MANUAL DE PROCEDIMENTOS Nova verso 2011 Manual de

MANUAL DE PROCEDIMENTOS Nova versão 2011

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volume Procedimentos O Manual de Procedimentos (MP) é um conjunto de normas, procedimentos, funções, actividades, objectivos Procedimentos Introdução e orientações, Estrutura que devem Volume ser cumpridas pelos funcionários e ainda descreve a forma de serem executados, quer individualmente, quer em conjunto. 2

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volume Procedimentos As pessoas em todos os níveis, são a essência de uma organização e o seu pleno envolvimento permite que as suas aptidões sejam utilizadas em benefício da Organização. Definição da NP EN ISO 9000: 2005 Através dos seus conhecimentos, da sua prática e da sua experiência, qualquer funcionário pode contribuir para a elaboração do MP do IST. 3

Manual de Procedimentos Introdução ? Estrutura Manual de Procedimentos Prevenir e detectar a ausência de conformidades e erros Instrumento de consulta orientação para os serviços Procedimentos Volume Coordenar eficientemente a actividade Atingir os objectivos de gestão da escola Assegurar o rigor e a plenitude registos Fonte de informação sobre os serviços Estabelecer relações de confiança 4

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volume Procedimentos Vantagens Clarificar os Processos – representa uma restrição à improvisação inadequada Coerência e continuidade – normas e procedimentos pelos vários serviços Ajudar na Integração de Novos Colaboradores – passagem de testemunho 5

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura ? A Q A I Coordenar o MP no seu todo Divulgar Submeter para aprovação do C. G. Procedimentos Volume Manual de Procedimen tos Analisar, avaliar e validar os pedidos Apoiar na elaboração dos diversos volumes Promover a uniformização do documento 6

Manual de Procedimentos Introdução Partes Volumes Estrutura Capítulos Volume Processos Procedimentos Subpro cessos Procedi mentos Sequência de Capítulos Uma actividade ou Tarefas levadas a Parte I - Introdutória um conjunto de acções/instruções a Da parte III cabo de forma Tantos quantos os actividades que seguir para tratar de Parte II - Procedimentos correspondem às núcleos que isolada mas que utilizam recursos um subprocesso e diferentes matérias/ fazem parte integram as Parte III – Doc. apoio para converter consequentemente áreas integrante de um diferentes elementos de de um processo matérias/áreasentrada em saída processo 7

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Volume de apoio Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais 8

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Princípios Gerais Descrição Sumária das competências e funções da área/núcleo A área x tem como objectivos …. . A área x tem como competências… A área x tem as seguintes funções…. Esta área compreende os seguintes núcleos: - Núcleo y tem como objectivos …. . Núcleo y tem como competências… Núcleo y tem as seguintes funções….

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais Abreviaturas e acrónimos 10

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Abreviaturas e Acrónimos AAI AEP AOP AP AQAI NT Área de Assuntos Internacionais Área de Estudos e Planeamento Área Orçamental e Patrimonial Área de Projectos Área para a Qualidade e Auditoria Interna Núcleo de Tesouraria Procedimentos

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais Abreviaturas e acrónimos Legislação aplicável 12

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Legislação aplicável Legislação Descrição Decreto-Lei nº 137/2010, de Valores das ajudas de custo e subsídio de 28 de Dezembro transporte. 13

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais Abreviaturas e acrónimos Legislação aplicável Mapa de actualização do documento 14

Manual de Procedimentos Introdução Procedimentos Volumes Estrutura Mapa de actualização do documento Responsável Clara Lopes O quê Actualização do subprocesso 2. 1 do Processo 2 Capítulo 1 Volume 1 Quando Como Resultado Rever Processo de Anualmente / legislação e revisão 0. 1 alteração adequação dos Data: __/__/___ legislativa processos 15

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais Abreviaturas e acrónimos Legislação aplicável Mapa de actualização do documento Capítulos – (referentes aos núcleos) 16

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Capítulo I – (referente ao núcleo X) Quando a um volume corresponde uma área composta por núcleos , devem os capítulos corresponder aos núcleos. Exemplo: Volume 4 – Projectos Capítulo 1 – Projectos Nacionais Capítulo 2 – Projectos Comunitários Processo 1 - Candidatura (Mapa do processo) Subprocesso 1. 1 – verificação da documentação Subprocesso 1. 2 – análise viabilidade financeira Subprocesso 1. 3 – submissão da candidatura

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos A construção de cada volume vai obedecer a um formato próprio, que vos será facultado através de um modelo, para garantir a uniformidade do documento. 1 - Capítulo (Arial, 16, alinhamento centrado, título nível 1) 1. 1 - Processo (Arial, 14, alinhamento centrado, título nível 2) 1. 1. 1 - Subprocesso (Arial, 13, alinhamento centrado, título nível 3) Corpo de texto Arial 12, paragrafo com espaçamento entre linhas de exactamente 18. 18

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Volume de apoio Índice do volume (introduzir índice automático) O volume de apoio integra apêndices e/ ou anexos - Entende-se por apêndice todo o documento que seja elaborado pelo próprio serviço. Ex. : um formulário, um mapa, um quadro…. - Entende-se por anexo, um documento elaborado por terceiros e que serve de suporte ao trabalho do serviço. Ex: a legislação, normas, notas informativas… 19

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de Apoio Identificação do volume de apoio: Volume 1 A-Gestão Académica; Todos os documentos de apoio têm de estar identificados e referenciados no volume de procedimentos; apêndices, devem ser uniformizados, identificados alfa e Os numericamente e conter o número da versão: Ficha de abertura de projecto – Formulário AP 1_v 0. 0; Índice: deve seguir a ordem com que os documentos de apoio foram apresentados ao longo do volume de procedimentos. 20

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Detalhados • Os procedimentos devem ser descritos detalhadamente; Esquematizados • Os processos podem ser representados, também, por meio de fluxogramas; Mapeados • Para cada processo ou subprocesso devem ser incluídos mapas definindo responsabilidades por colaborador, promovendo um melhor desempenho do serviço. 21

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Ao descrever os procedimentos devem ser utilizadas as seguintes sugestões de aplicação, que visam alertar para situações importantes: 22

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Exemplo: – Submissão da tese de doutoramento 1. São requisitos prévios para a submissão da tese: - A conclusão do curso de doutoramento; - A aprovação no(s) exame(s) de qualificação (se aplicável); - O relatório da CAT sobre a avaliação da proposta de tese; - O pagamento de propinas e demais emolumentos regularizados; - … 2. O requerimento de provas e a documentação exigida, deverão ser entregues na secretaria do núcleo X. A submissão da tese deverá ser efectuada no prazo mínimo de 2 anos e máximo de 5 anos a contar da data da matrícula 23

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais Abreviaturas e acrónimos Legislação aplicável Mapa de actualização do documento Capítulos – (referentes aos núcleos) Mapa de Processos 24

Manual de Procedimentos Introdução Volumes Estrutura Procedimentos Mapa de Processo MAPA de PROCESSO Vot os d um e bom trab alho. Descrição do Processo: ________________________________________ Identificação (processo, Responsável subprocesso procedimento) Quando se procede/ prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Recepcionado de: Quem valida Expedido para: Quem aprova 25