generales para la organización de la gestión de matricula oficial hasta el seguimiento y entrega de informes. La calidad de la educación requiere de un plan de largo plazo que debe comprometer a todos los estamentos. Para alcanzar este objetivo se necesita una interacción entre los cambios tecnológicos, avances académicos, fortalecimiento de habilidades y potenciación de destrezas. Además se requiere de profesores, directivos docentes, padres de familia y alumnos dispuestos a enfrentar altas exigencias de calidad. Para alcanzar los estándares de calidad que se persiguen se deben adecuar curricularmente las enseñanzas para educar con miras a la productividad y la competitividad. El gobierno municipal considera que es vital romper el paradigma relacionado con que la educación privada es mejor que la pública, porque ello no sólo causa de inmediato un efecto discriminador sino que les resta posibilidades futuras a los jóvenes que se instruyen en los establecimientos del Estado. Los esfuerzos de la Secretaría de Educación estarán orientados a la ampliación de la cobertura y el mejoramiento de la calidad educativa brindada a los estudiantes a través de las instituciones educativas oficiales. La contratación del servicio educativo con establecimientos educativos de carácter privado para atender la demanda insatisfecha del sector público se cumplirá en cuantía estrictamente relacionada con el reporte oficial de cobertura en el municipio.

GESTION EDUCATIVA INTEGRAL Las instituciones educativas oficiales, bajo las directrices y con el apoyo de la Secretaría de Educación Municipal, propenderán permanentemente por disminuir la deserción escolar e incluir en el sistema educativo a todos los niños y niñas del municipio de Popayán. El proceso de mejoramiento continuo de la Secretaría de Educación Municipal se irradiará a todas las instituciones educativas oficiales a través de actividades de socialización, capacitación y articulación. La relación entre los actores de las instituciones educativas se regirá por los parámetros establecidos en su respectivo manual de convivencia, y su articulación con la Secretaría de Educación se hará inicialmente a través de los supervisores. La comunicación entre la comunidad en general y las diferentes instancias de la Secretaría de Educación Municipal se realizará dentro de los parámetros del Sistema de Atención al Ciudadano. La asignación de cupos escolares a estudiantes en las Instituciones Educativas Oficiales se realizará cumpliendo criterios de prioridad de acuerdo con lo establecido por el Ministerio de Educación.

PROCESOS MISIONALES GESTION DE CULTURA, DEPORTE Y RECREACION La secretaria del Deporte y la Cultura debe fomentar el espíritu deportivo y cultural de la comunidad payanesa, para su desarrollo integral, por medio de capacitación, promoción y realización de planes, proyectos y programas.

POLITICAS DE OPERACIÓN PROCESOS DE APOYO GESTION DE ATENCION A LA COMUNIDAD GESTION DE TALENTO HUMANO GESTION DE CONTRATACION GESTION JURIDICA GESTION DOCUMENTAL GESTION ADMINISTRATIVA GESTION DE COMUNICACIÓN PÚBLICA GESTION FINANCIERA TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN

PROCESOS DE APOYO GESTION DE ATENCION A LA COMUNIDAD La Alcaldía Municipal de Popayán, en el Edificio el CAM y en todas sus sedes atiende las necesidades de la comunidad de lunes a viernes en el horario de 8: 00 a 12: 30 de la mañana y de 2: 00 a 6: 00 de la tarde. La respuesta a los Derechos de Petición, quejas y reclamos (PQR) recepcionados en la Alcaldía de Popayán, se contestarán y tramitaran de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente y con calidad en la respuesta; incluyendo dentro de los tiempos de respuesta la custodia y archivo de la respuesta en el sistema o control definido por la Administración Municipal. Lo anterior debe basarse en los cambios introducidos por la Ley 1437 de 2011, en donde se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en materia de atención al público. El Servidor Público de la Alcaldía de Popayán, al contestar las líneas telefónicas directas y las extensiones debe saludar de forma cortes, seguido con el nombre de la entidad, el nombre de la unidad administrativa y/o instancia de gestión y el servidor que responde el teléfono. Ejemplo: Buenos días, Alcaldía de Popayán, Secretaria General, habla Reinaldo, en que le puedo servir? La información brindada a la comunidad tanto interna como externa, debe ser veraz, oportuna y cordial, con el fin de resolver de manera eficaz las dudas y/o solicitudes, igualmente en las relaciones interpersonales dentro de la Entidad debe imperar el respeto, amabilidad y el lenguaje adecuado.

