Manual de Procedimientos CONTROL UNION CERTIFICATIONS CONTROL UNION

Manual de Procedimientos CONTROL UNION CERTIFICATIONS / CONTROL UNION PERU

a. INTRODUCCION: …… ¿Quiénes somos? CONTROL UNION PERU (CUP): Empresa privada, establecida en Perú, propiedad de PETERSON – CONTROL UNION. Acreditada por SAE (antes OAE), ASI, y reconocimientos de otros. Oficina crítica de CUC CONTROL UNION CERTIFICATIONS (CUC): Empresa privada, establecida en Zwolle (Holanda), propiedad de PETERSON – CONTROL UNION. Acreditada por la Rv. A para procesos de inspección, muestreo de productos y auditorías dentro del esquema de certificación de productos orgánicos y buenas prácticas. PETERSON- CONTROL UNION Empresa holandesa establecida en Rótterdam. Principales actividades: inspecciones, análisis y certificación de productos. Laboratorio TLR.

¿Qué es el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? • Documento que describe la compañía, actividades, personal y organización • Describe el sistema de calidad • Establece la política y procedimientos para lograr los objetivos de calidad • Establece los procedimientos generales, relevantes para toda la organización ESTE MANUAL CONCIERNE A TODO EL PERSONAL Y SE REQUIERE EL ENTENDIMIENTO DE SU CONTENIDO.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CALIDAD 1. Manual de Procedimientos: descripción generales, procedimientos y documentos 2. Manual General de Programa: instrucciones y documentos aplicables a todos los programas 3. Manual de Programa Específico: instrucciones y documentos por programa FINALIDAD: - Cumplir con requerimientos exigidos por estándares, regulaciones, normas - Contar con un sistema para un uso correcto y eficiente de los procesos - Ser de fácil uso

b. INFORMACION GENERAL: ACTIVIDADES : Organismo independiente de inspección y certificación de productos en américa y mundo bajo acreditación de CUC en el ámbito de métodos de producción orgánicos y sostenibles. CERTIFICATIONS (CUC) PERU (CUP) EU - Rva ORG Ecuador – SAE Ecuador MAG – Costa Rica NOP – USDA ASC / MSC – ASI Alemania JAS – MAFF RTPO – SENASA Perú Globalgap - Rva Senave – ONA – Paraguay FSC / PEFC – Rva (certifica Brasil) Bird Friendly – SMBC GOTS – Rva (Certifica Sri Lanka) C. A. F. E Practices – SCS Globalservices

- Independencia, imparcialidad e integridad: accionistas, decisión de certificación - Términos de contrato: estándar condiciones comerciales para cualquier relación comercial para todos los programas de certificación - Riesgo y responsabilidad: seguro de responsabilidad profesional - Conflicto de interés: Código de Conducta Anexo A 2

c. PERSONAL Y ORGANIZACIÓN - CU emplea personal profesional suficiente y calificado - Anualmente el DG evalúa funcionamiento, calificación y entrenamiento de personal. - Esquema de Organización: anexo A 4 - Descripciones de trabajo : anexo A 14 - Esquema de capacitación - Consejo asesor

Funciones Siglas Director Gerente DG Director de Certificaciones Dc Gerente de Calidad GC Gerente Técnico GT Coordinador de Esquema (antes GP) CE Gerente Local GL Certificador Auditor (senior) Asistente

d. GESTION DE CALIDAD POLITICA Proveedor de servicios bien establecido, con alta calidad, independiente, confiable y rentable en mercados de certificación específicos con enfoque en agricultura sostenible, mercados sostenibles, alimentos, textiles, biocombustibles, biomasa, forestal e industrias relacionadas.

