MANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES POR QU NORMALIZAR

MANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

¿POR QUÉ NORMALIZAR UN PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES? PORQUE se da cumplimiento a las directrices organizacionales en materia de adquisición de bienes y servicios y relacionamiento con los Proveedores y Contratistas de la empresa.

MODALIDADES DE CONTRATACIÓN EN TRIPLE A • INVITACIÓN ABREVIADA: Jefatura de Compras. 0 – 200 SMMLV (0 - $ 165. 623. 200) – • INVITACIÓN SIMPLIFICADA: > 200 hasta 650 (>$165. 623. 201 - $538. 275. 400) - Jefatura de Contrataciones. SMMLV • INVITACIÓN ABIERTA A OFERTAR: > 650 SMMLV (> $538. 275. 401) – Jefatura de Contrataciones. SMMLV = $ 828. 116

QUÉ PROCESOS NECESITAN AUTORIZACIÓN DE JUNTA DIRECTIVA? • INVITACIONES ABIERTAS A OFERTAR con montos superiores a: 1. 750 SMMLV ($ 1. 449. 203. 000) para gastos 3. 500 SMMLV ($ 2. 898. 406. 000) para inversiones SMMLV = $ 828. 116

PARA: ¿PARA QUÉ SE REALIZAN INVITACIONES A NUESTROS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS? Promover la igualdad de oportunidades de los oferentes. Generar impactos positivos para la competitividad empresarial. Mejorar el desempeño en la ejecución de políticas y objetivos empresariales. Impulsar el aprovechamiento de compras y economías de escalas. Optimizar la gestión administrativa en las adquisiciones de bienes y/o servicios, en términos de tiempo y capacidad del talento humano y de la eficiencia en los procesos para satisfacer las necesidades de la empresa.

PASOS DE UNA INVITACIÓN ABREVIADA 01 Realizar solicitud de pedido (área solicitante). 06 Elaboración orden de pedido y entra a cadena aprobación. 02 Solicitud cotizaciones (Jefatura de Compras exclusivamente – mínimo 3). 07 Una vez aprobada la orden se le envía al proveedor o contratista. 03 Cuadro comparativo de las ofertas. Si supera los 48 SMMLV se presenta a Comité de Compras. 08 El proveedor o contratista entrega el producto o servicio. 04 Evaluación de ofertas, teniendo en cuenta precios, especificaciones y tiempo. 09 Una vez entrega el producto o servicio y verificada las especificaciones se da el recibido conforme (MIGO) y la carta de autorización de pago. 10 Facturación contratista. 05 Decisión de adjudicación de la compra. y radicación por parte del

PASOS DE UNA INVITACIÓN SIMPLIFICADA 01 Identificación solicitante). 02 Se definen pliegos técnicos (área solicitante). 03 Revisión previa por parte del Comité de Compras y Contrataciones. 04 de la necesidad (área Solicitud de Oferta a mínimo 5 proveedores o contratistas (puede ser por correo electrónico). 05 Análisis de las ofertas. 06 Presentación al Comité de Compras y Contrataciones para definir propuesta de adjudicación. 07 Elaborar Contrato. 08 Legalización del Contrato. 09 El proveedor o contratista entrega el producto o presta el servicio contratado. 10 Una vez entrega el producto o servicio y verificada las especificaciones se da la cuota de contrato al proveedor o contratista. 11 Proveedor radica factura.

PASOS DE UNA INVITACIÓN ABIERTA A OFERTAR 07 Reunión de Aclaración de dudas con las empresas interesadas (de ser necesario). Definición de pliegos técnicos (área solicitante). 08 Publicación de aclaración de dudas y adendas en la Pagina www. aaa. com. co 03 Definición de pliegos Generales (Jefatura de Contrataciones). 09 Radicación de Ofertas en Sede de Triple A S. A. E. S. P. 04 Revisión previa por parte del Comité de Compras y Contrataciones. 10 Reunión de apertura de Ofertas 01 Identificación de la necesidad (área solicitante). 02 05 06 Publicación de Pliegos y Anexos en la Página www. aaa. com. co y en medios masivos de comunicación. Realización de la Visita Técnica con el área solicitante (de ser necesario). 11 12 Evaluación de Ofertas Financiera Jurídica Económica Técnica Presentación de Comité de Contrataciones. la evaluación al Compras y 13 Comunicación de adjudicación y no adjudicación a las empresas participantes 14 Legalización del Contrato. 15 El proveedor o contratista entrega el producto o presta el servicio contratado. 16 Una vez entrega el producto o servicio y verificada las especificaciones se entrega la cuota de contrato al proveedor o contratista. 17 Proveedor radica factura.

GESTION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTA VIA WEB Triple A S. A. E. S. P. en su compromiso con este grupo de interés, Proveedores y Contratistas, trabaja para ampliar el nivel de sinergia y la satisfacción de los Proveedores y Contratistas con la calidad de la atención y el servicio que brindamos.

PUBLICACIÓN INVITACIONES ABIERTAS A OFERTAR (WEB TRIPLE A)

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