GESTION DE ATENCION A LA COMUNIDAD El personal de Todas las Unidades Administrativas e Instancias de Gestión de la Administración Municipal debe llevar una buena presentación y un sitio de trabajo en orden y aseado, en cualquier ámbito donde desarrolle sus labores, aquellos encargados de atención al público deben cumplir el horario establecido por la administración Municipal de manera permanente para que la atención al público sea efectiva y eficaz. En las Unidades Administrativas y/o Instancias de Gestión de la Alcaldía de Popayán donde se han implementado Sistemas de Atención a la Comunidad (SAC), se recibirán, tramitarán y responderán en el menor tiempo y con la calidad requerida, las solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de la comunidad y demás partes interesadas; Estableciendo métodos que permitan obtener, identificar y evaluar el grado de satisfacción de sus necesidades y expectativas; comprende desde la orientación del ciudadano a donde debe dirigirse para la recepción de la correspondencia e información de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias hasta la presentación de informes. Para la respuesta de comunicaciones escritas radicadas a través de los Sistema de Atención al Ciudadano (SAC)- implementados en la Administración Municipal se cumplirán las disposiciones internas en la materia, incluyendo la operación del software respectivo. Todos los Servidores Públicos de la Administración Municipal revisarán diariamente su bandeja de entrada de correspondencia recibida en las herramientas utilizadas por la entidad, para mantener al día la respuesta a las PQR recepcionadas.

PROCESO DE APOYO GESTION DE TALENTO HUMANO Todo Servidor Público de la Alcaldía de Popayán, deberá hacer el debido uso de los recursos físicos, tecnológicos, intelectuales, financieros que le son confiados para el desempeño de sus funciones y actividades. En toda ausencia temporal de un servidor público del nivel directivo o asesor, se deberá generar encargo de funciones a un servidor del mismo nivel o de la dependencia previamente concertado. Para los Servidores Públicos que desempeñen funciones y actividades para la Alcaldía de Popayán se realizará el Proceso de Inducción y re inducción liderado por el Grupo de Talento Humano. El ingreso a los servidores de la Alcaldía de Popayán en días no laborales será previamente autorizado por el Secretario General o su delegado, lo cual constará mediante oficio. Todo servidor Público deberá demostrar su sentido de pertenencia hacia la entidad portando siempre el carné de acuerdo al sitio, estilo y forma establecida durante el horario laboral. Cualquier incidente o accidente que se presente en la ejecución de las actividades laborales dentro y fuera de las instalaciones de la Alcaldía debe ser reportado a Talento Humano para la gestión respectiva ante la ARP.

GESTION DE TALENTO HUMANO Los Jefes de Cada Área Administrativa serán promotores para la participación de los colaboradores a su cargo, en las actividades de Salud Ocupacional. Se deberá contar con la activa participación y el compromiso de todos los servidores públicos convocados a las actividades de Salud Ocupacional La liquidación de la nómina se entregará a Gestión Financiera a más tardar el 23 de cada mes. El Grupo de Talento Humano, entregará a los pensionados la liquidación individual de la mesada y las certificaciones que soliciten, de manera oportuna. Todo Servidor Público que sea trasladado o se desvincule de la Administración realizará la entrega de su cargo mediante informe y/o acta escrita de las actividades y gestión, realizando igualmente el respectivo empalme a quien lo antecederá y entregará sus elementos de oficina a cargo al grupo de recursos físicos.