Objetivos • Mantener satisfechos a las entidades con quienes se sostienen relaciones comerciales • Mantener buena reputación, transparencia y fiabilidad • Mantener a nuestro personal motivado: organización clara, procedimientos e instrucciones claras • Asegurar la calidad en nuestros servicios: SC, , MP mejoras, auditorias internas, monitoreos • Cumplir los requerimientos de los estándares de certificación, inspección, auditoria así como los de acreditación • Desarrollar nuevos programas de certificación: para ofrecer paquetes completos de certificación

e. PROCESOS – De certificación P 01: Desarrollo y mantenimiento de programas P 02: Marketing y ofertas P 03: Aceptación de ofertas P 04/P 05: Inspecciones – Reporte P 06: Certificación P 07: Post-certificación P 08: Reclamos y apelaciones P 09: Personal y organización P 10: Calificación y capacitación P 11: Proveedores (subcontratistas) P 12: Documentos P 13: Mejoras: NCs, P 14: Auditorías internas P 15: Revisión de la Gestión

A 01: Definiciones A 02: Código de conducta / Confidencialidad A 03: Términos de contrato A 04: Esquema organizacional A 05: Consejo Asesor A 09: Formulario de evaluación del empleado (CUC/CUP) A 10: Lista de proveedores A 14: Descripción de puestos A 15: Auditorías internas A 16: Regulación de Inspección A 17: Oficinas de certificación A 18: Formato de auditoria interna A 19: Protocolo acerca de la seguridad de la información A 20: Herramienta de desarrollo de programas A 21: Formato de revisión de la gestión A 22: Matriz de evaluación de competencias A 23: Lista de programas, acreditaciones y reconocimientos Anexos

f. Equipos, información y datos F. 1 EQUIPOS: pocos para inspx/cert. No requieren calibración F. 2 INFORMACIÓN: CUSI, Sharenet https: //Sharenet. controlunion. com F. 3 DATOS: CUSI F. 4 ARCHIVO: - Certificaciones y acreditaciones: 10 años (electrónicos) - Financieros: 7 años - Otros: 3 años ( o en función a requerimientos de los programas)

Certificación y procesos relacionados

Contenido • Descripción de procesos de certificación • Descripción de puestos - En relación a los procesos - Organigrama - Áreas de responsabilidad • Auditorias internas - Ciclo de mejoras - Oficinas críticas - Tipos - Reportes

PROCESOS

PROCESOS

¿Cómo se inicia?

¿Cómo se inicia?

¿Cómo mantenerlo?

¿Cómo mantenerlo?

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS • • Descripción de puestos clara Tareas, responsabilidades Autorizaciones Competencias

Descripción de puestos y competencias COMPETENCIA es la habilidad de aplicar el conocimiento y habilidades. Consiste en una combinación de conocimiento, habilidades y comportamiento personal

Descripción de puestos y competencias • Las competencias como parte de la calificación son evaluadas por el Dc, GC, CE y/o certificador, basados en la revisión de registros, retroalimentación, entrevistas, observaciones y/o evaluaciones.

Anexo A 22: Matriz de competencias – requisitos de evaluación Competence Being able to execute an audit according i. SO 19011 requirements Competence-criteria: Knowledge ad skills personal behaviours • Knowledge of audit principles, • practices and techniques • Knowledge of certification body's all (a t/m m) processes • Language skills appropriate to all levels within the client organization • Note-taking and report-writing skills • Presentation skills • Interviewing skills • Audit-management skills Measured by means of a shadow audit

Comportamiento personal • • • Ético: justo, confiable, sincero, honesto y discreto De mente abierta: considera ideas alternativas Diplomático: tacto para tratar con las personas Colaborador: eficiente interactuando con otros Observador: consiente del entorno físico y las actividades Perceptivo: instintivamente consciente y capaz de entender situaciones Versátil: se adapta fácilmente a diferentes situaciones Tenaz: persistente y enfocado en alcanzar objetivos Decisivo: alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamientos lógicos Autosuficiente: actúa de manera independiente Profesional: exhibe comportamiento cortés, actitud de negocio en el trabajo Organizado: gestión eficaz de tiempo, establece prioridades, planifica de manera eficiente