PROCESOS DE APOYO GESTION DE CONTRATACION: El Municipio de Popayán, dada su naturaleza jurídica, en materia de contratación se rige por el Estatuto de Contratación Estatal ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y normatividad vigente que rige el proceso; a nivel interno cuenta con el Manual de Contratación, expedido mediante Decreto No 20121800003685 de 1906 -2012, con el propósito de dotar a la entidad de una herramienta que apoye la gestión contractual. La Oficina Asesora Jurídica del Municipio de Popayán lidera el Proceso transversal y de apoyo denominado Gestión de Contratación establecido en el Mapa de Procesos de la entidad y dentro de sus funciones realiza la asesoría en las actividades correspondientes a la etapa precontractual de las modalidades de contratación que desarrolla la entidad, para lo cual, ha definido procedimientos, controles y formatos, los cuales, deben ser utilizados por todos los servidores públicos como están aprobados y definidos en el Sistema de Gestión MECI-Calidad de la entidad; para dar cumplimiento a tal fin se rechazará por parte del líder del proceso Gestión de Contratación los documentos que lleguen a la oficina jurídica elaborados en documentos diferentes. Todos los contratos del Municipio estarán sujetos al cumplimiento de las metas establecidas en los estudios previos, las cuales regulará el interventor mediante cronogramas y formatos que registrarán el cumplimiento del objeto contratado

GESTION DE CONTRATACION: En la gestión contractual, el servidor público debe consultar y aplicar la normatividad mencionada y el Manual de Contratación, independientemente de la experticia técnica que pueda tener sobre el tema. En todos los Procesos contractuales de adquisición de bienes, servicios y obras, los servidores públicos velaran porque estos se lleven de manera oportuna, eficiente, clara, transparente y equitativa. Todos los Procesos de contratación de bienes, servicios y obras se fundamentarán en las necesidades reales de la Institución y de su territorio y en ellos se velará por el adecuado manejo de los recursos y la austeridad en la inversión. Las solicitudes de contrato y/o convenio realizadas por las unidades administrativas o instancias de gestión se entregarán a la oficina Asesora Jurídica para los fines pertinentes acompañadas de los documentos que los respaldan, relacionados en el formato codificado en el Sistema Integrado de Gestión MECI-Calidad, denominado “Devolución de Solicitud de Elaboración de Contrato o Convenio” F-GC 180 -05. Toda solicitud de contrato debe ser suscrita por el Secretario de Despacho o Jefe de Oficina Asesora que haya realizado el Proceso de selección correspondiente.

GESTION DE CONTRATACION: La Oficina responsable de la contratación dará estricto cumplimiento a los requisitos establecidos para adelantar los trámites contractuales, y dejará registro de las actuaciones sobre cada proceso contractual. La selección de proveedores se efectuará conforme a los pliegos de condiciones y a los principios consagrados en la Constitución y la Ley. En la carpeta de todo contrato deben reposar los informes del Interventor. En todos los contratos de obra deben exigirse las pólizas de responsabilidad civil y extracontractual. Todo Interventor debe cumplir con el diligenciamiento del formato denominado “Evaluación de Proveedores”, codificado en el Sistema Integrado de Gestión MECI-Calidad F-GC-180 -11 En todo contrato que celebre el Municipio de Popayán, se debe incluir una clausula en la que el contratista manifiesta expresamente que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en las normas vigentes. La apertura de un procedimiento de contratación deberá estar precedida, entre otros, por un estudio elaborado por las Unidades Administrativas e instancias de Gestión solicitantes a cuyo cargo estén los trámites previos para la celebración del contrato, que comprenda la planeación, viabilidad jurídica, técnica, financiera y el cronograma para la selección, celebración, ejecución y liquidación del contrato. Todos los Procesos de contratación deben ser publicados en el SECOP. Para iniciar la ejecución del contrato debe estar perfeccionado y legalizado, y debe cumplir los siguientes requisitos: -Registro Presupuestal -Aprobación de Pólizas -Publicación del contrato en la Gaceta Municipal -Pago de estampillas e impuestos a que haya lugar.

PROCESO DE APOYO GESTION JURIDICA: La Alcaldía de Popayán a través de la Oficina Asesora Jurídica elabora los actos administrativos que contengan el proyecto de resolución, que resuelvan los recursos de apelación única y exclusivamente de los asuntos conocidos por el Alcalde de Popayán en segunda instancia. La Oficina Asesora Jurídica de la Alcaldía de Popayán, bimensualmente realizará un informe escrito al nivel directivo de toda asesoría de tipo jurídico realizado dentro de las diferentes actuaciones en las que hace parte la Alcaldía de Popayán. La Alcaldía de Popayán, contesta los Derechos de Petición dentro del término legal establecido en la Constitución Nacional. Las Demandas en las que hace parte el Municipio de Popayán como demandante o demandado serán atendidas presentando las actuaciones procesales y recursos dentro de los términos legales establecidos en las respectivas leyes dado el caso. El comité de conciliación de la Alcaldía de Popayán, se convoca cada quince (15) días, por parte del Secretario del comité, para estudiar las diferentes solicitudes de conciliación extrajudicial en las cuales se cita al Municipio de Popayán, la citación se realizará por escrito en la cual se hace una exposición sobre los temas a tratar.

PROCESO DE APOYO GESTION DOCUMENTAL: Se establece que los únicos autorizados para firmar las comunicaciones oficiales son el alcalde, secretarios de despacho y delegados por los mismos y los Jefes de oficina asesoras e interventores. En ausencia del Señor Alcalde es responsable su asistente de registrar y comunicar a gestión documental quien es el alcalde encargado, cuales son los días de encargo para la firma de documentos con previa elaboración. Para las comunicaciones de invitación, citación a reuniones o eventos se deberán entregar en el archivo con tres días de anticipación para su entrega. El proceso de gestión documental direccionará los comunicados a quien figure como destinatario inicial y este a su vez es encargado de dar el tramite oportuno para su respuesta dentro de los términos legales o en caso de no ser competencia propia realizara el re direccionamiento en un tiempo no mayor a 24 horas siguientes a su recepción La salida de documentos del archivo es prohibida sin la debida identificación y autorización escrita del documento. Entiéndase por identificación a la relación de los números consecutivos solicitados referenciados también en el registro de préstamo de documentos. Los documentos radicados deben ser digitalizados en el archivo antes de su entrega al destinatario y la fecha de entrega en el archivo no debe ser superior a las 48 horas siguientes a la fecha de radicación. Respecto al manejo de archivos e información La información generada y recibida en la Secretaría de Educación Municipal recibirá el manejo establecido dentro de las políticas de operación de Archivo Municipal.

PROCESO DE APOYO GESTION ADMINISTRATIVA: Toda modificación o adición en el plan de compras debe tener la aprobación de la Jefe Oficina Asesora de Planeación. Toda salida en calidad de préstamo, garantía y/o mantenimiento de bienes muebles que pertenecen a la Alcaldía deberá tener la autorización por medio de acta de entrega u oficio. La Alcaldía de Popayán mediante el personal contratado para ejercer la vigilancia controlará el ingreso y la salida de bienes muebles en las puertas principales de las instalaciones. Toda salida de bodega o almacén debe quedar registrado en el formato de salida de almacén. Todo Servidor Público que sea trasladado o se desvincule de la Administración deberá solicitar por medio de oficio la actualización del A 22 y A 23. La identificación de los bienes muebles por medio del código de barras deberá permanecer visible para efectos de control. Las entregas de elementos de oficina que se soliciten por medio de oficio se realizará de lunes a viernes a las 11 am y a las 5 pm,

GESTION ADMINISTRATIVA: Todos los servidores públicos vinculados mediante carrera administrativa o libre nombramiento y remoción, les será asignado por medio de A 22, los bienes, muebles y equipos de las personas contratadas por prestación de servicios en los que ejerzan interventoria. Todo ingreso y salida del parqueadero de vehículos y motocicletas propiedad del Municipio deberán registrar con el guarda correspondiente la hora de su ingreso y salida. Cualquier actividad que se programe los fines de semana y horas no laborales con vehículos y motocicletas propiedad del municipio deberán comunicar mediante oficio a la Secretaria General para su visto bueno. Las diligencias fuera del perímetro urbano que se realicen con vehículos y motocicletas propiedad del municipio deberán ser reportadas mediante oficio mínimo con 24 horas de anticipación, con el objeto de formalizar la comunicación. Se realizará por parte de la oficina de recursos físicos una revisión del estado de los vehículos (carros y motos) dejándolo registrado en el formato establecido”

GESTION ADMINISTRATIVA: El recibo de mercancía se realizara en las bodegas del Municipio previa concertación entre el proveedor y la oficina de Recursos Físicos Los gastos de caja menor deben ser autorizados por el Secretario de Despacho y/ o Jefe de oficina Asesora, en un formato establecido por la Secretaria General, el cual debe ser autorizado por el Secretario General Todos las servidores públicos Municipales, se deben regir para el manejo de Almacén por la resolución 009 de 2005 por medio del cual se expide el manual de procedimientos Administrativos contables para el manejo y control de bienes del Municipio.