ORGANIGRAMA MD Program manager (senior) Auditor/inspector QM Certifier Assistant

ORGANIGRAMA

ORGANIGRAMA CUP

ORGANIGRAMA CUP Oficinas Responsables

Areas de Operación Supportive processes Programs & Accreditation Inspection/certification processes Supportive processes Sales Personnel & Organisation Inspection Personnel & Organisation Certification Quality Management

Areas de operación Supportive processes P 01: Development and maintenance of programs. Inspection/certification processes Supportive processes P 02: Marketing and offers. P 03: Acceptance of offers P 12: Documents P 08: Claims and appeals P 13: Improvements P 04: Inspections Personnel & Organisation P 05: Reporting P 14: Internal audits P 15: Management review P 11: Suppliers P 09: Personnel and Organisation. P 10: Qualification and training P 06: Certification/review P 07: Post certification

Responsabilidades del Director • Materias legales de la oficina • Responsabilidad financiera; – Seguro, – Facturación oportuna. – Gestión de crédito • Aplicación del Manual de Procedimientos de CU en la oficina • Realizar la revision de la gestión anual • Facilitar el proceso de auditorías internas y analizar las causas de NCs y definer planes de mejora

Responsabilidad del Director – Garantizar la capacidad suficiente de empleados calificados – Asegurar la provision de recursos apropiados para las actividades de certificación – Selección y empleo según descripción del puesto – Firmar contratos con empleados – Determinar las necesidades de entrenamiento y calificaciones; – Realizar las evaluaciones de desempeño – Calificar auditores, certificadores y/o asistentes – Establecer necesidades de planes de mejora por oficina como parte de la revision de la gestión – Manejar reclamos y tomar decisiones en apelaciones

Responsabilidades del Director - Ejecutar un proceso efectivo y eficiente de marketing. - Facilitar, supervisar y garantizar un eficaz y eficiente proceso de: - Contratación - Calificación - Planificación - Inspección - Reporte auditorias - Certificación - Post certificación

Responsabilidades del Gerente Local* (oficinas responsables) Asuntos legales de oficina extranjera Responsabilidad financiera, incluidos seguros Aplicar el manual de procedimientos de CU en la oficina Asignar responsabilidades según el manual de procedimientos Dirigir procesos de la oficina Mantener contacto de manera regular con la oficina principal/crítica Mantener contacto con los clientes Decidir necesidad de capacidad de empleados calificados Pre-selección de auditores (la decisión final es del certificador = Actividad crítica) • Adquisiones • Realizar la revisión de la gestión anual • • •

Responsabilidades del Coordinador de Esquema -Identificar riesgos y oportunidades para el programa de certificación. Identificar medios y métodos para auditorias. Realizar seguimiento a cambios en regulaciones. Desarrollar y mantener la información para el marketing y ventas - Proveer interpretaciones para habilitar la operación eficiente y correcta del programa. Definir interpretaciones. Identificar y definir requisitos de entrenamiento -Supervisar la organización y el ambiente en la eficiencia y correcto funcionamiento del programa. Identificar mejoras para el Sistema (medios y métodos). Identificar y reportar omisiones al GT/GC. Identificar criterios de calificación

Responsabilidades del Coordinador de Esquema - Mantenimiento de la acreditación o reconocimiento. Facilitar las visitas de acreditación. Seguimiento de las NCs de las visitas de acreditación

Responsabilidades del Certificador - Facilitar, monitorear y garantizar un correcto proceso de certificación – implementar los documentos nuevos o actualizados, interna y externamente; – marketing e información, ofertas, gestionar clientes y relaciones, archivar ofertas; – verificar las ofertas devueltas, archivo del cliente, criterios de envío y facturación al cliente, programar primeras inspecciones; – realizar el seguimiento de inspecciones y no-conformidades, archivar documentación; – revisar los documentos de inspección, redacción, firma y envío de reportes, archivar reportes; – verificar el reporte y otros documentos que ayuden a realizar la toma de decisión de certificación; – realizar la toma de decisión de certificación, marca de certificación, firma y envío del certificado, archivar el certificado; – gestionar la realización de post certificación: planificar inspecciones, facturas, decidir suspender o retirar la certificación, información escrita para reducción, suspensión o retiro del certificado, actualizar la Lista de Certificados y Clientes, acciones de trazabilidad, archivar documentación.