PROCESO DE APOYO GESTION DE COMUNICACIÓN PÚBLICA La política pública de comunicación externa e interna del Municipio de Popayán está dirigida a acatar el derecho constitucional de informar al ciudadano, se canaliza a través de la oficina de prensa y comunicaciones y corresponde al Jefe de Prensa autorizarla de acuerdo con directrices superiores para lo cual la Oficina de Prensa dirigirá un plan de fortalecimiento y estímulo de los medios propios de comunicación y de la conectividad. La página web de la Alcaldía Municipal de Popayán www. popayancauca. gov. co, el Boletín de prensa institucional y el Informativo de noticias del canal 29 de televisión adscrito a la Fundación Emtel, son los canales oficiales de comunicación interna y externa de la administración municipal de Popayán. La página web está conectada al programa de gobierno en línea del Ministerio de las Tic y es un enlace permanente del ciudadano con la Administración Municipal para que éste conozca en su totalidad las políticas del gobierno Municipal, el plan de Gobierno, el Plan de desarrollo y en general interactúe con la administración a través de canales directos como redes sociales, principalmente el correo electrónico y el Facebook de la alcaldía. La oficina asesora de Prensa y comunicaciones, verifica semanalmente la actualización de la página web para lo cual realiza un consejo de editores, finalizando la semana que evalúa y corrige omisiones o dirige nuevas estrategias.

GESTION DE COMUNICACIÓN PÚBLICA: Las decisiones generales del Consejo de Gobierno Municipal son comunicadas y socializadas por los secretarios, jefes y coordinadores a los equipos de trabajo de cada dependencia para lo cual se realizarán reuniones periódicas con los funcionarios dependientes para que la información fluya en doble vía y complementariamente. Todas las políticas de comunicación externa e interna de la administración municipal son difundidas a través de los medios de comunicación regional y nacional para lo cual, se producirán las noticias y los informes que representan insumos directos a los medios.

PROCESO DE APOYO GESTION FINANCIERA: La Secretaria de Hacienda realizará informes escritos mensualmente a todas las Unidades Administrativas e Instancias de Gestión de la Alcaldía de Popayán comunicando en porcentajes el avance en el cumplimiento de metas en la ejecución presupuestal. El líder del Proceso Gestión Financiera permanentemente verificará e informará por escrito a los servidores públicos que realizan procedimientos de manejo financieroelcumplimientoeneficaciayeficienciadeestospara lograr mejoras en los ingresos y recursos de la Administración Municipal. Los líderes de los Procesos Gestión Financiera y Direccionamiento y planeación estratégica velarán y trabajarán en equipo con todos líderes de los procesos realizando reuniones durante los meses de septiembre, octubre, noviembre del año en curso; logrando articular y fortalecer la realización del Plan operativo anual de inversiones, Plan Indicativo anual, Plan de Compras, Plan anual de caja herramientas base para un correcto manejo financiero. El Líder del proceso Gestión Financiera semestralmente socializará los estados financieros, cobro y recuperación de cartera a la Alta Dirección en junta de gobierno.

PROCESO DE APOYO TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN : • Los equipos tecnológicos son administrados y supervisados por la Oficina Asesora de Sistemas de la Alcaldía Municipal de Popayán de acuerdo a las políticas de la misma. • Los equipos tecnológicos podrán ser utilizados por el Alcalde, Secretarios de despacho, Jefes de Oficina, Funcionarios, empleados, contratistas y/o comodatarios. • Los equipos tecnológicos deben ser supervisados por el personal administrativo o usuarios a quien le fue asignado y que hace parte de su A-22. • Todo usuario que utilice los equipos tecnológicos debe manejarlos con mucha responsabilidad y cuidado. • Todo usuario al terminar de Utilizar los equipos tecnológicos debe dejar el área organizada y los equipos en buenas condiciones. • Todo usuario que utilice los equipos tecnológicos (Equipo de cómputo, Computador Portátil, Tableta Digital, Impresora, Escáner, teléfono móvil, Proyector o equipos tecnológicos existentes o por existir pertenecientes a la Alcaldía Municipal de Popayán) lo debe hacer estrictamente con fines laborales. • Cualquier problema que ocurra con los equipos tecnológicos deberá ser reportado a la oficina asesora de sistemas de la Alcaldía Municipal de Popayán. • El personal técnico de esta área atenderá el requerimiento de soporte y si es necesario remplazo de una parte lo reportará al supervisor o Jefe de Oficina asesora de Sistemas, de la Alcaldía Municipal de Popayán.

TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN : • Se permite mantener archivos informáticos personales, siempre y cuando se separen de los corporativos (carpetas lógicas diferentes), no se deteriore con ellos el desempeño del equipo y no se incumplan esta ni otras reglamentaciones que sobre el uso de tecnología expida la Alcaldía. Sin embargo, le corresponde a EL USUARIO la responsabilidad sobre la información almacenada en el equipo asignado y a la ALCALDIA la libre disposición sobre la misma. • Los equipos serán entregados con acta de entrega de equipos tecnológicos según formato de la oficina asesora de sistemas donde se consignarán las características físicas en hardware y software y el funcionamiento de las partes básicas del equipo entregado. Uso de los equipos tecnológicos Hardware • Para prender los Equipos de cómputo, Computador Portátil, Impresora, Escáner, proyectores de imagen debe verificar que uno de los extremos del cable este colocado correctamente en el puerto correspondiente (detrás del equipo) y el otro extremo del cable a la toma de corriente; luego prenderá el equipo presionado el botón de encendido (Power). En el caso de equipos con baterías precargadas deberá verificar que posea la carga para encenderlo. • Siempre que tenga alguna duda sobre el funcionamiento de los equipos de tecnología pertenecientes a la Alcaldía Municipal de Popayán o cualquier situación que ocurra con los mismos debe solicitar ayuda técnica siguiendo los procedimientos establecidos por la Alcaldía.

TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN : • Debe informar cualquier anormalidad que se presenten con los equipos tecnológicos, a través de una solicitud de servicio de soporte técnico, vía intranet (Spark usuario soporte técnico) o a los teléfonos 8220804, 8333033 ext. 170 -171 para que un técnico o ingeniero encargado de dar soporte pase a verificar el equipo. Esta actividad se realiza de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Alcaldía Municipal de Popayán. • Al concluir la utilización de una computadora, laptop o equipo móviltablet debe apagar el mismo de manera correcta para evitar que otras personas tengan acceso al mismo. • Al terminar de utilizar un proyector debe apagar el mismo presionando el botón de off en el control previsto para ello. • Esta terminante prohibida la utilización de los equipos tecnológicos, de la Alcaldía Municipal de Popayán, para generar o distribuir cualquier material que este en violación de leyes o atente contra los derechos constitucionales actividades que fomenten el hostigamiento sexual u hostigamiento laboral así como el libre derecho de creencias y prácticas religiosas. • Bajo ninguna circunstancia un usuario está autorizado a entrar en alguna actividad que sea ilegal bajo las leyes locales, nacionales o internacionales utilizando los equipos tecnológicos de la Alcaldía Municipal de Popayán. • Los equipos tecnológicos de la Alcaldía Municipal de Popayán serán movidos y/o conectados a la red solamente por el personal de la Oficina Asesora de Sistemas.

TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN : • Se prohíbe terminantemente la instalación de equipos tecnológicos (Ipod, MP 3, MP 4, cámaras, laptops personales u otros equipos electrónicos) que requieren conexión directa a la red de la Alcaldía. De requerir la instalación de alguno de estos equipos para propósitos académicos o trabajos administrativos debe comunicarse con la oficina asesora de sistemas de la Alcaldía Municipal de Popayán. Uso de Software • El usuario no debe instalar ningún programa no autorizado que exija licenciamiento en su computadora (Programas de mensajería, chats, programa para cambiar el curso del mouse, juegos, Tool bar, etc. ) • Si el usuario necesita instalar algún programa en apoyo a sus funciones labores, investigación o administrativas debe consultar al personal técnico de la Oficina Asesora de Sistemas de la Alcaldía Municipal de Popayán para que evalúen la necesidad del usuario, los requerimientos de licencia y los requisitos de instalación para aprobar dicha solicitud y proceder a la instalación del programa. • Están completamente prohibidas las actividades que violen los derechos de cualquier persona o compañía protegidos por los derechos de autor, secretos comerciales, patente u otra característica intelectual, o las leyes o regulaciones similares, pero no limita a, la instalación o la distribución de programas pirateados u otros productos de software que no son licenciados apropiadamente para su uso por La Alcaldía Municipal de Popayán.

TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN : • No se permite por ningún motivo copiar material protegido por derechos de autor incluyendo pero no limitados a, digitalización y la distribución de fotografía de revistas, libros o de fuentes protegidas por los derechos de autor, para lo cual la alcaldía no tiene una licencia activa. • El usuario no puede exportar programas, información técnica y programas de cifrado o tecnología, en violación de las leyes internacionales o nacionales que controlan dicha exportación. Está terminantemente prohibido insertar código malicioso en la red, estaciones de trabajos o servidores, ejemplo: Virus, gusanos, caballos troyanos, bombas de email y otros. Protección de los equipos tecnológicos y data contra: Perdida de información: • Los archivos sensitivos o críticos en los sistemas se protegen a través del control de privilegios o acceso otorgados a los usuarios. • Se exhorta a los usuarios que realicen backup para salvar o proteger los documentos de trabajo administrativo o laboral en caso de que ocurran daños físicos al equipo o al sistema operativo que impidan la recuperación de los mismos. Esto según el procedimiento establecido.

TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN : Virus, Spam y aplicaciones maliciosas. Todas las estaciones de trabajo conectadas a la red, en la Alcaldía Municipal de Popayán, tienen instalado un antivirus y el mismo deberá estar al día en las actualizaciones de seguridad. La red de la Alcaldía Municipal de Popayán es constantemente monitoreada por la Oficina Asesora de Sistemas de la Alcaldía. Se orienta a los usuarios que no deben abrir correo electrónicos de promociones, asuntos no relacionados al trabajo o de personas desconocidas. Se orienta a los usuarios a no instalar ningún tipo de programa de internet debido a que pueden poner en riesgo la seguridad de la red de la Alcaldía Municipal de Popayán. Robos Al terminar la jornada de trabajo todos los equipos tecnológicos deben quedar bajo llave. Todas las puertas de las oficinas de la Alcaldía Municipal tienen un sistema de llave de seguridad. Todo usuario que identifique la pérdida de un equipo tecnológico o sus accesorios debe reportarlo inmediatamente al personal de la Oficina Asesora de Sistemas de la Alcaldía Municipal de Popayán y al personal de seguridad de la planta física asi como al personal de recursos físicos. .

TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN : Daños físicos generales a la propiedad • Se orienta a los usuarios sobre el uso adecuado de los equipos tecnológicos para la conservación de los mismos. • Se prohíbe ingerir alimentos en oficinas donde hayan equipos tecnológicos instalados. • Al sufrir bajos de luz se deberán de apagar los equipos o desconectarlos de la corriente, para evitar daños a los mismos. • Equipos generen mucho calor y el área en donde se encuentren no tenga aire, se deberá de llamar a la oficina asesora de sistemas para solicitar ventiladores. Esto evitara la sobrecarga en la temperatura de los equipos. • Todo usuario que identifique daños físicos en los equipos tecnológicos o sus accesorios debe reportarlo inmediatamente al personal de sistemas de la Oficina Asesora de Sistemas de Alcaldía Municipal de Popayán. Fuego • Evitar sobrecargar las líneas de las tomas de corriente al utilizar un multiplug con más de un equipo. Cada receptáculo tiene una capacidad eléctrica la cual puede ser consumida. • No tener en el área líquidos filmables, tóxicos y/o fósforos. • Evitar la utilización de velas en las oficinas de trabajo. • Asegúrese de apagar los equipos electrónicos.

TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN : Desastres naturales predecibles (tormentas, inundaciones) • Como medida preventiva se desconectaran los equipos tecnológicos de la toma de corriente. • Todas las dependencias identificaran las áreas, con equipos tecnológicos, más propensas a inundaciones y lo reportaran a la oficina Asesora de sistemas de la Alcaldía Municipal de Popayán para que estos realicen la movilización de los equipos tecnológicos a otro lugar donde estén más seguros en conjunto a planta física. • Los recursos tecnológicos deberán ser resguardados en caso de lluvia. • En caso de presentarse daño o pérdida por descuido o negligencia en el cumplimiento de los anteriores puntos, su compensación económica podrá ser exigida a EL USUARIO por parte de la ALCALDIA DE POPAYÁN. • La Alcaldía Municipal de Popayán en cualquier momento solicitará la entrega del o los equipos para verificar el cumplimiento de este reglamento mediante una auditoria, solicitud que debe ser atendida por EL USUARIO.

POLITICAS DE OPERACIÓN PROCESO EVALUADOR: • GESTION DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA

• GESTION DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA La Oficina de Control Interno debe evaluar la gestión de los procesos de la entidad, por lo cual ha implementado un Plan Operativo anual en el cual con base en las competencias funcionales (actividades) asignadas a esta unidad, se establecen las metas, el cronograma y el personal encargado de su realización, permitiendo así un seguimiento y control permanentes sobre su ejecución. La Oficina de Control Interno debe programar la realización de las auditorias internas a realizarse anualmente, para lo cual tomando el Mapa de Riesgos Institucional como un insumo más para su conformación, establece la priorización de las áreas a auditar en el Programa de Auditorias con base en aquellos Procesos que muestran un nivel de riesgo alto. La Oficina de Control Interno debe generar la necesidad en los Jefes de las unidades administrativas e instancias de gestión de la entidad frente a los resultados contenidos en las observaciones de los informes de auditoría interna y en aquellos de los organismos de control y regulación, para que dichos funcionarios convoquen a mesas de trabajo integradas por las unidades administrativas involucradas, donde se concreten las acciones de defensa necesarias para evitar que éstas pasen a constituir hallazgos con las connotaciones indeseables para la entidad.

PROCESO EVALUADOR: • GESTION DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA La Oficina de Control Interno debe asesorar a los funcionarios en la proyección de la causa raíz, acciones correctivas, metas y plazos de los Planes de Mejoramiento resultantes de las auditorias, considerando las constantes debilidades presentadas en esta labor, para lo cual revisa conjuntamente su contenido con los funcionarios de la unidad o proceso auditado, con el fin de que la proyección de las variables mencionadas sean pertinentes, prudentes, alcanzables, consistentes, coherentes, cuantificables, medibles, realizables y permanentes, de tal forma que pasen a formar parte de nuevos controles al interior de las actividades de los Procesos auditados que coadyuven a la mitigación de los riesgos. Por principio de autocontrol, cada unidad debe estar al tanto de los informes que le corresponde rendir ante los organismos de control y regulación, en cuanto a su término, periodicidad, forma y medio de presentación y versión mas reciente a utilizar, para lo cual la Oficina de Control Interno ha coadyuvado en este sentido compilando en el documento denominado "Calendario de presentación de informes a entidades de control y regulación", la información que le compete a cada unidad administrativa, el cual es notificado a los Jefes de las mismas unidades al iniciar cada año, igualmente cada vez que haya cambio de jefatura en alguna de estas o cuando se suceda el cambio de administración de la entidad. La Oficina de Control Interno dentro de sus funciones realiza el acompañamiento en las actividades correspondientes a la etapa precontractual de las modalidades de contratación que desarrolla la entidad, para lo cual la asistencia de los funcionarios de Control Interno delegados para esta labor, está supeditada a que las unidades administrativas que adelantan la contratación informen previa y oportunamente la programación de estas actividades. Igualmente, este rol de acompañamiento a la gestion, se hace con el fin de verificar que los procedimientos y controles inherentes se cumplan debidamente, sin intervenir de modo alguno en las labores propias de dichas actividades, como la de participar en autorizaciones o refrendaciones.