Responsabilidades del Certificador • • • Asistir en el manejo de reclamos y apelaciones Realizar seguimiento a auditores Capacitar auditores y asistentes Identificar y proponer la necesidad de capacitación para auditores Registrar, investigar, manejar y hacer seguimiento de quejas

Responsabilidades del Auditor - Mantener una buena relación con el cliente, informar sobre oportunidades y amenazas del Mercado - Mantener contacto con el certificador de manera regular - De acuerdo a ISO 19011, planificar y preparar inspecciones; realizar inspecciones y presentar informe con hallazgos sobre la conformidad con los requerimientos - Asistir en el manejo de reclamos y apelaciones - Mantener actualizados los archivos de todas las políticas de calidad, procedimientos, instrucciones y documentación emitida por CU - Permanecer al corriente de los acontecimientos, temas y cambios legislativos relativos al sector de las auditorias que se llevan a cabo.

Responsabilidades del Auditor Senior Responsabilidad Adicional del Auditor Senior Capacitar, supervisar y evaluar la calificación de los auditores sobre su capacidad de auditar.

Conocimientos y habilidades requeridas del Auditor • Título universitario o de un nivel comparable en una disciplina relevante; • Conocimientos del Inglés hablado y escrito; • Conocimiento de los principios, prácticas y técnicas de auditoría/inspección; • Conocimiento de los procesos y herramientas del organismo de certificación; • Conocimiento de documentos normativos; • Lenguaje apropiado para todos los niveles dentro de la organización del cliente; • Habilidades para tomar notas y escribir reportes; • Habilidades de presentación; • Habilidades de entrevista; • Habilidades de manejo de auditoría/inspección; • Y los requisitos adicionales del programa especificado en los manuales del programa.

Auditorías Internas

Mejora continua del sistema de gestión de calidad

Mejora continua del sistema de gestión de calidad

AUDITORIAS INTERNAS

Auditorias Internas – Certificaciones – Oficinas críticas Ejecutadas en oficinas críticas cada 12 meses Oficina crítica: Son instalaciones donde las siguientes actividades son conducidas o controladas: • procesos de calificaciones iniciales, capacitaciones y monitoreos subsecuentes de auditores y registros de las evaluaciones del personal; o • la revisión de la aplicación, asignación de evaluaciones de personal, y/o revisión del reporte final; o • decisión de certificación/registro basados en la revisión final de los reportes de evaluación

Actividades que se ejecutan en oficinas responsables 1. Mantener contacto con los clientes: a través de: • Participación en ferias, eventos que permitan la difusión de los programas. • Enviar paquetes informativos a los potenciales clientes referidos al programa, incluyendo el formato de aplicación; el cual se espera que sea devuelto por el cliente completo y firmado. • Enviar el formato de aplicación a la oficina de CU Perú a fin de que se realice la revisión de la aplicación, y determinar la factibilidad de poder ofrecer el servicio. • Una vez aprobada la revisión de la aplicación por parte de CU Perú, la oficina responsable, envía el contrato firmado en nombre del director gerente al potencial cliente; esperando la devolución del documento firmado. • De recibir el documento firmado, la oficina responsable sube la información correspondiente al sistema CUSI y crea el proyecto en el sistema. • La oficina de CU Perú planifica la fecha tentativa de acuerdo al riesgo y ciclo de producción para la primera inspección en el sistema y, la oficina responsable coordina con el cliente la viabilidad de la fecha de acuerdo a la logística y disponibilidad del auditor. • De recibir alguna queja respecto a las actividades desarrolladas por CU Perú o el personal bajo su responsabilidad, la oficina responsable está en la obligación de informar a CU Perú para su debida gestión. • Enviar comunicaciones a los clientes de la oficina responsable, las cuales son emitidas por el coordinador de esquema o certificador desde la oficina de CU Perú.

Actividades que se ejecutan en oficinas responsables 2. Preselección de inspectores: • La oficina responsable realiza la convocatoria en los medios pertinentes en función a los requisitos establecidos por el coordinador de esquema para el programa. Recibe los CVs de los candidatos y verifica quiénes se ajustan a los requisitos; aquellos CVs aprobados son remitidos al coordinador de esquema o certificador para la evaluación. • Una vez seleccionado el candidato a auditor , se notifica a la oficina responsable quienes son los responsables de establecer el contrato laboral. • CU Perú establece el plan de capacitación y firma el contrato establecido con fines de acreditación (Anexo A 2).

Actividades que se ejecutan en oficinas responsables 3. Necesidad de empleados calificados: • • Cada cuatro meses, el Gerente Local debe reportar al Gerente de Certificaciones de la oficina de CU Perú la capacidad de auditores de acuerdo a la previsión del crecimiento del programa en el mercado. El Gerente de certificaciones en coordinación con el gerente local concluyen la necesidad de contratar o no a más auditores. 4. Revisión Gerencial Anual • CU Perú solicita información al gerente local que servirá de insumo para la Revisión de la Gestión de acuerdo a los procedimientos establecidos por CU Perú. El gerente de la oficina responsable es responsable de remitir la información solicitada.

Tipos de Auditoria Interna – 4 tipos 1) Auditoría del Manual de Programa (ejecutada por GC) Es una verificación de: a. Cumplimiento de todos los procedimientos e instrucciones de trabajo y documentos relacionados que obedecen los estándares de acreditación y reglas de certificación correspondientes b. Adecuación de métodos y medios para todas las fases del proceso que se describen en el manual

Tipos de Auditoria Interna – 4 tipos 2) Seguimiento de Decisión Técnica (ejecutada por Coordinador de Esquema): Verificación de la implementación de procedimientos correspondientes por el certificador del programa; utilizando la evaluación correspondiente a la auditoria en revision. 3) Monitoreo del proceso (ejecutado por el GC) o Es una verificación de la oficina, mediante la evaluación del historial de KPIs (Indicadores claves de desempeño) así como los generados por el panel de control (dashboard) y los resultados del monitoreo realizados por Coordinadores de Esquema sobre los certificadores de la oficina.

Tipos de Auditoria Interna – 4 tipos 4) Auditoria interna de oficina Es una verificación en el lugar del cumplimiento del manual de procedimientos, programa e instrucciones por parte de las oficinas críticas. Objetivo principal es verificar la información recibida de la auditoria del manual de programa, seguimiento de la decision técnica y monitoreo del proceso.

Auditorias internas - combinadas

Monitoreo del Proceso PROCESOS CRÍTICOS O INDICADORES CLAVE DE RENDIMIENTO (KPI) A través DASHBOARD

Dashboard de Procesos Críticos

CALIFICACIÓN • Determinar el cumplimiento de un item de calificación, o establecer items de calificación resultantes de una combinación de roles por subprograma • Una persona se puede calificar así misma, cumpliendo los requisitos definidos (ej. Exámenes, shadows, entrenamientos…) • Existen requisitos de QQ y competencia estándares para DG, GC, CE, Certificador, Auditores (Senior) y asistentes – descripción de puestos Anexo A 14 • Requisitos específicos de QQ para cada programa • Una vez calificado para un rol es fácil lograr la QQ en los programas

CALIFICACIÓN Rol Designación/ aprobación de la calificación por: Gerente (técnico) Director Gerente de Calidad Director Certificador Gerente (técnico) Auditor/inspector Gerente (técnico) Asistente de certificación Gerente (técnico)

Sistema de Información - Sharenet • https: //sharenet. controlunion. com/

Información disponible al público www. cuperu. com

Información disponible al público www. controlunion. com

Reglas del juego

Gracias…